E-Mail einrichten

Menschen in Unternehmen senden täglich Informationen und Dokumente wie Verkaufsdokumente und Bestellungen sowie Rechnungen per E-Mail. Administratoren können ein oder mehrere E-Mail-Konten mit Business Central verbinden. So können Sie Dokumente senden, ohne eine E-Mail-App öffnen zu müssen. Sie können jede Nachricht einzeln mit grundlegenden Formatierungswerkzeugen wie Schriftarten, Stilen, Farben usw. zusammenstellen. Sie können auch Anhänge mit bis zu 100 MB hinzufügen. Administratoren können außerdem Berichtslayouts einrichten, die nur die wichtigsten Informationen aus Dokumenten enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Senden von Dkumenten über E-Mail.

Die E-Mail-Funktionen in Business Central sind nur für ausgehende Nachrichten. Sie können keine Antworten erhalten, d. h. es ist keine Posteingangsseite in Business Central vorhanden.

Hinweis

Sie können die E-Mail-Funktionalitäten von Business Central online nur mit Exchange Online verwenden. Wir unterstützen keine hybriden Szenarien, wie z.B. die Verbindung von Business Central online mit einer lokalen Version von Exchange.

Wenn Sie Business Central lokal verwenden, bevor Sie eine E-Mail einrichten können, müssen Sie vor Ort eine App-Registrierung für Business Central im Azure-Portal erstellen. Die App-Registrierung wird Business Central aktiviert, um mit Ihrem E-Mail-Anbieter zu authentifizieren und zu genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail für Business Central lokal einrichten. In Business Central online erledigen wir das für Sie.

Erforderliche Berechtigungen

Um E-Mails einzurichten, müssen Sie den E-MAIL-EINRICHTEN Berechtigungssatz haben. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen für Benutzer und Gruppen zuweisen.

E-Mail-Konten hinzufügen

Sie fügen E-Mail-Konten über Erweiterungen hinzu, mit denen Konten verschiedener Anbieter eine Verbindung herstellen können in Business Central. Mit den Standarderweiterungen können Sie Konten von Microsoft Exchange Online verwenden. Möglicherweise sind jedoch andere Erweiterungen verfügbar, mit denen Sie Konten von anderen Anbietern verbinden können, z. B. Gmail.

Nachdem Sie ein E-Mail-Konto hinzugefügt haben, können Sie vordefinierte Geschäftsszenarien angeben, in denen das Konto zum Senden von E-Mails verwendet werden soll. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsbelege von einem Konto senden und Dokumente von einem anderen Konto kaufen. Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu.

In der folgenden Tabelle werden die standardmäßig verfügbaren E-Mail-Erweiterungen beschrieben.

Erweiterung Beschreibung Beispiele für die Verwendung
Microsoft 365-Konnektor Jeder sendet E-Mails von einem freigegebenen Postfach in Exchange Online. Wenn beispielsweise alle Nachrichten aus derselben Abteilung stammen, sendet Ihre Verkaufsorganisation Nachrichten von einem sales@cronus.com-Konto. Diese Option erfordert, dass Sie ein freigegebenes Postfach im Microsoft 365 Admin Center einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Freigegebene Postfächer.
Konnektor für aktuellen Benutzer Jeder sendet E-Mails von dem Konto, bei dem er sich angemeldet hat in Business Central. Ermöglichen Sie die Kommunikation von einzelnen Konten.
Andere (SMTP) Verwenden Sie SMTP-Protokoll zum Senden von E-Mails. Ermöglichen Sie die Kommunikation über Ihren SMTP-Mailserver.

Hinweis

Die Erweiterungen Microsoft 365-Konnektor und Aktueller Benutzer-Konnektor verwenden die Konten, die Sie für Benutzer im Microsoft 365 Admin Center für Ihr Microsoft 365-Abonnement eingerichtet haben. Um E-Mails mit den Erweiterungen senden zu können, müssen Benutzer über eine gültige Lizenz für Exchange Online verfügen. Darüber hinaus erfordern diese Erweiterungen, dass die Einstellung HttpClient-Anfragen zulassen aktiviert ist. Um zu überprüfen, ob es für diese Erweiterungen aktiviert ist, gehen Sie zur Seite Erweiterungsverwaltung, wählen Sie die Erweiterung und dann die Option Konfigurieren aus.

Externe Benutzer wie delegierte Administratoren und externe Buchhalter können diese Erweiterungen nicht zum Senden von E-Mail-Nachrichten über Business Central verwenden.

Ältere SMTP-Einstellungen und die E-Mail-SMTP-Connector-Erweiterung

Wenn Sie die alte SMTP-Einrichtung in Business Central verwenden, ist dies weiterhin parallel mit der E-Mail-SMTP-Konnektor-Erweiterung möglich. Wenn wir Ihre Business Central in der nächsten Release-Version aktualisieren, kopieren wir Ihre alten SMTP-Einstellungen in die Erweiterung Email – SMTP Connector. Wenn Sie fertig sind, kann Ihr Administrator die erweiterten E-Mail-Funktionen aktivieren und Sie verwenden die Erweiterung E-Mail – SMTP Connector. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Funktionsverwaltung. Es gibt jedoch keine Synchronisation zwischen der SMTP Connector-Erweiterung und den Legacy-Einstellungen. Wenn Sie die SMTP-Einstellungen in der Erweiterung ändern, sollten Sie dieselben Änderungen in der alten SMTP-Einrichtung vornehmen oder umgekehrt.

Hinweis

Wenn Sie Anpassungen haben, die auf der alten SMTP-E-Mail-Einrichtung basieren, besteht die Möglichkeit, dass bei Ihren Anpassungen ein Fehler auftritt, wenn Sie E-Mail-Erweiterungen verwenden. Wir empfehlen, dass Sie die Erweiterungen einrichten und testen, bevor Sie den Funktionsschalter für erweiterte E-Mail-Funktionen aktivieren.

Wichtig

Wenn Sie Business Central vor Ort verwenden, können Sie OAuth 2.0 zur Authentifizierung verwenden. Sie müssen jedoch eine Anwendungsregistrierung im Azure-Portal erstellen und dann das unterstützte Setup Azure Active Directory einrichten in Business Central für die Verbindung zu Azure AD verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Eine App-Registrierung für Business Central im Azure-Portal erstellen.

E-Mail-Konten hinzufügen

Die unterstützte Einrichtungsanleitung für das Einrichten von E-Mails kann Ihnen helfen, rasch mit dem Senden von E-Mails zu beginnen.

Hinweis

Sie müssen über ein Standard-E-Mail-Konto verfügen, auch wenn Sie nur ein Konto hinzufügen. Das Standardkonto wird für alle E-Mail-Szenarien verwendet, die keinem Konto zugewiesen sind. Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie E-Mail-Konten einrichten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Weisen Sie E-Mail-Konten E-Mail-Szenarien zu

E-Mail-Szenarien sind Prozesse, bei denen ein Dokument gesendet wird. Beispielsweise eine Einkaufsbestellung oder ein Verkaufsauftrag oder eine Benachrichtigung wie eine Einladung an einen externen Buchhalter. Sie können bestimmte E-Mail-Konten für bestimmte Szenarien verwenden. Beispielsweise können Sie festlegen, dass alle Benutzer Verkaufsdokumente immer von einem Konto senden, Dokumente von einem anderen kaufen und Lager- oder Produktionsdokumente von einem dritten Konto aus senden. Sie können Szenarien jederzeit zuweisen, neu zuweisen und entfernen, aber Sie können jeweils nur einem E-Mail-Konto ein Szenario zuweisen. Das Standardkonto für E-Mail wird für alle E-Mail-Szenarien verwendet, die keinem Konto zugewiesen sind.

Anzeigerichtlinien einrichten

Sie können die E-Mail-Nachrichten steuern, die ein Benutzer auf den Seiten „E-Mail-Ausgang“ und „Gesendete E-Mails“ anzeigen kann.

Wählen Sie unter Benutzer-E-Mail-Ansichtsrichtlinien einen Benutzer und dann eine der folgenden Optionen im Feld E-Mail-Ansichtsrichtlinie aus:

  • Eigene E-Mails anzeigen – Der Benutzer kann nur seine eigenen E-Mail-Nachrichten anzeigen.
  • Alle E-Mails anzeigen – Der Benutzer kann alle E-Mail-Nachrichten anzeigen, einschließlich E-Mails, die von anderen Benutzern gesendet wurden.
  • Ansicht, wenn Zugriff auf alle verknüpften Datensätze – Dies ist die standardmäßige Anzeigerichtlinie. Der Benutzer kann E-Mail-Nachrichten anzeigen, die andere Benutzer gesendet haben, wenn der Benutzer Zugriff auf den gesendeten Datensatz und alle zugehörigen Datensätze hat. Beispiel: Benutzer A hat eine gebuchte Verkaufsrechnung an einen Kunden gesendet. Benutzer B kann die E-Mail-Nachricht anzeigen, wenn er sowohl Zugriff auf die Rechnung als auch auf den Kunden hat.
  • Ansicht, wenn Zugriff auf zugehörige Datensätze – Der Benutzer kann E-Mail-Nachrichten anzeigen, die von anderen Personen gesendet wurden, wenn der Benutzer Zugriff auf mindestens einen Datensatz hat, der sich auf den gesendeten Datensatz bezieht. Beispiel: Benutzer A hat eine gebuchte Verkaufsrechnung an einen Kunden gesendet. Benutzer B kann die E-Mail-Nachricht anzeigen, wenn er entweder Zugriff auf die Rechnung oder auf den Kunden hat.

Hinweis

Wenn Sie das Feld Benutzer-ID leer lassen und dann die Aktion „E-Mail-Anzeigerichtlinie“ auswählen, gilt die von Ihnen definierte Richtlinie für alle Benutzer.

Richten Sie wiederverwendbare E-Mail-Texte und Layouts für Verkaufs- und Einkaufsbelege ein

Sie können Berichte verwenden, um wichtige Informationen aus Verkaufs- und Kaufdokumenten in Texte für E-Mails aufzunehmen. In diesem Verfahren wird beschrieben, wie Sie den Bericht Verkaufsrechnung für gebuchte Verkaufsrechnungen einrichten, aber der Prozess ist für andere Berichte ähnlich.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Berichtsauswahl Verkauf ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Auf der Seite Berichts-Auswahl - Verkauf unter Verwendung wählen Sie Rechnung.

  3. In einer neuen Zeile im Feld Berichts-ID wählen Sie beispielsweise Standardbericht 1306.

  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Für E-Mail-Text verwenden.

  5. Wählen Sie das Feld E-Mail-Text-Layout-Beschreibung und ein Layout aus der Liste aus.

    Berichtslayouts definieren den Stil und den Inhalt des Textes in der E-Mail. Dazu gehören Texte wie eine Begrüßung oder Anweisungen, die den Dokumenteninformationen vorangestellt sind. Wenn Ihre Organisation verschiedene Layouts hat, können Sie Aus vollständiger Liste auswählen auswählen, um auf alle verfügbaren Berichtslayouts zuzugreifen.

  6. Um das Layout anzusehen oder zu bearbeiten, auf dem der E-Mail-Text basiert, gehen Sie zur Seite Benutzerdefinierte Berichtslayouts und wählen die Aktion Layout aktualisieren aus.

  7. Wenn Sie Kunden die Verwendung eines Zahlungsdienstes wie PayPal ermöglichen möchten, müssen Sie den Dienst einrichten. Anschließend werden die PayPal-Informationen und der Link in den E-Mail-Text eingefügt. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie Debitoren-Zahlung durch PayPal

  8. Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Wenn Sie jetzt beispielsweise die Aktion Senden auf der Seite Gebuchte Verkaufsrechnung auswählen, enthält der E-Mail-Text die Beleginformationen 1306 des Berichts, der vom formatierten Standardtext entsprechend dem Berichtslayout stammt, das Sie in Schritt 5 ausgewählt haben.

Eine Ersatz-Absenderadresse für ausgehende E-Mail-Nachrichten verwenden

Wenn Sie die früheren SMTP-Einstellungen verwenden, können Sie jedoch die Senden Als oder Senden im Auftrag von Funktionen von Microsoft Exchange zum Ändern der Absenderadresse für ausgehende Nachrichten verwenden. Business Central verwendet das SMTP- Konto zur Authentifizierung bei Exchange, ersetzt jedoch entweder die Absenderadresse durch die von Ihnen angegebene oder ändert sie durch im Namen von.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Verwendung von Senden als und Senden im Namen von Business Central:

  • Wenn Sie Dokumente wie Kauf- oder Verkaufsaufträge an Lieferanten und Kunden senden, möchten Sie möglicherweise, dass sie von einer Adresse noreply@yourcompanyname.com stammen.
  • Wenn Ihr Workflow eine Genehmigungsanfrage per E-Mail unter Verwendung der E-Mail-Adresse des Antragstellers sendet.

Hinweis

Sie können nur ein Konto verwenden, um Absenderadressen zu ersetzen. Das heißt, Sie können nicht eine Ersatzadresse für Einkaufsprozesse und eine andere für Verkaufsprozesse haben.

Um eine Ersatz-Senderadresse einzurichgen für alle ausgehenden E-Mail-Nachrichten

  1. In dem Exchange Admin Center für Ihr Microsoft 365 Konto suchen Sie das Postfach, das als Ersatzadresse verwendet werden soll, und kopieren Sie die Adress oder notieren Sie sie. Wenn Sie eine neue Adresse benötigen, rufen Sie Ihr Microsoft 365 Admin Center auf, um einen neuen Benutzer zu erstellen und dessen Postfach einzurichten.
  2. Wählen Sie in Business Central die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  3. In dem Feld Senden als geben Sie in das Feld die Ersatzadresse ein.
  4. Kopieren oder notieren Sie die Adresse im Feld Benutzeridentifikation.
  5. In dem Exchange Admin Center suchen Sie die Mailbox, die als Ersatzadresse verwendet werden soll, und geben Sie die Adresse in das Feld Benutzeridentifikation im Feld Senden Als ein. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzen Sie die EAC, um Berechtigungen für einzelne Postfächer zu vergeben.

Verwendung der Ersatzadresse in Genehmigungsworkflows

  1. Wählen Sie in Business Central die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Kopieren oder notieren Sie die Adresse im Feld Benutzeridentifikation.
  3. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Genehmigungsbenutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  4. In dem Exchange Admin Center, finden Sie die Postfächer für jeden Benutzer auf der Seite Genehmigungsbenutzer einrichten und im Feld Senden Als geben Sie die Adresse aus dem Bereich Benutzeridentifikation der Seite SMTP-E-Mail einrichten in Business Central ein. Weitere Informationen finden Sie unter Rechte für Empfänger verwalten.
  5. Wählen Sie in Business Central die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie SMTP-E-Mail-Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  6. Um die Ersetzung zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erlaube Absenderersetzung.

Hinweis

Business Central legt fest, welche Adresse in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden soll:

1. Die Adrsse, die im Feld E-Mail auf der Seite Genehmigungsbenutzer einrichten für Nachrichten in einem Workflow angegeben ist.
2. Die Adresse im Feld Senden Als auf der Seite SMTP-E-Mail-Setup einrichten.
3. Die Adresse im Feld Benutzeer-ID auf der Seite SMTP-E-Mail einrichten.

Belegsendeprofile einrichten

Sie können Zeit sparen, indem Sie für jeden Ihrer Kunden eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsbelegen einrichten. In diesem Fall müssen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie ein Dokument senden, eine Sendeoption auswählen, z. B. ob das Dokument per E-Mail oder als elektronisches Dokument gesendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Sendeprofilen.

Optional: E-Mail-Protokollierung in Exchange Online einrichten

Machen Sie mehr aus der Kommunikation zwischen Verkäufern und Ihren bestehenden oder potenziellen Kunden, indem Sie den E-Mail-Austausch nachverfolgen und diese dann in umsetzbare Gelegenheiten umwandeln. Weitere Informationen finden Sie unter Austausch von E-Mail-Nachrichten zwischen Verkäufern und Kontakten nachverfolgen.

Einrichten von E-Mails für Business Central lokal

Business Central lokal kann mit Services integriert werden, die auf Microsoft Azure basieren. Zum Beispiel können Sie Cortana Intelligence für intelligentere Cashflow-Prognosen verwenden, Power BI, um Ihr Geschäft zu visualisieren und Exchange Online zum Versenden von E-Mails. Die Integration mit diesen Diensten basiert auf einer App-Registrierung in Azure Active Directory. Die App-Registrierung bietet Authentifizierungs- und Genehmigungsdienste für die Kommunikation. So verwenden Sie die E-Mail-Funktionen in Business Central lokal, Sie müssen Sie Business Central als App im Azure-Portal registrieren und dann Business Central mit der App-Registrierung verwenden. In den folgenden Abschnitten werden diese Schritte beschrieben.

Eine App-Registrierung für Business Central im Azure-Portal erstellen

Die Schritte zur Registrierung von Business Central im Azure-Portal werden in Registrieren Sie eine Bewerbung in Azure Active Directory beschrieben. Die Einstellungen, die für die E-Mail-Funktionen spezifisch sind, sind die delegierten Berechtigungen, die Sie Ihrer App-Registrierung erteilen. In der folgenden Tabelle sind die Mindestberechtigungen aufgeführt.

API/Berechtigungsname Typ Beschreibung
Microsoft Graph/User.Read Stellvertretend Melden Sie sich an und lesen Sie das Benutzerprofil.
Microsoft Graph/Mail.ReadWrite Stellvertretend Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht.
Microsoft Graph/Mail.Send Stellvertretend E-Mail-Nachricht senden.
Microsoft Graph/offline_access Stellvertretend Behalten Sie die Einwilligung zum Datenzugriff bei.

Wenn Sie ein älteres SMTP-Setup oder den SMTP-Konnektor verwenden und OAuth zur Authentifizierung verwenden möchten, unterscheiden sich die Berechtigungen geringfügig. In der folgenden Tabelle sind die Berechtigungen aufgeführt.

API/Berechtigungsname Typ Beschreibung
Microsoft Graph/offline_access Stellvertretend Behalten Sie die Einwilligung zum Datenzugriff bei.
Microsoft Graph / openid Stellvertretend Melden Sie Benutzer an.
Microsoft Graph/User.Read Stellvertretend Melden Sie sich an und lesen Sie das Benutzerprofil.
Microsoft Graph / SMTP.Send Stellvertretend Senden Sie E-Mails aus Postfächern mit SMTP AUTH.
Office 365Exchange Online / User.Read Stellvertretend Melden Sie sich an und lesen Sie das Benutzerprofil.

Wenn Sie Ihre App-Registrierung erstellen, müssen Sie folgende Informationen angeben. Sie benötigen sie, um eine Verbindung mit Business Central herzustellen, um Ihre App zu registrieren.

  • Anwendungs-ID (Client-ID)
  • URI umleiten (optional)
  • Geheimer Clientschlüssel

Für allgemeine Informationen zum Registrieren einer Anwendung gehen Sie zu Schnellstart: Anwendung bei der Microsoft-Identitätsplattform registrieren.

Hinweis

Wenn Sie Probleme haben, das ältere SMTP-Setup zum Senden von E-Mails zu verwenden, nachdem Sie eine Verbindung zu Business Central hergestellt haben, kann daran liegen, dass SMTP AUTH für Ihren Mandanten nicht aktiviert ist. Wir empfehlen, stattdessen die E-Mail-Konnektoren Microsoft 365 und aktuelle Benutzer zu verwenden, da diese Microsoft Graph Mail-APIs verwenden. Wenn Sie jedoch das SMTP-Setup verwenden müssen, können Sie SMTP AUTH aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder deaktivieren Sie die SMTP-Übermittlung für authentifizierte Clients (SMTP AUTH) in Exchange Online.

Business Central mit Ihrer App-Anmeldung verbinden

Nachdem Sie Ihre Anwendung im Azure-Portal registriert haben, klicken Sie auf Business Central, benutzen Sie die E-Mail-Anwendung AAD-Registrierung unterstützte Einrichtung, um die Verbindung Business Central herzustellen.

  1. Wählen Sie in Business Central die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie AAD-Registrierung der E-Mail-Anwendung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Tipp

Wenn Sie zum ersten Mal eine Verbindung herstellen, können Sie alternativ die unterstützte Einrichtung E-Mail einrichten verwenden. Der Leitfaden benötigt die Informationen, um eine Verbindung zu Ihrer App-Registrierung herzustellen.

Weitere Informationen

Freigegebene Postfächer in Exchange Online
Arbeiten mit Business Central
Einrichten Business Central
Senden von Belegen über E-Mail
Anpassen Business Central Erweiterungen nutzenb
Business Central als Ihr Unternehmenspostfach in Outlook verwenden
Erhalten von Business Central auf meinem mobilen Gerät Erhalten von Business Central auf meinem mobilen Gerät Analysieren der E-Mail-Telemetrie (Verwaltungsinhalt)

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).