Arbeiten mit Fibu Buch.-Blättern

Die meisten Finanztransaktionen werden in den Fibuposten von Geschäftsbelegen wie Einkaufsrechnungen und Verkaufsaufträge gebucht. Für Geschäftsaktivitäten, die nicht in einem Beleg inFinanzen festgehlaten sind, wie kleinere Aufwendungen oder Zahlungseingänge, können Sie die entsprechenden Transaktionen erstellen, indem Sie die Buch.-Blattzeilen im Fibu Buch.-Blatt buchen. Weitere Informationen finden Sie unter So gehts: Transaktionen direkt in der Finanzbuchhaltung buchen..

Beispielsweise können Sie die Kosten der Mitarbeiter, die sie selber bezahlt haben buchen, um später zurückzuahlen. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstatten Sie die Ausgaben der Mitarbeiter zurück.

Fibu Erfassungsjournale dienen zum Buchen auf Fibukonten sowie auf andere Konten wie Bank-, Debitoren-, Debitoren- oder Mitarbeiterkonten. Bei der Buchung mit einem Fibu Erf.-Journal werden immer Posten für Fibukonten erstellt. Dies gilt auch, wenn beispielsweise eine Erfassungsjournalzeile auf ein Debitorenkonto gebucht wird, da ein Posten im Rahmen einer Buchungsgruppe auf ein Fibu-Debitorenkonto gebucht wird.

Die in ein Erf.-Journal eingegebenen Informationen sind temporär und können geändert werden, solange sie sich im Erf.-Journal befinden. Durch Buchen des Erf.-Journals werden die Informationen in Posten auf Konten übertragen und können nicht mehr geändert werden. Der Ausgleich gebuchter Posten kann jedoch aufgehoben werden, und Sie haben die Möglichkeit zum Buchen von Storno- oder Korrekturposten. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Buchungen rückgängig machen.

Buch-Blattvorlagen und Stapel nutzen

Es gibt mehrere Fibu Erfassungsjournalvorlagen. Jede Erf.-Journalvorlage wird durch ein spezifisches Fenster mit bestimmten Funktionen und den Feldern dargestellt, die benötigt werden, um diese Funktionen zu unterstützen, wie das Fenster Zahlungsabstimmungs-Erf.-Journal, um Bankzahlungen und das Fenster Zahlungsausgangs-Erf.-Journal zu verarbeiten, um Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Weitere Informationen finden Sie unter Anwenden von Zahlungen und Vorgehensweise: Ausgleichen Debitoren-Zahlungen manuell aus.

Sie können zu jeder Erfassungsjournalvorlage mehrere Erfassungsjournalnamen als Journal-Stapel erstellen. Beispielsweise können Sie Ihre eigenen Buch-Stapel für das Zahlungserfassungsjournal erstellen, das Ihr persönliches Layout und Ihre Einstellungen hat. Der nächste Tipp ist ein Beispiel, wie Sie ein Erf.-Journal anpassen.

Tipp

Wenn Sie das Kontrollkästchen Ausgleichsbetrag vorschlagen in der Zeile für Ihren Stapel im Fibu Erfassungsjournalnamen auswählen, dann werden das Feld Betrag, beispielsweise Fibu Erfassungsjournalzeilen für dieselbe Belegnummer automatisch mit dem Wert, der zum Ausgleichen des Belegs erforderlich ist, ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unterFinanzenWerte Vorschlagen.

Hauptkonten und Gegenkonten und Saldokonten verstehen

Wurden auf der Seite Erfassungsjournale Standardgegenkonten für die Erf.-Journalnamen eingerichtet, wird das Gegenkonto beim Ausfüllen des Felds Kontonr. automatisch ausgefüllt. Andernfalls müssen die Felder Kontonr. und Gegenkontonr. manuell ausgefüllt werden. Bei einem positiven Betrag im Feld Betrag wird das Hauptkonto belastet, und auf dem Gegenkonto erfolgt eine Gutschrift. Bei einem negativen Betrag erfolgt eine Gutschrift auf dem Hauptkonto, und das Gegenkonto wird entsprechend belastet.

Hinweis

Die MWST für Haupt- und Gegenkonto wird getrennt berechnet, damit für die Konten unterschiedliche MWST-Prozentsätze verwendet werden können.

Arbeiten mit wiederkehrenden Erfassungsjournalen

Bei einem wiederkehrenden Erfassungsjournal handelt es sich um ein Fibu Erfassungsjournal mit speziellen Feldern für die Verwaltung von Transaktionen, die häufig mit geringen oder keinen Änderungen gebucht werden. Mithilfe dieser speziellen Felder für wiederkehrende Transaktionen können Sie feste und variable Beträge buchen. Sie können auch ein automatisches Storno für den Tag nach dem Buchungsdatum festlegen und wiederkehrende Posten zusammen mit Verteilungsschlüsseln verwenden.

Arbeiten mit Standard-Buchblättern

Wenn Sie Erfassungsjournalzeilen erstellt haben, die Sie wahrscheinlich zu einem späteren Zeitpunkt erneut erstellen werden, können Sie sich entscheiden, diese als Standard Erfassungsjournal zu speichern, bevor Sie das Erfassungsjournal buchen. Diese Funktionalität wird in Artikel Buch.-Blätter und Buch.-Blätter angewendet.

Hinweis

Das folgende Verfahren bezieht sich auf das Artikel Erf.-Journal, die Informationen betreffen jedoch auch das Standard Erf.-Journal.

Ein Standard-Erfassungsjournal speichern:

  1. Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Fibu Buchblatt ein und wählen den zugehörenden Link aus.
  2. Geben Sie in mindestens eine Erfassungsjournalzeile ein.
  3. Wählen Sie die Buch.-Blattzeilen aus, die Sie wieder verwenden möchten.
  4. Wählen Sie die Als Standard Buch.-Blatt speichern Aktion aus.
  5. Im Anforderungsfenster Als Standard Artikel Buch.-Blatt speichern müssen Sie ein neues oder vorhandenes Standard Buch.-Blatt eingeben, in dem die Zeilen gespeichert werden sollen:

    Wenn Sie bereits mindestens ein Standard-Artikel Erfassungsjournal erstellt haben und es durch eine neue Zusammenstellung von Artikel Erfassungsjournalzeilen ersetzen möchten, können Sie Feld Code den gewünschten Code auszuwählen.

  6. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um zu bestätigen, dass Sie das vorhandene Standard-Artikel-Erfassungsjournal überschreiben und seinen gesamten Inhalt ersetzen möchten.
  7. Wählen Sie das Feld Stückpreis speichern aus, wenn Sie die Werte im Feld Stückpreis im Standard Artikel Erfassungsjournal speichern möchten.
  8. Wählen Sie das Feld Menge speichern aus, wenn die Anwendung die Werte im Feld Menge speichern soll.
  9. Wählen Sie OK aus, um das Standard Artikel Erfassungsjournal zu speichern.

Wenn Sie das Standard-Artikel-Erfassungsjournal gespeichert haben, wird das Fenster Artikel Erfassungsjournal angezeigt, so dass Sie mit der Buchung fortfahren können. Diesen Vorgang können Sie beim Buchen dieser oder einer ähnlichen Zeile einfach wiederholen.

Standard Erf.-Journale wieder nutzen

  1. Alternativ wählen Sie in der rechten oberen Ecke das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Fibu Buchblatt ein und wählen den zugehörenden Link aus.
  2. Wählen Sie die Standard Buch.-Blatt abrufen Aktion aus.

    Das Fenster Standard-Artikelprotokolle wird geöffnet und zeigt Codes und Beschreibungen für alle vorhandenen Standard-Artikelprotokolle an.

  3. Zum Überprüfen eines Standard Artikel Buch.-Blatts vor dem Auswählen für die Wiederverwendung klicken Sie auf Buch.-Blatt anzeigen.

    Alle Änderungen, die an einem Standard Artikel Erfassungsjournal vorgenommen werden, werden sofort implementiert. Sie sind beim nächsten Mal, wenn Sie das betreffenden Standard Artikel Erfassungsjournal öffnen oder verwenden. Daher sollten Sie sicher sein, dass die Änderung gewichtig genug ist, um sie allgemein zu übernehmen. Nehmen Sie andernfalls die spezifische Änderung am Artikel Erf.-Journal vor, nachdem die Zeilen im Standard Artikel Erf.-Journal eingefügt wurden. Siehe dazu auch Schritt 4 unten.

  4. Im Fenster Standard Artikel Buch.-Blätter wählen Sie das Standard Artikel Buch.-Blatt aus, das Sie erneut verwenden möchten, und klicken Sie auf OK.

    Jetzt wird das Artikel Erf.-Journal mit den Zeilen aufgefüllt, die Sie als Standard Artikel Erf.-Journal gespeichert haben. Wenn Erf.-Journalzeilen bereits im Artikel Erf.-Journal vorhanden sind, werden die eingefügten Zeilen unterhalb der vorhandenen Erf.-Journalzeilen eingefügt.

    Normalerweise, d.h., wenn das Feld Stückpreis speichern während der Funktion Als Standard Buch.-Blatt speichern nicht markiert war, wird das Feld Stückpreis in den eingefügten Zeilen automatisch mit dem aktuellen Wert des Artikels gefüllt (der aus dem Feld Einstandspreis auf der Artikelkarte kopiert wird).

    Hinweis

    Wenn Sie eines der Felder Stückzahl speichern oder Menge speichern ausgewählt haben, sollten Sie jetzt überprüfen, ob die eingefügten Werte für diese bestimmte Lagerregulierung richtig sind, bevor Sie das Artikelprotokoll speichern.

    Wenn die eingefügten Artikel Erf.-Journalzeilen gespeicherte Stückpreise enthalten, die Sie nicht buchen möchten, können Sie sie schnell an den aktuellen Artikelwert anpassen:

  5. Wählen Sie den Artikel, für den Sie den Lagerbestand anpassen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Einheitsbetrag neu berechnen aus. Dadurch wird das Feld Stückpreis mit dem aktuellen Einstandspreis des Artikels aktualisiert.

  6. Wählen Sie die Aktion Buchen aus.

Belegnummern in Erf.-Journalen neu nummerieren

Um sicherzustellen, dass Sie keine Buchungsfehler aufgrund der Reihenfolge der Belegnummern erhalten, können Sie die Funktion Belegnummern neu nummerieren verwenden, bevor Sie ein Erfassungsjournal buchen.

In allen Erf.-Journalen, die auf dem Fibu-Erf.-Journal basieren, kann das Feld Dokumentennr. bearbeitet werden, so dass Sie unterschiedliche Belegnummern für verschiedene Erfassungsjournalzeilen oder die gleiche Belegnummer für die zugehörigen Erfassungsjournalzeilen angeben können.

Wenn das Feld Serien-Nr. auf dem Buch.-Blatt ausgefüllt ist, erfordert die Buchungsfunktion in Fibu Buch.-Blättern, dass die Belegnummern auf einzelnen oder gruppierten Buch.-Blattzeilen sequenziell angeordnet sind. Um sicherzustellen, dass Sie keine Buchungsfehler aufgrund der Reihenfolge der Belegnummern erhalten, können Sie die Funktion Belegnummern neu nummerieren verwenden. Wenn verwandte Erf.-Journalzeilen nach Belegnummern gruppiert wurden, bevor Sie die Funktion verwendet haben, bleiben sie gruppiert, können aber eine andere Belegnummer erhalten.

Diese Funktion funktioniert auch bei gefilterten Ansichten.

Jede Neunummerierung der Belegnummern berücksichtigt verwandte Anwendungen, wie etwa eine Zahlungsanwendung, die von dem Beleg auf der Erf.-Journalzeile an ein Kreditorenkonto durchgeführt wurde. Entsprechend werden die FelderAusgleichs-ID und Ausgleich mit Belegnr. in den betroffenen Posten aktualisiert.

Die folgende Prozedur basiert auf dem Fenster Fibu Buch.-Blatt, gilt aber für alle anderen Buch.-Blätter, die auf dem Hauptbuch basieren, wie etwa das Fenster Zahlungs Buch.-Blatt.

  1. Wählen Sie das Symbol Nach Seite oder Bericht suchen und geben Fibu Buch.-Blatt ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Wenn Sie zum Buchen des Buchs bereit sind, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen, in der Gruppe Funktionen, die Option Belegnummern neu nummerieren.

Werte im Feld Dokumentennr. werden geändert, wo erforderlich, sodass die Belegnummern auf einzelnen oder gruppierten Erfassungsjournalzeilen in sequenzieller Reihenfolge stehen. Nach der Neunummerierung der Belege können Sie mit der Buchung des Erf.-Journals fortfahren.

Siehe auch

Vorgehensweise: Transaktionen direkt in die Finanzbuchhaltung buchen
So geht's: Buchungen stornieren
Erklärt, wie Kosten und Einnahmen zugewiesen werden.
Finanzen
Arbeiten mit Finanzen