Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange 2013

Gilt für: Exchange Server 2013

Sie können einen E-Mail-Haftungsausschluss, eine Verzichtserklärung, eine Offenlegungspflicht, eine Signatur oder andere Informationen an den Anfang oder das Ende der E-Mail-Nachrichten platzieren, die aus Ihrer Organisation verschickt oder von ihr empfangen werden. Dies kann für rechtliche, geschäftliche oder behördliche Anforderungen erforderlich sein, um potenziell unsichere E-Mail-Nachrichten zu identifizieren oder aus anderen gründen, die für Ihre Organisation eindeutig sind.

Zum Einrichten eines Haftungsausschlusses erstellen Sie eine Transportregel, die die Bedingungen enthält, z. B. wenn sich der Absender in einer bestimmten Gruppe befindet oder wenn die Nachricht bestimmte Textmuster enthält, und den hinzuzufügenden Text. Um mehrere Haftungsausschlüsse auf eine einzelne E-Mail-Nachricht anzuwenden, verwenden Sie mehrere Transportregeln.

Wichtig

Wenn Sie möchten, dass die Informationen nur zu ausgehenden Nachrichten hinzugefügt werden, müssen Sie eine Bedingung hinzufügen, z. B. Empfänger, die sich außerhalb der Organisation befinden. Standardmäßig werden Transportregeln sowohl auf eingehende als auch auf ausgehende Nachrichten angewendet.

Beispiele

Hier finden Sie einige Ideen zur Verwendung von Haftungsausschlüssen.

Typ Beispieltext hinzugefügt
Rechtlich - für ausgehende Nachrichten Diese E-Mail und alle mit ihr versendeten Daten sind vertraulich und nur für den Gebrauch durch die Person oder die Einheit bestimmt, an die sie adressiert ist. Wenn Sie diese E-Mail fälschlicherweise empfangen haben, benachrichtigen Sie bitte den System-Manager.
Rechtlich - für eingehende Nachrichten Wir fordern unsere Mitarbeiter ausdrücklich auf, Verleumdungen, Verletzungen des Copyrights oder anderer Rechte sowie Billigungen dieser Rechtsverletzungen zu vermeiden. Mitarbeiter, die eine E-Mail mit solchen Inhalten empfangen, müssen sofort den Abteilungsleiter informieren.
Beachten Sie, dass die Nachricht an einen Alias gesendet wurde Diese Nachricht wurde an die Diskussionsgruppe Vertrieb gesendet.
Signatur – Ruft Daten für jeden Mitarbeiter ab Kathleen Mayer
Verkaufsabteilung
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
Zelle: 111-222-1234
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Die Beispiele in diesem Artikel sind nicht für die Verwendung in der vorliegenden Schreibweise vorgesehen. Passen Sie sie an Ihre Anforderungen an.

Bereichsdefinition Ihres Haftungsausschlusses

Wenn Sie an Ihren Haftungsausschlüssen arbeiten, überlegen Sie, für welche Nachrichten Sie gelten sollen. Sie können z. B. unterschiedliche Haftungsausschlüsse für interne und externe Nachrichten oder für Nachrichten wünschen, die von Benutzern in bestimmten Abteilungen gesendet werden. Um sicherzustellen, dass nur die erste Nachricht in einer Unterhaltung einen Haftungsausschluss erhält, fügen Sie eine Ausnahme hinzu, die in Ihrem Haftungsausschluss nach eindeutigem Text sucht.

Hier sehen Sie einige Beispiele für die Bedingungen und Ausnahmen, die Sie verwenden können.

Beschreibung Bedingungen und Ausnahmen in der EAC Bedingungen und Ausnahmen in der Shell
Außerhalb Ihrer Organisation, wenn die ursprüngliche Nachricht keinen Text aus Ihrem Haftungsausschluss enthält, z. B. "CONTOSO LEGAL NOTICE" Bedingung: Der Absender befindet sich > Innerhalb der Organisation.

Ausnahme: Der Betreff oder Textkörper > entspricht diesen Textmustern > CONTOSO LEGAL NOTICE
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Eingehende Nachrichten mit ausführbaren Anhängen Bedingung 1: Der Absender befindet sich > außerhalb der Organisation.

Bedingung 2: Eine Anlage > hat ausführbaren Inhalt
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
Absender befindet sich in der Marketing-Abteilung Bedingung: Der Absender > ist Mitglied dieses Gruppengruppennamens>. -FromMemberOf "Marketing Team"
Jede Nachricht, die von einem externen Absender an die Diskussionsgruppe "Vertrieb" gesendet wird Bedingung 1: Der Absender befindet sich > außerhalb der Organisation.

Bedingung 2: Das Feld "Nachricht > an" oder "Cc" enthält den Namen dieser Personengruppe>.
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: "
Voranstellen einer Werbung in ausgehenden Nachrichten für einen Monat Bedingung 1: Der Empfänger befindet sich > außerhalb der Organisation.

Geben Sie die Datumsangaben unten im Dialogfeld " Neue Regel " an.
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014'

Eine vollständige Liste der Transportregelbedingungen, die Sie für den Haftungsausschluss verwenden können, finden Sie unter Transportregelbedingungen (Prädikate).

Formatieren Ihres Haftungsausschlusses

Sie können Ihren Haftungsausschluss nach Bedarf formatieren. Hier erfahren Sie, was in Ihrem Haftungsausschlusstext enthalten sein kann.

Art der Information Description
Text Die maximale Länge beträgt 5.000 Zeichen. Dabei werden alle HTML-Tags und Inline-Cascading Stylesheet-Tags (CSS) mitgezählt.
HTML und Inline-CSS Sie können HTML- und Inline-CSS-Formate verwenden, um den Text zu formatieren. Verwenden Sie z. B. das <HR> Tag, um eine Zeile vor dem Haftungsausschluss hinzuzufügen.

HTML in einem Haftungsausschluss wird ignoriert, wenn der Haftungsausschluss einer Nur-Text-Nachricht hinzugefügt wird.
Hinzufügen von Bildern Verwenden Sie das <IMG> Tag, um auf ein Bild zu verweisen, das im Internet verfügbar ist. Beispiel: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">

Beachten Sie, dass Outlook Web App und Outlook standardmäßig externe Webinhalte, einschließlich Bilder, blockieren. Benutzer müssen möglicherweise eine bestimmte Aktion ausführen, wenn sie den blockierten externen Inhalt anzeigen möchten. Dies bedeutet, dass Bilder, die mithilfe des IMG Tags hinzugefügt wurden, möglicherweise nicht standardmäßig sichtbar sind. Es wird empfohlen, einen Haftungsausschluss mit IMG Tags in den E-Mail-Clients zu testen, die Ihre Empfänger wahrscheinlich verwenden, um sicherzustellen, dass er gut angezeigt wird.
Hinzufügen von Informationen für personalisierte Signaturen Wenn Sie möchten, dass alle Signaturen auf die gleiche Weise mit denselben Informationen formatiert werden, können Sie eindeutige Informationen für jeden Mitarbeiter hinzufügen, z DisplayName. B. , FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, FaxNumberund Department. Diese Informationen müssen in zwei Prozentzeichen (%%) auf jeder Seite der Informationen eingeschlossen werden. Um dies beispielsweise zu verwenden DisplayName, müssen Sie %%DisplayName%% in Ihrem Haftungsausschluss verwenden.

Wenn eine Haftungsausschlussregel ausgelöst wird, werden die entsprechenden Werte für diesen Benutzer eingefügt. Die Daten stammen aus dem Active Directory-Benutzerkonto des Absenders (für lokale Exchange Server) oder aus dem Microsoft 365- oder Office 365-Konto des Absenders für Exchange Online.

Eine vollständige Liste der Attribute, die in Haftungsausschlüssen und personalisierten Signaturen verwendet werden können, finden Sie in der Beschreibung der ADAttribute Eigenschaft in Transportregelbedingungen (Prädikate)

Hier ist beispielsweise ein Beispiel für einen HTML-Haftungsausschluss, der eine Signatur, ein Tag und eingebettetes IMG CSS enthält.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
 <br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.   
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>

Fallbackoptionen, wenn der Haftungsausschluss nicht hinzugefügt werden kann

Einige Nachrichten, z. B. verschlüsselte Nachrichten, verhindern, dass Exchange den Inhalt der ursprünglichen Nachricht ändert. Sie können steuern, wie Ihre Organisation diese Nachrichten verarbeitet. Sie geben an, ob eine Nachricht, die nicht geändert werden kann, in einem Nachrichtenumschlag umbrochen werden soll, der den Haftungsausschluss enthält, die Nachricht ablehnen, wenn kein Haftungsausschluss hinzugefügt werden kann, oder die Haftungsausschlussaktion ignorieren und die Nachricht ohne Haftungsausschluss übermitteln.

In der folgenden Liste werden die verschiedenen Ausweichaktionen beschrieben:

  • Umbruch: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, wird die ursprüngliche Nachricht von Exchange in einen neuen Nachrichtenumschlag eingeschlossen oder "umgebrochen". Anschließend wird der Haftungsausschluss in die neue Nachricht eingefügt. Wenn die Originalnachricht nicht in einen neuen Nachrichtenumschlag verpackt werden kann, wird die Originalnachricht nicht übermittelt. Der Absender der Nachricht empfängt einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR), der erläutert, warum die Nachricht nicht übermittelt wurde.

    Wichtig

    Wenn eine Originalnachricht in einen neuen Nachrichtenumschlag verpackt wird, werden darauf folgende Transportregeln auf den neuen Nachrichtenumschlag angewendet, statt auf die Originalnachricht. Daher müssen Transportregeln mit Haftungsausschlüssen, die Originalnachrichten in einen neuen Nachrichtentext einschließen, nach dem Konfigurieren anderer Transportregeln konfiguriert werden.

  • Ablehnen: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, übermittelt Exchange die Nachricht nicht. Der Absender der Nachricht empfängt einen NDR, der erläutert, warum die Nachricht nicht zugestellt wurde.

  • Ignorieren: Wenn der Haftungsausschluss nicht in die ursprüngliche Nachricht eingefügt werden kann, übermittelt Exchange die ursprüngliche Nachricht unverändert. Es wird kein Haftungsausschluss hinzugefügt.

Weitere Informationen

Transportregeln