Gewusst wie: Senden von Belegen über E-Mail

Um die Inhalte von Geschäftsbelegen Ihren Geschäftspartnern rasch zu kommunizieren, wie beispielsweise Zahlungsinformationen auf Verkaufsbelegen an Debitoren, können Sie die Berichtslayoutfunktion verwenden, um dokumentspezifischen Inhalt zu definieren, der automatisch in E-Mail-Texte eingefügt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Berichte- und Dokumentenlayouts verwalten.

Um E-Mails aus Finanzen zu aktivieren starten Sie die die unterstützte Einrichtung E-Mail einrichten auf der Homepage.

Sie können praktisch alle Belegarten als Dateianhänge in E-Mails direkt im Fenster senden, das den Beleg anzeigt. Zusätzlich zum Dateianhang können Sie belegspezifische E-Mail-Texte mit Kerninformationen aus dem Beleg einrichten, der vom Standardtext gefolgt wird, der den E-Mail-Empfänger grüßt und den fraglichen Beleg vorstellt. Um Ihren Debitoren anzubieten, für Verkäufe unter Verwendung eines Zahlungsservice wie Paypal elektronisch zu bezahlen, können Sie die Paypal-Informationen und -Links auch in den E-Mail-Text einfügen.

Von allen unterstützten Belegen initiieren Sie das Übermitteln per E-Mail, indem Sie Senden auf gebuchten Belegen oder Buchen und Senden auf nicht-gebuchten Belegen auswählen.

Wenn das Feld E-Mail Im Fenster Dokument senden an auf JA festgelegt wurde (Aufforderung für Einstellungen), dann wird das Fenster Senden per E-Mail geöffnet und mit der Kontaktperson im Feld Zu ergänzt und das Dokument als PDF-Datei angehängt. Geben Sie im Feld Text entweder den Text manuell ein oder Sie können definieren, dass das Feld mit einem belegspezifischen E-Mail-Text ausgefüllt wird, den Sie eingerichtet haben.

Nachfolgend wird beschrieben, wie der Bericht Verkaufsrechnung für belegspezifische E-Mail-Texte verwendet wird, wenn Sie gebuchte Verkaufsrechnungen senden.

Einen belegspezifischen E-Mail-Text für Verkaufsrechnungen einrichten

  1. Alternativ wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchenNach Seite oder Bericht suchen und geben Berichtauswahl Verkäufe ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Im Fenster Berichts-Auswahl - Verkauf unter Verwendung wählen Sie Rechnung.
  3. In einer neuen Zeile im Feld Berichts-ID wählen Sie beispielsweise Standardbericht 1306.
  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Für E-Mail-Text verwenden.
  5. Wählen Sie das Feld E-Mail-Text-Layout-Code und wählen Sie ein Layout aus der Liste aus.

    Berichtslayouts definieren das Format und den Inhalt des E-Mail-Texts, einschließlich den Standardtext, der den Kernbeleginformationen im E-Mail-Text vorangeht. Sie können alle verfügbaren Berichtslayouts sehen, wenn Sie die Schaltfläche Aus vollständiger Liste auswählen in der Liste auswählen.

  6. Um das Layout anzusehen oder zu bearbeiten, auf dem der E-Mail-Text basiert, gehen Sie zum Fenster Benutzerdefinierte Berichtslayouts und wählen die Aktion Layout bearbeiten aus.
  7. Um Ihren Debitoren anzubieten, für Verkäufe unter Verwendung eines Zahlungsservice wie Paypal elektronisch zu bezahlen, können Sie die Paypal-Informationen und -Links auch in den E-Mail-Text einfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Aktivieren Sie Debitoren-Zahlungen durch Paypal
  8. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Wenn Sie jetzt beispielsweise die Aktion Senden im Fenster Gebuchte Verkaufsrechnung auswählen, enthält der E-Mail-Text die Beleginformationen 1306 des Berichts, der vom formatierten Standardtext entsprechend dem Berichtslayout stammt, das Sie in Schritt 5 ausgewählt haben.

Nachfolgend wird beschrieben, wie eine gebuchte Verkaufsrechnung als E-Mail mit dem Beleg gesendet wird, der als PDF-Datei angehängt ist und einen belegspezifischen E-Mail-Text enthält.

Senden von Belegen über E-Mail

  1. Alternativ wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Gebuchte Verkaufsrechnung ein und wählen den zugehörenden Link aus.
  2. Wählen Sie die relevante gebuchte Verkaufsrechnung aus und wählen Sie die Aktion Senden. Das Fenster Dokument senden an wird geöffnet.
  3. Wählen Sie im Feld E-Mail Ja (Aufforderung für Einstellung) aus. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Sendeprofilen.
  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus. Das Fenster E-Mails senden wird geöffnet.
  5. Im Feld Zu geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein. Der Standardwert ist die E-Mail-Adresse des Debitors.
  6. Geben Sie im Feld Betreff einen beschreibenden Betreff ein. Der Standardwert ist der Debitorennamen und die Rechnungsnummer.
  7. Im Feld Anhang wird die generierte Rechnung standardmäßig als PDF_Datei angehängt. Wählen Sie die Suchschaltfläche, um die Datei zu öffnen oder eine andere Datei anzufügen.
  8. Geben Sie im Nachrichtentext-Feld eine kurze Mitteilung an den Empfänger ein.

    Wenn ein dokumentspezifischer E-Mail-Text im Fenster Berichts-Auswahl - Verkauf eingerichtet wird, wird das Feld Text automatisch ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter “Einrichten eines dokumentspezifischen E-Mail-Texts für Verkaufsrechnungen” im betreffenden Abschnitt zu diesem Thema.

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die E-Mail zu senden.
Hinweis

Wenn Sie die E-Mail-Einstellungen nicht jedes Mal ändern wollen, wenn Sie ein Dokument per E-Mail senden, können Sie die Option Ja (Standardeinstellungen verwenden) im Feld E-Mail im Fenster Dokument senden an auswählen. In diesem Fall wird das Fenster E-Mail senden nicht geöffnet. Siehe dazu auch Schritt 4. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Sendeprofilen.

Siehe auch

Verwaltung von Berichts- und Beleg-Layouts
Gewusst wie: Einrichten von E-Mails
Vorgehensweise: Fakturieren
Arbeiten mit Finanzen