Vorgehensweise: Erfassen eines Einkaufs

Sie erstellen eine Einkaufsrechnung oder Einkaufsbestellung, um die Kosten der Einkäufe zu erfassen und Kreditoren zu verfolgen. Wenn Sie einen Bestand steuern müssen, werden Einkaufsrechnungen und Einkaufsbestellungen auch verwendet, um Lagerbestände dynamisch zu aktualisieren, sodass Sie Ihre Lagerbestandskosten minimieren und besseren Kundenservice bereitstellen können. Die Einkaufskosten, einschliesslich Servicekosten und Bestandswerte, die aus der Buchung von Einkaufsrechnungen oder -bestellungen resultieren, tragen zu den Gewinnzahlen und anderen finanziellen Kennziffern auf Ihrer Startseite bei.

Hinweis

Sie müssen Einkaufsbestellungen verwenden, wenn es für den Einkaufsprozess erforderlich ist, Teillieferungen einer Bestellmenge zu erfassen, weil beispielsweise die vollständige Menge beim Kreditor nicht sofort verfügbar ist. Wenn Sie Artikel als Direktlieferung verkaufen, indem Sie direkt von Ihrem Kreditor an Ihren Debitor versenden, müssen Sie ebenfalls Einkaufsbestellungen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter So geht's: Direktlieferungen erstellen In allen anderen Aspekten ist das Vorgehen bei Einkaufsbestellungen genau wie bei Einkaufsrechnungen. Das folgende Verfahren basiert auf einer Einkaufsrechnung. Die Schritte sind für eine Einkaufsbestellung ähnlich.

Wenn Sie den Lagerartikel erhalten haben oder die erworbene Dienstleistung abgeschlossen ist, buchen Sie die Einkaufsrechnung oder-bestellung, um Lagerbestands- und Finanzdatensätze zu aktualisieren und Zahlungen für den Kreditor entsprechend der Zahlungsbedingungen zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungen durchführen.

Vorsicht

Buchen Sie keine Einkaufsrechnung, bevor Sie die Produkte erhalten und die abschließenden Einkaufskosten kennen, einschließlich aller zusätzlichen Gebühren. Andernfalls werden Ihr Lagerwert und DB-Zahlen möglicherweise falsch sein.

Sie können eine gebuchte Einkaufsrechnung einfach korrigieren oder stornieren, bevor Sie den Kreditor bezahlen. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Tippfehler korrigieren möchten, oder wenn Sie den Kauf früh im Bestellvorgang ändern möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Ändern oder löschen von unbezahlten Einkaufsrechnungen]. Wenn Sie bereits für Artikel auf der gebuchten Einkaufsrechnung bezahlt haben, müssen Sie eine Einkaufsgutschrift erstellen, um den Einkauf zu stornieren. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einkaufsretouren verarbeiten oder Stornieren.

Artikel können Art Lagerbestand oder Service sein. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten neuer Artikel. Der Einkaufsrechnungsprozess ist derselbe für beide Artikeltypen.

Hinweis

Die Funktionen Einkaufsauftrag erfordert, dass die Benutzeroberfläche in Suite festgelegt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen Ihrer Dynamics 365Experience.

Sie können die oberen Infoboxen des Einkaufsangebotes auf zwei Arten ausfüllen, abhängig davon, ob der Kreditor bereits registriert ist.

Erstellen Sie eine neue Einkaufsrechnung.

  1. Auf der Seite Homepage wählen Sie die Aktion Einkaufsrechung aus.
  2. Geben Sie im Feld Kreditor den Namen eines vorhandenen Kreditors ein.

    Andere Felder im Fenster Einkaufsrechnung werden nun mit den Standardinformationen vom ausgewählten Kreditor ausgefüllt. Wenn der Kreditor noch nicht erfasst wurde, dann führen Sie die folgenden Schritte durch:

  3. Geben Sie im Feld Kreditor den Namen eines neuen Kreditors ein.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja, um den neuen Kreditor zu bestätigen.
  5. Im Fenster Vorlage für neuen Kreditor wählen wählen Sie eine Vorlage, auf der die neue Kreditorenkarte basieren soll, und dann wählen Sie die Schaltfläche OK.
  6. Eine neue Debitorenkarte wird geöffnet, vorausgefüllt mit Informationen auf der ausgewählten Debitorenvorlage. Das Feld Name wird mit dem neuen Namen des Kreditors vorab ausgefüllt, den Sie in der Einkaufsrechnung eingegeben haben.
  7. Fahren Sie fort, die restlichen Felder auf der Kreditorenkarte auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten neuer Kreditoren.
  8. Wenn Sie die Kreditorenkarte abgeschlossen haben, wählen Sie die Schaltfläche OK, um zum Fenster Einkaufsrechnung zurückzugehen.

    Einige Felder im Fenster Einkaufsrechnung werden mit den Informationen, die Sie in der neuen Kreditorenkarte festgelegt haben, ausgefüllt.

  9. Füllen Sie im Fenster Einkaufsrechnung die Felder wie benötigt aus. Wählen Sie ein Feld aus, um eine kurze Beschreibung des Feldes zu lesen oder einen Link für weitere Informationen zu öffnen.

    Sie können jetzt die Einkaufssrechnungszeilen mit Lagerartikeln oder Services auszufüllen, die Sie von Ihrem Kreditor gekauft haben.

    Hinweis

    Wenn Sie wiederkehrende Einkaufszeilen für den Debitor, wie einen monatlichen Ersatzauftrag, eingerichtet haben, können Sie diese Zeilen auf der Rechnung durch Auswählen der Aktion Wiederkehrende Einkaufszeilen abrufen einfügen.

  10. Geben Sie im Inforegister Zeilen im Feld Artikelnr. die Nummer eines Lagerartikels ein oder Service ein.
  11. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der eingekauft wird.

    Hinweis

    Für Artikel des Typs Service ist die Menge eine Zeiteinheit wie Stunden, wie im Feld Einheit des Messcodes der Zeile angegeben.

    Das Feld Zeilenmenge wird aktualisiert, um den Wert im Feld EK-Preis multipliziert ist mit dem Wert im Feld Menge anzuzeigen.

    Der Preis und der Zeilenbetrag auf den Verkaufsrechnungszeilen werden mit oder ohne Salestax angezeigt je nachdem, was Sie im Feld Preis inklusive Mehrwertsteuer auf der Kreditorenkarte ausgewählt haben.

  12. Geben Sie im Feld Rabattbetrag in Rechnung stellen einen Betrag ein, der vom Wert abgezogen werden soll, der im Feld Total inklusive Mehrwertsteuer im unteren Bereich der Rechnung angezeigt wird.

    Hinweis

    Wenn Sie Rechnungsrabatte für den Kreditor eingerichtet haben, wird der angegebene Prozentwert automatisch in das Feld Kreditor Rechnungsrabatt in Prozent eingetragen, sobald die Kriterien erfüllt sein, und der entsprechende Betrag wird im Feld Rechnungsbetrag mit Rabatt eingefügt.

  13. Falls Sie die eingekauften Artikel oder Dienstleistungen erhalten, wählen Sie aus Buchen.

Der Einkauf ist nun im Bestand und in den Finanzdatensätzen reflektiert, und die Lieferantenzahlung ist aktiviert. Die Einkaufsrechnung wird in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen entfernt und durch einen neuen Beleg in der Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen ersetzt.

Siehe auch

Einkauf
Einkaufeinrichten
Gewusst wie: Offerten anfordern
Vorgehensweise: Einkauf von Produkten für einen Verkauf
Vorgehensweise: Einen neuen Kreditor registrieren
So geht's: Direktlieferungen vorbereiten
Arbeiten mit Dynamics 365