E-Mail einrichten

Menschen in Unternehmen senden täglich Informationen und Dokumente wie Verkaufsdokumente und Bestellungen sowie Rechnungen per E-Mail. Administratoren können dies vereinfachen, indem sie ein oder mehrere E-Mail-Konten mit Business Central verbinden. So können Sie Dokumente senden, ohne eine E-Mail-App öffnen zu müssen. Sie können jede Nachricht einzeln mit grundlegenden Formatierungswerkzeugen wie Schriftarten, Stilen, Farben usw. zusammenstellen und Anhänge mit bis zu 100 MB hinzufügen. Administratoren können auch Berichtslayouts einrichten, die nur die wichtigsten Informationen aus Dokumenten enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Dkumenten über E-Mail.

Die E-Mail-Funktionen in Business Central sind nur für ausgehende Nachrichten. Sie können keine Antworten erhalten, d.h es ist keine Posteingangsseite vorhanden in Business Central.

Hinweis

Wenn Sie Business Central lokal verwenden, bevor Sie eine E-Mail einrichten können, müssen Sie vor Ort eine App-Registrierung für Business Central im Azure-Portal erstellen. Die App-Registrierung wird Business Central aktiviert, um mit Ihrem E-Mail-Anbieter zu authentifizieren und zu genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail für Business Central lokal einrichten. In Business Central online erledigen wir das für Sie.

Erforderliche Berechtigungen

Um E-Mails einzurichten, müssen Sie den E-MAIL-EINRICHTEN Berechtigungssatz haben. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für Benutzer und Gruppen zuweisen.

E-Mail-Konten hinzufügen

Sie fügen E-Mail-Konten über Erweiterungen hinzu, mit denen Konten verschiedener Anbieter eine Verbindung herstellen können in Business Central. Mit den Standarderweiterungen können Sie Konten von Microsoft Exchange Online verwenden, aber möglicherweise sind andere Erweiterungen verfügbar, mit denen Sie Konten von anderen Anbietern wie Google Mail verbinden können.

Nachdem Sie ein E-Mail-Konto hinzugefügt haben, können Sie vordefinierte Geschäftsszenarien angeben, in denen das Konto zum Senden von E-Mails verwendet werden soll. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsbelege von einem Konto senden und Dokumente von einem anderen Konto kaufen. Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu.

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig verfügbaren E-Mail-Erweiterungen beschrieben.

Erweiterung Beschreibung Beispiele für die Verwendung
Microsoft 365 Jeder sendet E-Mails von einem freigegebenen Postfach in Exchange Online. Wenn beispielsweise alle Nachrichten aus derselben Abteilung stammen, sendet Ihre Verkaufsorganisation Nachrichten von einem sales@cronus.com-Konto. Dies erfordert, dass Sie ein freigegebenes Postfach im Office 365 Admin Center einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Freigegebene Postfächer.
Aktueller Benutzer Jeder sendet E-Mails von dem Konto, bei dem er sich angemeldet hat in Business Central. Ermöglichen Sie die Kommunikation von einzelnen Konten.
Andere (SMTP) Verwenden Sie SMTP-Protokoll zum Senden von E-Mails. Ermöglichen Sie die Kommunikation über Ihren SMTP-Mailserver.

Hinweis

Die Erweiteriungen Microsoft 365 und Aktueller Benutzer verwenden die Konten, die Sie für Benutzer im Microsoft 365 Admin Center für Ihr Office 365 Abonnement eingerichtet haben. Um E-Mails mit den Erweiterungen senden zu können, müssen Benutzer über eine gültige Lizenz für Exchange Online verfügen.

Ältere SMTP-Einstellungen und die E-Mail-SMTP-Connector-Erweiterung

Wenn Sie bereits Business Central verwenden und E-Mails über die ältere SMTP-Einrichtung konfiguriert haben, können Sie Ihre Einrichtung parallel zur Erweiterung E-Mail – SMTP Connector weiter verwenden. Wenn wir Ihre Business Central in der nächsten Release-Version aktualisieren, kopieren wir Ihre alten SMTP-Einstellungen in die Erweiterung Email – SMTP Connector. Wenn Sie fertig sind, kann Ihr Administrator die erweiterten E-Mail-Funktionen aktivieren und Sie verwenden die Erweiterung E-Mail – SMTP Connector. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Funktionsverwaltung. Es gibt jedoch keine Synchronisation zwischen der SMTP Connector-Erweiterung und den Legacy-Einstellungen. Wenn Sie die SMTP-Einstellungen in der Erweiterung ändern, sollten Sie dieselben Änderungen in der alten SMTP-Einrichtung vornehmen oder umgekehrt.

Hinweis

Wenn Sie Anpassungen haben, die auf der alten SMTP-E-Mail-Einrichtung basieren, besteht die Möglichkeit, dass bei Ihren Anpassungen ein Fehler auftritt, wenn Sie E-Mail-Erweiterungen verwenden. Wir empfehlen, dass Sie die Erweiterungen einrichten und testen, bevor Sie den Funktionsschalter für erweiterte E-Mail-Funktionen aktivieren.

E-Mail-Konten hinzufügen

Die unterstützte Einrichtungsanleitung für das Einrichten von E-Mails kann Ihnen helfen, rasch mit dem Senden von E-Mails zu beginnen.

Hinweis

Sie müssen über ein Standard-E-Mail-Konto verfügen, auch wenn Sie nur ein Konto hinzufügen. Das Standardkonto wird für alle E-Mail-Szenarien verwendet, die keinem Konto zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „Wie möchten Sie weiter verfahren“ öffnet aus, geben Sie Servicevertragskontengruppen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu

E-Mail-Szenarien sind Prozesse, bei denen ein Dokument wie ein Verkaufsdokument oder eine Bestellung oder eine Benachrichtigung wie eine Einladung an einen externen Buchhalter gesendet wird. Sie können bestimmte E-Mail-Konten für bestimmte Szenarien verwenden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsdokumente immer von einem Konto senden, Dokumente von einem anderen kaufen und Lager- oder Produktionsdokumente von einem dritten Konto aus senden. Sie können Szenarien jederzeit zuweisen, neu zuweisen und entfernen, aber Sie können jeweils nur einem E-Mail-Konto ein Szenario zuweisen. Das Standardkonto für E-Mail wird für alle E-Mail-Szenarien verwendet, die keinem Konto zugewiesen sind.

Richten Sie wiederverwendbare E-Mail-Texte und Layouts für Verkaufs- und Einkaufsbelege ein

Sie können Berichte verwenden, um wichtige Informationen aus Verkaufs- und Kaufdokumenten in Texte für E-Mails aufzunehmen. In diesem Verfahren wird beschrieben, wie Sie den Bericht Verkaufsrechnung für gebuchte Verkaufsrechnungen einrichten, aber der Prozess ist für andere Berichte ähnlich.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die Tell Me Funktion öffnet, geben Sie Berichtsauswahl Verkäufe ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

  2. Auf der Seite Berichts-Auswahl - Verkauf unter Verwendung wählen Sie Rechnung.

  3. In einer neuen Zeile im Feld Berichts-ID wählen Sie beispielsweise Standardbericht 1306.

  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Für E-Mail-Text verwenden.

  5. Wählen Sie das Feld E-Mail-Text-Layout-Code und wählen Sie ein Layout aus der Liste aus.

    Berichtslayouts definieren das Format und den Inhalt des E-Mail-Texts, einschließlich den Standardtext, wie Anrede oder Anweisungen, die den Dokumentinformationen vorangehen. Sie können alle verfügbaren Berichtslayouts sehen, wenn Sie die Schaltfläche Aus vollständiger Liste auswählen in der Liste auswählen.

  6. Um das Layout anzusehen oder zu bearbeiten, auf dem der E-Mail-Text basiert, gehen Sie zur Seite Benutzerdefinierte Berichtslayouts und wählen die Aktion Layout bearbeiten aus.

  7. Um Ihren Debitoren anzubieten, für Verkäufe unter Verwendung eines Zahlungsservice wie Paypal elektronisch zu bezahlen, können Sie die Paypal-Informationen und Links auch in den E-Mail-Text einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie Debitoren-Zahlung durch Paypal

  8. Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Wenn Sie jetzt beispielsweise die Aktion Senden auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnung auswählen, enthält der E-Mail-Text die Beleginformationen 1306 des Berichts, der vom formatierten Standardtext entsprechend dem Berichtslayout stammt, das Sie in Schritt 5 ausgewählt haben.

Verwenden eine Ersatz-Absenderadresse für ausgehende E-Mail-Nachrichten

Wenn Sie die früheren SMTP-Einstellungen verwenden, können Sie jedoch die Senden Als oder Senden im Auftrag von Funktionen von Microsoft Exchange zum Ändern der Absenderadresse für ausgehende Nachrichten verwenden. Business Central verwendet das SMTP- Konto zur Authentifizierung bei Exchange, ersetzt jedoch entweder die Absenderadresse durch die von Ihnen angegebene oder ändert sie durch im Namen von.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung von Senden als und Senden im Namen von Business Central:

  • Wenn Sie Dokumente wie Kauf- oder Verkaufsaufträge an Lieferanten und Kunden senden, möchten Sie möglicherweise, dass sie von einer Adresse noreply@yourcompanyname.com stammen.
  • Wenn Ihr Workflow eine Genehmigungsanfrage per E-Mail unter Verwendung der E-Mail-Adresse des Antragstellers sendet.

Hinweis

Sie können nur ein Konto verwenden, um Absenderadressen zu ersetzen. Das heißt, Sie können nicht eine Ersatzadresse für Einkaufsprozesse und eine andere für Verkaufsprozesse haben.

Um eine Ersatz-Senderadresse einzurichgen für alle ausgehenden E-Mail-Nachrichten

  1. In dem Exchange Admin Center für Ihr Microsoft 365-Konto suchen Sie das Postfach, das als Ersatzadresse verwendet werden soll, und kopieren Sie die Adresse oder notieren Sie sie. Wenn Sie eine neue Adresse benötigen, rufen Sie Ihr Microsoft 365 Admin Center auf, um einen neuen Benutzer zu erstellen und dessen Postfach einzurichten.
  2. In Business Central wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „Sie wünschen“ öffnet aus, geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  3. In dem Feld Senden als geben Sie in das Feld die Ersatzadresse ein.
  4. Kopieren oder notieren Sie die Adresse im Feld Benutzeridentifikation.
  5. In dem Exchange Admin Center suchen Sie die Mailbox, die als Ersatzadresse verwendet werden soll, und geben Sie die Adresse in das Feld Benutzeridentifikation im Feld Senden Als ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden Sie die Exchange-Verwaltungskonsole, um einzelnen Postfächern Berechtigungen zuzuweisen .

Verwendung der Ersatzadresse in Genehmigungsworkflows

  1. In Business Central wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „Sie wünschen“ öffnet aus, geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Kopieren oder notieren Sie die Adresse im Feld Benutzeridentifikation.
  3. Wählen Sie die Glühbirne, die das Tell Me Feature Symbol öffnet, geben Sie Genehmigungsbenutzereinrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  4. In dem Exchange Admin Center, finden Sie die Postfächer für jeden Benutzer auf der Seite Genehmigungsbenutzer einrichten und im Feld Senden Als geben Sie die Adresse aus dem Bereich Benutzeridentifikation der Seite SMTP-E-Mail einrichten in Business Central ein. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen für Empfänger.
  5. In Business Central wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „Sie wünschen“ öffnet aus, geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  6. Um die Ersetzung zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erlaube Absenderersetzung.

Hinweis

Business Central legt fest, welche Adresse in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden soll:

1. Die Adrsse, die im Feld E-Mail auf der Seite Genehmigungsbenutzer einrichten für Nachrichten in einem Workflow angegeben ist.
2. Die Adresse im Feld Senden Als auf der Seite SMTP-E-Mail-Setup einrichten.
3. Die Adresse im Feld Benutzeer-ID auf der Seite SMTP-E-Mail einrichten.

Belegsendeprofile einrichten

Sie können für jeden Ihrer Kunden eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsunterlagen einrichten, damit Sie nicht jedes Mal, wenn Sie ein Dokument senden, eine Versandoption auswählen müssen, z. B. ob Sie das Dokument per E-Mail oder als elektronisches Dokument senden möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Sendeprofilen.

Öffentliche Ordner und Regeln für die E-Mail-Anmeldung in Exchange Online einrichten

Machen Sie mehr aus der Kommunikation zwischen Verkäufern und Ihren bestehenden oder potenziellen Kunden, indem Sie den E-Mail-Austausch nachverfolgen und diese dann in umsetzbare Gelegenheiten umwandeln. Weitere Informationen finden Sie unter Austausch von E-Mail-Nachrichten zwischen Verkäufern und Kontakten nachverfolgen.

Bevor Sie die E-Mail-Protokollierung einrichten können, müssen Sie Exchange Online mit öffentlichen Ordnern vorbereiten. Dies kann im Exchange Admin Center oder über die Exchange-Verwaltungsshell erfolgen.

Tipp

Wenn Sie die Exchange-Verwaltungsshell verwenden, finden Sie in einem Beispielskript, das wir im BCTech-Repo veröffentlicht haben, Anregungen zum Einrichten Ihres Skripts.

In der folgenden Liste werden die Hauptschritte mit Links zu weiteren Informationen beschrieben.

  • Erstellen Sie eine Administratorrolle für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle:

    Eigenschaft Wert
    Name Verwaltung öffentlicher Ordner
    Ausgewählte Rollen Öffentliche Ordner
    Ausgewählte Mitglieder Die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos, mit dem Business Central das E-Mail-Protokollierungsprojekt ausführt

    Weitere Informationen finden Sie unter Rollengruppen verwalten.

  • Erstellen Sie ein neues Postfach für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle:

    Eigenschaft Wert
    Name Öffentliches Postfach

    Weitere Informationen finden Sie unter Postfach für öffentliche Ordner in Exchange Server erstellen

  • Neue öffentliche Ordner erstellen

    • Erstellen Sie einen neuen öffentlichen Ordner mit dem Namen E-Mail-Protokollierung im Stammverzeichnis, sodass der vollständige Pfad zum Ordner \Email Logging\ wird.
    • Erstellen Sie zwei Unterordner, sodass das Ergebnis die folgenden vollständigen Pfade zu den Ordnern sind:
      • \Email Logging\Queue\
      • \Email Logging\Storage\

    Weitere Informationen finden Sie unter Öffentlichen Ordner erstellen.

  • Den öffentlichen Ordner Warteschlange für E-Mail aktivieren

    Weitere Informationen finden Sie unter Öffentlichen Ordner für E-Mail aktivieren oder deaktivieren

  • Das Senden von E-Mails an den öffentlichen Ordner Warteschlange mit Outlook oder der Exchange-Verwaltungsshell für E-Mail aktivieren

    Weitere Informationen finden Sie unter Anonymen Benutzern erlauben, E-Mails an einen E-Mail-fähigen öffentlichen Ordner zu senden

  • Legen Sie den Benutzer für die E-Mail-Protokollierung als Eigentümer der beiden öffentlichen Ordner Warteschlange und Lager fest, indem Sie Outlook oder die Exchange-Verwaltungsshell basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle verwenden:

    Eigenschaft Wert
    Benutzer Die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos, mit dem Business Central das E-Mail-Protokollierungsprojekt ausführt
    Berechtigungsstufe Besitzer

    Weitere Informationen finden Sie unter Dem öffentlichen Ordner Berechtigungen zuweisen.

  • Erstellen Sie zwei neue E-Mail-Fluss-Regeln für öffentliche Ordner basierend auf den Informationen in der folgenden Tabelle.

    Zweck Name Bedingungen Aktion
    Regel für eingehende E-Mails An diese Organisation gesendete E-Mails protokollieren Der Absender befindet sich außerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich innerhalb der Organisation Das für den öffentlichen Ordner Warteschlange festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden
    Regel für ausgehende E-Mails Von dieser Organisation gesendete E-Mails protokollieren Der Absender befindet sich innerhalb der Organisation und der Empfänger befindet sich außerhalb der Organisation Das für den öffentlichen Ordner Warteschlange festgelegte E-Mail-Konto mit Bcc senden

    Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online verwalten und Aktionen für E-Mail-Fluss-Regeln in Exchange Online.

Hinweis

Wenn Sie Änderungen in der Exchange-Verwaltungsshell vornehmen, werden die Änderungen nach einer Verzögerung im Exchange-Verwaltungscenter angezeigt. Die in Exchange vorgenommenen Änderungen sind nach einer Verzögerung auch in Business Central verfügbar.

Als nächstes verbinden Sie Business Central mit Exchange Online. Weitere Informationen finden Sie unter Austausch von E-Mail-Nachrichten zwischen Verkäufern und Kontakten nachverfolgen.

Einrichten von E-Mails für Business Central lokal

Business Central lokal kann mit Services integriert werden, die auf Microsoft Azure basieren. Zum Beispiel können Sie Cortana Intelligence für intelligentere Cashflow-Prognosen verwenden, Power BI, um Ihr Geschäft zu visualisieren und Exchange Online zum Versenden von E-Mails. Die Integration mit diesen Diensten basiert auf einer App-Registrierung in Azure Active Directory. Die App-Registrierung bietet Authentifizierungs- und Genehmigungsdienste für die Kommunikation. So verwenden Sie die E-Mail-Funktionen in Business Central lokal, Sie müssen Sie Business Central als App im Azure-Portal registrieren und dann Business Central mit der App-Registrierung verwenden. In den folgenden Abschnitten werden diese Schritte beschrieben.

Erstellen Sie eine App-Registrierung für Business Central in Azure Portal

Die Schritte zur Registrierung von Business Central im Azure-Portal werden in Registrieren Sie eine Bewerbung in Azure Active Directory beschrieben. Die Einstellungen, die für die E-Mail-Funktionen spezifisch sind, sind die delegierten Berechtigungen, die Sie Ihrer App-Registrierung erteilen. In der folgenden Tabelle sind die Mindestberechtigungen aufgeführt.

API/Berechtigungsname Typ Beschreibung
Microsoft Graph/User.Read Stellvertretend Melden Sie sich an und lesen Sie das Benutzerprofil.
Microsoft Graph/Mail.ReadWrite Stellvertretend Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht.
Microsoft Graph/Mail.Send Stellvertretend E-Mail-Nachricht senden.
Microsoft Graph/offline_access Stellvertretend Behalten Sie die Einwilligung zum Datenzugriff bei.

Tipp

Wenn Sie Ihre App-Registrierung erstellen, müssen Sie folgende Informationen angeben. Sie benötigen sie, um eine Verbindung mit Business Central herzustellen, um Ihre App zu registrieren.

  • Anwendungs-ID (Client-ID)
  • URI umleiten (optional)
  • Geheimer Clientschlüssel

Für allgemeine Informationen zum Registrieren einer Anwendung gehen Sie zu Schnellstart: Anwendung bei der Microsoft-Identitätsplattform registrieren.

Business Central mit Ihrer App-Anmeldung verbinden

Nachdem Sie Ihre Anwendung im Azure-Portal registriert haben, klicken Sie auf Business Central, benutzen Sie die E-Mail-Anwendung AAD-Registrierung unterstützte Einrichtung, um die Verbindung Business Central herzustellen.

  1. In Business Central wählen Sie das Symbol Glühbirne, das die Funktion „wie möchten Sie weiter verfahren“ öffnet aus, geben Sie AAD-E-Mail-Einrichtung ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Tipp

Wenn Sie zum ersten Mal eine Verbindung herstellen, können Sie alternativ die unterstützte Einrichtung E-Mail einrichten verwenden. Der Leitfaden benötigt die Informationen, um eine Verbindung zu Ihrer App-Registrierung herzustellen.

Siehe auch

Freigegebene Postfächer in Exchange Online
Arbeiten mit Business Central
Einrichten Business Central
Senden von Belegen über E-Mail
Anpassen Business Central Erweiterungen nutzen
Nutzen von Business Central als Ihr Unternehmenspostfach in Outlook
Abrufen von Business Central auf meinem mobilen Gerät