Eingehende Belege

Einige Geschäftstransaktionen werden in Finanzen nicht von Anfang an erfasst. Stattdessen geht ein externes Geschäftsdokument in Ihrem Unternehmen als E-Mail-Anhang oder Papierkopie ein, die Sie in eine Datei scannen. Dieses ist typisch für Einkäufe, wo solche Eingangsbelege Zahlungseingänge für Aufwendungen oder kleine Einkäufe darstellen.

Mithilfe eines externen OCR-Dienstes (optische Zeichenerkennung) können Sie aus PDF- oder Bilddateien, die die Eingangsbelege darstellen, elektronische Belege generieren, die dann in Project 'Finanzen' in Belegdatensätze konvertiert werden können.

Im Fenster Eingehende Belege können Sie verschiedene Funktionen zum Überprüfen von Ausgabenbelegen, Verwalten von OCR-Aufgaben und Konvertieren eingehender Belege, manuell oder automatisch, in den entsprechenden Belegen oder Erfassungsjournalzeilen verwenden. Die externen Dateien können jeder Prozessphase zugeordnet werden, auch gebuchten Belegen und den resultierenden Kreditoren-, Debitoren- und Fibuposten.

Die Verarbeitung von Eingangsbelegen kann aus den folgenden Hauptaktivitäten bestehen:

  • Erfassen Sie die externen Belege in Project 'Finanzen', indem Sie mithilfe einer der folgenden Methoden Zeilen im Fenster Eingehende Belege anlegen:
    • Manuell, mithilfe von einfachen Funktionen, entweder von einem PC oder von einem mobilen Gerät aus, auf eine der folgenden Arten:
      • Verwenden Sie die Schaltfläche Aus Datei erstellen und füllen Sie dann die entsprechenden Felder im Fenster Eingehender Beleg aus. Die Datei wird automatisch angehängt.
      • Verwenden Sie die Schaltfläche Neu, füllen Sie dann die entsprechende Felder im Fenster Eingehender Beleg aus und hängen Sie die betreffende Datei an.
      • Auf einem Tablet oder einem Telefon verwenden Sie die Schaltfläche Von Kamera erstellen, um einen neuen Eingangsbelegsdatensatz zu erstellen, und senden das Bild dann beispielsweise an den OCR-Dienst.
    • Automatisch, indem Sie den Beleg vom OCR-Dienst als ein elektronisches Beleg empfangen, nachdem Sie die zugehörige PDF- oder Bilddatei per E-Mail an den OCR-Dienst gesendet haben. Das Inforegister Finanzinformationen wird automatisch im Fenster Eingehender Beleg ausgefüllt.
  • Nutzen Sie den OCR-Dienst zur Umwandlung von PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege die in Finanzen in Belegdatensätze konvertiert werden können.
  • Erstellen Sie neue Belege oder eine Fibu Buch.-Blattzeilen aus einem eingehenden Belegdatensatz, indem sie die Informationen so eingeben, wie sie in den eingehenden Belegen stehen.
  • Fügen Sie eingehender Belege zu Einkaufs- und Verkaufsbelegen jeden möglichen Status hinzu, einschließlich der resultierenden Kreditor, Debitor- und Fibuposten, die aus dem Buchen resultieren.
  • Zeigen Sie Eingangsbelege und deren Anhänge aus Einkaufs- und Verkaufsbelegen oder Posten an, oder finden Sie alle Sachposten ohne Eingangsbelege im Fenster Kontenplan.
Aktion Informationen
Richten Sie die Funktion für Eingangsbelege und den OCR-Dienst ein. Gewusst wie: Eingehende Dokumente einrichten
Erstellen Sie eingehende Belegdatensätze, fügen Sie Dateien hinzu, nutzen Sie OCR, um PDF-Dateien in elektronische Belege umzuwandeln, konvertieren Sie elektronische Belege in Belegdatensätze, überwachen Sie eingehende Belegdatensätze aus gebuchten Verkaufs- und Einkaufsbelegen. Eingehende Dokumente verarbeiten

Siehe auch

Einkauf
Arbeiten mit Finanzen