Informationen zu inaktiven Postfächern

Möglicherweise muss Ihre Organisation die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter aufbewahren, nachdem sie die Organisation verlassen haben. Je nach den Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation müssen Sie Postfachinhalte möglicherweise einige Monate oder Jahre nach Beendigung der Beschäftigung aufbewahren, oder Sie müssen Postfachinhalte auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Unabhängig davon, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, können Sie inaktive Postfächer erstellen, um die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren.

Was sind inaktive Postfächer?

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt (oder eine längere Beurlaubung eingeht), können Sie sein Microsoft 365-Konto entfernen. Die Postfachdaten des Mitarbeiters werden 30 Tage lang aufbewahrt, nachdem das Konto entfernt wurde. Während dieses Zeitraums können Sie die Postfachdaten wiederherstellen, indem Sie das Konto rückgängig machen. Nach 30 Tagen werden die Daten endgültig entfernt.

Wenn jedoch vor dem Löschen des Microsoft 365-Kontos ein Haltebereich auf das Postfach angewendet wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen zu Haltebereichen, die mit Microsoft 365-Aufbewahrungs- und eDiscovery-Haltebereichen angewendet werden können.

Inaktive Postfächer sind nützlich, wenn Ihre Organisation Postfachinhalte ehemaliger Mitarbeiter aus behördlichen oder anderen Gründen aufbewahren muss. Zwar erzwingt jeder in diesem Dokument aufgeführte Haltebereich, dass ein Postfach beim Löschen eines Benutzerobjekts inaktiv wird, wir empfehlen dies jedoch, indem Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnungen anwenden, bestätigen, dass der Haltebereich angewendet wird, und entfernen Sie dann das entsprechende Microsoft 365-Konto. An diesem Punkt werden die Inhalte des inaktiven Postfachs für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt, der vor dem Löschen des Benutzerkontos angegeben wurde. Sie können das entsprechende Benutzerkonto für einen Zeitraum von 30 Tagen wiederherstellen, nach 30 Tagen wird das Postfach jedoch in Microsoft 365 als inaktives Postfach aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnungen entfernt werden.

Wichtig

Wie bereits erwähnt, empfehlen wir, die Microsoft 365-Aufbewahrung zum Erstellen eines inaktiven Postfachs zu verwenden:

  • In-Place Haltebereiche im Exchange Admin Center sind jetzt eingestellt. Seit dem 1. Juli 2020 konnten in Exchange Online keine neuen In-Place Holds erstellt werden. Ab dem 1. Oktober 2020 konnte die Haltedauer der in-situ-Haltebereiche nicht mehr geändert werden. Alle inaktiven Postfächer, auf die ein In-Place Haltebereich angewendet wurde, können nur gelöscht werden, indem sie den In-Place Haltebereich entfernen. Vorhandene inaktive Postfächer, die sich im Haltebereich In-Place befinden, bleiben bis zum Entfernen des Haltebereichs erhalten. Weitere Informationen zu In-Place Hält den Ruhestand, finden Sie unter Retirement of legacy eDiscovery tools.

  • Das Beweissicherungsverfahren wird weiterhin als alternative Methode unterstützt, um Inhalte in einem Postfach aufzubewahren und nach dem Löschen eines Benutzerkontos inaktiv zu machen. Als ältere Technologie wird jedoch empfohlen, stattdessen die Aufbewahrung von Microsoft 365 zu verwenden.

Wenn mehrere Haltebereiche für denselben Inhalt vorhanden sind, gilt das Aufbewahrungsprinzip , und der Inhalt wird für den längsten Zeitraum aufbewahrt.

Bestätigen der Anwendung eines Haltebereichs auf ein Postfach

Unabhängig davon, ob Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie, Aufbewahrungsbezeichnungen, eDiscovery-Aufbewahrung, Beweissicherungsverfahren oder einen vorhandenen In-Place-Haltebereich anwenden, können Sie mithilfe von PowerShell bestätigen, dass der Haltebereich erfolgreich auf das Postfach angewendet wurde. Wenn Sie den Haltebereich kürzlich konfiguriert haben, müssen Sie möglicherweise warten, bis er auf das Postfach angewendet wurde.

Um eine versehentliche oder unbeabsichtigte Löschung zu verhindern, empfehlen wir Ihnen, die Aufbewahrung zu bestätigen, bevor Sie das Benutzerkonto löschen. Wenn der Haltebereich nicht angewendet wird, wird das Postfach nicht in ein inaktives Postfach konvertiert.

Anweisungen finden Sie unter "Identifizieren des Haltebereichstyps für ein Exchange Online Postfach".

Inaktive Postfächer und Microsoft 365-Aufbewahrung

Wenn eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet wird oder auf ein oder mehrere E-Mail-Elemente in einem Postfach eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wird und dann das Microsoft 365-Benutzerkonto gelöscht wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Damit das inaktive Postfach erstellt wird:

  • Die Aufbewahrungseinstellungen müssen so konfiguriert sein , dass Inhalte aufbewahrt oder aufbewahrt und dann gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungsaktion so konfiguriert ist, dass nur Inhalte gelöscht werden, wird das Postfach nicht inaktiv, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird. Für inaktive Postfächer wird empfohlen, die Option "Aufbewahren und löschen" zu verwenden.

  • Die Aufbewahrungseinstellungen müssen auf einen Aufbewahrungsort angewendet werden, der einem Exchange-Postfach zugeordnet ist:

    • Exchange-E-Mail
    • Microsoft 365-Gruppen
    • Skype for Business
    • Öffentliche Exchange-Ordner
    • Teams-Kanalnachrichten
    • Teams-Chats
    • Private Teams-Kanalnachrichten
    • Nachrichten in der Yammer-Community
    • Benutzernachrichten in Yammer

Weitere Informationen zur Microsoft-Aufbewahrung finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wenn die Microsoft 365-Aufbewahrung zum Erstellen eines inaktiven Postfachs verwendet wird, gelten die Aufbewahrungseinstellungen aus der Aufbewahrungsrichtlinie oder den Aufbewahrungsbezeichnungen weiterhin für das inaktive Postfach. Dies bedeutet, wenn die Aufbewahrungseinstellungen so konfiguriert sind, dass Inhalte aufbewahrt und dann gelöscht werden, werden Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft, und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn die Aufbewahrungseinstellungen nicht für gelöschte Elemente konfiguriert sind, werden Elemente, die nicht dauerhaft vom Benutzer gelöscht wurden (bevor das Postfach inaktiv gemacht wurde) nicht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, nachdem das Postfach inaktiv wurde.

Tipp

Sie können die ComplianceTagHoldApplied-Eigenschaft verwenden, um zu ermitteln, ob ein Postfach Elemente enthält, auf die eine oder mehrere Aufbewahrungsbezeichnungen angewendet wurden, um Inhalte aufzubewahren oder aufzubewahren und dann zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von Postfächern im Haltebereich, da eine Aufbewahrungsbezeichnung auf einen Ordner oder ein Element angewendet wurde.

Verwenden adaptiver Richtlinienbereiche zum Verwalten der Aufbewahrung inaktiver Postfächer

Mit adaptiven Richtlinienbereichen können Sie Aufbewahrungseinstellungen speziell auf inaktive Postfächer anwenden. Zu den Vorteilen dieser Konfiguration gehören:

  • Sie können die Vorschriften oder Richtlinien Ihrer Organisation erfüllen, die unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume für aktive Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter erfordern.

  • Sie können die Aufbewahrungseinstellungen so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie dies erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organisation an ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.

  • Sie können die Richtlinie für die Aufbewahrung, die inaktiven Postfächern in Ihrer Organisation zugewiesen ist, schnell identifizieren, wodurch die Änderung der Aufbewahrungseinstellungen bei Bedarf erleichtert wird.

  • Es ist einfacher, ein inaktives Postfach dauerhaft zu löschen, da Sie es aus der Richtlinie entfernen können, indem Sie den adaptiven Bereich so konfigurieren , dass es ausgeschlossen wird, basierend auf Attributen oder Eigenschaften des inaktiven Postfachs. Andernfalls müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, bevor Sie das Postfach löschen.

Hinweis

Je nach Konfiguration Ihres adaptiven Richtlinienbereichs sind inaktive Postfächer möglicherweise enthalten oder nicht enthalten. Informationen zum gezielten Adressieren oder Ausschließen inaktiver Postfächer aus einem adaptiven Richtlinienbereich finden Sie unter Konfigurationsinformationen für Exchange-E-Mail und öffentliche Exchange-Ordner.

Verwenden statischer Richtlinienbereiche und inaktiver Postfächer

Wenn Sie keine adaptiven Richtlinienbereiche für die Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden und stattdessen einen statischen Bereich verwenden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Statische Richtlinienbereiche umfassen inaktive Postfächer, wenn Sie die Standardkonfiguration Alle Empfänger verwenden, aber sie werden für spezifische Ein- oder Ausschlüsse nicht unterstützt. Wenn Sie jedoch einen Empfänger einschließen oder ausschließen, der zum Zeitpunkt der Anwendung der Richtlinie über ein aktives Postfach verfügt und das Postfach später inaktiv wird, werden die Aufbewahrungseinstellungen weiterhin angewendet oder ausgeschlossen. In diesem Szenario gelten weiterhin spezifische Einschluss- und Ausschlussbeschränkungen .

    Hinweis

    Dies bedeutet auch, dass alle neuen Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen, die einen statischen Bereich verwenden, der auf die Standardauswahl "Alle Empfänger" angewendet wird, automatisch alle vorhandenen inaktiven Postfächer einschließen.

  • Wenn Sie die Standardauswahl " Alle Empfänger " so ändern, dass bestimmte Empfänger eingeschlossen werden, gelten die Aufbewahrungseinstellungen für die Richtlinie nicht mehr für inaktive Postfächer, die jetzt für die automatische Löschung berechtigt sind.

  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie freigeben möchten, die auf ein inaktives Postfach angewendet wird, lesen Sie "Freigeben einer Richtlinie für die Aufbewahrung".

Achtung

Wenn Sie die Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden, um ein Postfach inaktiv zu machen, ändern oder entfernen Sie den Benutzerprinzipalnamen (USER Principal Name, UPN) für das Postfach nicht, bevor Sie das entsprechende Benutzerkonto löschen. Ändern Sie außerdem nicht die primäre SMTP-Adresse (die vom UPN abgeleitet ist) oder entfernen Sie diese E-Mail-Adresse aus der Liste der sekundären SMTP-Adressen, die dem Postfach zugeordnet sind, bevor Sie das Postfach inaktiv machen.

Wenn Sie den UPN oder die E-Mail-Adressen ändern (die dem Postfach zum Zeitpunkt der Anwendung der Aufbewahrungseinstellungen zugewiesen wurden) und dann das Benutzerkonto löschen, um das Postfach inaktiv zu machen, können Sie das inaktive Postfach nicht löschen, wenn Sie es nicht mehr aufbewahren müssen. Der Grund dafür ist, dass Sie das inaktive Postfach nicht aus der Richtlinie entfernen können, indem Sie eine UPN- oder E-Mail-Adresse (zum Identifizieren des inaktiven Postfachs) verwenden, die sich von denen unterscheidet, die vorhanden waren, als die Aufbewahrungseinstellungen ursprünglich auf das Postfach angewendet wurden. Weitere Informationen zum Löschen inaktiver Postfächer finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365.

Inaktive Postfächer und eDiscovery-Fallspeicher

Wenn ein Haltebereich, der einem eDiscovery-Fall im Microsoft Purview-Complianceportal zugeordnet ist, für ein Postfach platziert wird und dann das Postfach oder das Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Die Verwendung von eDiscovery-Fallspeichern zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird jedoch nicht empfohlen. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind. An einem bestimmten Punkt wird ein Rechtsfall wahrscheinlich enden, die dem Fall zugeordneten Speicherverfahren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen. Wenn ein für ein inaktives Postfach festgelegtes Speicherverfahren einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und das Speicherverfahren anschließend aufgehoben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht. Außerdem können Sie keinen zeitbasierten eDiscovery-Haltebereich erstellen. Dies bedeutet, dass Inhalte in einem inaktiven Postfach für immer aufbewahrt werden oder bis der Haltebereich entfernt und das inaktive Postfach gelöscht wird. Daher empfehlen wir die Verwendung der Microsoft 365-Aufbewahrung für inaktive Postfächer.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen eDiscovery-Haltebereichen und Microsoft 365-Aufbewahrung finden Sie unter Wann aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen oder eDiscovery-Haltebereiche verwendet werden sollen.

Inaktive Postfächer und automatisch erweiterte Archive

Ein inaktives Postfach, das mit einem automatisch erweiterten Archiv konfiguriert ist, kann nicht wiederhergestellt oder wiederhergestellt werden. In Situationen, in denen es erforderlich ist, Daten aus einem inaktiven Postfach mit einem automatisch erweiterten Archiv wiederherzustellen, wird empfohlen, dass Sie das Inhaltssuchtool verwenden, um die Daten aus dem Postfach zu exportieren und dann in ein anderes Postfach zu importieren. Schrittweise Anleitungen zum Durchsuchen eines inaktiven Postfachs und zum Exportieren der Suchergebnisse finden Sie unter:

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Durch das Anwenden einer Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (das Feature "Messaging-Datensatzverwaltung" oder "MRM" in Exchange Online) wird kein inaktives Postfach erstellt, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.

Wenn diese MRM-Aufbewahrungsrichtlinie jedoch auf ein Postfach angewendet wurde, bevor es inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer Löschaktion konfiguriert sind) weiterhin für das inaktive Postfach verarbeitet. Dies bedeutet, dass Elemente, die mit einer MRM-Löschrichtlinie markiert sind, nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente " verschoben werden. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.

Umgekehrt werden alle Archivrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer MoveToArchive-Aktion konfiguriert sind), die in der MRM-Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind, die einem inaktiven Postfach zugewiesen ist, ignoriert. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.

Nächste Schritte

Informationen zum Inaktivieren und Verwalten eines Postfachs, z. B. Wiederherstellen, Wiederherstellen und Löschen, finden Sie unter Erstellen und Verwalten inaktiver Postfächer.