Sicherheit und Datenschutz in Themen

Themen verwenden vorhandene Inhaltssicherheitsfeatures in Microsoft 365 zusammen mit administrativen Steuerelementen, um zu steuern, welche KI-generierten Inhalte Benutzern in Ihrem organization angezeigt werden. Es ist die Kombination aus Microsoft 365-Sicherheitseinstellungen (Berechtigungen für Websites, Dateien und Ordner) und Themenadministratoreinstellungen, die bestimmen, was ein bestimmter Benutzer in Themen sehen kann.

Durch das Einrichten von Themen werden keine vorhandenen Zugriffssteuerelemente für Inhalte in Ihrer Organisation geändert. Benutzer können nur sehen, worauf sie bereits Zugriff haben.

Hinweis

Benutzern wird möglicherweise nicht alles angezeigt, was die oben genannten Einstellungen zulassen. Themenbewertungen und themen status bestimmen auch, was Benutzer sehen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Themen aus Sicherheitsperspektive funktionieren und welche Optionen Administratoren und Wissensmanager haben, um die Sichtbarkeit von Themen zu steuern. Lesen Sie diesen Artikel als Teil Ihrer Planung für Themen.

Bevor Sie diesen Artikel lesen, sollten Sie mit themen, dem Themencenter und der Arbeit mit Themen im Themencenter vertraut sein.

Was Benutzer in Themen sehen können

Um Themen anzuzeigen, muss ein Benutzer:

• Über eine Lizenz verfügen, die Themen enthält
• Sie verfügen über Berechtigungen zum Anzeigen von Themenoder zum Erstellen, Beitragen oder Verwalten von Themen.

Diese beiden Dinge bieten Benutzern Ansichtszugriff auf das Themencenter und ermöglichen es ihnen, Themenerfahrungen in Microsoft 365 anzuzeigen.

Themenmitwirkende verfügen darüber hinaus über Berechtigungen zum Erstellen und Bearbeiten von Themen, und Wissensmanager können Themen bestätigen oder entfernen.

Wenn ein Thema zum ersten Mal entdeckt wird, können Wissensmanager es im Themencenter sehen. Abhängig von der Vollständigkeit und Relevanz des Themas können Themenbetrachter das Thema in Themenkarten sehen oder nicht.

Themen können von KI generierte Informationen und Informationen enthalten, die von Themenmitwirkenden oder Wissensmanagern hinzugefügt oder bearbeitet wurden.

• Informationen in einem Thema, die von KI hinzugefügt wurden, sind nur für Personen sichtbar, die Zugriff auf den Quellinhalt haben.
• Text, der von einem Thema Mitwirkender oder Wissens-Manager manuell hinzugefügt oder bearbeitet wurde, ist für jeden sichtbar, der das Thema sehen kann.

Themenbetrachter und Mitwirkende können die Liste der bestätigten und veröffentlichten Themen im Themencenter sehen, aber die Themendetails, die eine bestimmte Person sehen kann, hängen von den Berechtigungen ab, die sie für das Quellmaterial hat, und davon, ob das Thema manuell bearbeitet wurde.

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, was Benutzer (Themenbetrachter, Mitwirkende und Wissensmanager) basierend auf ihren Berechtigungen in einem bestimmten Thema sehen können.

Themenelement	Anzeige für Benutzer
Themenname	Benutzer können den Themennamen der Themen im Themencenter sehen. Einige Themen sind möglicherweise nicht sichtbar, wenn Benutzer keine Berechtigungen für den Quellinhalt haben oder eine geringe Relevanz für den Benutzer haben.
Beschreibung des Themas	Von der KI generierten Beschreibungen sind nur für Benutzer sichtbar, die über Berechtigungen für den Quellinhalt verfügen. Manuell eingegebene oder bearbeitete Beschreibungen sind für alle Benutzer sichtbar.
Personen	Angeheftete Personen sind für alle Benutzer sichtbar. Vorgeschlagene Personen sind nur für Benutzer sichtbar, die über Berechtigungen für den Quellinhalt verfügen.
Dateien	Dateien sind nur für Benutzer sichtbar, die über Berechtigungen für den Quellinhalt verfügen.
Seiten	Seiten sind nur für Benutzer sichtbar, die über Berechtigungen für den Quellinhalt verfügen.
Websites	Websites sind nur für Benutzer sichtbar, die über Berechtigungen für den Quellinhalt verfügen.

Persönliche und private Daten der Benutzer

Themen ermittelt nur Themen auf den sharePoint-Websites, die Sie angeben. Der persönliche Speicher der Benutzer, z. B. persönliche E-Mails oder OneDrive, ist nicht enthalten.

Bewährte Methoden

Themen stellen Benutzern Informationen basierend auf ihren vorhandenen Berechtigungen für Inhalte dar. Microsoft 365 bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass vertrauliche Inhalte auf geeignete Benutzer beschränkt sind. Über die standardmäßigen Team- oder Websiteberechtigungen hinaus können Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen oder die Verhinderung von Datenverlust verwenden, um den Zugriff auf Inhalte und Zugriffsüberprüfungen einzuschränken, um den Benutzerzugriff auf vertrauliche Informationen regelmäßig zu überprüfen.

Es wird empfohlen, diese Tools zu verwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Inhaltsberechtigungen in Ihrem organization entsprechend festgelegt sind. Anschließend können Themenerfahrungen nützliche und passende Informationen für Ihre Benutzer bereitstellen.

Wenn Es Themen gibt, die Sie vollständig von Themenerfahrungen ausschließen möchten, haben Sie auch folgende Möglichkeiten:

• Schließen Sie vertrauliche SharePoint-Websites von der Themenermittlung aus. Inhalte auf diesen Websites werden in der Themenerfahrung nicht angezeigt.

• Schließen Sie Themen anhand des Namens aus. Themen, die explizit ausgeschlossen werden, werden in der Themenerfahrung nicht angezeigt.

• Lassen Sie Wissensmanager Themen im Themencenter entfernen.

Hinweis

Wenn ein Thema entfernt wird, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis es benutzern in Ihrem organization nicht mehr angezeigt wird.

Darüber hinaus empfehlen wir die folgenden bewährten Methoden:

• Rekrutieren Sie Wissensmanager aus verschiedenen Bereichen Ihrer organization. Wissensmanager mit einer Vielzahl von Fachkenntnissen - und Zugriff auf die zugrunde liegenden Inhalte, die von KI verwendet werden - können Ihnen helfen, das nützlichste Wissen für Ihre Benutzer zu zusammenstellen und vertrauliche Informationen zu entfernen, falls sie gefunden werden.

• Richten Sie einen Workflow zum Anfordern von Änderungen ein. Wissensmanager oder Team- oder Websitebesitzer sollten über einen Prozess verfügen, mit dem sie den Ausschluss von Themen oder Websites anfordern können, wenn neue Projekte in Ihrem organization gestartet werden oder wenn sie Inhalte mit unangemessenen Berechtigungseinstellungen finden.

• Beachten Sie beim Erstellen von Themenbeschreibungen die Benutzergruppe und die Vertraulichkeit von Informationen. Diese Beschreibungen sind möglicherweise für Benutzer sichtbar, die nicht über Berechtigungen für den Quellinhalt des Themas verfügen.

Sie können zwar die Berechtigungen auf einzelnen Themenseiten ändern, um den Zugriff auf eine bestimmte Benutzergruppe einzuschränken, aber wegen des hohen Verwaltungsaufwands wird diese Vorgehensweise nicht empfohlen.