Vorgehensweise: Einziehen von Restbeträgen
Im Rahmen der Debitorenverwaltung muss auch geprüft werden, ob fällige Beträge pünktlich bezahlt werden. Wenn Debitoren überfällige Zahlungen haben, können Sie den Debitoren-Abrechnungsbericht als Mahnung senden. Sie können auch Mahnungen ausgeben.
Mithilfe von Mahnungen können Debitoren auf überfällige Beträge aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus können Mahnungen zum Berechnen von Zinsen oder Zuschlägen verwendet werden, die dann in die Mahnung aufgenommen werden. Verwenden Sie Zinsrechnungen, wenn Sie Debitoren Zinsen oder Zuschläge berechnen möchten, ohne die überfälligen Beträge anzumahnen.
Mahnungen
Bevor Sie Mahnungen erstellen können, müssen zunächst Mahnmethoden eingerichtet und den Debitoren zugeordnet werden. Jeder Mahnmethodencode enthält vordefinierte Mahnstufen. Jede Mahnstufe enthält Regeln darüber, wann die Mahnung ausgegeben wird, zum Beispiel wie viele Tage nach der Fälligkeit der Rechnung oder nach der vorherigen Mahnung. Die Inhalte des Fensters Zinskonditionen legen fest, ob auf der Mahnung Zinsen berechnet werden.
Der Batchauftrag Mahnungen erstellen kann in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden, um Mahnungen für alle Debitoren mit überfälligem Saldo zu erstellen. Alternativ können Sie eine Mahnung für einen bestimmten Debitor manuell erstellen und die Zeilen automatisch berechnen und ausfüllen lassen.
Erstellte Mahnungen können geändert werden. Der Text, der am Anfang und am Ende einer Mahnung erscheint, ist abhängig von den Bedingungen für die Mahnstufe und wird in der Spalte Beschreibung angezeigt. Wurde in den Vor- oder Nachtext automatisch ein berechneter Betrag eingefügt, wird der Text beim Löschen von Zeilen nicht angepasst. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion Mahnungstext aktualisieren.
Durch Debitorenposten, bei denen das Feld Abwarten ausgefüllt ist, wird keine Mahnungserstellung veranlasst. Wird jedoch eine Mahnung auf der Grundlage eines anderen Postens erstellt, wird auch ein überfälliger Posten, der mit "Abwarten" markiert ist, in die Mahnung einbezogen. Für Zeilen mit diesen Posten werden keine Zinsen berechnet.
Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.
Finanzierungskosten
Hat ein Debitor nicht bis zum Fälligkeitsdatum gezahlt, können automatisch Zuschläge berechnet und zu den überfälligen Beträgen auf dem Debitorkonto addiert werden. Verwenden Sie Zinsrechnungen, um Debitoren über die Zuschläge zu informieren.
Hinweis
Mithilfe von Zinsrechnungen werden Zinsen und Zuschläge berechnet und Debitoren über die Zinsen und Zuschläge informiert, ohne die überfälligen Beträge anzumahnen. Alternativ können Zinsen auf überfällige Zahlungen auch bei der Mahnungserstellung berechnet werden.
Sie können eine Zinsrechnung für einen bestimmten Debitor manuell erstellen und die Zeilen automatisch ausfüllen. Alternativ können Sie die Funktion Zinsrechnungen erstellen verwenden, um Zinsrechnungen für alle oder ausgewählte Debitoren mit überfälligem Saldo zu erstellen.
Erstellte Zinsrechnungen können geändert werden. Der Text, der am Anfang und am Ende der Zinsrechnung erscheint, ist abhängig von den Zinskonditionen und wird in der jeweiligen Zeile in der Spalte Beschreibung angezeigt. Wurde in den Vor- oder Nachtext automatisch ein berechneter Betrag eingefügt, wird der Text beim Löschen von Zeilen nicht angepasst. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion Zinsrech. Text aktualisieren.
Nach dem Erstellen von Zinsrechnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Zinsrechnungen versenden, in der Regel als E-Mail.
Um den Kontoauszugsbericht zu senden
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol
und geben die Kundenauszug ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. - Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Wählen Sie ein Feld aus, um eine kurze Beschreibung des Feldes zu lesen oder einen Link für weitere Informationen zu öffnen.
- Unter Ausgabeoptionen wählen Sie aus, wie der Bericht an den Kunden gesendet wird.
Hinweis
Wenn Sie mehrere Währungen verwenden, wird der Debitoren-Abrechnungsbericht immer in der Währung des Debitors gedruckt. Das Datum einer Abrechnungsperiode dient auch als Abrechnungsdatum und als Fälligkeitsdatum, wenn die Fälligkeit enthalten ist.
So richten Sie Mahnmethoden ein:
Wenn Debitoren überfällige Zahlungen haben, müssen Sie entscheiden, wann und wie Sie ihnen eine Mahnung schicken möchten. Darüber hinaus können ggf. Gebühren oder Zinsen erhoben werden. Sie können beliebig viele Mahnmethoden einrichten. Für jeden Lieferanmahnungsmethodencode können beliebig viele Lieferanmahnungsstufen definiert werden.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Mahnungsbestimmungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus.
- Um mehr als eine Kombination von Mahnmethoden zu verwenden, richten Sie einen Code für jede ein.
So richten Sie Mahnstufen ein:
Bei der ersten Erstellung einer Mahnung für einen Debitor werden die Einstellungen der Stufe 1 verwendet. Beim Registrieren der Mahnung wird die Stufennummer in den erstellten Mahnposten erfasst und mit den jeweiligen Debitorenposten verknüpft. Ist eine erneute Mahnung erforderlich, werden alle Mahnposten überprüft, die mit offenen Debitorenposten verknüpft sind, um die höchste Stufennummer zu ermitteln. In der neuen Mahnung werden dann die Bedingungen für die nächsthöhere Stufennummer verwendet.
Werden mehr Mahnungen erstellt als definierte Stufen vorhanden sind, werden die Bedingungen der höchsten Stufe verwendet. Die Anzahl der erstellbaren Mahnungen wird in den Mahnmethoden durch das Feld Max. Anzahl Mahnungen begrenzt.
Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol
und geben die Mahnungsbestimmungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.Klicken Sie im Fenster Mahnmethoden in die Zeile mit der Methode, für die Sie Stufen anlegen möchten, und wählen Sie dann Aktione Stufen.
Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus.
Für jede Mahnstufe können Sie individuelle Bedingungen angeben, die zusätzliche Gebühren in Landes- oder Fremdwährung enthalten können. Sie können mehrere Gebühren in Fremdwährungen für jeden Code im Fenster Mahnstufen einrichten.
Wählen Sie die Aktion Währungen aus.
Im Fenstert Währungen für Mahnstufen festlegen können Sie für jeden Mahnstufencode und die dazugehörende Mahnstufe Fremdwährungsinformationen hinterlegen, die aus einem Währungscode und einer Gebühr bestehen.
Hinweis
Wenn Sie Mahnungen in Fremdwährungen erstellen, verwendet die Anwendung die Bedingungen für Fremdwährungen, die Sie in dieser Tabelle eingerichtet haben, um Mahnungen zu erstellen. Falls keine Mahnkonditionen für Fremdwährungen eingerichtet wurden, verwendet die Anwendung die Mahnkonditionen für die Mandantenwährung in der Tabelle Mahnstufe und rechnet diese in die entsprechende Währung um.
Jede Mahnstufe kann mit Text versehen werden, der entweder vor ( Vortext) oder nach ( Nachtext) den Mahnposten gedruckt wird.
Wählen Sie die Aktionen Vortext oder Nachtext entsprechend aus und füllen Sie das Fenster Mahntext aus.
Um zugehörige Werte in das resultierende Mahntext automatisch einzusetzen, geben -Sie die folgenden Platzhaltern im Feld Text Feld ein.
| Platzhalter | Wert |
|---|---|
| %1 | Inhalt des Felds Belegdatum des Mahnungskopfs |
| %2 | Inhalt des Felds Fälligkeitsdatum des Mahnungskopfs |
| %3 | Inhalt des Felds Zinssatz im verknüpften Zinskonditionen |
| %4 | Inhalt des Felds Restbetrag des Mahnungskopfs |
| %5 | Inhalt des Felds Zinsbetrag des Mahnungskopfs |
| %6 | Inhalt des Felds Zusatzgebühr des Mahnungskopfs |
| %7 | Der Gesamtbetrag der Mahnung |
| %8 | Inhalt des Felds Mahnstufe des Mahnungskopfs |
| %9 | Inhalt des Felds Währungscode des Mahnungskopfs |
| %10 | Inhalt des Felds Buchungsdatum des Mahnungskopfs |
| %11 | Der Unternehmensname. |
| %12 | Inhalt des Felds Zusatzgebühr pro Zeile des Mahnungskopfs |
Wenn Sie beispielsweise schreiben %9 %7 fällig am %2., dann enthält die Mahnung den folgenden Text: Sie schulden 1,200,50 MW, fällig am 02-02-2014.
Geben Sie nach der Einrichtung der Mahnmethoden (mit zusätzlichen Stufen und Text) auf jeder Debitorenkarte einen der Codes ein. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten neuer Debitoren.
So erstellen Sie Mahnungen automatisch:
Eine Mahnung ähnelt einer Rechnung. Beim Erstellen einer Lieferanmahnung müssen sowohl der Lieferanmahnungskopf als auch eine oder mehrere Lieferanmahnungszeilen ausgefüllt werden. Sie können eine Funktion verwenden, um Mahnungen für alle Debitoren automatisch zu erstellen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Mahnung ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Klicken Sie im Fenster Mahnung auf die Aktion Mahnung erstellen.
- Im Fenster Mahnungen erstellen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an Mahnungen erstellt werden.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
So werden Mahnungen manuell erstellt:
Im Fenster Mahnung können Sie das Inforegister Allgemein manuell ausfüllen und dann die Zeilen automatisch ausfüllen dann lassen.
Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol
und geben die Mahnung ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.Wählen Sie die Aktion Neu aus.
Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.
Wählen Sie die Aktion Mahnungszeile vorschlagen.
In der Stapelverarbeitung Mahnungszeile vorschlagen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an wen Mahnungen erstellt werden.
Wählen Sie im Inforegister das Kontrollkästchen Posten auf Abwarten einschließen, wenn Sie möchten, dass die Mahnungen überfällige Posten enthalten, die auf „Abwarten” gesetzt sind.
Wichtig
Offene Posten, die auf „Abwarten” gesetzt sind, werden eingefügt, ungeachtet der Einstellung des Kontrollkästchens Nur Posten mit fälligen Beträgen.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
So ersetzen Sie Mahnungstexte:
Es gibt verschiedene Arten, wie Sie den Text, der auf der ausgedruckten Mahnung erscheinen soll, festlegen können. In manchen Fällen möchten Sie möglicherweise die Vor- und Nachtexte, die für die aktuelle Stufe festgelegt wurden, durch die einer anderen Stufe ersetzen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Mahnung ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Öffnen Sie die relevante Mahnung, und wählen Sie die Aktion Mahnungstext aktualisieren aus.
- Geben Sie im Fenster Mahnungstext aktualisieren im Feld Mahnstufe die gewünschte Stufe ein.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Vortext und den Nachtext zu aktualisieren.
Um eine Mahnung auszugeben
Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.
Durch Registrieren einer Mahnung werden die Daten in einem separaten Fenster für registrierte Mahnungen übertragen. Gleichzeitig werden die Mahnungsposten gebucht. Wurden Zinsen oder Gebühren berechnet, werden zudem Debitorenposten sowie Fibu-Posten gebucht.
Wenn eine Mahnung registriert wird, werden die Posten entsprechend Ihren Angaben in der Tabelle Mahnmethode gebucht.. Diese Spezifikation legt fest, ob Zinsen und/oder Gebühren für den Debitor und in die Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Das Fenster Debitorenbuchungsgruppen bestimmt, auf welche Konten gebucht wird.
Für jeden Debitorenposten in der Zinsrechnung wird ein Posten in der Tabelle Mahnungs-/Zinsrechnungsposten erzeugt.
Wenn das Kontrollkästchen Zins buchen oder Zusätzliche Gebühren buchen im Fenster Mahnungsbedingungen aktiviert ist, werden außerdem die folgenden Posten erstellt:
- Ein Posten im Fenster Debitorenposten
- Ein Forderungsposten auf dem jeweiligen Sachkonto
- Ein Zins- und/oder Gebührenposten auf dem jeweiligen Sachkonto
Zusätzlich kann das Registrieren der Mahnung zu MwSt.-Posten führen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Mahnung ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Wählen Sie die entsprechenden Mahung aus und wählen Sie die Aktion Ausgeben aus.
- Füllen Sie im Fenster Mahnungen ausgeben die Felder nach Bedarf aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
Die Mahnung wird entweder gedruckt oder an eine festgelegte E-Mail als PDF-Dateianhang gesendet.
Um Bedingungen für Gebühren festzulegen
Sie müssen für jede Zinskondition einen eigenen Code einrichten. Danach können Sie den Code in das Feld Zinskonditionencode auf den Debitorenkarten eingeben.
Zinsen können entweder auf der Grundlage des Tagessaldos oder des fälligen Saldos berechnet werden.
Bei der Methode "Fälliger Saldo" stellt der Zins einfach einen Prozentsatz des überfälligen Betrags dar:
Balance Due method - Finance Charge = Overdue Amount x (Interest Rate / 100)
Mit der durchschnittlichen "Tagessaldomethode" wird berücksichtigt, seit wie vielen Tagen die Zahlung überfällig ist:
Average Daily Balance method - Finance Charge = Overdue Amount x (Days Overdue / Interest Period) x (Interest Rate/100)
Zusätzlich ist jeder Code in der Tabelle "Zinskondition" mit einer Untertabelle, der Tabelle Zinsrechnungstext verbunden. Für jeden Zinskonditionencode kann hier ein Vor- und/oder Nachtext hinterlegt werden, der dann auf dem Zinsrechnungsbeleg erscheint.
Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol
und geben die Mahnungsbestimmungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus.
Um mehr als eine Kombination von Mahnmethoden zu verwenden, richten Sie einen Code für jede ein.
Für jede Mahnstufe können Sie individuelle Bedingungen angeben, die zusätzliche Gebühren in Landes- oder Fremdwährung enthalten können. Sie können mehrere Gebühren in Fremdwährungen für jeden Code im Fenster Zinskonditionen einrichten.
Wählen Sie die Aktion Währungen aus.
Im Fenster Währungen für Zinskonditionen können Sie für jeden Begriff einen Währungscode und Gebühren definieren.
Hinweis
Wenn Sie Zinsrechnungen in Fremdwährungen erstellen, verwendet die Anwendung die Bedingungen für Fremdwährungen, die Sie in dieser Tabelle eingerichtet haben, um Zinsrechnungen zu erstellen. Falls es keine Zinskonditionen für Fremdwährungen gibt, verwendet die Anwendung die Zinskonditionen für die Mandantenwährung in der Tabelle Zinskondition und rechnet diese in die entsprechende Währung um.
Für jeden Zinskonditionencode können Sie Texte festlegen, die vor (Vortext) oder nach (Nachtext) den Posten in der Zinsrechnung ausgedruckt werden sollen.
Wählen Sie die Aktionen Vortext oder Nachtext entsprechend aus und füllen Sie das Fenster Zinsgebühr aus.
Um zugehörige Werte in das resultierende Zinsgebühr automatisch einzusetzen, geben -Sie die folgenden Platzhaltern im Feld Text Feld ein.
| Platzhalter | Wert |
|---|---|
| %1 | Inhalt des Felds Belegdatum des Zinsgebührkopfs |
| %2 | Inhalt des Felds Fälligkeitsdatum des Zinsgebührkopfs |
| %3 | Inhalt des Felds Zinssatz im verknüpften Zinskonditionen |
| %4 | Inhalt des Felds Restbetrag des Zinsgebührkopfs |
| %5 | Inhalt des Felds Zinsbetrag des Zinsgebührkopfs |
| %6 | Inhalt des Felds Zusatzgebühr des Zinsgebührkopfs |
| %7 | Der Gesamtbetrag der Mahnung |
| %8 | Inhalt des Felds Währungscode des Zinsgebührkopfs |
| %9 | Inhalt des Felds Buchungsdatum des Zinsgebührkopfs |
So erstellen Sie eine Zinsrechnung manuell
Eine Zinsrechnung ist ähnlich wie eine Rechnung. Sie können den Kopf manuell ausfüllen und die Zeilen ausfüllen lassen, oder Sie können Zinsrechnungen für alle Debitoren automatisch erstellen lassen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Zinsgebührmemo ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Wählen Sie die Aktion Neu aus, und füllen Sie die Felder nach Bedarf aus.
- Wählen Sie Zinsgebührmemo-Zeilen vorschlagen.
- Im Fenster Zinsrechnungszeile vorschlagenSetzen Sie auf dem Inforegister Debitorenposten einen Filter, wenn Sie nur für bestimmte Posten Zinsrechnungen erstellen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Batchauftrag zu starten.
So aktualisieren Sie Zinsrechnungstexte:
In manchen Fällen möchten Sie möglicherweise den Vor- und Nachtext ändern, den Sie für die Zinskonditionen eingerichtet haben. Wenn Sie dies zu einem Zeitpunkt tun, an dem Sie Zinsrechnungen angelegt, aber noch nicht registriert haben, können Sie die Anwendung dazu veranlassen, die Zinsrechnungen mit den geänderten Texten zu aktualisieren.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Zinsgebührmemo ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Öffnen Sie das Fenster, in dem Sie Text ändern möchten und wählen Sie die Zinsrech. Text aktualisieren Aktion aus.
- Auf dem Inforegister Zinsrechnungskopf aktualisieren können Sie einen Filter festlegen, wenn Sie mehrere Zinsrechnungen aktualisieren möchten.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Vortext und den Nachtext zu aktualisieren.
Um Zinsrechnungen zu registrieren
Nach dem Erstellen von Zinsrechnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Zinsrechnungen registrieren.
Wenn eine Mahnung registriert wird, werden die Posten entsprechend Ihren Angaben in der Tabelle Zinsgebühr gebucht. Diese Spezifikation legt fest, ob Zinsen und/oder Gebühren für den Debitor und in die Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Das Fenster Debitorenbuchungsgruppen bestimmt, auf welche Konten gebucht wird.
Für jeden Debitorenposten in der Zinsrechnung wird ein Posten in der Tabelle Mahnungs-/Zinsrechnungsposten erzeugt.
Wenn das Kontrollkästchen Zins buchen oder Zusätzliche Gebühren buchen im Fenster Zinsgebührbedingungen aktiviert ist, werden außerdem die folgenden Posten erstellt:
- Ein Posten im Fenster Debitorenposten
- Ein Forderungsposten auf dem jeweiligen Sachkonto
- Ein Zins- und/oder Gebührenposten auf dem jeweiligen Sachkonto
Zusätzlich kann das Registrieren der Mahnung zu MwSt.-Posten führen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben die Zinsgebührmemo ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Wählen Sie das entsprechenden Memo aus und wählen Sie die Aktion Ausgeben aus.
- Füllen Sie im Fenster Zinsgebührmemo ausgeben die Felder nach Bedarf aus.
- Wählen Sie die Schaltfläche OK.
Das Zinsgebührenmemo wird entweder gedruckt oder an eine festgelegte E-Mail als PDF-Dateianhang gesendet.
So zeigen Sie Mahnungs- und Zinsrechnungsposten an:
Wenn Sie eine Mahnung registrieren, wird für jede Mahnungszeile, die einen Debitorenposten enthält, ein Mahnungsposten in der Tabelle Mahnung/Zinsrechnung Posten erstellt. Sie können sich einen Überblick über die erstellten Mahnungsposten für einen bestimmten Debitor anzeigen lassen.
- Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol und geben Kunden ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
- Öffnen Sie die entsprechende Debitorenkarte und klicken dann auf Buchblatteinträge.
- Klicken Sie in die Zeile Buch-Blatteinträge und wählen Sie die Zeilen, die Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Posten, Mahnungs-/Zinsrechnungseinträge.