Den OCR-Dienst einrichten
Bereiten Sie die folgende Einrichtung vor, um mit der Nutzung der OCR-Funktion zu beginnen:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie OCR-Dienst einrichten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Geben Sie auf der Seite OCR-Dienst einrichten die folgenden Informationen an:
Den externen Anbieter des OCR-Dienstes, wie ReadsoftOnline
Option zur Verschlüsselung von Daten
Benutzerinformationen und den Autorisierungsschlüssel des Benutzerkontos, das mit dem Anbieter erstellt wurde
Erstellen Sie eine OCR-Standardbelegvorlage
Sync. der Masterdaten
Aktiviert – Wenn Sie diese Option auswählen, werden Aufgabenwarteschlangenposten erstellt, und Sie werden aufgefordert, die Seite Aufgabenwarteschlangenposten zu öffnen
Auf der Seite Aufgabenwarteschlangenposten finden Sie drei Dienste, die OCR zugeordnet sind und können zwischen diesen auswählen:
OCR – Von Dienst abrufen
OCR – An Dienst senden
OCR – Sync. der Masterdaten
Senden Sie eine PDF- oder Bilddatei von der Seite Eingehende Belege an den OCR-Dienst
Aus PDF‑ oder Bilddateien, die Sie von Ihren Handelspartnern erhalten, können Sie von einem externen OCR-Dienst (Optische Zeichenerkennung) elektronische Dokumente generieren lassen, die in Business Central in Belegdatensätze umgewandelt werden können. Wird beispielsweise eine Rechnung im PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten haben, können Sie sie über die Seite Eingehende Dokumente an den OCR-Dienst senden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine PDF- oder Bilddatei von der Seite Eingehende Belege an den OCR-Dienst zu senden:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Erstellen Sie einen neuen eingehenden Beleg und hängen Sie die Datei an.
Wählen Sie auf der Seite Eingehende Belege eine oder mehrere Positionen, die an den OCR-Dienst gesendet werden sollen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um PDF‑ oder Bilddateien an den eingehenden Beleg zu senden:
Aktion An Aufgabenwarteschlange senden
Die angefügte PDF- oder Bilddatei wird von der Projektwarteschlange gemäß dem Zeitplan an den OCR-Dienst gesendet, sofern keine Fehler vorliegen.
Der Wert in den Feldern OCR-Status ändert sich zu Bereit.
Aktion An OCR-Dienst senden
Die angehängte PDF‑ oder Bilddatei wird direkt an den OCR-Dienst gesendet, sofern keine Fehler vorliegen.
Der Wert in den Feldern OCR-Status ändert sich zu Gesendet.
Senden Sie eine PDF‑ oder Bilddatei per E-Mail an den OCR-Dienst
Alternativ zum Senden der Datei von der Seite Eingehende Belege aus können Sie die PDF‑ oder Bilddatei über Ihre E-Mail-Anwendung per E-Mail an den OCR-Dienstanbieter senden. Informationen zur E-Mail-Adresse, an die Sie dieses senden sollten, finden Sie auf der Website des OCR-Dienstanbieters.
Wenn Sie das elektronische Dokument vom OCR-Dienst zurückerhalten, und da für die Datei kein Datensatz für eingehende Belege vorhanden ist, wird automatisch ein neuer Datensatz auf der Seite Eingehende Belege erstellt.
Empfangen Sie das resultierende elektronische Dokument vom OCR-Dienst
Wenn der Eintrag im Aufgabenwarteschlangenposten eingerichtet ist, erhalten Sie automatisch das elektronische Dokument, das vom OCR-Dienst aus der PDF‑ oder Bilddatei auf der Seite Eingehende Dokumente erstellt wird. Diese elektronische Rechnung kann dann in eine Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden.
Wenn Sie keine Auftragswarteschlange verwenden oder wenn Sie einen fertigen OCR-Beleg früher als im Zeitplan der Auftragswarteschlange angegeben erhalten möchten, können Sie die Schaltfläche Von OCR-Dienst abrufen auswählen. Durch diese Methode werden alle Dokumente abgerufen, die vom OCR-Dienst abgeschlossen werden.
Wenn der OCR-Dienst so eingerichtet ist, dass eine manuelle Überprüfung der verarbeiteten Dokumente erforderlich ist, dann enthält das Feld OCR-StatusWartet auf Verifizierung. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor, um sich auf der Website des OCR-Dienstes anzumelden und einen OCR-Beleg manuell zu überprüfen.
Wählen Sie im Feld OCR-Status den Hyperlink Wartet auf Verifizierung aus.
Melden Sie sich auf der OCR-Dienstwebsite mit den Anmeldeinformationen Ihres OCR-Dienstkontos an. Es werden Informationen für den OCR-Beleg angezeigt, die den Quellinhalt der PDF‑ oder Bilddatei und die daraus resultierenden OCR-Feldwerte anzeigen.
Überprüfen Sie die verschiedenen Feldwerte und bearbeiten Sie sie manuell oder geben Sie manuell Werte in Felder ein, die der OCR-Dienst als unsicher markiert hat.
Wählen Sie die Schaltfläche OK aus. Der OCR-Verarbeitung ist abgeschlossen, und das resultierende elektronische Dokument wird gemäß dem Zeitplan der Auftragswarteschlange an die Seite Eingehende Belege in Business Central gesendet.