Erste Schritte zu Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenGet started with retention policies and retention labels

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Sind Sie bereit, die Daten Ihrer Organisation zu verwalten, indem Sie benötigte Inhalte beibehalten und nicht benötigte Inhalte löschen?Ready to start governing your organization's data by retaining the content that you need to keep, and deleting the content that you don't? Verwenden Sie diese ausführliche Anleitung für Ihre ersten Schritte:Use the following high-level guidance to get started:

  1. Informieren Sie sich über die Funktionsweise der Aufbewahrung in Microsoft 365 und ermitteln Sie anschließend, ob Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen oder eine entsprechende Kombination erforderlich sind: Weitere Informationen zur AufbewahrungUnderstand how retention works in Microsoft 365, and then identify whether you need to use retention policies or retention labels, or a combination: Learn about retention

  2. Ermitteln Sie die Einstellungen und Aktionen der Aufbewahrung, die laut Richtlinien Ihrer Organisation oder Branchenvorschriften erforderlich sind.Identify the retention settings and actions that are required by your organization policies or industry regulations.

    Ermitteln Sie im Rahmen dieser Bewertung, ob Sie die Datensatzverwaltung verwenden werden.As part of this assessment, determine whether you will use records management.

  3. Erstellen Sie Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen, anhand der von Ihnen ermittelten Aufbewahrungseinstellungen und Aktionen.Create retention policies and retention labels, based on the retention settings and actions that you identified.

    Für Aufbewahrungsbezeichnungen ist es möglicherweise sinnvoll, Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen anhand eines Dateiplansin einem Tabellenblatt zu definieren und zu verfeinern.For retention labels, you might find it useful to use file plan to define and refine your retention labels in a spreadsheet. Importieren Sie anschließend dieses Tabellenblatt, um Ihre Bezeichnungen zu erstellen.Then, import that spreadsheet to create your labels.

  4. Veröffentlichen und Anwenden Ihrer Aufbewahrungsbezeichnungen.Publish and apply your retention labels. Aufbewahrungsrichtlinien sind so gestaltet, dass sie diese „einrichten und vergessen“ können. Dennoch sind die Aufbewahrungsrichtlinien wiederverwendbare Bausteine, die in mehreren Richtlinien verwendet und in Benutzer-Workflows eingebunden werden können.While retention policies are designed for "set it and forget it" configuration, retention labels are reusable building blocks that can be used in multiple policies and can be incorporated into user workflows. Beachten Sie die Liste der Allgemeinen Szenarien, um Ihnen die Nutzung von Aufbewahrungsbezeichnungen zu erleichtern.See the list of common scenarios to help you identify how retention labels can be used.

Abonnement- und Lizenzierungsanforderungen für Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenSubscription and licensing requirements for retention policies and retention labels

Eine Reihe verschiedener, abonnementgestützter Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen sowie Lizenzierungsanforderungen für Benutzer, abhängig von den von Ihnen verwendeten Funktionen.A number of different subscriptions support retention policies and retention labels and the licensing requirements for users depend on the features you use.

Die Optionen für die Lizenzierung Ihrer Benutzer zur Nutzung der Microsoft 365-Compliancefeatures, finden Sie im Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.To see the options for licensing your users to benefit from Microsoft 365 compliance features, see the Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance. Zum Thema Aufbewahrung, beachten Sie den Abschnitt Informationsverwaltung sowie den zugehörigen PDF- oder Excel-Download für Lizenzierungsanforderungen auf Funktionsebene.For retention, see the Information Governance section and related PDF or Excel download for feature-level licensing requirements.

Notwendige Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenPermissions required to create and manage retention policies and retention labels

Die Mitglieder Ihres Complianceteams, die Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen erstellen und verwalten sollen, benötigen Berechtigungen für das Microsoft 365 Compliance Center.Members of your compliance team who will create and manage retention policies and retention labels need permissions to the Microsoft 365 compliance center. Standardmäßig hat der Mandantenadministrator (Globaler Administrator) Zugriff auf diese Ressource und kann anderen Personen den Zugriff darauf gewähren, ohne ihnen alle Berechtigungen eines Mandantenadministrators zu geben. Um Berechtigungen für diese eingeschränkte Administration zu erteilen, empfehlen wir, Benutzer zur Administrator-Rollengruppe „Compliance Administrator“ hinzuzufügen.By default, the tenant admin (global administrator) has access to this location and can give compliance officers and other people access without giving them all the permissions of a tenant admin. To grant permissions for this limited administration, we recommend that you add users to the Compliance Administrator admin role group. Anweisungen finden Sie unter Benutzern den Zugriff auf das Security & Compliance Center gewähren.For instructions, see Give users access to the Security & Compliance Center.

Diese Berechtigungen sind nur erforderlich, um Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen zu erstellen und anzuwenden.These permissions are required only to create, configure, and apply retention policies and retention labels. Die Person, die die Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen konfiguriert, benötigt keinen Zugriff auf die Inhalte.The person configuring these polices and labels doesn't require access to the content.

Allgemeine Szenarien für Aufbewahrungsrichtlinien und AufbewahrungsbezeichnungenCommon scenarios for retention policies and retention labels

Anhand der folgenden Tabelle können Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen entsprechenden Aufbewahrungsszenarien zuordnen, die von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen unterstützt werden.Use the following table to help you map your business requirements to retention scenarios supported by retention policies and retention labels.

Ich möchte...I want to ... DokumentationDocumentation
Effizientes Festlegen von Aktionen zum Aufbewahren und Löschen durch den Microsoft 365-Dienst:Efficiently set retain and delete actions by Microsoft 365 service:
– Exchange- Exchange
– SharePoint- SharePoint
– OneDrive- OneDrive
– Microsoft 365-Gruppen- Microsoft 365 Groups
– Skype for Business- Skype for Business
– Microsoft Teams- Microsoft Teams
– Yammer-Netzwerks- Yammer network
Erstellen und Konfigurieren von AufbewahrungsrichtlinienCreate and configure retention policies
Lassen Sie Administratoren und Benutzer manuell Aktionen zum Aufbewahren und Löschen von Dokumenten und E-Mails anwenden:Let admins and users manually apply retain and delete actions for documents and emails:
- SharePoint- SharePoint
– OneDrive- OneDrive
– Outlook und Outlook im Web- Outlook and Outlook on the web
Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Anwenden in AppsCreate retention labels and apply them in apps
Site-Administratoren können Aktionen für alle Inhalte in einer SharePoint-Bibliothek, einem Ordner oder einem Dokumentensatz standardmäßig beibehalten und löschen.Let site admins set default retain and delete actions for all content in a SharePoint library, folder, or document set Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Anwenden in AppsCreate retention labels and apply them in apps
Benutzer können mithilfe von Outlook-Regeln automatisch Aufbewahrungs- und Löschaktionen auf E-Mails anwendenLet users automatically apply retain and delete actions to emails by using Outlook rules Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Anwenden in AppsCreate retention labels and apply them in apps
Administratoren können Aktionen zum Aufbewahren und Löschen von Dokumenten auf ein Dokumentenverständnismodell anwenden, so dass diese automatisch auf identifizierte Dokumente in einer Microsoft Office SharePoint Online Bibliothek angewendet werden.Let admins apply retain and delete actions to a document understanding model, so that these are automatically applied to identified documents in a SharePoint library Erstellen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Anwenden in AppsCreate retention labels and apply them in apps
Automatische Anwendung von Aufbewahrungs- und Löschaktionen auf Dokumente und E-MailsAutomatically apply retain and delete actions to documents and emails Automatisches Anwenden einer Aufbewahrungsbezeichnung auf InhalteApply a retention label to content automatically
Starten Sie den Aufbewahrungszeitraum mit einem bestimmten Ereignis, wie:Start the retention period when an event occurs, such as:
– Mitarbeiter verlässt das Unternehmen- Employees leave the organization
– Vertrag läuft aus- Contracts expire
– Ende der Produktlebensdauer- End of product lifetime
Aufbewahrung mit Eintritt eines Ereignisses startenStart retention when an event occurs
Verwalten des Lebenszyklus verschiedener Dokumenttypen in SharePointManage the lifecycle of different document types in SharePoint Verwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen zum Verwalten des Lebenszyklus von in SharePoint gespeicherten DokumentenUse retention labels to manage the lifecycle of documents stored in SharePoint
Einhaltung der SEC-Regel 17a-4Comply with SEC Rule 17a-4 Verwenden von Exchange Online und des Security & Compliance Centers, zur Einhaltung der SEC-Richtlinie 17a-4Use Exchange Online and the Security & Compliance Center to comply with SEC Rule 17a-4
Stellen Sie sicher, dass Inhalte überprüft und genehmigt werden, bevor sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werdenMake sure somebody reviews and approves before content is permanently deleted at the end of its retention period DispositionsüberprüfungenDisposition reviews
Einstellungen überwachen, wie und wo Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen auf Elemente angewendet werdenMonitor how and where retain and delete settings are applied to items Überwachen von AufbewahrungsbezeichnungenMonitoring retention labels
Verwenden einer einzelnen Datensatzverwaltungslösung für Dokumente und E-MailsUse a single records management solution for documents and emails Mehr zur DatensatzverwaltungLearn about records management

Wenn Sie Aufbewahrungsbezeichnungen für die Datensatzverwaltung verwenden, gibt es zusätzliche Szenarios, die einzigartig für Aufbewahrungsbezeichnungen sind, die Inhalte als Datensatz kennzeichnen.If you use retention labels for records management, there are additional scenarios that are unique to retention labels that mark content as a record. Siehe Häufige Szenarien für die Datensatzverwaltung.See Common scenarios for records management.

Dokumentation zu Aufbewahrungsbezeichnungen für EndbenutzerEnd-user documentation for retention labels

Aufbewahrungsbezeichnungen erscheinen im Gegensatz zu Aufbewahrungsrichtlinien in der Benutzeroberfläche von Microsoft 365-Apps.Retention labels, unlike retention policies, have a UI presence in Microsoft 365 apps. Vergewissern Sie sich, Ihren Endbenutzern und Ihrem Helpdesk Anleitungen bereitstellen, bevor Sie Ihrem Produktionsnetzwerk Aufbewahrungsbezeichnungen bereitstellen.Make sure you provide guidance for end users and your help desk before you deploy retention labels to your production network.

Die effektivste Art der Dokumentation für Endbenutzer umfasst maßgeschneiderte Anleitungen und Anweisungen zu den von Ihnen gewählten Namen und Konfigurationen von Aufbewahrungsbezeichnungen.The most effective end-user documentation will be customized guidance and instructions you provide for the retention label names and configurations you choose. Lesen Sie den folgenden Blogbeitrag für ein Downloadpaket, mit dem sie Benutzer trainieren und Einführungen nutzen können: Endbenutzertraining in Aufbewahrungsbezeichnungen in M365 – Wie Sie Ihre Einführung beschleunigen können.See the following blog post for a download package that you can use to train users and drive adoption: End User Training for Retention Labels in M365 – How to Accelerate Your Adoption.

Sie können auch Grundanweisungen im folgenden Abschnitt finden: Manuelles Anwenden von Aufbewahrungsbezeichnungen.You will also find basic user instructions in the follow section: Manually apply retention labels.