Prozessentwurf
Wenn Sie eine Prozessautomatisierung entwerfen, müssen Sie zunächst entscheiden, wann und was automatisiert werden soll. Wenn Sie sich den aktuellen Geschäftsprozess ansehen, sollten Sie zunächst ermitteln, welcher Teil des Prozesses automatisiert werden soll.
Automatisierungsbereiche identifizieren
Die Arten von Vorteilen, die Sie möglicherweise durch Automatisierung erzielen können, fallen in folgende Kategorien:
Wenden Sie konsequent standardisierte Geschäftsregeln an
Reduzieren Sie die manuelle Arbeit an sich wiederholenden Prozessen
Reduzieren Sie menschliches Versagen
Genehmigungen optimieren
Steigern Sie die Effizienz bei Transaktionen mit hohem Volumen
Daten effizient zwischen Systemen verschieben (manuelle Dateneingabe reduzieren)
Maximieren Sie die Nutzung der verfügbaren Ressourcen
Durchsatz erhöhen
Wenden Sie standardisierte Geschäftsregeln an
Geschäftsregeln sind die Wenn/Dann-Logik, die Ihre Geschäftsrichtlinien anwendet. Durch die Automatisierung wird sichergestellt, dass sie jedes Mal konsequent befolgt werden.
In unserem Beispielszenario für die Spesenabrechnung erfordert eine Geschäftsregel, dass eine Spesenabrechnung auch vom CFO genehmigt werden muss, wenn der Betrag 10.000 $ überschreitet. Durch die Automatisierung des Prozesses stellt Abhay sicher, dass keine Spesenabrechnung mit hohen Kosten unbemerkt bleibt.
Automatisieren wiederkehrender Prozesse
Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse kann Ihren Mitarbeitern helfen, geistiges und körperliches Burnout zu vermeiden. Prozesse, die jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt werden, sollten ganz oben auf Ihrer Liste stehen, um sie für die Automatisierung zu berücksichtigen.
Zum Beispiel muss der Buchhalter Abhay Spesenabrechnungen und Quittungen von allen sammeln. Bei den Belegen kann es sich um einen Papierbeleg eines Restaurants oder um Papierrechnungen von Anbietern handeln. Abhay muss diese Papiere manuell in eine PDF-Datei scannen und speichern. Abhay muss auch eingeben, was auf dem Papier steht, und den Beleg für jede eingereichte Spesenabrechnung im Finanzsystem zur Einsicht erfassen.
Reduzieren Sie menschliches Versagen
Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Werten von einem System in ein anderes oder das Eingeben von Daten aus Papierformularen sind Prozesse, bei denen menschliche Fehler auftreten können.
Ein Beispiel für das Spesenabrechnungsszenario ist, dass Abhay dem Mitarbeiter Bargeld erstatten muss, indem er die Bankdaten des Mitarbeiters nachschlägt und dann auf das Bankensystem zugreift.
Diagramm mit einem Geschäftsprozessfluss für Abhay, den Buchhalter. Zwei Schritte im Prozess („Bankdaten der Mitarbeiter suchen“ und „Bargeld an Antragsteller erstatten“) sind rot eingekreist, um die potenziellen Bereiche anzugeben, in denen Power Automate menschliche Fehler reduzieren kann, indem diese Schritte automatisiert werden.
Genehmigungen optimieren
Eine andere Art von Fehler tritt auf, wenn Personen vergessen, ihre Aufgaben auszuführen. Sie können die Automatisierung einrichten, um sie daran zu erinnern, an der ihnen zugewiesenen Aufgabe oder dem zugewiesenen Prozess zu arbeiten.
Zum Beispiel hat Lee eine Spesenabrechnung eingereicht, aber Nick hat seit einiger Zeit nicht mehr auf die Genehmigungsanfrage geantwortet. Es kann eine Automatisierung eingerichtet werden, die Nick daran erinnert, eine Entscheidung zu treffen, und sogar eine Schaltfläche bereitstellt, um direkt auf die Erinnerung zu reagieren.
Diagramm mit einem Geschäftsprozessfluss für Abhay, den Buchhalter. Der Genehmigungsprozess wird so geändert, dass eine Erinnerung an Genehmigungen automatisiert wird, indem eine Triggerautomatisierung eingerichtet wird, um den Status zu überprüfen. Wenn die Genehmigung abgeschlossen ist, wird die Automatisierung beendet. Wenn die Genehmigung nicht abgeschlossen ist, wird eine Erinnerung an den Genehmigenden gesendet, und die Erinnerungsautomatisierung wird erneut ausgeführt, um zu überprüfen, bis die Genehmigung abgeschlossen ist.
Steigern Sie die Effizienz bei Prozessen mit hohem Volumen
Ein weiterer Bereich, den Sie möglicherweise automatisieren möchten, sind Prozesse mit hohem Volumen. Großvolumige Prozesse sind Prozesse, die täglich sehr häufig ablaufen. Sie sind zwar sich wiederholenden Prozessen sehr ähnlich, es gibt aber ein paar kleinere Unterschiede. Möglicherweise haben Sie einen Prozess, der nur ein oder zwei Schritte umfassen kann, die automatisiert werden können. Wenn ein Prozess jedoch mehrmals ausgeführt werden muss, können selbst kleine Verbesserungen große Auswirkungen haben.
Wenn das Szenario der Spesenabrechnung beispielsweise 1.000 Vertriebsmitarbeiter umfasst, entspricht jede Minute der Verbesserung einer Zeitersparnis von zwei Arbeitstagen. Die Analyse der tatsächlichen Auswirkungen kann mithilfe der Analysefunktionen ausgeführt werden.
Dateneingabe automatisieren
Möglicherweise geben Sie Daten manuell ein, da Sie zwei Systeme haben, die nicht miteinander kommunizieren. In unserem Spesenabrechnungsszenario gibt Abhay hier Daten in das Buchhaltungssystem ein, indem Werte aus der übermittelten Spesenabrechnung erneut eingegeben werden.
Maximieren Sie die Nutzung der verfügbaren Ressourcen
Zusätzliche gute Automatisierungskandidaten sind solche Prozesse, die unabhängig von menschlicher Interaktion ausgeführt werden können. Diese Art von Prozess ist nicht so einfach zu identifizieren. Stellen Sie sich daher am besten vor, ob es Prozesse gibt, die außerhalb Ihrer normalen Geschäftszeiten abgeschlossen werden können. Eine solche Automatisierung fungiert als „Multiplikator“ Ihrer Mitarbeiter und nutzt Ihre anderen Ressourcen (z. B. PCs) vollständig aus.
Sie können die Automatisierung auch für Prozesse verwenden, die im Vergleich zu einer menschlichen Interaktion zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie ist jedoch tolerierbar, wenn sie in der Nacht ausgeführt wird, wenn die Automatisierung nicht schnell abgeschlossen werden muss. Wenn eine Person ihren Tag beispielsweise mit der Verarbeitung von Bestellungen beginnt, die über Nacht eingegangen sind, können Sie eine Automatisierung erstellen, die die Bestellungen verarbeitet, sobald sie eingehen, sodass Ihr Team die Bestellungen gleich am Morgen ausführen kann.
Durchsatz erhöhen
Ähnlich wie bei der Maximierung der Nutzung verfügbarer Ressourcen können Sie durch Automatisierung auch den Durchsatz eines bestimmten Prozesses steigern. Mit dieser Art der Automatisierung kann Ihr aktueller Prozess von Menschen parallel zur Automatisierung ausgeführt werden.
Zum Beispiel: Buchhalter Abhay könnte die einzige Person sein, die die Spesenabrechnungen bearbeitet, mit einer Standardarbeitszeit von 9 bis 18 Uhr. Durch das Einrichten einer Automatisierung könnte auch Power Automate die Spesenabrechnungen verarbeiten und daher sowohl Abhay als auch die Automatisierung zu verarbeiten, was zu einem höheren Durchsatz führt.
Beispielszenario
Wenn alle Automatisierungsbereiche angewendet werden, zeigt das folgende Beispiel, wie ein Geschäftsprozess für die Spesenabrechnung von Power Automate abgedeckt werden kann, mit Verbesserungen des Durchsatzes, Maximierung der verfügbaren Ressourcen, Automatisierung der Dateneingabe sowie Optimierung der Genehmigungen.
