Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange Server

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Sie können einen E-Mail-Haftungsausschluss, eine Verzichtserklärung, eine Offenlegungspflicht, eine Signatur oder andere Informationen an den Anfang oder das Ende der E-Mail-Nachrichten platzieren, die aus Ihrer Organisation verschickt oder von ihr empfangen werden. Dies kann erforderlich sein, um rechtliche, geschäftliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen und potenziell unsichere E-Mails zu identifizieren - oder aus Gründen, die nur für Ihre Organisation gelten.

Um einen Haftungsausschluss zu erstellen, erstellen Sie eine Nachrichtenflussregel (auch als Transportregel bezeichnet) mit einer Aktion, die den angegebenen Text zu E-Mail-Nachrichten hinzufügt. Sie können die Regel zum Anwenden des Haftungsausschlusses auf alle Nachrichten (keine Bedingungen) konfigurieren, oder Sie können Bedingungen definieren, die bestimmen, wann der Haftungsausschluss hinzugefügt wird (z. B. wenn der Absender ein Mitglied einer bestimmten Gruppe ist, wenn die Nachricht bestimmte Wörter oder Textmuster enthält oder nur bei ausgehenden Nachrichten. Sie können auch Ausnahmen definieren, die verhindern, dass der Haftungsausschluss zu Nachrichten hinzugefügt wird (z. B. Nachrichten von bestimmten Absendern, Nachrichten, die an bestimmte Empfänger gesendet werden, oder Nachrichten, die den Haftungsausschluss bereits enthalten). Um mehrere Haftungsausschlüsse auf dieselbe Nachricht anzuwenden, müssen Sie mehrere Regeln verwenden. Weitere Informationen zu Nachrichtenflussregeln finden Sie unter Nachrichtenflussregeln in Exchange Server.

Suchen Sie nach geeigneten Verfahren? Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren für Nachrichtenflussregeln in Exchange Server.

Beispiele

Hinweis: Die Beispiele in diesem Thema sind nicht für die verwendung in der vorliegenden Weise vorgesehen. Passen Sie sie an Ihre Anforderungen an.

Typ Beispieltext hinzugefügt
Rechtlich - für ausgehende Nachrichten Diese E-Mail und alle mit ihr versendeten Daten sind vertraulich und nur für den Gebrauch durch die Person oder die Einheit bestimmt, an die sie adressiert ist. Wenn Sie diese E-Mail fälschlicherweise empfangen haben, benachrichtigen Sie bitte den System-Manager.
Rechtlich - für eingehende Nachrichten Wir fordern unsere Mitarbeiter ausdrücklich auf, Verleumdungen, Verletzungen des Copyrights oder anderer Rechte sowie Billigungen dieser Rechtsverletzungen zu vermeiden. Mitarbeiter, die eine E-Mail mit solchen Inhalten empfangen, müssen sofort den Abteilungsleiter informieren.
Beachten Sie, dass die Nachricht an einen Alias gesendet wurde Diese Nachricht wurde an die Diskussionsgruppe Vertrieb gesendet.
Signatur - verwendet eindeutige Daten für alle Mitarbeiter Kathleen Mayer
Verkaufsabteilung
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
Zelle: 111-222-1234
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Position des Haftungsausschlusses

Sie können den Haftungsausschluss wahlweise am Anfang der Nachricht einfügen (voranstellen) oder am Ende der Nachricht (anfügen).

Wählen Sie im EAC die Aktion Haftungsausschluss anfügen oder Haftungsausschluss anwenden auf die Nachricht>anwenden aus, die einem Haftungsausschluss vorangestellt ist.

In der Exchange-Verwaltungsshell verwenden Sie den ApplyHtmlDisclaimerTextLocation-Parameter mit dem Wert Append (Standard) oder Prepend.

Formatieren des Haftungsausschlusses

Nachfolgend sehen Sie die Formatierung, die Sie im Text Ihres Haftungsausschlusses verwenden können.

Art der Information Beschreibung
Nur-Text Die maximale Länge beträgt 5.000 Zeichen. Dabei werden alle HTML-Tags und Inline-Cascading Stylesheet-Tags (CSS) mitgezählt.
HTML und Inline-CSS Sie können HTML- und Inline-CSS-Formate verwenden, um den Text zu formatieren. Verwenden Sie beispielsweise das <HR> -Tag, um eine Zeile vor dem Haftungsausschluss hinzuzufügen.

Der Haftungsausschlusstext unterstützt auch die folgenden Schlüsselwörter, die Werte des Absenders verwenden:
  • %%Stadt%%
  • %%Unternehmen%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Abteilung%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initialen%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notizen%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%Postleitzahl%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

HTML wird ignoriert, wenn der Haftungsausschluss in eine Nur-Text-Nachricht eingefügt wird.
Bilder Verwenden Sie das <IMG> -Tag, um auf ein im Internet verfügbares Bild zu verweisen. Beispiel: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">.
Standardmäßig werden durch Outlook und Outlook im Web (früher bezeichnet als Outlook Web App) externe Webinhalte, einschließlich Bildern, blockiert. Benutzer müssen die blockierten externen Inhalte bestätigen und herunterladen. Es wird empfohlen, Haftungsausschlüsse IMG mit Tags zu testen, um zu überprüfen, ob sie wie gewünscht angezeigt werden.
Benutzerinformationen für persönliche Signaturen Sie können Token verwenden, um eindeutige Attribute aus dem Active Directory-Konto des Absenders hinzuzufügen:
  • %%Stadt%%
  • %%Unternehmen%%
  • %%CountryOrRegion%%
  • %%Abteilung%%
  • %%DisplayName%%
  • %%Fax%%
  • %%FirstName%%
  • %%HomePhone%%
  • %%Initialen%%
  • %%LastName%%
  • %%Manager%%
  • %%MobilePhone%%
  • %%Notizen%%
  • %%Office%%
  • %%Pager%%
  • %%Phone%%
  • %%Postleitzahl%%
  • %%PostOfficeBox%%
  • %%StateOrProvince%%
  • %%StreetAddress%%
  • %%Title%%
  • %%UserPrincipalName%%
  • %%WindowsEmailAddress%%

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen HTML-Haftungsausschluss, der eine Signatur, ein IMG Tag und eingebettetes CSS enthält.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you aren't the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you aren't the intended recipient, you aren'tified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span><br/><br/>
</div>

Alternative Optionen für Regeln zu Haftungsausschlüssen

Exchange kann den Inhalt einiger Nachrichten (z. B. verschlüsselter Nachrichten) nicht ändern. Für die Regeln, die Haftungsausschlüsse zu Nachrichten hinzufügen, müssen Sie angeben, wie vorgegangen werden soll, wenn der Haftungsausschluss nicht hinzugefügt werden kann. Diese Notfallmöglichkeit wird als Fallbackoption für die Haftungsausschlussregel bezeichnet. Die verfügbaren Ausweichoptionen sind:

  • Umbruch: Eine neue Nachricht wird erstellt, und die ursprüngliche Nachricht wird als Anlage hinzugefügt. Der Haftungsausschlusstext wird der neuen Nachricht hinzugefügt, die an die Empfänger übermittelt wird. Dies ist der Standardwert.

    • Nachfolgende Nachrichtenflussregeln, die Nachrichteneigenschaften (z. B. den Betreff oder text im Nachrichtentext) untersuchen, untersuchen die neue Nachricht, nicht die ursprüngliche Nachricht (die jetzt eine Anlage in der neuen Nachricht ist). Wenn Sie möchten, dass andere Regeln die ursprüngliche Nachricht untersuchen und darauf reagieren, stellen Sie sicher, dass diese Regeln vor der Haftungsausschlussregel angewendet werden, indem Sie eine niedrigere Priorität für die Haftungsausschlussregel und eine höhere Priorität für andere Regeln verwenden.
    • Wenn beim Einfügen der ursprünglichen Nachricht als Anlage in die neue Nachricht ein Fehler auftritt, wird die ursprüngliche Nachricht nicht zugestellt. Die ursprüngliche Nachricht wird in einem Nichtzustellbarkeitsbericht (auch als NDR oder Unzustellbarkeitsnachricht bezeichnet) an den Absender zurückgegeben.

  • Ignorieren: Die Regel wird ignoriert, und die ursprüngliche Nachricht wird ohne haftungsausschluss übermittelt.

  • Ablehnen: Die ursprüngliche Nachricht wird in einem NDR an den Absender zurückgegeben.

In der Exchange-Verwaltungskonsole wählen Sie die Ausweichoption in der Regelaktion aus. In der Exchange-Verwaltungsshell verwenden Sie den Parameter ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .

Festlegen des Gültigkeitsbereichs des Haftungsausschlusses

Wenn Sie an Ihren Haftungsausschlüssen arbeiten, überlegen Sie, für welche Nachrichten Sie gelten sollen. Sie können z. B. unterschiedliche Haftungsausschlüsse für interne und externe Nachrichten oder für Nachrichten erstellen, die von Benutzern in bestimmten Abteilungen gesendet werden. Wenn nur die erste Nachricht in einer Konversation einen Haftungsausschluss enthalten soll, fügen Sie eine Ausnahme hinzu, die verhindert, dass der Haftungsausschlusstext immer wieder auf dieselben Nachrichten angewendet wird.

Hier sehen Sie einige Beispiele für die Bedingungen und Ausnahmen, die Sie verwenden können.

Beschreibung Bedingungen und Ausnahmen in der EAC Bedingungen und Ausnahmen in der Exchange-Verwaltungsshell für die Cmdlets „New-TransportRule" oder „Set-TransportRule"
Der Absender befindet sich außerhalb Ihrer Exchange-Organisation. Es wird eine Ausnahme konfiguriert, damit auf Nachrichten, die bereits den Haftungsausschluss „RECHTLICHER HINWEIS VON CONTOSO" enthalten, der Haftungsausschluss nicht erneut angewendet wird. Bedingung: Der Empfänger befindet sich>außerhalb des organization
Ausnahme: Betreff oder Text>Betreff oder Text entspricht diesen Textmustern> CONTOSO LEGAL NOTICE		 -FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Eingehende Nachrichten mit ausführbaren Anhängen Bedingung 1: Der Absender befindet sich>außerhalb des organization
Bedingung 2: Jede Anlage>verfügt über ausführbaren Inhalt		 -FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
Absender befindet sich in der Marketing-Abteilung Bedingung: Der Absender>ist Mitglied dieses Gruppengruppennamens>. -FromMemberOf "Marketing Team"
Jede Nachricht, die von einem externen Absender an die Diskussionsgruppe "Vertrieb" gesendet wird Bedingung 1: Der Absender befindet sich>außerhalb des organization
Bedingung 2: Das Feld ">An" oder "Cc" enthält den Namen dieser Personengruppe>.		 -FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group"
Voranstellen einer Werbung in ausgehenden Nachrichten für einen Monat Bedingung 1: Der Empfänger befindet sich>außerhalb des organization
Geben Sie die Datumsangaben in den Feldern Diese Regel an folgendem Datum aktivieren und Diese Regel an folgendem Datum deaktivieren ein.		 -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -SentToScope NotInOrganization -ActivationDate '03/1/2016' -ExpiryDate '03/31/2016'

Eine vollständige Liste der Bedingungen und Ausnahmen, die Sie für den Haftungsausschluss verwenden können, finden Sie unter Bedingungen und Ausnahmen für Nachrichtenflussregeln (Prädikate) in Exchange Server.

Einschränkungen von organisationsweiten Signaturen

Exchange Server Signaturen können die folgenden Szenarien nicht erfüllen:

  • Fügen Sie die Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung ein.
  • Anzeigen serverseitiger E-Mail-Signaturen in den Ordnern "Gesendete Elemente" von Benutzern.
  • Überspringen Sie Zeilen, die Variablen enthalten, die nicht aktualisiert werden konnten (z. B. wenn der Wert nicht für einen Benutzer angegeben wurde).

Verwenden Sie ein Drittanbietertool, um diese und andere Funktionen zu erhalten. Führen Sie eine Internetsuche nach E-Mail-Signatursoftware durch. Eine Anzahl dieser Anbieter sind Microsoft Gold-Partner und deren Software stellt diese Funktionen zur Verfügung.

Weitere Informationen

Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange 2013