Übersicht über inaktive PostfächerOverview of inactive mailboxes

In Ihrer Organisation müssen möglicherweise die e-Mails der ehemaligen Mitarbeiter aufbewahrt werden, nachdem Sie die Organisation verlassen haben.Your organization might need to retain former employees' email after they leave the organization. Abhängig von den Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise Postfachinhalte für einige Monate oder Jahre nach Beendigung der Arbeit aufbewahren, oder Sie müssen möglicherweise den Postfachinhalt auf unbestimmte Zeit aufbewahren.Depending on your organization's retention requirements, you might need to retain mailbox content for a few months or years after employment ends, or you might need to retain mailbox content indefinitely. Unabhängig davon, wie lange Sie e-Mails aufbewahren müssen, können Sie inaktive Postfächer erstellen, um das Postfach ehemaliger Mitarbeiter beizubehalten.Regardless of how long you need to retain email, you can create inactive mailboxes to retain the mailbox of former employees.

Was sind inaktive Postfächer?What are inactive mailboxes?

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt (oder ein längerer Abwesenheits beurlaub), können Sie Ihr Microsoft 365-Konto entfernen.When an employee leaves your organization (or goes on an extended leave of absence), you can remove their Microsoft 365 account. Die Postfachdaten des Mitarbeiters werden 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem das Konto entfernt wurde.The employee's mailbox data is retained for 30 days after the account is removed. Während dieses Zeitraums können Sie die Postfachdaten weiterhin wiederherstellen, indem Sie das Löschen des Kontos Aufhebung.During this period, you can still recover the mailbox data by undeleting the account. Nach 30 Tagen werden die Daten endgültig entfernt.After 30 days, the data is permanently removed.

Wenn Ihre Organisation jedoch Postfachinhalte für frühere Mitarbeiter aufbewahren muss, können Sie das Postfach in ein inaktives Postfach umwandeln, indem Sie das Beweissicherungsverfahren für das Postfach aktivieren oder eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach im Security & Compliance Center und dann auf das entsprechende Microsoft 365-Konto anwenden.But if your organization needs to retain mailbox content for former employees, you can turn the mailbox into an inactive mailbox by placing the mailbox on Litigation Hold or applying a Microsoft 365 retention policy to the mailbox in the Security & Compliance Center and then removing the corresponding Microsoft 365 account. Die Inhalte eines inaktiven Postfachs werden für die Dauer des beweissicherungsverfahrens für das Postfach oder den Aufbewahrungszeitraum der auf ihn angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie aufbewahrt, bevor das Postfach gelöscht wurde.The contents of an inactive mailbox are retained for the duration of the Litigation Hold placed on the mailbox or the retention period of the retention policy applied to it before the mailbox was deleted. Sie können das entsprechende Benutzerkonto innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen wiederherstellen.You can still recover the corresponding user account for a 30-day period. Nach 30 Tagen wird das inaktive Postfach jedoch in Microsoft 365 aufbewahrt, bis die Aufbewahrungs-oder Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird.However, after 30 days, the inactive mailbox is retained in Microsoft 365 until the hold or retention policy is removed.

Wichtig

Da wir weiterhin auf verschiedene Arten investieren, um Postfachinhalte beizubehalten, kündigen wir den Ruhestand von in-Place-Speicher in der Exchange-Verwaltungskonsole an.As we continue to invest in different ways to preserve mailbox content, we're announcing the retirement of In-Place Holds in the Exchange admin center. Das heißt, Sie sollten Beweissicherungsverfahren und Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen.That means you should use Litigation Holds and Microsoft 365 retention policies to create an inactive mailbox. Ab dem 1. Juli 2020 können Sie in Exchange Online keine neuen in-Place-Aufbewahrungsorte erstellen.Starting July 1, 2020 you won't be able to create new In-Place Holds in Exchange Online. Sie können jedoch weiterhin die Aufbewahrungsdauer eines in-situ-Speichers ändern, der in einem inaktiven Postfach platziert wird.But you'll still be able to change the hold duration of an In-Place Hold placed on an inactive mailbox. Ab dem 1. Oktober 2020 können Sie die Aufbewahrungsdauer jedoch nicht ändern.However, starting October 1, 2020, you won't be able to change the hold duration. Sie können ein inaktives Postfach nur löschen, indem Sie den in-situ-Speicher entfernen.You'll only be able to delete an inactive mailbox by removing the In-Place Hold. Vorhandene inaktive Postfächer, die sich im Compliance-Archiv befinden, werden weiterhin beibehalten, bis die Aufbewahrung aufgehoben wird.Existing inactive mailboxes that are on In-Place Hold will still be preserved until the hold is removed. Weitere Informationen darüber, wann in-Place-Speicher ausgemustert werden, finden Sie unter Retirement of Legacy eDiscovery Tools.For more information about when In-Place Holds will be retired, see Retirement of legacy eDiscovery tools.

Inaktive Postfächer und Microsoft 365-AufbewahrungsrichtlinienInactive mailboxes and Microsoft 365 retention policies

Zusätzlich zum Beweissicherungsverfahren ist die Verwendung des neuen Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien Features im Security & Compliance Center eine weitere Möglichkeit, ein Postfach inaktiv zu machen.In addition to Litigation Hold, using the new Microsoft 365 retention policy feature in the Security & Compliance Center is another way to make a mailbox inactive. Um ein Postfach mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie als inaktiv festzulegen, müssen Sie wie folgt vorgehen:To use a retention policy to make an inactive mailbox:

  • Es muss so konfiguriert werden, dass Inhalte beibehalten oder beibehalten und dann gelöscht werden.It has to be configured to retain content or retain and then delete content. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, dass nur Inhalte gelöscht werden, wird ein Postfach, auf das die Richtlinie angewendet wird, nicht inaktiv, wenn das Postfach gelöscht wird.If a retention policy is configured to only delete content, a mailbox that the policy is applied to won't become inactive when the mailbox is deleted.

  • Die Richtlinie muss auf Exchange-Postfächer oder Skype for Business-Speicherorte angewendet werden (da Skype-bezogene Inhalte im Postfach des Benutzers gespeichert werden).It has to be applied to Exchange mailboxes or Skype for Business locations (because Skype-related content is stored in the user's mailbox).

  • Sie kann abfragebasiert sein, sodass nur Elemente aufbewahrt werden, die einer Suchabfrage entsprechen.It can be query-based so that it retains only items that match a search query.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungs Bezeichnungen.For more information about retention policies, see Learn about retention policies and retention labels.

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen, wird von Microsoft 365 weiterhin die Aufbewahrungsrichtlinie für das inaktive Postfach verarbeitet.If you use a retention policy to make an inactive mailbox, Microsoft 365 continues to process the retention policy on the inactive mailbox. Dies bedeutet Folgendes: Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie so konfiguriert ist, das Inhalte aufbewahrt und anschließend gelöscht werden, werden Elemente in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft, und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht.This means if the retention policy is configured to retain and then delete content, items will be moved to the Recoverable Items folder when the retention duration expires, and then eventually purged from the inactive mailbox. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie nicht für gelöschte Elemente konfiguriert ist, werden Elemente, die nicht dauerhaft vom Benutzer gelöscht wurden (bevor das Postfach inaktiv gemacht wurde), nicht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und werden unbegrenzt aufbewahrt, nachdem das Postfach inaktiv geworden ist.If retention policy isn't configured to deleted items, then items that haven't been permanently deleted by the user (before the mailbox was made inactive) won't be moved to the Recoverable Items folder and will be retained indefinitely after the mailbox becomes inactive.

Möglicherweise sollten Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen.You might consider creating a Microsoft 365 retention policy specifically for inactive mailboxes. Hier sind einige Gründe dafür und Punkte, die Sie beachten sollten.Here are some reasons for doing this and things to keep in mind.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organisation in Bezug auf ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.You can configure the retention policy to retain mailbox content only as long as necessary to meet your organization's requirement for former employees.

  • Es ist eine gute Möglichkeit, inaktive Postfächer zu identifizieren, da die Aufbewahrungsrichtlinie nur auf inaktive Postfächer angewendet wird.It's a good way to identify inactive mailboxes because the retention policy will only be applied to inactive mailboxes.

  • Sie können die Aufbewahrungsrichtlinie, die inaktiven Postfächern in Ihrer Organisation zugewiesen ist, schnell identifizieren.You are able to quickly identify the retention policy that's assigned to inactive mailboxes in your organization. Auf diese Weise können Sie die Aufbewahrungseinstellungen (oder Löschungen) bei Bedarf einfacher ändern.This makes it easier to change the retention (or deletion) settings if necessary. Außerdem ist es einfacher, ein inaktives Postfach endgültig zu löschen, da Sie es mithilfe des Security & Compliance Center aus der Richtlinie entfernen können.It will also make it easier to permanently delete an inactive mailbox because you can remove it from the policy by using the Security & Compliance Center. Andernfalls müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, um ein Beweissicherungsverfahren aus einem inaktiven Postfach zu entfernen, oder verwenden Sie Security & Compliance Center PowerShell, um ein inaktives Postfach aus einer organisationsweiten Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auszuschließen.Otherwise, you have to use Exchange Online PowerShell to remove a Litigation Hold from an inactive mailbox or use Security & Compliance Center PowerShell to exclude an inactive mailbox from an organization-wide Microsoft 365 retention policy.

  • Wenn Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie speziell für inaktive Postfächer erstellen, können Sie der Richtlinie maximal 1.000 Postfächer hinzufügen.If you create a Microsoft 365 retention policy specifically for inactive mailboxes, you can add a maximum of 1,000 mailboxes to the policy. Wenn Sie eine große Organisation sind, müssen Sie möglicherweise mehr als eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Postfächer erstellen.If you're a large organization, you might have to create more than one Microsoft 365 retention policy to use for inactive mailboxes.

Achtung

Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um ein Postfach inaktiv zu machen, ändern oder entfernen Sie den Benutzerprinzipalnamen (User Principal Name, UPN) für das Postfach nicht, bevor Sie das entsprechende Benutzerkonto löschen.If you use a retention policy to make a mailbox inactive, do not change or remove the user principal name (UPN) for the mailbox before you delete the corresponding user account. Ändern Sie außerdem nicht die primäre SMTP-Adresse (die vom UPN abgeleitet ist), oder entfernen Sie diese e-Mail-Adresse aus der Liste der sekundären SMTP-Adressen, die dem Postfach zugeordnet sind, bevor Sie das Postfach inaktiv machen.Additionally, do not change the primary SMTP address (that's derived from the UPN) or remove this email address from the list of secondary SMTP addresses associated with the mailbox before making the mailbox inactive. Wenn Sie die UPN-oder e-Mail-Adressen ändern (die dem Postfach zugewiesen wurden, als die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde), und dann das Benutzerkonto löschen, um das Postfach inaktiv zu machen, können Sie das inaktive Postfach nicht löschen, wenn Sie es nicht mehr beibehalten müssen.If you change the UPN or email addresses (that were assigned to the mailbox at the time the retention policy was applied to it) and then delete the user account to make the mailbox inactive, you won't be able to delete the inactive mailbox when you no longer need to retain it. Das liegt daran, dass Sie das inaktive Postfach nicht mithilfe eines UPN oder einer e-Mail-Adresse (zur Identifizierung des inaktiven Postfachs) aus der Aufbewahrungsrichtlinie entfernen können, die sich von denen unterscheidet, die beim anfänglichen anwenden der Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach vorhanden waren.That's because you can't remove the inactive mailbox from the retention policy using a UPN or email address (to identify the inactive mailbox) that's different than the ones that existed when the retention policy was initially applied to the mailbox. Weitere Informationen zum Löschen inaktiver Postfächer finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365.For more information about deleting inactive mailboxes, see Delete an inactive mailbox in Office 365.

Inaktive Postfächer und eDiscovery-FallspeicherInactive mailboxes and eDiscovery case holds

Wenn ein Haltestatus, der einem eDiscovery-Fall im Security & Compliance Center zugeordnet ist, in einem Postfach gespeichert wird und das Postfach oder das Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach.If a hold that's associated with an eDiscovery case in the Security & Compliance Center is placed on a mailbox and then the mailbox or the user's account is deleted, the mailbox becomes an inactive mailbox. Die Verwendung von eDiscovery-Fallspeichern zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird jedoch nicht empfohlen.However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind.That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. An einem bestimmten Punkt wird ein Rechtsfall wahrscheinlich enden, die dem Fall zugeordneten Speicherverfahren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen.At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. Wenn ein für ein inaktives Postfach festgelegtes Speicherverfahren einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und das Speicherverfahren anschließend aufgehoben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht.In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. Außerdem können Sie keinen zeitbasierten eDiscovery-Haltebereich erstellen.Also, you can't create a time-based eDiscovery hold. Das bedeutet, dass Inhalte in einem inaktiven Postfach für immer aufbewahrt werden oder bis das Archiv entfernt wird und das inaktive Postfach gelöscht wird.That's means that content in an inactive mailbox is retained forever or until the hold is removed and the inactive mailbox is deleted. Daher wird empfohlen, ein Beweissicherungsverfahren oder eine Aufbewahrungsrichtlinie für inaktive Postfächer zu verwenden.Therefore, we recommend using a Litigation Hold or a retention policy for inactive mailboxes.

Weitere Informationen zu eDiscovery-Fällen und-Haltestatus finden Sie unter eDiscovery Cases.For more information about eDiscovery cases and holds, see eDiscovery cases.

Inaktive Postfächer und BezeichnungenInactive mailboxes and labels

Aufbewahrungs Bezeichnungen helfen Ihnen, e-Mail-Daten in Ihrer Organisation für die Steuerung zu klassifizieren und Aufbewahrungsregeln basierend auf dieser Klassifizierung zu erzwingen.Retention labels help you classify email data in your organization for governance, and enforce retention rules based on that classification. Eine Aufbewahrungs Bezeichnung kann entweder manuell von Benutzern oder automatisch von Administratoren auf ein e-Mail-Element angewendet werden, und einem e-Mail-Element kann nur eine einzelne Bezeichnung zugewiesen sein.A retention label can be applied to an email item either manually by users or automatically by administrators, and an email item can only have single label assigned to it. Wenn einem einzelnen e-Mail-Element im Postfach eines Benutzers eine Bezeichnung zugewiesen ist (und es so konfiguriert ist, dass das Element beibehalten oder beibehalten und dann gelöscht wird), und das Postfach oder das Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach.If a single email item in a user's mailbox has a label assigned to it (and it's configured to retain or retain and then delete the item) and the mailbox or the user's account is deleted, the mailbox becomes an inactive mailbox. Ähnlich wie bei eDiscovery Case Holds wird die Verwendung von Aufbewahrungs Bezeichnungen nicht empfohlen, um ein Postfach inaktiv zu machen.Similar to eDiscovery case holds, we don't recommend using retention labels to make a mailbox inactive. Stattdessen wird empfohlen, ein Beweissicherungsverfahren oder eine Aufbewahrungsrichtlinie zu verwenden.Instead, we recommend that you use a Litigation Hold or a retention policy. Im Fall von Aufbewahrungs Bezeichnungen erkennen Sie möglicherweise nicht, dass eine Aufbewahrungs Bezeichnung auf ein e-Mail-Element angewendet wurde, und dann versehentlich ein inaktives Postfach erstellen, wenn Sie das Konto des Benutzers löschen.In the case of retention labels, you might not realize that a retention label has been applied to an email item and then inadvertently make an inactive mailbox when you delete the user's account.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungs Bezeichnungen finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungs Bezeichnungen in Office 365.For more information about retention policies and retention labels, see Learn about retention policies and retention labels in Office 365.

Inaktive Postfächer und automatisch expandierende ArchiveInactive mailboxes and auto-expanding archives

Ein inaktives Postfach, das mit einem automatisch expandierenden Archiv konfiguriert ist, kann nicht wiederhergestellt oder wiederhergestellt werden.An inactive mailbox that's configured with an auto-expanding archive can't be recovered or restored. In Situationen, in denen die Wiederherstellung von Daten aus einem inaktiven Postfach mit einem automatisch wachsenden Archiv erforderlich ist, wird empfohlen, dass Sie das Inhalts Such Tool verwenden, um die Daten aus dem Postfach zu exportieren und dann in ein anderes Postfach zu importieren.In situations where it's necessary to recover data from an inactive mailbox with an auto-expanding archive, we recommended that you use the content search tool to export the data from the mailbox and then import to another mailbox. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Durchsuchen eines inaktiven Postfachs und zum Exportieren der Suchergebnisse finden Sie unter:For step-by-step instructions to search an inactive mailbox and export the search results, see:

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-AufbewahrungsrichtlinienInactive mailboxes and Exchange MRM retention policies

Wenn eine Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (die Messaging-Datensatzverwaltung oder MRM-Funktion in Exchange Online) auf das Postfach angewendet wurde, als diese inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (die mit einer Lösch Aufbewahrungsaktion konfigurierte Aufbewahrungstags) für das inaktive Postfach weiterverarbeitet werden.If an Exchange retention policy (the Messaging Records Management, or MRM, feature in Exchange Online) was applied to mailbox when it was made inactive, any deletion policies (which are retention tags configured with a Delete retention action) will continue to be processed on the inactive mailbox. Mit einer Löschrichtlinie markierte Elemente werden demnach in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn der Aufbewahrungszeitraum abläuft.That means items that are tagged with a deletion policy will be moved to the Recoverable Items folder when the retention period expires. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft.Those items are purged from the inactive mailbox when the hold duration expires. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.If a hold duration isn't specified for the inactive mailbox, items in the Recover Items folder will be retained indefinitely.

Umgekehrt werden einem inaktiven Postfach zugewiesene Archivrichtlinien (mit der Aufbewahrungsaktion MoveToArchive konfigurierte Aufbewahrungstags) ignoriert, die in der Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind.Conversely, any archive policies (which are retention tags configured with a MoveToArchive retention action) that are included in the retention policy assigned to an inactive mailbox are ignored. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft.That means items in an inactive mailbox that are tagged with an archive policy remain in the primary mailbox when the retention period expires. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben.They're not moved to the archive mailbox or to the Recoverable Items folder in the archive mailbox. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.They will be retained indefinitely.

Erstellen eines inaktiven PostfachsCreating an inactive mailbox

Damit ein Postfach inaktiv ist, muss ihm eine Exchange Online Plan 2-Lizenz (oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online-Archivierungs-Add-on-Lizenz) zugewiesen sein, damit ein Beweissicherungsverfahren oder eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach angewendet werden kann, bevor es gelöscht wird.To make a mailbox inactive, it must be assigned an Exchange Online Plan 2 license (or an Exchange Online Plan 1 license with an Exchange Online Archiving add-on license) so that a Litigation Hold or Microsoft 365 retention policy can be applied to the mailbox before it's deleted. Nachdem das Postfach gelöscht wurde, stehen ihm zugeordnete Exchange Online Lizenzen zur Verfügung, die einem neuen Benutzer zugewiesen werden können.After the mailbox is deleted, any Exchange Online license associated with it will be available to assign to a new user.

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über das Verfahren, mit dem ein inaktives Postfach in verschiedenen Aufbewahrungsszenarios erstellt wird.The following table summarizes the process of making an inactive mailbox for different retention scenarios. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten inaktiver Postfächer.For more information, see Manage inactive mailboxes.

ZielTo… VorgehensweiseDo this... ErgebnisResult
Aufbewahren des Postfachinhalts für unbegrenzte Zeit, nachdem ein Mitarbeiter die Organisation verlassen hatRetain mailbox content indefinitely after an employee leaves the organization
Platzieren Sie das Postfach in einem Beweissicherungsverfahren, oder wenden Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie (die für die Aufbewahrung von Inhalten konfiguriert ist) an das Postfach an.Place the mailbox on Litigation Hold or apply a Microsoft 365 retention policy (that's configured to retain content) to the mailbox.
Geben Sie keine Aufbewahrungsdauer für das Beweissicherungsverfahren an, oder konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinie nicht zum Löschen von Elementen.Don't specify a hold duration for the Litigation Hold or don't configure the retention policy to delete items. Alternativ können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, die Elemente für immer aufbewahrt.Alternatively you can use a retention policy that retains items forever.
Entfernen Sie das Microsoft 365-Konto des Benutzers.Remove the user's Microsoft 365 account.
Der gesamte Inhalt des inaktiven Postfachs, einschließlich der Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente", wird unbegrenzt aufbewahrt.All content in the inactive mailbox, including items in the Recoverable Items folder, is retained indefinitely.
Aufbewahren des Postfachinhalts für einen bestimmten Zeitraum nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters und anschließendes LöschenRetain mailbox content for a specific period after an employee leaves the organization and then delete it
Wenden Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf das Postfach an.Apply a Microsoft 365 retention policy to the mailbox.
Konfigurieren Sie die Aufbewahrungsrichtlinie so, dass Elemente beibehalten und dann gelöscht werden, wenn der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist.Configure the retention policy to retain and then delete items when the retention period expires.
Entfernen Sie das Microsoft 365-Konto des Benutzers.Remove the user's Microsoft 365 account.
Wenn der Aufbewahrungszeitraum für ein Postfachelement abläuft, wird das Element in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und dann endgültig aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente (für Exchange-Postfächer) abgelaufen ist.When the retention period for a mailbox item expires, the item is moved to the Recoverable Items folder and then it's permanently deleted (purged) from the inactive mailbox when the deleted item retention period (for Exchange mailboxes) expires. Der Aufbewahrungszeitraum der Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie kann basierend auf dem ursprünglichen Datum, an dem ein Postfachelement empfangen oder erstellt wurde, oder nach der letzten Änderung konfiguriert werden.The retention period of the Microsoft 365 retention policy can be configured based on the original date a mailbox item was received or created, or when it was last modified.

Hinweis: Wenn bereits ein Beweissicherungsverfahren für ein Postfach festgelegt wurde oder wenn eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie (die zum beibehalten oder beibehalten und Löschen von Inhalten konfiguriert ist) bereits auf das Postfach angewendet wurde, müssen Sie lediglich das entsprechende Benutzerkonto löschen, um ein inaktives Postfach zu erstellen.NOTE: If a Litigation Hold is already placed on a mailbox, or if a Microsoft 365 retention policy (that's configured to retain or retain and then delete content) is already applied to the mailbox, then all you have to do is delete the corresponding user account to create an inactive mailbox.

Verwalten inaktiver PostfächerManaging inactive mailboxes

Nachdem Sie ein Postfach als inaktiv festgelegt haben, können Sie verschiedene Verwaltungsaufgaben für inaktive Postfächer ausführen.After you make a mailbox inactive, you can perform various management tasks on inactive mailboxes.

  • Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach.Change the hold duration for an inactive mailbox. Nachdem ein Postfach deaktiviert wurde, können Sie die Aufbewahrungsdauer des beweissicherungsverfahrens oder der Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie ändern, die auf das inaktive Postfach angewendet wird.After a mailbox is made inactive, you can change the hold duration of the Litigation Hold or Microsoft 365 retention policy applied to the inactive mailbox. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach.For step-by-step procedures, see Change the hold duration for an inactive mailbox.

    Hinweis

    Andere Aufbewahrungsrichtlinien können nicht auf ein inaktives Postfach angewendet werden.You can't apply other retention policies to an inactive mailbox. Sie können nur die Aufbewahrungsdauer einer vorhandenen Aufbewahrungsrichtlinie ändern, die auf das inaktive Postfach angewendet wird.You can only change the retention duration of an existing retention policy applied to the inactive mailbox.

  • Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.Recover an inactive mailbox. Wenn ein ehemaliger Mitarbeiter (oder ein Mitarbeiter bei einem Abwesenheits) zu Ihrer Organisation zurückkehrt oder ein neuer Mitarbeiter für die Übernahme der Aufgaben des ehemaligen Mitarbeiters eingestellt ist, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs wiederherstellen.If a former employee (or an employee on a leave of absence) returns to your organization, or if a new employee is hired to take on the job responsibilities of the former employee, you can recover the contents of the inactive mailbox. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, wird das Postfach in ein neues Postfach konvertiert, der Inhalt und die Ordnerstruktur des inaktiven Postfachs werden beibehalten, und das Postfach ist mit einem neuen Benutzerkonto verknüpft.When you recover an inactive mailbox, the mailbox is converted to a new mailbox, the contents and the folder structure of the inactive mailbox are retained, and the mailbox is linked to a new user account. Nach der Wiederherstellung ist das inaktive Postfach nicht mehr vorhanden.After it's recovered, the inactive mailbox no longer exists. Schritt-für-Schritt-Verfahren und Informationen dazu, was geschieht, wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.For step-by-step procedures and information about what happens when you recover an inactive mailbox, see Recover an inactive mailbox.

    Hinweis

    Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, das einer Aufbewahrungsrichtlinie mit Erhaltungs Sperre zugewiesen wurde (als Gesperrte Aufbewahrungsrichtliniebezeichnet), wird das wiederhergestellte Postfach derselben gesperrten Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen.If you recover an inactive mailbox that was assigned to a retention policy with Preservation Lock (called a locked retention policy), the recovered mailbox is assigned to the same locked retention policy. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, das einer Aufbewahrungsrichtlinie ohne Aufbewahrungs Sperre zugewiesen wurde, wird das wiederhergestellte Postfach aus der nicht gesperrten Aufbewahrungsrichtlinie entfernt.If you recover an inactive mailbox that was assigned to a retention policy without Preservation Lock, the recovered mailbox is removed from the unlocked retention policy. Das Beweissicherungsverfahren ist jedoch für das wiederhergestellte Postfach aktiviert, um das Löschen von Postfachinhalten basierend auf organisationsweiten Aufbewahrungsrichtlinien zu verhindern, die Inhalte löschen, die älter sind als ein bestimmtes Alter.However, Litigation Hold is enabled on the recovered mailbox to prevent the deletion of mailbox content based on any organization-wide retention policies that delete content older than a specific age.

  • Stellen Sie ein inaktives Postfach wieder her.Restore an inactive mailbox. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Aufgaben eines ehemaligen Mitarbeiters übernimmt oder eine andere Person Zugriff auf die Inhalte des inaktiven Postfachs benötigt, können Sie den Inhalt des inaktiven Postfachs in einem vorhandenen Postfach wiederherstellen (oder zusammenführen).If another employee takes on the job responsibilities of a former employee, or if another person needs access to the contents of the inactive mailbox, you can restore (or merge) the contents of the inactive mailbox to an existing mailbox. Wenn Sie ein inaktives Postfach wiederherstellen, werden die Inhalte in ein anderes Postfach kopiert.When you restore an inactive mailbox, the contents are copied to another mailbox. Das inaktive Postfach wird beibehalten und bleibt ein inaktives Postfach.The inactive mailbox is retained and remains an inactive mailbox. Das inaktive Postfach kann weiterhin mithilfe von eDiscovery-Tools durchsucht werden, dessen Inhalt kann in einem anderen Postfach wiederhergestellt werden, und es kann später wiederhergestellt oder gelöscht werden.The inactive mailbox can still be searched using eDiscovery tools, its contents can be restored to another mailbox, and it can be recovered or deleted later. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Wiederherstellen eines inaktiven Postfachs.For step-by-step procedures, see Restore an inactive mailbox.

  • Löschen eines inaktiven Postfachs.Delete an inactive mailbox. Wenn Sie den Inhalt eines inaktiven Postfachs nicht mehr aufbewahren müssen, können Sie ihn dauerhaft löschen, indem Sie alle Haltestatus oder Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien entfernen, die auf das inaktive Postfach angewendet werden.When you no longer need to retain the contents of an inactive mailbox, you can permanently delete it by removing all holds or Microsoft 365 retention policies applied to the inactive mailbox. Wenn ein Postfach vor mehr als 30 Tagen inaktiv gemacht wurde, wird es für die dauerhafte Löschung markiert, nachdem Sie den Haltebereich entfernt haben.If a mailbox was made inactive more than 30 days ago, it will be marked for permanent deletion after you remove the hold. Wenn das Postfach innerhalb der letzten 30 Tage inaktiv gemacht wurde, können Sie es erneut aktivieren, nachdem Sie die Aufbewahrungs-oder Aufbewahrungsrichtlinie entfernt haben.If the mailbox was made inactive within the last 30 days, you can make it active again after removing the hold or retention policy. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs.For step-by-step procedures, see Delete an inactive mailbox.