Geschäftsverwandte Ausgaben der Beschäftigten aufzeichnen und zurückzahlen

Business Central unterstützt Transaktionen für Mitarbeiter auf ähnliche Weise wie für Kreditoren. Entsprechend bestehen Mitarbeiterbuchungsgruppen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterposten auf den entsprechenden Konten in der Fibu gebucht werden.

Hinweis

Vergütungszahlungen für Mitarbeiter unterstützen keine Skonti und Zahlungstoleranzen.

Wenn die Mitarbeiter ihr eigenes Geld für die Geschäftsaktivitäten ausgeben, können Sie die Kosten auf das Konto des Mitarbeiters buchen. Dann können Sie die Kosten den Mitarbeiter zurückerstatten, indem Sie eine Zahlung auf das Bankkonto des Mitarbeiters leisten, ähnlich wie Sie Kreditoren bezahlen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Ausgaben in den Büchern erfassen und die Kosten dem Mitarbeiter zurückerstatten. Ihre Organisation verfügt möglicherweise über ein Portal oder eine App, über die Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen einreichen können.

Business Central ist flexibel genug, um vielen verschiedenen Praktiken gerecht zu werden. Die genauen zu verwendenden Kontonummern hängen von der Konfiguration und den Prozessen Ihrer Organisation ab.

Sie können allgemeine Erfassungsjournale für Mitarbeiterkonten verwenden, um Mitarbeiterausgaben und Rückerstattungstransaktionen in Fremdwährungen zu erfassen und anschliessend die Beträge einfach nachzuverfolgen und mit Belegen zu vergleichen. Lassen Sie Ihren Taschenrechner in Ihrer Schreibtischschublade – Business Central kann den Wechselkurs für Sie anpassen. Wenn Sie allgemeine Erfassungsjournale verwenden, um Transaktionen für Mitarbeiterkonten zu buchen, z. B. wenn Sie Ausgaben erstatten, können Sie im Feld Währungscode die Währung für die Transaktionen angeben. Durch die Angabe einer Währung können Sie dieselben Features nutzen wie beim Erfassen von Transaktionen in den Debitoren- und Kreditorenbüchern. Beispielsweise können Mitarbeitende eine Ausgabe in Euro erfassen, ihre Bezahlung jedoch in Dollar erhalten.

Um sicherzustellen, dass der Wechselkurs für die Beträge aktuell ist, können Sie die Mitarbeitersalden anpassen, wenn Sie den Batchauftrag für den Währungswechselkurs ausführen. Wenn Sie die Wechselkurstabelle verwenden, die Mitarbeitersalden jedoch in Ihrer lokalen Währung abrechnen möchten, können Sie die Mitarbeiterkonten von der Anpassung der Wechselkurse ausschliessen.

Um die Ausgaben eines Mitarbeiters tz erfassen

Sie buchen die Ausgaben der Mitarbeiter auf der Seite Fibu Erf.-Journal.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Allgemeine Erfassungen ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

2. Öffnet das entsprechende Fibu Erf.-Journal Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Fibu Buch.-Blättern.

3. Füllen Sie die Felder in einer neuen Zeile wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

   Hinweis

   Das Fenster Fibu Erf.-Journal zeigt nur eine begrenzte Anzahl Felder in der Erf.-Journalzeile standardmässig an. Wenn Sie die anderen Felder sehen wollen, wie das Feld Kontoart, wählen Sie die Zeigen Sie mehrere Spalten an Aktion aus. Um die zusätzlichen Felder erneut auszublenden, wählen Sie Zeigen Sie weniger Spalten an. Wenn Sie weniger Spalten sehen, wird dasselbe Buchungsdatum für alle Zeilen verwendet. Falls Sie mehrere Buchungsdaten für denselben Eintrag im Erf.-Journal haben möchten, wählen Sie die Aktion Weitere Spalten anzeigen.

4. Wiederholen Sie Schritt 3 für alle Ausgaben, die der Beschäftigte hatte.

   Tipp

   Wenn Sie Zeilen mit mehreren Transaktion über eine Gegenkontozeile, beispielsweise für das Bankkonto des Mitarbeiters eingeben möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen Ausgleichsbetrag vorschlagen auf der Seite für Ihren Stapel im Fibu Erf.-Journalnamen aus. Dann werden das Feld Betrag auf der Gegenkontozeile automatisch mit dem Wert ausgefüllt, der erforderlich ist, um Transaktionen auszugleichen.

5. Wählen Sie die Buchen Aktion aus, um die Ausgaben des Kontos des Mitarbeiters zu erfassen.

Rückerstattung für Mitarbeiter

Sie zahlen die Kosten dem Mitarbeiter zurück, indem Sie Zahlungen zu dem Bankkonto auf der Seite Zahlungsausgangs Erf.-Journal buchen.

1. Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Zahlungsausgangs Erfassungsjournale ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
2. Öffnet das entsprechende Zahlungsausgangs-Erf.-Journal Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Fibu Buch.-Blättern.
3. Füllen Sie die Felder je nach Bedarf aus. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen durchführen.
4. Wählen Sie alternativ die Mitarbeiter-Zahlung vorschlagen Aktion aus, um automatisch Erfassungsjournalzeilen für offene Mitarbeitervergütungen einzufügen.
5. Wählen Sie die Aktion Buchen, um die Rückerstattung zu erfassen.

Um Vergütungen mit Mitarbeiterposten ausgleichen

Sie gleichen Mitarbeiterzahlungen in den entsprechenden offenen Mitarbeiterposten gleich aus, wie Sie dies für Kreditorenzahlungen tun, zum Beispiel auf der Seite Zahlungsabstimmungserf.-Journal in den entsprechenden Bankkontoauszugsposten. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen automatisch vornehmen und Bankkonten abstimmen. Alternativ können Sie auf der Seite Mitarbeiter-Posten den Eintrag manuell eingeben. Weitere Informationen finden Sie im dazugehörigen Artikel Abstimmen von Kreditorenzahlungen mit dem Zahlungsjournal oder aus Kreditorenposten.

Weitere Informationen

Buchen von Transaktionen direkt im Fibuposten
Arbeiten mit Fibu Erfassungsjournalen
Erf.-Journalbuchungen stornieren und Belege/Lieferungen rückgängig machen
Finanzen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier