Verwalten und nachverfolgen Sie Aktivitäten

Nutzen Sie Aktivitäten in Dynamics 365 Sales, um die gesamte Kundenkommunikation mit Aktivitäten zu planen, nachverfolgen und organisieren. So können Sie beispielsweise Notizen machen, E-Mails senden, Telefonanrufe tätigen, Termine vereinbaren und sich selbst Aufgaben zuweisen, wenn Sie an einem Verkauf arbeiten oder einen Servicefall abschließen. Diese Aktionen werden alle als Aktivitätstypen betrachtet.

Das System versieht jede Aktivität automatisch mit einem Zeitstempel und zeigt, wer sie erstellt hat. Sie und andere Mitglieder in Ihrem Team können durch die Aktivitäten blättern, um die Historie anzuzeigen, wenn Sie mit einem Kunden arbeiten.

Um das Beste aus Dynamics 365 Sales herauszuholen, ist es für alle Mitarbeiter des Unternehmens wichtig, alle ihre Kundeninteraktionen nachzuverfolgen, indem sie für jede E-Mail, jeden Anruf, jede Aufgabe oder jeden Termin eine Aktivität hinzufügen. Auf diese Weise ist die Historie eines Kunden vollständig.

Lizenz- und Rollenanforderungen

Anforderungstyp Sie benötigen
Lizenz Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise oder Dynamics 365 Sales Professional
Weitere Informationen: Dynamics 365 Sales-Preise.
Sicherheitsrollen Jede primäre Vertriebsrolle, z. B. Vertreibsmitarbeiter oder Vertriebsmanager
Mehr Informationen: Primäre Vertriebsrollen

Suchen Ihrer Aktivitäten

Sie können Aktivitäten unter Meine Arbeit in der Siteübersicht finden.

Aktivitäten in der Siteübersicht verknüpfen.

Siehe Aktivitäten in der Listen-, Kalender- oder Kanbanansicht

  1. Wählen Sie in der Sitemap die Option Aktivitäten.

  2. Wählen Sie in der Befehlsleiste das Symbol Weitere Befehle Symbol Weitere Befehle und dann wählen Sie Anzeigen als und dann den Ansichtstyp wie Kanban, Kalendersteuerung oder Schreibgeschütztes Raster.

    Aktivitäten in der Kanban-Ansicht anzeigen.

Sie können die Aktivitäten in drei verschiedenen Ansichten anzeigen:

  • Liste. Zeigt eine Liste aller Aktivitäten an.

    Aktivitätslistenansicht.

  • Kalender. Zeigt einen Kalender mit einer Liste der geplanten Aktivitäten des Tages und den zugehörigen Angeboten an.

    Aktivitätkalenderansicht.

  • Kanban. Zeigt eine visuelle Darstellung Ihrer Verkaufsaktivitäten in ihren verschiedenen Zuständen. Auf diese Weise können Sie den Status aller Aktivitäten in Ihrer Pipeline anzeigen und per Drag & Drop von einem Status in einen anderen verschieben (z. B. Offen, Abgeschlossen, Abgebrochen, Geplant). Mehr Informationen: Arbeiten Sie mit Aktivitäten in der Kanban-Ansicht

    Aktivitäten in der Kanban-Ansicht.

Ändern Ihrer Aktivitäten-Ansicht

Sie können Ansichten verwenden, um die gewünschten Aktivitäten anzuzeigen. Zum Beispiel können Sie die Ansicht Meine Aktivitäten nutzen, um die Ihnen zugewiesenen Aktivitäten anzuzeigen und die Ansicht Aktivitäten meiner Teammitglieder, um die Aktivitäten Ihres Teams zu sehen.

Dropdown-Liste der Aktivitätsansicht.

Filtern der Liste der Aktivitäten

Sie können die Liste der Aktivitäten filtern, um nur die anzuzeigen, die für Sie interessant sind. Mithilfe des Aktivitätsartenfilters können Sie beispielsweise die Aktivitäten, die in einer Ansicht angezeigt werden, weiter einschränken. Mit dem Aktivitätstypfilter können Sie Aktivitäten basierend auf dem Typ filtern, z. B. E-Mail, Aufgabe, Telefonanruf usw.

Nach Aktivitättyp filtern.

Sie können auch den Filter Fällig verwenden, um die Aktivitäten anzuzeigen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig sind, z. B. Aktivitäten, die heute oder früher fällig sind, oder Aktivitäten, die in den Nächsten sieben Tagen oder früher fällig sind.

Fälligkeitsfilter.

Erstellen oder Bearbeiten einer neuen Aktivität

Sie können unabhängige Aktivitäten erstellen, die keinem Kunden- oder Verkaufsdatensatz zugeordnet sind. Wählen Sie dazu in der Siteübersicht Aktivitäten und dann in der Befehlsleiste Email oder Telefonanruf oder Aufgabe, abhängig davon, welche Aktivität Sie erstellen möchten.

Um einen vorhandenen Aktivitätsdatensatz zu bearbeiten, öffnen Sie die Aktivität, indem Sie ihren Titel auswählen.

Hinweis

Mit der Version April 2020 von Dynamics 365 Sales wird der Datensatz beim Erstellen oder Bearbeiten einer neuen Aktivität in einem Hauptformulardialog geöffnet. Ein Hauptformular-Dialogfeld ist ein Hauptformular, das in einem Dialogfeld (einem Popup-Fenster) geöffnet wird. Mit den Hauptdialogen können Sie im Kontext bleiben, während Sie an einem Datensatz arbeiten, und in der Dialogerfahrung einen zweiten oder dritten Datensatz öffnen. Dies erleichtert das Bearbeiten der Datensätze.

Hinzufügen einer neuen Aktivität für einen Kunden

Am häufigsten möchten Sie eine Aktivität hinzufügen, die einem Kontakt, einer Verkaufschance, einer Firma oder einem anderen Datensatztyp zugeordnet ist, damit Sie die vollständige Kommunikationshistorie, die Sie mit einem Kunden haben, nachverfolgen können. (Sie können außerdem eine Aktivität für Sie selbst hinzufügen.)

Während sich die Beziehung Ihrer Organisation zu einem Kunden mit der Zeit entwickelt, können Sie und andere Mitglieder in Ihrem Team den Aktivitätsfeed durchsuchen, während Sie mit dem Kunden arbeiten, und die Historie Ihrer Interaktionen anzeigen. Aktivitäten können auch zu Berichten hinzugefügt werden, um Ihren laufenden Fortschritt zu verfolgen.

Hinzufügen einer Aktivität für einen Kunden:

  1. Öffnen Sie den Datensatz. Sie können die Schnellsuche auf der Navigationsleiste verwenden, um schnell einen Datensatz zu suchen.

  2. Wählen Sie Aktivitäten, um dem Datensatz eine Aufgabe oder einen Anruf hinzuzufügen. Wählen Sie Mehr (...), um eine E-Mail oder einen Termin hinzuzufügen. Oder wählen Sie Notizen und beginnen Sie dann mit der Eingabe.

Hinzufügen einer Aktivität für Sie selbst

Fügen Sie eine Aufgabe oder eine Notiz für sich selbst hinzu, wenn Sie eine Erinnerung an eine persönliche Aufgabe möchten, z. B. das Vereinbaren eines Arzttermins oder die Teilnahme an einer Sportveranstaltung.

Ansonsten sollten Sie für den Erhalt einer Historie Ihrer Interaktion mit einem Kunden neue Aktivitäten hinzufügen, die dem Datensatz eines Kunden zugeordnet sind, damit diese Aktivitäten Teil der Historie werden, die andere Mitglieder Ihres Teams anzeigen können.

Hinzufügen einer Aktivität für Sie selbst:

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Erstellen und wählen Sie dann das Symbol oder die Kachel für die Aktivität aus.

  2. Füllen Sie die Felder aus, und wählen Sie dann Speichern aus.

Ein Dokument hinzufügen

Dokumente, Tabellen, Bilder und jede beliebige Art an Datei kann zu E-Mails und Notizen hinzugefügt werden.

Ein Dokument einer E-Mail anfügen fehlgeschlagen

  1. Vollständiges E-Mail-Formular öffnen.

  2. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Datei anhängen aus.

  3. Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten. Die ausgewählte Datei erscheint im Bereich Anhang.

Um ein Dokument einer Notiz hinzufügen:

  1. Im Abschnitt Zeitplanung klicken Sie auf + und wählen dann Notiz.

  2. Fügen Sie die Notiz hinzu und wählen Sie das Anhangssymbol vor der Schaltfläche Notiz hinzufügen.

  3. Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die Sie anfügen möchten. Die ausgewählte Datei erscheint über der Schaltfläche Notiz hinzufügen.

Eine Aktivität als abgeschlossen markieren

Nachdem Sie jemanden angerufen, eine Aufgabe abgeschlossen, eine E-Mail gesendet haben oder zu einem Termin gegangen sind, können Sie die Aktivität für diese Aktion als abgeschlossen markieren.

  1. Öffnen Sie die Aktivität.

  2. Wählen Sie in der Befehlsleiste die Option Als abgeschlossen markieren aus.

    Eine Aktivität als abgeschlossen markieren.

Gleichzeitiges Kennzeichnen von mehreren Aktivitäten als abgeschlossen

  1. Wählen Sie in der Liste der Aktivitäten alle Aktivitäten aus, die Sie als abgeschlossen markieren möchten.

  2. Wählen Sie in der Befehlsleiste die Option Vollständig markieren.

Bewährte Methoden für Aktivitäten

Hier sind einige Vorschläge zur Nutzung von Aktivitäten in Ihrer Organisation:

  • Fügen Sie eine Aktivität für jede Interaktionen mit Kunden hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Historie eines Kunden einen Datensatz von jeder Kommunikation, die Sie mit ihm hatten, enthält.

  • Verwenden Sie den richtigen Aktivitätstyp für die Aktion. Es kann verlockend sein, eine neue Notiz einzugeben, die sagt „Mail senden, um Preis zu bestätigen“ oder „Kunden anrufen, um die Serviceanfrage zu besprechen“. Sie sollten jedoch eine E-Mail oder Telefonanrufaktivität hinzufügen, um diese Art von Aktionen zu verfolgen, und Notizen für allgemeineren Text verwenden.

  • Fügen Sie auch Aktivitäten für sich selbst hinzu. Sie können Ihre eigenen Zuweisungen, Veranstaltungen und Notizen verfolgen, ohne diese Aktivitäten einem Kunden zuzuordnen.

    Verwenden Sie den Befehl Erstellen auf der Navigationsleiste. Suchen Sie diese Aktivitäten in der Liste, indem Sie in der Spalte Bezug sortieren, die leer ist, damit Sie wissen, dass die Aktivität keinem Kundendatensatz zugeordnet ist.

  • Beachten Sie, dass Aktivitäten unter ihren zugeordneten Datensätzen aufgeführt werden. Angenommen, Sie möchten sich daran erinnern, eine Nachverfolgung bei Cecil Langer zu unternehmen, einem Kontakt, der der Firma Wingtip Toys zugeordnet ist. Sie müssen die Aufgabenaktivität zum Kontaktdatensatz für Cecil hinzufügen (nicht für die Firma Wingtip Toys).

    Auf diese Weise wird Ihre Aufgabe automatisch unter der Firma aufgeführt, und Sie und andere Mitglieder in Ihrem Team sehen die Aufgabe, wenn Sie den Kontakt und die Firma Wingtip Toys anzeigen. (Und sie sehen, dass Sie sie bearbeitet haben.)

Sie finden die Optionen nicht in Ihrer App?

Das kann zwei Gründe haben:

  • Sie haben nicht die erforderliche Lizenz oder Rolle, um die Schritte durchführen zu können.

  • In Ihrem Unternehmen wird ggf. eine benutzerdefinierte App verwendet, und daher unterscheiden sich die Siteübersicht und die Benutzeroberfläche. Erkundigen Sie sich beim Administrator, wie Sie am besten vorgehen. Die in dieser Dokumentation beschriebenen Schritte gelten insbesondere für die sofort einsatzbereite Vertriebshub- oder Sales Professional-App.

Siehe auch

Arbeiten mit Aktivitäten in der Kanban-Ansicht

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).