Vorgehensweise: Erstellen von Eingangsbelegen

Im Fenster Eingehende Belege können Sie verschiedene Funktionen zum Überprüfen von Ausgabenbelegen, Verwalten von OCR-Aufgaben und Konvertieren eingehender Belege, manuell oder automatisch, in den entsprechenden Belegen oder Erfassungsjournalzeilen verwenden. Die externen Dateien können jeder Prozessphase zugeordnet werden, auch gebuchten Belegen und den resultierenden Kreditoren-, Debitoren- und Sachposten.

Um einen externen Beleg in Dynamics 365 aufzuzeichnen, müssen Sie zuerst einen Datensatz des Eingangsbeleges anlegen oder ausfüllen. Dies kann manuell erfolgen, oder Sie können ein Foto des externen Belegs machen und einen Eingangsbelegsdatensatz mit der angehängten Bilddatei erstellen.

Bevor Sie die Funktion für Eingangsbelege verwenden können, müssen Sie sie entsprechend einrichten. Weitere Informationen finden Sie unter So gehts: Einrichten von eingehenden Belegen.

So können Sie einen eingehenden Beleg genehmigen oder ablehnen

Wenn Sie wünschen, dass Benutzer Rechnungen oder Hauptjournalzeilen aus Eingangsbelegen nur dann erstellen dürfen, wenn diese genehmigt sind, können Sie Genehmiger einrichten, die alle Belege genehmigen müssen, bevor sie verarbeitet werden können.

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Gebuchte Einkaufsrechnungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Wählen Sie die Zeile mit dem Beleg, den Sie genehmigen oder ablehnen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Genehmigen oder Ablehnen aus.

Das Kontrollkästchen Freigegeben in der Zeile für den Eingangsbeleg ist aktiviert, wenn dieser genehmigt wurde. Der jeweilige Benutzer, beispielsweise der für das Erstellen von Einkaufsrechnungen zuständige, kann dann fortfahren, den Datensatz zu verarbeiten.

So erstellen Sie Eingangsbelegdatensätze indem Sie ein Foto machen

Hinweis

Der folgende Vorgang gilt nur für Dynamics 365-Tablet- und Smartphone-Clients.

  1. Wählen Sie auf der App-Leiste die Kachel Erstellen von eingehendem Beleg von Kamera, und wechseln Sie dann zu Schritt 4.
  2. Wählen Sie alternativ in er Anwendungsleiste die Optionsschaltfläche aus, wählen Sie Eingehende Belege und wählen Sie dann Alle aus.
  3. Verwenden Sie im Fenster Eingehende Belege die Auslassungspunkt-Schaltfläche, und wählen Sie dann Von Kamera erstellen aus. Die Kamera im Tablet oder dem Smartphone wird aktiviert.
  4. Nehmen Sie ein Foto eines Belegs, wie einer Einkaufsquittung, die Sie als eingehender Beleg bearbeiten wollen, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

    Ein neuer Datensatz für den eingehenden Beleg wird erstellt und das Bild wird angehängt.

So hängen Sie ein Bild an ein Eingangsbelegdatensatz an, indem Sie ein Foto machen

Hinweis

Der folgende Vorgang gilt nur für Dynamics 365-Tablet- und Smartphone-Clients.

  1. Wählen Sie auf der App-Leiste die Optionsschaltfläche aus, wählen Sie Eingehende Belege und wählen Sie dann Alle aus.
  2. Öffnen Sie die Karte eines vorhandenen eingehenden Belegsdatensatzes.
  3. Verwenden Sie im Fenster Eingehende Belege die Auslassungspunkt-Schaltfläche, und wählen Sie dann Bild von Kamera anhängen aus. Die Kamera im Tablet oder dem Smartphone wird aktiviert.
  4. Nehmen Sie ein Foto eines Belegs, wie einer Einkaufsquittung, die Sie als eingehender Beleg bearbeiten wollen, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

    Das Bild wurde dem Datensatz des eingehenden Beleges angehängt.

Eingangsbelege manuell erstellen

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Gebuchte Einkaufsrechnungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Wählen Sie die Aktion Aus Datei erstellen aus.
  3. Wählen Sie im Fenster Datei einfügen eine Datei aus und wählen Sie dann Offen aus. Die Datei wird automatisch angehängt.
  4. Wählen Sie alternativ die Aktion Neu aus.
  5. Um eine Datei hinzuzufügen, wählen Sie die Aktion Datei anhängen.
  6. Im Datei einfügen-Fenster wählen Sie die Datei, die den jeweiligen Eingangsbeleg darstellt, und wählen Sie die Schaltfläche Öffnen.
  7. Füllen Sie im Fenster Eingehende Belege die Felder wie benötigt aus. Wählen Sie ein Feld aus, um eine kurze Beschreibung des Feldes zu lesen oder einen Link für weitere Informationen zu öffnen.

Siehe auch

Eingehende Dokumente verarbeiten
Eingehende Belege
Einkauf
Arbeiten mit Dynamics 365 for Finance and Operations, Business edition