Vorgehensweise: Manuelle Abstimmung von Debitorenzahlungen

Wenn Sie eine Zahlung an einen Kreditor senden oder eine Erstattung von einem Kreditor erhalten, müssen Sie entscheiden, ob die Zahlung oder die Rückerstattung mit einem oder mehreren offenen Posten ausgeglichen werden soll. Sie können den genauen Betrag zum Ausgleichen der Zahlung oder der Rückerstattung angeben und dann die Kreditorenposten nur teilweise ausgleichen. Sie müssen alle Kreditorenposten ausgleichen, um eine korrekte Kreditorenstatistik und Berichte der Kontoauszüge und Zinsrechnungen zu erhalten.

Hinweis

Kreditoren erteilen gelegentlich eine Zahlungsrückerstattung anstelle einer Gutschrift, die mit zukünftigen Rechnungen verrechnet wird, insbesondere wenn bereits bezahlte Artikel zurückgeben werden oder ein zu hoher Betrag für eine Rechnung gezahlt wurde.

Sie können Kreditorenposten auf drei verschiedene Arten übernehmen:

  • Durch die Eingabe von Informationen in speziellen Fenstern, wie das Zahlungsausgangs-Erfassungsjournal und das Fenster Zahlungsabstimmungs-Erfassungsjournal.
  • Aus Einkaufsgutschriftsbelegen.
  • Kreditorposten nach Einkaufsbelegen werden gebucht aber nicht angewendet.

Hinweis

Wenn das Feld Ausgleichsmethode auf der Kreditorenkarte Auf älteste anwenden enthält, dann wird die Zahlung automatisch mit der ältesten offenen Rechnung abgeglichen, wenn Sie nicht explizit angeben, auf welchen Habenposten sie sich bezieht. Ist die Ausgleichsmethode eines Debitors auf Manuell festgelegt, müssen die Posten manuell ausgeglichen werden.

Sie können Kreditorenzahlungen manuell auf die entsprechenden Einkaufsbelege anwenden, wenn Sie die Zahlungen im Zahlungsausgangs-Erfassungsjournal-Fenster buchen. Informationen zum Ausfüllen des Zahlungsausgangs-Erf.-Journals finden Sie in Vorgehensweise: Anwenden von Zahlungen.

Sie können Kreditorenzahlungen und Debitorenzahlungen anwenden nachdem die Zahlungen als negative Banktransaktionen in Ihrer Bank erscheinen. Im Zahlungsabstimmungs-Erfassungsjournal-Fenster können Sie Funktionen für den Bankkontoauszugsimport, die automatische Anwendung und die Bankkontoabstimmung verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Abstimmen von Zahlungen mithilfe der automatischen Anwendung.

So gleichen Sie eine Zahlung mit einem einzelnen Kreditorenposten aus

  1. Alternativ wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Zahlungs-Buchblatt ein und wählen den zugehörenden Link aus.
  2. Geben Sie im Fenster Zahlungsausgangs-Erfassungsjournal in der ersten Erfassungsblattzeile die entsprechenden Informationen zu dem Zahlungsposten ein.
  3. So gleichen Sie gebuchte Kreditorenposten aus:
    1. Im Feld Gilf für Dok.Nur wählen Sie Feld, um das Fenster Auf Verkäufer anwenden zu öffnen.
    2. Wählen Sie im Fenster Debitorenpostenausgleich die Zeilen mit den Posten aus, die Sie mit der Zahlung ausgleichen möchten.
    3. Geben Sie in jeder Zeile im Feld Ausgleichsbetrag den Betrag ein, mit dem Sie den entsprechenden Posten ausgleichen möchten.
  4. Oder gleichen Sie gebuchte Kreditorenposten aus:

    1. Wählen Sie die Aktion Posten ausgleichen... aus.
    2. Wählen Sie im Fenster Kreditorenpostenausgleich die Zeilen mit den Posten aus, die Sie mit der Zahlung ausgleichen möchten.
    3. Wählen Sie die Aktion Ausgleichs-ID setzen aus.
    4. Geben Sie in jeder Zeile im Feld Ausgleichsbetrag den Betrag ein, mit dem Sie den entsprechenden Posten ausgleichen möchten.

      Wenn Sie keinen Betrag eingeben, wird automatisch mit dem Höchstbetrag ausgeglichen. Am unteren Rand des Fensters Kreditorenpostenausgleich sehen Sie einen Betrag im Feld Ausgleichsbetrag. Sie sehen, ob die Buchung ausgeglichen ist.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
  6. Wählen Sie die Aktion Buchen, um das Erfassungsjournal zu buchen.

So gleichen Sie eine Gutschrift mit mehreren Kreditorenposten aus

  1. Alternativ wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Verkaufskreditor-Memo ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Öffnen Sie die Gutschrift, die Sie ausgleichen möchten.
  3. Geben Sie die relevanten Informationen in der Kopfzeile ein.
  4. Um einen einzelnen Kreditorenposten, im Inforegister Ausgleich, im Feld Ausgleich mit Belegnr. Feld auszugleichen, wählen Sie den Posten aus auf den die Gurtschrift anzuwenden ist, und wählen Sie dann im Feld Ausgleichsbetrag den Betrag ein, mit dem Sie den entsprechenden Posten ausgleichen möchten.
  5. Oder gleichen Sie gebuchte Kreditorenposten aus:

    1. Wählen Sie die Aktion Posten ausgleichen... aus.
    2. Wählen Sie die Zeilen mit den Posten aus, auf die die Gutschrift anzuwenden ist.
    3. Wählen Sie die Aktion Ausgleichs-ID setzen aus.
    4. Geben Sie in jeder Zeile im Feld Ausgleichsbetrag den Betrag ein, mit dem Sie den entsprechenden Posten ausgleichen möchten.

      Wenn Sie keinen Betrag eingeben, wird automatisch mit dem Höchstbetrag ausgeglichen. Am unteren Rand des Fensters Kreditorenpostenausgleich sehen Sie einen Betrag im Feld Ausgleichsbetrag. Sie sehen, ob die Buchung ausgeglichen ist.

  6. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
    Das Fenster Einkaufsgutschrift zeigt den im Feld Auf Dokumenttyp anwenden und auf Dokumenttyp anwenden ausgewählten Eintrag an. Das Fenster zeigt auch den Betrag der zu buchenden Gutschrift an, wobei gegebenenfalls Skonti berücksichtigt werden.
  7. Wählen Sie die Schaltfläche Buchen, um die Gutschrift zu buchen.

So gleichen Sie gebuchte Kreditorenposten aus

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchenund geben Bankkonten ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Öffnen Sie den relevanten Kreditor mit bereits gebuchten Posten.
  3. Wählen Sie die Posten-Aktion aus, und wählen Sie dann die Posten ausgleichen-Aktion aus.
  4. Im Fenster Kreditorenpostenausgleich werden die offenen Posten des Kreditors angezeigt.
  5. Wählen Sie die Zeile mit dem Posten, den Sie ausgleichen möchten.
  6. Wählen Sie die Aktion Ausgleichs-ID setzen aus.

    Das Feld Ausgleichs-ID zeigt drei Sternchen (***), wenn Sie in einem Einbenutzersystem arbeiten, oder Ihre Benutzer-ID, wenn Sie in einem Mehrbenutzersystem arbeiten.

  7. Geben Sie in jeder Zeile im Feld Ausgleichsbetrag den Betrag ein, mit dem Sie den entsprechenden Posten ausgleichen möchten.

    Wenn Sie keinen Betrag eingeben, wird automatisch mit dem Höchstbetrag ausgeglichen. Am unteren Rand des Fensters Kreditorenpostenausgleich sehen Sie den Betrag im Feld Ausgleichsbetrag.

  8. Wählen Sie die Aktion Ausgleich buchen aus.

    Das Fenster Ausgleich buchen wird mit der Belegnummer des Ausgleichspostens und dem Buchungsdatum des Postens geöffnet, der das aktuellste Buchungsdatum aufweist.

  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Ausgleich zu buchen.

So wenden Sie Kreditorenposten in unterschiedlichen Währungen aufeinander an

Falls Sie Käufe von einem Kreditor in einer Währung tätigen und die Zahlung in einer anderen Währung leisten, können Sie die Zahlung mit der Rechnung ausgleichen.

Wenn Sie einen Posten (Posten 2) in einer Währung mit einem Posten (Posten 1) in einer anderen Währung ausgleichen, wird das Buchungsdatum von Posten 1 verwendet, um den entsprechenden Wechselkurs zur Umrechnung der Beträge von Posten 2 zu ermitteln. Den Wechselkurs finden Sie im Fenster Währungswechselkurse. In diesem Fall müssen Sie die Anwendung von Kreditorenposten in unterschiedlichen Währungen aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Anwendung von Kreditorenposten in unterschiedlichen Währungen aktivieren

  1. Alternativ wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Zahlungs-Buchblatt ein und wählen den zugehörenden Link aus.
  2. Öffnen Sie das gewünschte Erfassungsjournal, und füllen Sie unter Verwendung eines Währungscodes die erste Zeile aus.
  3. Wählen Sie die Aktion Posten ausgleichen... aus.
  4. Klicken Sie auf die Zeile mit dem Posten, mit dem Sie den Posten im Zahlungsausgangs-Erfassungsjournal. ausgleichen möchten. Klicken Sie dann auf Ausgleichs-ID festlegen und wählen Sie den auszugleichenden Posten aus.
  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um zum Zahlungsausgangsbuchungsblatt zurückzukehren.
  6. Buchen Sie das Zahlungsausgangs Erf.-Journal.

Wichtig

Wenn Sie Posten in verschiedenen Währungen miteinander ausgleichen, rechnet die Anwendung die Beträge in USD um. Selbst wenn der Wechselkurs fest ist, z. B. zwischen USD und EUR, kann es zu Rundungsdifferenzen kommen, wenn diese Fremdwährungsbeträge in EUR umgerechnet werden. Diese Rundungsdifferenzen werden als Gewinne und Verluste auf die Konten gebucht, die in den Feldern Kursgewinn realisiert oder Kursverlust realisiert des Fensters Währungen angegeben sind. Außerdem werden die Beträge im Feld Betrag (EUR) der entsprechenden Kreditorenposten angepasst.

So heben Sie den Ausgleich von Kreditorenposten auf

Wenn Sie einen fehlerhaften Ausgleich aufheben, wird ein Korrekturposten (ein Posten, der mit dem ursprünglichen Posten identisch ist, im Betragsfeld allerdings ein umgekehrtes Vorzeichen aufweist) für alle Posten erstellt und gebucht, einschliesslich aller aus dem Ausgleich abgeleiteten Fibu-Buchungen, z. B. Skonto und Währungsgewinne/-verluste. Die von der Anwendung geschlossenen Posten werden erneut geöffnet.

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchenund geben Bankkonten ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Öffnen Sie die relevante Kreditorenkarte.
  3. Wählen Sie die Aktion Posten aus.
  4. Wählen Sie den entsprechenden Posten aus, und wählen Sie die Aktionen Ausgleich aufheben.
  5. Alternativ wählen Sie die Aktion Detaillierte Posten aus.
  6. Wählen Sie den entsprechenden Ausgleichsposten aus, und wählen Sie die Aktionen Ausgleich aufheben.
  7. Füllen Sie die Felder im Kopf aus, und wählen Sie dann die Aktion Aufheben aus.

Wichtig

Wenn ein Posten durch mehrere Ausgleichsposten ausgeglichen wurde, müssen Sie zuerst den Ausgleich des letzten Ausgleichspostens aufheben.

Siehe auch

Verbindlichkeiten
Einkauf
Arbeiten mit Finanzen