Planen eingehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm
GILT FÜR:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Das Feature für eingehende E-Mails von SharePoint Server ermöglicht Es SharePoint-Websites, E-Mail-Nachrichten und Anlagen in Listen und Bibliotheken zu empfangen und zu speichern. In diesem Artikel erfahren Administratoren, welche Optionen sie treffen müssen, bevor sie das Feature für eingehende E-Mails bereitstellen.
Informationen zu eingehenden E-Mails
Mit der Funktion für eingehende E-Mails können Teams die E-Mails speichern, die sie an andere Teammitglieder senden, ohne die SharePoint-Website zu öffnen und den inhalt hochzuladen, der per E-Mail gesendet wurde. Dies ist möglich, da den meisten Listen- und Bibliothekstypen eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen werden kann.
Wichtig:
MinRole verwaltet jetzt das Feature für eingehende E-Mails in SharePoint Server 2016. Das Feature für eingehende E-Mails kann nur für die folgenden MinRole-Rollen verwendet werden:
App
Anwendung mit Suche
Einzelserverfarm
Benutzerdefiniert
MinRole verwaltet den eingehenden E-Mail-Dienst nicht in der benutzerdefinierten Serverrolle. SharePoint-Farmadministratoren können diesen Dienst jedoch auf jedem Server aktivieren und deaktivieren, dem die benutzerdefinierte Serverrolle zugewiesen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer MinRole-Serverbereitstellung in SharePoint Server 2016.
Bevor Sie eingehende E-Mails konfigurieren, müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
Das grundlegende Szenario gilt einfach für eine einzelne Serverfarm. Wenn Sie das grundlegende Szenario verwenden, muss auf jedem SharePoint-Anwendungs- oder Front-End-Server der SMTP-Dienst (Simple Mail Transfer Protocol) und der SharePoint Foundation-Webanwendungsdienst ausgeführt werden.
Das erweiterte Szenario gilt hauptsächlich für eine Farm mit mehreren Servern. Wenn Sie das erweiterte Szenario verwenden, können Sie mindestens einen Server in der Serverfarm verwenden, um den SMTP-Dienst auszuführen und über eine gültige SMTP-Serveradresse zu verfügen. Alternativ dazu müssen Sie den Namen eines Servers außerhalb der Serverfarm, auf dem der SMTP-Dienst ausgeführt wird, und die Position des E-Mail-Ablageordners kennen.
Weitere Informationen zum Installieren des SMTP-Diensts finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm.
Wichtig
Der im "Basisszenario" verwendete "Automatische Modus" verwendet einen lokalen IIS-SMTP-Dienst. Diese Funktionalität wurde aus SharePoint Server 2019 und SharePoint Server-Abonnementedition entfernt. Administratoren sollten stattdessen "Erweiterter Modus" verwenden und einen E-Mail-Ablageordner konfigurieren, wie unter Benötigt SharePoint 2019 weiterhin den SMTP-Dienst?
Wichtige Entscheidungen für die Planung eingehender E-Mails
Bei der Planung eingehender E-Mails müssen Sie entscheiden, ob Sie ein einfaches oder ein erweitertes Szenario verwenden möchten, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Verwenden eines einfachen Szenarios
Sie können ein einfaches Szenario für eingehende E-Mails aktivieren, indem Sie den SMTP-Dienst auf dem Server installieren, auf dem SharePoint Server ausgeführt wird, und eingehende E-Mails mithilfe des Modus für automatische Einstellungen mit allen Standardeinstellungen aktivieren. In diesem Szenario werden E-Mails direkt an Ihren SMTP-Server übermittelt, und SharePoint Server sucht regelmäßig nach E-Mails im Standardordner zum Löschen von E-Mails, der automatisch vom SMTP-Dienst konfiguriert wird.
Hinweis
Der automatische Modus ist in SharePoint Server 2019 oder SharePoint Server-Abonnementedition nicht verfügbar.
Die Auswahl des Modus für automatische Einstellungen und das Akzeptieren aller Standardeinstellungen ist die einfachste Möglichkeit, eingehende E-Mails zu aktivieren, da alle Konfigurationseinstellungen für Sie erstellt werden und daher wenig Fachwissen erforderlich ist. Diese Konfiguration ist in den meisten Organisationen ausreichend.
In den folgenden Schritten aktivieren Sie ein grundlegendes Szenario für eingehende E-Mails:
Der Serveradministrator verwendet den Assistenten zum Hinzufügen von Rollen und Features, um das SMTP-Serverfeature auf dem Server zu installieren, auf dem Sie eingehende E-Mails empfangen möchten. Dadurch wird der SMTP-Dienst auf dem Server installiert und gestartet.
Der Farmadministrator aktiviert eingehende E-Mails, indem er den automatischen Einstellungsmodus verwendet und alle Standardwerte akzeptiert.
Der Websitesammlungsadministrator aktiviert das Feature für eingehende E-Mails in den Bibliotheken und Listen, in denen eingehende E-Mails gespeichert werden sollen, weist jeder Bibliothek eine eindeutige E-Mail-Adresse zu und listet eine eindeutige E-Mail-Adresse im Formular adresse@ SMTPserveraddress auf, z. B sharedfiles@SMTPserver.contoso.com. .
Wenn Benutzer E-Mails an die Adresse einer Liste oder Bibliothek senden, erkennt SharePoint Server, dass neue E-Mails zugestellt wurden, und sendet sie basierend auf der E-Mail-Adresse an die entsprechende Liste oder Bibliothek.
Hinweis
Sie können auch die Option für automatische Einstellungen in einem erweiterten Szenario verwenden und auswählen, ob der Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst, ein sicherer E-Mail-Server und eine Anzeigeadresse für den Posteingangs-E-Mail-Server verwendet werden sollen. Diese Optionen werden weiter unten unter Verwenden eines erweiterten Szenarios erläutert.
Wenn Sie das grundlegende Szenario verwenden, können Sie den Rest dieses Artikels überspringen. Wenn Sie das erweiterte Szenario verwenden, müssen Sie zusätzliche Verfahren ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Configure incoming email for a SharePoint Server farm.
Verwenden eines erweiterten Szenarios
Für Administratoren mit fortgeschrittenen Kenntnissen sind weitere Optionen verfügbar, für deren Bereitstellung mehr Erfahrung als für das einfache Szenario mit den Standardoptionen erforderlich ist. In diesem Abschnitt werden folgende Konfigurationsoptionen beschrieben:
SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst
Anzeigeadresse des Posteingangs-E-Mail-Servers
Sicherer E-Mail-Server
E-Mail-Ablageordner
Wenn Sie das erweiterte Szenario verwenden, um eingehende E-Mails zu konfigurieren, müssen Sie zusätzliche Verfahren ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Configure incoming email for a SharePoint Server farm.
SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst
Der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verbindet SharePoint-Websites mit dem Benutzerverzeichnis Ihrer organization, um erweiterte E-Mail-Funktionen bereitzustellen. Der Vorteil dieses Diensts besteht darin, dass Benutzer E-Mail-Verteilergruppen von SharePoint-Websites erstellen und verwalten können. Dieser Dienst erstellt auch Kontakte im Benutzerverzeichnis Ihres organization, damit Personen E-Mail-aktivierte SharePoint-Listen in ihren Adressbüchern finden können. Die Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts erfordert jedoch mehr Verwaltung, da er mit Active Directory Domain Services (AD DS) kommuniziert.
Hinweis
Es empfiehlt sich, Exchange Server zusammen mit dem SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst zu verwenden. Andernfalls müssen Sie einen eigenen Verzeichnisverwaltungsdienst anpassen.
Zum Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts können Sie entweder den Einstellungsmodus Automatisch oder den Einstellungsmodus Erweitert verwenden. Sie können den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst in Ihrer SharePoint-Serverfarm aktivieren oder den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst einer anderen Farm nutzen. Letztere Methode hat den Vorteil, dass die Active Directory-Berechtigungen an zentraler Stelle (d. h. auf der anderen Farm) verwaltet werden.
Um diesen Dienst auf einem Server oder einer Farm zu aktivieren, muss das von SharePoint Server verwendete Anwendungspoolkonto der Zentraladministration über Schreibzugriff auf den Container verfügen, den Sie in Active Directory angeben. Der Active Directory-Administrator muss hierfür die Organisationseinheit sowie die entsprechenden Berechtigungen konfigurieren. Der Vorteil der Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes in einer Remotefarm besteht darin, dass kein Active Directory-Administrator zum Erstellen und Konfigurieren der Organisationseinheit erforderlich ist, wenn diese bereits vorhanden ist.
Hinweis
Ausführliche Informationen zur Verwendung des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts finden Sie unter Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm.
Ein typisches Verzeichnisverwaltungsszenario umfasst folgende Schritte:
Ein Websitesammlungsadministrator erstellt eine neue SharePoint-Gruppe.
Der Administrator erstellt eine Verteilerliste, die dieser SharePoint-Gruppe zugeordnet werden soll, und weist dieser Verteilerliste eine E-Mail-Adresse zu.
Im Laufe der Zeit fügt der Administrator Benutzer zu dieser SharePoint-Gruppe hinzu oder entfernt sie daraus. Währenddessen werden die Benutzer durch den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst automatisch zur Verteilerliste hinzugefügt und daraus entfernt, die im Active Directory-Verzeichnisdienst gespeichert ist. Da Verteilerlisten mit einer bestimmten SharePoint-Gruppe verknüpft sind, ist diese Liste für alle Mitglieder dieser SharePoint-Gruppe verfügbar.
Standardmäßig werden E-Mail-Adressen automatisch für Diskussionsrunden und Kalender auf Teamwebsites generiert und dann der Teamverteilerliste hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen für diese beiden Listen weisen standardmäßig die folgende Form auf: GroupAddress.discussions und GroupAddress.calendar.
Indem E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender in die Verteilerliste eingeschlossen werden, werden alle E-Mails und Besprechungseinladungen, die an diese Verteilerliste gesendet werden, auf der Teamwebsite archiviert.
Konfigurationsoptionen für den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst
Beim Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten in Active Directory müssen Sie folgende Informationen angeben:
Den Namen des Active Directory-Containers, in dem neue Verteilergruppen und Kontakte erstellt werden sollen. Dieser Name muss im folgenden Format angegeben werden:
OU= Containername, DC= Domänenname, DC= Name_der_Domäne_oberster_Ebene
Beispiel
OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com
Name des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll (oder akzeptieren Sie den SMTP-Standardserver, falls vorhanden). Dieser Name muss im folgenden Format angegeben werden:
Server.subdomain.domain.top-level_domain
Beispiel: SharePointServer.support.contoso.com
Ob ausschließlich Nachrichten von authentifizierten Benutzern akzeptiert werden.
Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird. Wenn diese Option aktiviert wird, können Sie außerdem festlegen, ob die Benutzer beliebige Kombinationen der folgenden Aktionen ausführen dürfen:
Erstellen einer neuen Verteilergruppe
Ändern der E-Mail-Adresse einer Verteilergruppe
Ändern des Titels und der Beschreibung einer Verteilergruppe
Löschen einer Verteilergruppe
Beim Konfigurieren des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienstes zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten mithilfe einer Remoteversion des Dienstes müssen Sie folgende Informationen angeben:
Die URL des Remoteverzeichnisverwaltungsdiensts, z. B. http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.
Der Name des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll.
Ob ausschließlich Nachrichten von authentifizierten Benutzern akzeptiert werden.
Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird.
Anzeigeadresse des Posteingangs-E-Mail-Servers
Administratoren können die E-Mail-Serveradresse angeben, die auf Webseiten angezeigt wird, wenn Benutzer eine eingehende E-Mail-Adresse für eine Website, Liste oder Gruppe erstellen. Diese Einstellung wird häufig mit dem SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verwendet, um eine benutzerfreundlichere E-Mail-Serveradresse bereitzustellen, mylist@example.comdie Benutzer eingeben können, z. B. .
Sicherer E-Mail-Server
Sie können SharePoint Server so konfigurieren, dass E-Mails von jedem E-Mail-Server oder nur E-Mails akzeptiert werden, die über eine Sichere-E-Mail-Serveranwendung weitergeleitet wurden.
Sie können die folgenden Vorteile erzielen, indem Sie E-Mails über einen sicheren E-Mail-Server weiterleiten:
Benutzerauthentifizierung Der SMTP-Dienst kann keine Benutzer authentifizieren, die E-Mails an Ihre Website senden, aber Exchange Server können dies. Der Serveradministrator kann die Website der SharePoint-Zentraladministration verwenden, um anzugeben, dass das System E-Mails von authentifizierten Benutzern nur akzeptiert, wenn die E-Mail über Exchange Server gesendet wird.
Die Spamfilterung Exchange Server bietet Spamfilterung, um unerwünschte kommerzielle E-Mails zu entfernen, bevor sie an ihr Ziel weitergeleitet werden – in diesem Fall der Server, auf dem SharePoint Server ausgeführt wird. Eine weitere Technik, die Spam reduzieren kann, besteht darin, Mitgliedern der Teamwebsite das Archivieren von E-Mails nur in Listen zu ermöglichen, für die Sie Mitgliedern Schreibberechtigungen erteilt haben.
Virenschutz Exchange Server bietet Virenschutz für E-Mails, die durch sie weitergeleitet werden.
Hinweis
Da diese Option nur im automatischen Modus verfügbar ist, können Sie keinen oder mehrere sichere E-Mail-Server angeben und auch keinen E-Mail-Ablageordner angeben.
E-Mail-Ablageordner
Wenn der SMTP-Dienst auf einem anderen Server als auf dem SharePoint-Server ausgeführt wird, müssen Sie den Speicherort angeben, von dem SharePoint Server eingehende E-Mails abruft. Sie geben den E-Mail-Ablageordner an, damit SharePoint Server weiß, wo eingehende E-Mails abgerufen werden sollen. Wenn Sie jedoch einen bestimmten E-Mail-Ablageordner angeben, kann SharePoint Server keine Konfigurationsänderungen auf dem Remote-E-Mail-Server erkennen, der die E-Mail in Ihren Ablageordner übergibt. Wenn ein Administrator den E-Mail-Server so konfiguriert, dass keine E-Mails mehr an diesen Ordner gesendet werden, kann SharePoint Server nicht erkennen, dass sich die Konfiguration geändert hat, und kann daher die Dateien nicht vom neuen Speicherort abrufen.
Hinweis
Wenn eingehende E-Mails auf den erweiterten Modus festgelegt sind, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Berechtigungen für den E-Mail-Ablageordner verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Configure incoming email for a SharePoint Server farm.
Hinweis
Da diese Option nur im erweiterten Modus verfügbar ist, können Sie keinen E-Mail-Ablageordner angeben und auch keinen oder mehrere sichere E-Mail-Server angeben.
Konfigurationsoptionen und Einstellungsmodi
Als Farmadministrator haben Sie zwei Einstellungsmodi, aus denen Sie beim Aktivieren eingehender E-Mails auswählen können: automatisch und erweitert. Wie im Abschnitt "Verwenden eines einfachen Szenarios" beschrieben, können Sie den Einstellungsmodus Automatisch mit Standardeinstellungen wählen. Dieser Modus bietet jedoch noch zusätzliche Optionen, die Sie auswählen können.
Hinweis
Der automatische Modus ist in SharePoint Server 2019 oder SharePoint Server-Abonnementedition nicht verfügbar.
In der folgenden Tabelle werden die Konfigurationsoptionen und deren Konfiguration auf der Seite Einstellungen für eingehende E-Mail konfigurieren in der Zentraladministration mithilfe des Automatischen Einstellungsmodus oder des Modus für erweiterte Einstellungen beschrieben.
| Konfigurationsoption | Modus für automatische Einstellungen | Modus für erweiterte Einstellungen |
|---|---|---|
| Eingehende E-Mail aktivieren |
Ja |
Ja |
| SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst |
Ja |
Ja |
| Anzeigeadresse des Posteingangsservers |
Ja |
Ja |
| E-Mail-Ablageordner |
Nein |
Ja |
Die Erweiterten und automatischen Einstellungsmodi sind insofern ähnlich, als sie es Farmadministratoren ermöglichen, den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst und die E-Mail-Serveradresse für die Anzeige auf Webseiten zu konfigurieren. Diese Einstellungsmodi unterscheiden sich darin, dass der automatische Einstellungsmodus die Möglichkeit ersetzt, auszuwählen, von welchen E-Mail-Servern E-Mails akzeptiert werden sollen, mit der Möglichkeit, den Ordner anzugeben, in dem E-Mails verworfen werden. SharePoint Server verwendet diesen E-Mail-Ablageordner, um neue E-Mail-Nachrichten zu erkennen.
Hinweis
Die Einstellung "E-Mail-Ordner löschen" ist im automatischen Modus nicht verfügbar, da dieser Modus den E-Mail-Ablageordner automatisch auf den Ordner festlegt, der vom SMTP-Dienst angegeben wird.
Siehe auch
Konzepte
Konfigurieren eingehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm
Planen ausgehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm
Konfigurieren ausgehender E-Mails für eine SharePoint Server-Farm