Freigeben von Power BI-Dashboards und -Berichten für Kollegen und andere

GILT FÜR:❌ ✔️ Power BI Desktop Power BI-Dienst

Freigeben ist die einfachste Möglichkeit, im Power BI-Dienst anderen Zugriff auf Ihre Dashboards und Berichte zu gewähren. Sie können das Dashboard für andere inner- und außerhalb Ihrer Organisation freigeben.

Wenn Sie einen Bericht oder ein Dashboard freigeben, können die Personen, die Sie freigeben, sie anzeigen und mit ihnen interagieren, aber sie nicht bearbeiten. Die Empfänger sehen die gleichen Daten, die Sie in den Berichten und Dashboards sehen. Sie erhalten auch Zugriff auf das gesamte zugrunde liegende Dataset, es sei denn, die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) wird darauf angewendet. Die Kollegen, für die Sie Inhalte freigeben, können diese ihren Kollegen freigeben, sofern Sie dies gestatten.

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Der Power BI-Dienst bietet auch andere Möglichkeiten zum gemeinsamen Bearbeiten und Verteilen von Dashboards und Berichten. Unter Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Freigabe in Power BI erfahren Sie, welche Methode sich am besten für Ihre Anforderungen eignet.

Video

Sujata veranschaulicht die Freigabe im Power BI Dienst.

Voraussetzungen

  • Sie benötigen eine Power BI Pro- oder Premium-Einzelbenutzer-Lizenz , egal, ob Sie Inhalte innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation freigeben.
  • Auch Ihre Empfänger benötigen Power BI Pro-Lizenzen oder Premium pro Benutzer-Lizenz (PPU), sofern sich die Inhalte nicht in einer Premium-Kapazität befinden.
  • Wenn Sie Empfängern das Bearbeiten eines freigegebenen Berichts ermöglichen möchten, müssen Sie dem Benutzer eine Arbeitsbereichrolle zuweisen, die die Bearbeitung ermöglicht. Weitere Informationen zu Rollenberechtigungen und zum Zuweisen von Rollen finden Sie in den neuen Arbeitsbereichen.

Wo die Freigabe erfolgen kann

  • Sie können Berichte und Dashboards über „Mein Arbeitsbereich“ freigeben.
  • Sie können Freigaben auch über andere Arbeitsbereiche (d. h. nicht nur über „Mein Arbeitsbereich“) erteilen, wenn Sie über eine Administrator- oder Mitgliedsrolle im Arbeitsbereich verfügen. Wenn Sie über die Rolle „Mitwirkender“ oder „Anzeigender Benutzer“ verfügen, können Sie Freigaben veranlassen, wenn Sie über Berechtigungen zum erneuten Freigeben verfügen.
  • Sie können die Freigaben über die mobilen Power BI-Apps veranlassen.
  • Sie können keine Dashboards oder Berichte direkt aus Power BI Desktop freigeben. Veröffentlichen Sie Berichte aus Power BI Desktop im Power BI-Dienst.

Wählen Sie in einer Liste von Berichten oder in einem geöffneten Bericht Freigabe.

Anschließend wird im Dialogfeld "Link senden" die Option angezeigt, den Freigabelink zu kopieren oder über Outlook, PowerPoint und Teams an Personen in Ihrer Organisation zu kopieren:

Share link dialog box.

Sie können auch ändern, wie Sie diesen Bericht freigeben. Wählen Sie "Personen" in Ihrer Organisation aus, mit dem Link können Sie anzeigen und freigeben und dann auswählen, welche Option am besten funktioniert. Weitere Informationen finden Sie unter "Linkeinstellungen" unten.

Share link options dialog box.

Hinweis

Ihre Organisation lässt möglicherweise nicht zu, dass Sie freigabefähige Links zu Personen in Ihrer Organisation erstellen. Weitere Informationen zu dieser Mandanteneinstellung finden Sie in der Dokumentation zum Verwaltungsportal.

Wenn Sie den Kopieren-Link auswählen, wird automatisch ein freigabefähiger Link in die Zwischenablage generiert und kopiert:

Copied link.

Sie können den Link auch direkt an Bestimmte Personen oder Gruppen (Verteilergruppen oder Sicherheitsgruppen) senden. Geben Sie einfach ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein, geben Sie optional eine Nachricht ein, und wählen Sie Senden aus.

Send link to specific people

Nachdem Sie Senden ausgewählt haben, sendet Power BI den Link per E-Mail an Ihre Empfänger.

Screenshot of sent link.

Wenn Ihre Empfänger die E-Mail erhalten, können sie Diesen Bericht öffnen auswählen und über den freigegebenen Link automatisch Zugriff auf den Bericht erhalten.

Email with shared link

Sie können auswählen, wem Ihr Freigabelink Zugriff gewährt und was sie mit dem Bericht und den zugehörigen Daten tun können:

Screenshot of Link settings.

Personen in Ihrer Organisation

Dieser Linktyp ermöglicht Benutzern in Ihrer Organisation den Zugriff auf den Bericht. Dieser Link funktioniert nicht für externe Benutzer oder Gastbenutzer. Verwenden Sie diesen Linktyp, wenn:

  • Sie möchten eine Person in Ihrer Organisation freigeben,
  • Sie sind mit dem Link vertraut, der für andere Personen innerhalb Ihrer Organisation freigegeben wird,
  • Und Sie möchten sicherstellen, dass der Link nicht für externe oder Gastbenutzer funktioniert.

Personen mit vorhandenem Zugriff

Dieser Linktyp generiert eine URL zum Bericht, aber es gibt keinen Zugriff auf den Bericht. Verwenden Sie diesen Linktyp, wenn Sie einfach einen Link an jemanden senden möchten, der bereits Zugriff hat.

Bestimmte Personen

Diese Art von Link ermöglicht bestimmten Personen oder Gruppen den Zugriff auf den Bericht. Wenn Sie diese Option auswählen, geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie freigeben möchten. Mit diesem Linktyp können Sie Gastbenutzern in den Azure Active Directory Ihrer Organisation (Azure AD) freigeben. Sie können externe Benutzer nicht freigeben, die keine Gäste in Ihrer Organisation sind.

Einstellungen

Links, die Zugriff auf Personen in Ihrer Organisation oder Bestimmte Personen gewähren, enthalten immer mindestens Lesezugriff. Sie können jedoch auch angeben, ob der Link auch die folgenden Berechtigungen einschließen oder ausschließen soll:

  • Berechtigungen erneut freigeben (standardmäßig enthalten): Ermöglicht Empfängern das Freigeben des Berichts für andere Benutzer
  • Buildberechtigungen (standardmäßig ausgeschlossen): Ermöglicht Empfängern das Erstellen eigener Berichte in anderen Arbeitsbereichen basierend auf den dem Bericht zugeordneten Daten. Erfahren Sie mehr zum Thema Erstellen von Berichten auf Grundlage von Datasets aus anderen Arbeitsbereichen.

Links für Personen mit vorhandenem Zugriff verfügen nicht über andere Einstellungen, da diese Links keinen Zugriff auf den Bericht geben.

Weitere Überlegungen

  • Benutzer können keinen Link verwenden, der nicht direkt für sie freigegeben wurde, um auf einen Bericht zuzugreifen. Der Bericht kann jedoch über einen anderen Link für den Benutzer freigegeben werden, oder er hat möglicherweise direkten Zugriff auf den Bericht über eine Arbeitsbereichrolle.
  • Wenn Ihr Power BI Administrator freigegebene Links zu Personen in Ihrer Organisation deaktiviert hat, können Sie nur Links zu bestimmten Personen oder Personen mit vorhandenem Zugriff kopieren und freigeben.
  • Wenn Sie Über die Freigabeberechtigungen für den Bericht verfügen, aber keine Freigabeberechtigungen für die zugrunde liegenden Daten des Berichts haben, erhalten Ihre freigegebenen Links keinen Zugriff auf die zugrunde liegenden Daten.
  • Wenn Sie nicht zum erneuten Freigeben des Berichts berechtigt sind, können Sie nur Links für Personen mit vorhandenem Zugriff kopieren und freigeben.
  • Wenn Sie außerdem keine Power BI Pro Lizenz haben, können Sie nur Links zu Personen mit vorhandenem Zugriff kopieren und freigeben.

Verwalten von Berechtigungen für einen Bericht

Um Berechtigungen zu verwalten und Links zu verwalten, die Zugriff auf den Bericht gewähren, wählen Sie " Weitere Optionen " im oberen rechten Rand des Freigabedialogfelds aus, und wählen Sie dann " Berechtigungen verwalten" aus:

Screenshot of Manage permissions.

Der Bereich "Berechtigungen verwalten" wird geöffnet, in dem Sie vorhandene Links kopieren oder ändern oder Benutzern direkten Zugriff gewähren können. Um einen bestimmten Link zu ändern, wählen Sie Weitere Optionen (...) aus.

Screenshot of Manage permissions pane.

Um Benutzern direkten Zugriff auf den Bericht zu gewähren, wählen Sie das Pluszeichen (+) aus, geben Sie ihren Namen oder ihre E-Mail-Adresse ein, geben Sie optional eine Nachricht ein, und wählen Sie Zugriff gewähren aus.

Screenshot of Grant people report access dialog.

Wählen Sie für weitere Zugriffsverwaltungsfunktionen die Option "Erweitert " in der Fußzeile des Bereichs "Berechtigungen verwalten " aus. Auf der geöffneten Verwaltungsseite können Sie Folgendes ausführen:

  • Links anzeigen, verwalten und erstellen können.
  • Anzeigen und Verwalten können, wer Direkten Zugriff hat, und Personen direkten Zugriff gewähren können.
  • Ausstehende Zugriffsanforderungen und Einladungen anzeigen und verwalten können.
  • Verwandte Inhalte anzeigen und verwalten können.
  • Filter verwenden oder nach bestimmten Links oder Personen Suchen können.

Screenshot of Manage permissions page.

Hinweis

Jeder Bericht darf nicht mehr als 1.000 Freigabelinks enthalten. In dem unwahrscheinlichen Fall, dass Ihr Bericht diesen maximalen Grenzwert erreicht, empfehlen wir, Links zu entfernen, die Bestimmten Personen Zugriff gewähren, und diesen Benutzern stattdessen direkten Zugriff zu gewähren.

Freigeben eines Dashboards

Klicken Sie in einer Liste von Dashboards oder in einem geöffneten Dashboard auf Freigeben.

Anschließend wird im Dialogfeld Dashboard freigeben die Option angezeigt, Benutzern oder Gruppen direkten Zugriff auf das Dashboard zu gewähren:

Screenshot of Share dashboard dialog

Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des Benutzers oder der Gruppe ein, geben Sie optional eine Nachricht ein, und wählen Sie " Zugriff gewähren" aus.

Grant dashboard access to a person

Ähnlich wie bei der Berichtsfreigabe können Sie angeben, ob Sie Benutzern auch die folgenden Berechtigungen erteilen möchten:

  • Berechtigungen erneut freigeben (standardmäßig enthalten): Ermöglicht Empfängern das Freigeben des Berichts für andere Benutzer
  • Buildberechtigungen (standardmäßig enthalten): Ermöglicht Empfängern das Erstellen von Inhalten mit den Daten, die dem Dashboard zugeordnet sind

Sie können das Dashboard für Gastbenutzer freigeben, deren Adressen sich außerhalb Ihrer Organisation befinden, aber Gastbenutzer können Dashboards nicht erneut freigeben. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zur Freigabe außerhalb Ihrer Organisation.

Hinweis

Das Eingabefeld unterstützt maximal 100 separate Benutzer oder Gruppen. Im Abschnitt Freigabe für mehr als 100 separate Benutzer dieses Artikels erfahren Sie, wie Sie Elemente für mehrere Personen freigeben können.

Verwalten von Berechtigungen für ein Dashboard

Um die Berechtigung für das Dashboard zu verwalten, wählen Sie das Menü " Weitere Optionen " (. .) oben rechts im Dialogfeld " Dashboard freigeben " aus, und wählen Sie dann "Berechtigungen verwalten" aus:

Screenshot of the Manage permissions dashboard.

Der Bereich "Berechtigungen verwalten" wird geöffnet, in dem Sie sehen können, wer direkten Zugriff hat. Wählen Sie das Plussymbol (+) aus, um mehr Benutzern direkten Zugriff auf das Dashboard zu gewähren.

Screenshot of Manage dashboard permissions pane.

Wählen Sie für weitere Zugriffsverwaltungsfunktionen die Option "Erweitert " in der Fußzeile des Bereichs "Berechtigungen verwalten " aus. Auf der verwaltungsseitigen Seite, die geöffnet wird, können Sie Folgendes ausführen:

  • Anzeigen und Verwalten können, wer Direkten Zugriff hat, und Personen direkten Zugriff gewähren können
  • Ausstehende Zugriffsanforderungen und Einladungen anzeigen und verwalten können
  • Verwandte Inhalte anzeigen und verwalten können
  • Filter verwenden oder nach bestimmten Links oder Personen Suchen können

Screenshot of Manage dashboard permissions advanced page.

Um den Zugriff eines Benutzers auf das Dashboard zu entfernen, wählen Sie die Auslassungszeichen ( ... ) neben den Berechtigungen dieses Benutzers und dann Zugriff entfernen aus:

Screenshot of More options, Remove access dashboard.

Legen Sie im Dialogfeld Zugriff entfernen fest, ob Sie auch den Zugriff auf verwandte Inhalte entfernen möchten, z. B. auf Berichte und Datasets. Es ist am besten, auch den Zugriff auf verwandte Inhalte zu entfernen. Andernfalls wird der zugehörige Inhalt möglicherweise nicht ordnungsgemäß angezeigt.

Screenshot of the Remove access dialog.

Freigeben außerhalb Ihrer Organisation

Bei einer Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation erhalten diese eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Dashboard oder Bericht. Der Empfänger muss sich bei Power BI anmelden, um zu sehen, was Sie freigegeben haben. Wenn sie nicht über eine Power BI Pro- oder Premium Per User(PPU)-Lizenz verfügen, können sie sich bei auswahl des Links für eine Lizenz registrieren.

Nachdem sich Personen angemeldet haben, wird der freigegebene Bericht oder das Dashboard in einem eigenen Browserfenster angezeigt, nicht im üblichen Power BI Portal. Externe Empfänger sollten den Link lesezeichen, um später zu diesem Bericht oder Dashboard zurückzukehren.

Personen außerhalb Ihrer Organisation können keine Inhalte im freigegebenen Bericht oder Dashboard bearbeiten. Sie können mit den Diagrammen interagieren und Filter oder Datenschnitte ändern, änderungen werden jedoch nicht gespeichert.

Nur direkten Empfängern wird das freigegebene Dashboard bzw. der freigegebene Bericht angezeigt. Wenn Sie die E-Mail beispielsweise an Vicki@contoso.com gesendet haben, wird das Dashboard nur für Vicki angezeigt. Keine andere Person kann das Dashboard anzeigen, auch dann nicht, wenn Vicky den Link an sie weiterleitet. Vicki muss für den Zugriff dieselbe E-Mail-Adresse verwenden. Meldet sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse an, hat sie keinen Zugriff auf das Dashboard.

Personen außerhalb Ihrer Organisation können keine Daten anzeigen, wenn für lokale Analysis Services-Tabellenmodelle die Sicherheit auf Rollen- oder Zeilenebene implementiert ist.

Verwenden Sie eine Sicherheitsgruppe, keine Verteilergruppe, um Freigaben für eine Gruppe zu erteilen, in der Personen mit externen E-Mail-Adressen enthalten sind. Personen mit externen E-Mails in einer Verteilergruppe können die inhalte, die Sie freigeben, nicht sehen, es sei denn, sie sind Azure Active Directory (Azure AD) B2B-Gastbenutzer. Weitere Informationen erhalten Sie im Artikel Verteilen von Power BI-Inhalten an externe Gastbenutzer mit Azure AD B2B.

Wenn Sie aus einer mobilen Power BI-App einen Link an Personen außerhalb Ihrer Organisation senden, wird durch Klicken auf den Link das Dashboard in einem Browser und nicht in der mobilen Power BI-App geöffnet.

Zulassen von Bearbeitungen der Inhalte durch externe Benutzer

Der Power BI-Administrator kann es externen Gastbenutzern gestatten, Inhalte in der Organisation zu bearbeiten und zu verwalten. In diesem Fall sind externe Gastbenutzer nicht auf die Nutzung der Standardbenutzeroberfläche beschränkt. Sie können Inhalte in der Organisation bearbeiten und verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Verteilen von Power BI-Inhalten an externe Gastbenutzer mit Azure AD B2B.

Freigabe für mehr als 100 separate Benutzer

Sie können mit einer einzelnen Freigabeaktion eine Freigabe für maximal 100 Benutzer oder Gruppen erteilen. Allerdings können Sie mehr als 500 Benutzern Zugriff auf ein Element gewähren. Hier sehen Sie einige Vorschläge:

  • Erteilen Sie mehrere Male eine Freigabe, indem Sie die Benutzer einzeln angeben.
  • Erteilen Sie eine Freigabe für eine Benutzergruppe, die alle Benutzer enthält.
  • Erstellen Sie den Bericht oder das Dashboard in einem Arbeitsbereich, und erstellen Sie dann eine App aus dem Arbeitsbereich. Sie können die App für viele weitere Personen freigeben. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen von Apps in Power BI.

Überlegungen und Einschränkungen

Aspekte, die beim Freigeben von Dashboards und Berichten zu beachten sind:

  • Berichte und Dashboards können über direkten Zugriff für Benutzer freigegeben werden. Allerdings können nur Berichte über Links freigegeben werden, die Zugriff auf den Bericht und die zugrunde liegenden Daten gewähren.
  • Wenn Sie Überfreigabeberechtigungen für das zugrunde liegende Dataset verfügen, geben Sie einen Bericht oder dashboard für Kollegen frei, die Sie auch für das zugrunde liegende Dataset freigeben. Ihre Kollegen erhalten Zugriff auf das gesamte Dataset, sofern ihr Zugriff nicht durch Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) eingeschränkt wird. Berichtsautoren können benutzerfreundlichkeit beim Anzeigen oder Interagieren mit Berichten anpassen. Autoren können z. B. Spalten ausblenden oder die Aktionen für visuelle Elemente einschränken. Diese angepassten Benutzeroberflächen schränken nicht ein, auf welche Daten Benutzer im Dataset zugreifen können. Verwenden Sie im Dataset die Sicherheit auf Zeilenebene (RLS), sodass mit den Anmeldeinformationen der Personen festgelegt wird, auf welche Daten diese zugreifen können.
  • Jede Person, für die Sie das Dashboard freigeben, kann es anzeigen und in der Leseansicht mit den verknüpften Berichten interagieren. Sie können im Allgemeinen keine Berichte erstellen oder Änderungen an vorhandenen Berichten speichern. Wenn Sie jedoch Benutzern das Erstellen neuer Inhalte anhand der zugrunde liegenden Datasets erlauben aktivieren, können Benutzer ihre eigenen Berichte in anderen Arbeitsbereichen erstellen, die auf dem Dataset für dieses Dashboard oder diesen Bericht basieren.
  • Obwohl niemand das Dataset anzeigen oder herunterladen kann, ist der direkte Zugriff auf das Dataset mit dem Feature „In Excel analysieren“ möglich. Ein Administrator kann die Nutzungsmöglichkeiten von „In Excel analysieren“ für alle Mitglieder in einer Gruppe einschränken. Die Einschränkung gilt allerdings für alle Benutzer in dieser Gruppe und für jeden Arbeitsbereich, zu dem die Gruppe gehört.
  • Alle Benutzer können die Daten manuell aktualisieren.
  • Wenn Sie Microsoft Exchange Online für E-Mails verwenden, können Sie die E-Mail-Adresse einer Verteilergruppe eingeben, um sie für seine Mitglieder zu teilen.
  • Sie können vereinheitlichte Microsoft 365-Gruppen nicht für die direkte Freigabe verwenden. Wenn Sie keine Personen angeben möchten, können Sie eine Sicherheitsgruppe verwenden, um die Freigabe durchzuführen.
  • Kollegen, die dieselbe E-Mail-Domäne wie Sie verwenden, und Kollegen, die zu einer anderen Domäne gehören, aber innerhalb desselben Mandanten registriert sind, können das Dashboard für andere freigeben. Angenommen, die Domänen „contoso.com“ und „contoso2.com“ sind im selben Mandanten registriert und and Ihre E-Mail-Adresse lautet konrads@contoso.com. Sowohl ravali@contoso.com als auch gustav@contoso2.com können Ihr Dashboard freigeben, sofern Sie ihnen die Berechtigung zur Freigabe erteilen.
  • Wenn Ihre Kollegen bereits über den Zugriff auf ein bestimmtes Dashboard bzw. einen bestimmten Bericht verfügen, können Sie einen direkten Link senden, indem Sie die URL kopieren, wenn Sie sich auf dem Dashboard bzw. im Bericht befinden. Beispiel: https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.

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