Weitere Informationen zur Datensatzverwaltung in Microsoft 365Learn about records management in Microsoft 365

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Organisationen aller Art benötigen eine Datensatzverwaltungslösung, um gesetzliche, rechtliche sowie unternehmenskritische Datensätze in ihren Unternehmensdaten zu verwalten.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Die Datensatzverwaltung in Microsoft 365 unterstützt eine Organisation bei der Verwaltung ihrer gesetzlichen Verpflichtungen, bietet die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und erhöht die Effizienz bei der regelmäßigen Disposition von Elementen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen oder nicht mehr von Wert oder für Geschäftszwecke erforderlich sind.Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Verwenden Sie die folgenden Funktionen zur Unterstützung Ihrer Datensatzverwaltungslösung in Microsoft 365:Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • Bezeichnen von Inhalt als DatensatzLabel content as a record. Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsbezeichnungen zum Kennzeichen von Inhalten als Datensatz, die von Benutzern oder automatisch durch das Identifizieren vertraulicher Informationen, Stichwörter oder Inhaltstypen angewendet werden können.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • Migrieren und verwalten Sie Ihre Aufbewahrungsanforderungen mit dem Dateiplan.Migrate and manage your retention requirements with file plan. Mithilfe eines Dateiplans können Sie einen vorhandenen Aufbewahrungsplan in Microsoft 365 integrieren oder einen neuen Plan für verbesserte Verwaltungsfunktionen erstellen.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • Konfigurieren Sie Einstellungen für Aufbewahrungs-und Löschvorgänge mit der Aufbewahrungsbezeichnung.Configure retention and deletion settings with retention labels. Konfigurieren Sie Aufbewahrungsbezeichnungen, bei denen die Aufbewahrungszeiträume und Aktionen auf zahlreichen Faktoren basieren, z. B. dem Datum der letzten Änderung oder dem Erstellungsdatum.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • Starten Sie verschiedene Aufbewahrungszeiträume beim Auftreten eines Ereignisses mit ereignisbasierter Aufbewahrung.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • Überprüfen und validieren Sie die Disposition mit Dispositionsüberprüfungen und Nachweis der Eintragslöschung.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • Exportieren Sie Informationen zu allen Elementen, die mit der Exportoption verworfen wurden.Export information about all disposed items with the export option.

  • Legen Sie spezifische Berechtigungen für Datensatzverwalterfunktionen in Ihrer Organisation fest, um über den richtigen Zugriff zu verfügen.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

Mit diesen Funktionen können Sie die Aufbewahrungspläne Ihrer Organisation und die Anforderungen in eine Lösung für die Datensatzverwaltung integrieren, mit der Aufbewahrung, Deklaration von Datensätzen und Disposition zur Unterstützung des gesamten Inhaltslebenszyklus verwaltet werden.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

Zusätzlich zur Onlinedokumentation können Sie sich bei Bedarf die Webinaraufzeichnung für die Datensatzverwaltung anhören und das zugehörige Deck mit häufig gestellten Fragen herunterladen.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

DatensätzeRecords

Wenn Inhalt zum Datensatz erklärt wird:When content is declared a record:

  • Die Elemente werden hinsichtlich der zulässigen oder blockierten Aktionen eingeschränkt.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • Andere Aktivitäten in Verbindung mit dem Element werden protokolliert.Additional activities about the item are logged.

  • Sie haben einen Verfügungsnachweis, wenn die Elemente am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

Sie verwenden Aufbewahrungsbezeichnungen, um Inhalte als Datensatz oder regulatorischen Datensatz (derzeit in der Vorschau) zu kennzeichnen.You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record (currently in preview). Der Unterschied zwischen diesen beiden wird im nächsten Abschnitt erläutert.The difference between these two are explained in the next section. Sie können diese Bezeichnungen entweder veröffentlichen, so dass Benutzer und Administratoren sie manuell auf Inhalte anwenden können, oder Sie können diese Labels automatisch auf Inhalte anwenden, die Sie als Datensatz oder regulatorischen Datensatz markieren möchten.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

Durch die Verwendung von Aufbewahrungsbezeichungen zur Deklaration von Aufzeichnungen können Sie eine einheitliche und konsistente Strategie für die Verwaltung von Datensätzen in Ihrer Microsoft 365-Umgebung implementieren.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

Vergleichen Sie Einschränkungen dazu, welche Aktionen erlaubt oder blockiert sind.Compare restrictions for what actions are allowed or blocked

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um zu ermitteln, welche inhaltlichen Einschränkungen sich aus der Anwendung einer Standard-Aufbewahrungsbezeichnung und von Aufbewahrungsbezeichnungen ergeben, die den Inhalt als Datensatz oder regulatorischen Datensatz kennzeichnen.Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

Eine Standard-Aufbewahrungsbezeichnung verfügt über Aufbewahrungseinstellungen und -aktionen, kennzeichnet den Inhalt jedoch nicht als Datensatz oder alsregulatorischen Datensatz.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

Hinweis

Der Vollständigkeit halber enthält die Tabelle Spalten für einen gesperrten und entsperrten Datensatz, die für SharePoint und OneDrive gelten, jedoch nicht für Exchange.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. Die Möglichkeit zum Sperren und Entsperren eines Datensatzes verwendet die Datensatzversionsverwaltung, die für Exchange-Elemente nicht unterstützt wird.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. Für alle Exchange-Elemente, die als Datensatz markiert sind, ist das Verhalten der Spalte Datensatz gesperrt und der Spalte Datensatz entsperrt nicht relevant.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

AktionAction AufbewahrungsbezeichnungRetention label Datensatz – gesperrtRecord - locked Datensatz – entsperrtRecord - unlocked Regulatorischer DatensatzRegulatory record
Inhalt bearbeitenEdit contents ZulässigAllowed GesperrtBlocked AllowedAllowed GesperrtBlocked
Bearbeiten Sie Eigenschaften, einschließlich UmbenennenEdit properties, including rename AllowedAllowed ZulässigAllowed AllowedAllowed GesperrtBlocked
LöschenDelete Zulässig 1Allowed 1 GesperrtBlocked GesperrtBlocked GesperrtBlocked
KopieCopy AllowedAllowed ZulässigAllowed ZulässigAllowed AllowedAllowed
Innerhalb eines Containers bewegen2Move within container 2 AllowedAllowed ZulässigAllowed ZulässigAllowed AllowedAllowed
Über Container hinweg bewegen 2Move across containers 2 ZulässigAllowed Zulässig, wenn nie entsperrtAllowed if never unlocked AllowedAllowed GesperrtBlocked
Öffnen/LesenOpen/Read AllowedAllowed ZulässigAllowed ZulässigAllowed AllowedAllowed
Ändern der BezeichnungChange label ZulässigAllowed Zulässig – nur Container-AdministratorAllowed - container admin only Zulässig – nur Container-AdministratorAllowed - container admin only GesperrtBlocked
Bezeichnung entfernenRemove label ZulässigAllowed Zulässig – nur Container-AdministratorAllowed - container admin only Zulässig – nur Container-AdministratorAllowed - container admin only GesperrtBlocked

Fußnoten:Footnotes:

1 Unterstützt von OneDrive und Exchange durch Aufbewahren einer Kopie an einem gesicherten Ort, jedoch blockiert von SharePoint.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

Nachricht, die ein Benutzer sieht, wenn er versucht, ein beschriftetes Dokument in SharePoint zu löschen:Message a user sees if they try to delete a labeled document in SharePoint:

Nachricht, dass das Element nicht aus SharePoint gelöscht wurde

2 Zu den Containern gehören SharePoint-Dokumentbibliotheken und Exchange-Postfächer.2 Containers include SharePoint document libraries and Exchange mailboxes.

Wichtig

Der wichtigste Unterschied für einen regulatorischen Datensatz besteht darin, dass nach der Anwendung auf den Inhalt niemand, nicht einmal ein globaler Administrator, die Bezeichnung entfernen kann.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

Darüber hinaus gelten für Aufbewahrungsbezeichnungen, die für regulatorische Datensätze konfiguriert sind, die folgenden administrativen Einschränkungen:In addition, retention labels configured for regulatory records have the following admin restrictions:

  • Die Aufbewahrungsfrist kann nach dem Speichern der Bezeichnung nicht verkürzt, sondern nur verlängert werden.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • Diese Bezeichnungen werden nicht durch Autobezeichnungsrichtlinien unterstützt und müssen mit Hilfe von Richtlinien für Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet werden.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

Vergewissern Sie sich aufgrund dieser irreversiblen Aktionen, dass Sie wirklich regulatorische Datensätze verwenden müssen, bevor Sie diese Option für Ihre Aufbewahrungsbezeichnungen wählen.Because of these irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. Um eine versehentliche Konfiguration zu verhindern, ist diese Option nicht standardmäßig verfügbar, sondern muss zunächst mithilfe von PowerShell aktiviert werden.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. Anweisungen sind in Deklarieren von Datensätzen unter Verwendung von Aufbewahrungsbezeichnungen enthalten.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

Nächste SchritteNext steps

Siehe Erste Schritte mit der Datensatzverwaltung.See Get started with records management.

Mehr zu Inhalte als Datensatz markieren finden Sie unter Datensätze mithilfe von Aufbewahrungsbezeichnungen deklarieren.To mark content as a record, see Declare records by using retention labels.