Übersicht über eDiscovery und In-Situ-Speicher in SharePoint ServereDiscovery and in-place holds in SharePoint Server

Zusammenfassung: Informationen zu eDiscovery in SharePoint Server 2016 und Exchange Server 2016 oder SharePoint Server 2013 und Exchange Server 2013, das eDiscovery Center, eDiscovery-Fälle, In-Situ-Speicher und Exporte.Summary: Learn about eDiscovery across SharePoint Server 2016 and Exchange Server 2016, or SharePoint Server 2013 and Exchange Server 2013, and the eDiscovery Center, eDiscovery cases, in-place holds, and exports.

Als elektronische Ermittlung oder eDiscovery wird der Vorgang bezeichnet, als Beweismittel verwendbare elektronische Informationen zu identifizieren und zu übermitteln. Das eDiscovery Center ist ein neuer Websitesammlungstyp, der als Portal zum Verwalten von eDiscovery-Fällen dient. Von diesem zentralen Ort aus können Sie Inhalte in der SharePoint-Farm, in Exchange Server 2013 oder Exchange Server 2016, in Dateifreigaben und in anderen SharePoint-Farmen ermitteln. Ermittelte SharePoint- und Exchange-Inhalte können in ein Archiv gestellt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Kopie des Inhalts aufbewahrt wird, während Benutzer ihre Inhalte weiterhin verwenden können. Wenn Sie die zu übermittelnden Elemente identifiziert haben, können Sie sie in einem Branchenstandardformat exportieren.Electronic discovery, or eDiscovery, is the process of identifying and delivering electronic information that can be used as evidence. The eDiscovery Center, is a type of site collection that serves as a portal for managing eDiscovery cases. From this central location you can discover content in the SharePoint farm, in Exchange Server 2013 or Exchange Server 2016, on file shares, and in other SharePoint farms. You can apply a hold to SharePoint and Exchange content that you discover. The hold ensures that a copy of the content is preserved, while still allowing users to work with their content. When you have identified the specific items that you will have to deliver, you can export them in an industry-standard format.

Verwalten von eDiscovery-FällenManaging an eDiscovery case

Wenn Sie eine neue Anforderung für eDiscovery erhalten, können Sie einen eDiscovery-Fall im eDiscovery Center erstellen. Bei einem eDiscovery-Fall handelt es sich um eine Website für die Zusammenarbeit, auf der Sie Informationen zu der eDiscovery-Anforderung organisieren können. In einem eDiscovery-Fall können Sie nach Inhalten suchen, Inhalte in ein Archiv stellen, Inhalte exportieren und den Status von zu dem Fall gehörenden Archiven und Exporten anzeigen.When you receive a new request for eDiscovery, you create an eDiscovery case in the eDiscovery Center. An eDiscovery case is a collaboration site that you can use to organize information related to the eDiscovery request. From within an eDiscovery case, you can search for content, apply a hold to content, export content, and view the status of holds and exports that are associated with the case.

Die beiden Hauptkomponenten eines eDiscovery-Falls sind eDiscovery-Sätze und Abfragen. Mit einem eDiscovery-Satz suchen Sie Inhalte, um sie dann in das Archiv zu stellen. Mit einer Abfrage suchen Sie Inhalte, um sie dann zu exportieren.The two primary components of an eDiscovery case are eDiscovery sets and queries. Use an eDiscovery set to find content and apply a hold. Use a query to find content and export it.

eDiscovery-ProzessflusseDiscovery process flow

eDiscovery-Prozessfluss

Um Inhalte zu suchen und aufzubewahren, erstellen Sie einen eDiscovery-Satz. Jeder eDiscovery-Satz enthält Folgendes:To find and preserve content, create an eDiscovery set. Each eDiscovery set contains the following:

  • Zu durchsuchende Quellen. Dabei kann es sich um Exchange-Postfächer, SharePoint-Websites und Dateifreigaben handeln.Sources, which are locations to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, and file shares can all be sources.

  • Einen Filter, der die gesuchten Inhalte definiert. Ein Filter kann Suchbegriffe, einen Datumsbereich und den Namen eines Autors enthalten.A filter, which defines what you are searching for. A filter can include search terms, a date range, and an author's name.

  • Eine Option, um ein Compliance-Archiv für die Quellen mit Inhalten zu aktivieren, die dem Filter entsprechen.An option to apply an in-place hold to the sources that contain content that matches the filter.

Um Inhalte zu suchen und zu exportieren, erstellen Sie eine Abfrage. Jede Abfrage enthält Folgendes:To find and export content, create a query. Each query contains the following:

  • Abfragefilter, die die gesuchten Inhalte definieren. Abfragefilter gleichen Filtern in einem eDiscovery-Satz und können Suchbegriffe, einen Datumsbereich und den Namen eines Autors enthalten. Zusätzlich kann in einem Abfragefilter auch die Wortstammerkennung verwendet werden.Query filters, which define what you are searching for. Query filters resemble a filter in an eDiscovery set, and can include search terms, a date range, and an author's name. However, query filters in a query can also use stemming.

  • Zu durchsuchende Quellen. Bei den Quellen in einer Abfrage kann es sich um Exchange-Postfächer, SharePoint-Websites, Dateifreigaben und eDiscovery-Sätze handeln.Sources to be searched. Exchange mailboxes, SharePoint sites, file shares, and eDiscovery sets can all be sources in a query.

Bei der Ausführung einer Abfrage können Sie Statistiken über die gefundenen Elemente oder eine Vorschau der Ergebnisse anzeigen und die Ergebnisse nach Nachrichtentyp (bei Exchange-Ergebnissen) bzw. nach Dateityp (bei SharePoint-Ergebnissen) filtern. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Ergebnis der Abfrage exportieren.When you run a query, you can see statistics about the items that were found, you can preview the results, and you can filter the results by message type (for Exchange results) or by file type (for SharePoint results). When you are finished, you can export the results of the query.

Der Inhalt, den Sie mithilfe einer Abfrage exportieren, wird entsprechend der EDRM-Spezifikation (Electronic Data Reference Model) formatiert, damit er in ein Überprüfungstool importiert werden kann. Ein Export kann Folgendes umfassen:The content that you export by using a query is formatted according to the Electronic Data Reference Model (EDRM) specification so that it can be imported into a review tool. An export can include the following:

  • Dokumente: Dokumente werden aus Dateifreigaben exportiert. Dokumente und ihre Versionen können aus SharePoint Server exportiert werden.Documents: Documents are exported from file shares. Documents and their versions can be exported from SharePoint Server.

  • Listen: Wenn ein Listenelement in den Abfrageergebnissen enthalten ist, wird die gesamte Liste als CSV-Datei (Datei mit kommagetrennten Werten) exportiert.Lists: If a list item is included in the query results, the whole list is exported as a comma-separated values (.csv) file.

  • Seiten: SharePoint-Seiten, wie z. B. Wiki-Seiten oder Blogs, werden als MIME HTML-Dateien (MHT) exportiert.Pages: SharePoint pages, such as wiki pages or blogs, are exported as MIME HTML (.mht) files.

  • Exchange-Objekte: Elemente in einem Exchange Server-Postfach, wie Aufgaben, Kalendereinträge, Kontakte, E-Mail-Nachrichten und Anlagen, werden als PST-Datei exportiert. Falls Skype for Business-Unterhaltungen in Exchange archiviert werden, können diese ebenfalls ermittelt und exportiert werden.Exchange objects: Items in an Exchange Server mailbox, such as tasks, calendar entries, contacts, email messages and attachments are exported as a .pst file. If Skype for Business conversations are archived in Exchange, those can be discovered and exported, too.

  • Fehler im Durchforstungsprotokoll.Crawl log errors.

  • Ein XML-Manifest, das eine Übersicht über die exportierten Informationen bietet.An XML manifest that provides an overview of the exported information.

Funktionsweise von eDiscovery in SharePoint-ProduktenHow eDiscovery works in SharePoint products

Die Suchdienstanwendung stellt eine zentrale Komponente des Suchsystems in SharePoint Server dar. Sie können einem eDiscovery Center eine Suchdienstanwendung zuordnen. Alle von der Suchdienstanwendung indizierten Inhalte können vom eDiscovery Center aus ermittelt werden. Wenn Sie die Suchdienstanwendung für die Durchforstung von Dateifreigaben konfigurieren, können Sie mithilfe des eDiscovery Centers Inhalte der Dateifreigabe ermitteln. Wenn Sie die Suchdienstanwendung für die Durchforstung anderer Websites konfigurieren, z. B. einer mit SharePoint Server 2010 erstellten Teamwebsite, können Sie mithilfe des eDiscovery Centers Inhalte auf den Websites ermitteln. In SharePoint Server-Farmen können Sie auch Inhalte in das Archiv stellen. Wenn Sie Exchange Server der Suchdienstanwendung als Ergebnisquelle hinzufügen, können Sie Inhalte in Exchange-Postfächern vom eDiscovery Center aus ermitteln und die Postfächer in das Archiv stellen. Falls Inhalte aus Skype for Business in Exchange archiviert werden, können Sie auch Skype for Business-Inhalte ermitteln.The Search service application is a key component of the search system in SharePoint Server. You can associate an eDiscovery Center with a Search service application. Any content that's indexed by the Search service application can be discovered from the eDiscovery Center. If you configure the Search service application to crawl file shares, you can use the eDiscovery Center to discover content on the file shares. If you configure the Search service application to crawl other websites - for example, a team site that was created by using SharePoint Server 2010 - you can use the eDiscovery Center to discover content on the websites. For SharePoint Server farms, you can also put the content on hold. If you add Exchange Server to the Search service application as a result source, you can discover content within Exchange mailboxes from the eDiscovery Center and put the mailboxes on hold. If you archive content from Skype for Business in Exchange, you can also discover Skype for Business content.

Wenn die Umgebung zwei isolierte suchdienstanwendungen-beispielsweise SharePoint Online und SharePoint Server lokal - umfasst müssen Sie zwei eDiscovery Center zum Ermitteln von Inhalten in den Farmen haben.If your environment includes two isolated Search service applications - for example, SharePoint Online and SharePoint Server on-premises - you need to have two eDiscovery Centers to discover content across the farms.

Separate eDiscovery Center für jede isolierte Suchdienstanwendung.A separate eDiscovery Center for each isolated Search service application.

Separate Discovery Center für jeden Suchdienst

Beim Durchforsten von Inhalten wird von der Suchdienstanwendung ein Suchindex erstellt. Die Daten im Suchindex werden verwendet, um Ergebnisse für Suchabfragen zu liefern. Zudem sind im Suchindex Informationen über die erforderlichen Berechtigungen zum Zugriff auf die einzelnen Inhaltsobjekte gespeichert. Wenn ein Benutzer eine Suche ausführt, werden vom Suchsystem anhand des Suchindexes die entsprechenden Suchergebnisse identifiziert. Vor der Anzeige der Ergebnisse wird von der Suchdienstanwendung eineSicherheitskürzung ausgeführt. Dabei werden die Berechtigungen des Benutzers mit den Berechtigungen verglichen, die zum Zugriff auf die mit den Ergebnissen verknüpften Inhalte erforderlich sind. Anschließend werden die Ergebnisse so eingeschränkt, dass nur die Ergebnisse angezeigt werden, für die der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.As the Search system crawls content, it creates a search index. The search index stores data that's used to provide the results for search queries. The search index also stores information about the permissions that are required to access each piece of content. When a user performs a search, the search system uses the search index to identify the appropriate search results. Before displaying the results, the Search service application performs security trimming, by which the system compares the user's permissions to the permissions that are required to access content that search results link to, and then "trims" the results to show only those results that the user has permissions to view.

Compliance-ArchiveIn-place holds

Mit SharePoint Server 2013 wurde das Konzept des In-Situ-Speicherseingeführt. Wenn Sie einen In-Situ-Speicher (Archiv) auf eine Website anwenden, verbleiben die Inhalte der Website an ihrem ursprünglichen Speicherort. Benutzer können die Inhalte weiterhin verwenden, aber es wird eine Kopie des Inhalts in dem Zustand aufbewahrt, in dem er sich zum Zeitpunkt der Initiierung des Archivs befand. Wenn ein In-Situ-Speicher auf eine Website angewendet wird, sind darüber hinaus alle neuen Inhalte, die nach Aktivierung des In-Situ-Speichers erstellt oder der Website hinzugefügt wurden, auffindbar und werden nach einem Löschvorgang aufbewahrt. Außerdem müssen Benutzer nicht wissen, dass ihre Inhalte archiviert sind.eingeführt. Wenn Sie einen In-Situ-Speicher (Archiv) auf eine Website anwenden, verbleiben die Inhalte der Website an ihrem ursprünglichen Speicherort. Benutzer können die Inhalte weiterhin verwenden, aber es wird eine Kopie des Inhalts in dem Zustand aufbewahrt, in dem er sich zum Zeitpunkt der Initiierung des Archivs befand. Wenn ein In-Situ-Speicher auf eine Website angewendet wird, sind darüber hinaus alle neuen Inhalte, die nach Aktivierung des In-Situ-Speichers erstellt oder der Website hinzugefügt wurden, auffindbar und werden nach einem Löschvorgang aufbewahrt. Außerdem müssen Benutzer nicht wissen, dass ihre Inhalte archiviert sind.SharePoint Server 2013 introduced the concept of an in-place hold. When you apply an in-place hold to a site, content in the site remains in its original location. Users can still work with the content, but a copy of the content as it was at the time that you initiated the hold is preserved. Additionally, if an in-place hold is applied to a site, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be discoverable, and will be preserved if it's deleted. Also, users don't have to know that their content is on hold.

Wichtig

[!WICHTIGER HINWEIS] Wenn SharePoint Server auf einem Server ausgeführt wird, der alternative Zugriffszuordnung (Alternate Access Mapping, AAM), nach Hosts benannte Websitesammlungen oder das SSL-Beendigungsformat verwendet, können Benutzer die Webseiten einer Website mit aktiviertem In-Situ-Speicher nicht bearbeiten. Für eine Bearbeitung von Websites mit aktiviertem In-Situ-Speicher müssen Sie die Loopbackprüfung deaktivieren, wie in Methode 2 von KB-Artikel 896861 beschrieben.If SharePoint Server runs on a server that uses Alternate Access Mapping (AAM), host-named site collections, or SSL termination format, then users will not be able to edit web pages in a site that has an in-place hold applied. To allow users to edit pages in sites that are on hold, you need to disable loopback checking as described in Method 2 of KB article 896861.

In-Situ-Speicher wird auf Websiteebene angewendet. Wird ein In-Situ-Speicher für eine SharePoint-Website aktiviert, so wird ein permanentes Dokumentarchiv erstellt, sofern noch keins vorhanden ist. Die meisten Benutzer können das permanente Dokumentarchiv nicht anzeigen, da es nur für Websitesammlungsadministratoren sichtbar ist. Der Suchcrawler verfügt ebenfalls über spezielle Berechtigungen zum Durchforsten von Inhalten des permanenten Dokumentarchivs.An in-place hold is applied at the level of a site. When a hold is placed on a SharePoint site, a preservation hold library is created, if one doesn't already exist. The preservation hold library is only visible to site collection administrators so most users can't view it. The search crawler also has special permissions to crawl content in the preservation hold library.

Hinweis

Es gibt einen Fall, in dem ein Benutzer die permanentes Dokumentarchiv anzeigen kann. Benutzer, die auf der Webanwendungsebene Berechtigungen erteilt werden, können alle Inhalte in allen Websitesammlungen innerhalb der Webanwendung anzeigen.There is one case in which a user can view the preservation hold library. Users who are granted permissions at the web application level can view all content in all site collections within the web application.

Wenn ein Benutzer versucht, Inhalte auf einer Website mit aktiviertem In-Situ-Speicher zu ändern oder zu löschen, wird von SharePoint zunächst überprüft, ob der Inhalt seit der Aktivierung des In-Situ-Speichers geändert wurde. Ist dies die erste Änderung seit der Aktivierung des In-Situ-Speichers, wird der Inhalt in das permanente Dokumentarchiv kopiert. Anschließend kann der Benutzer den ursprünglichen Inhalt ändern oder löschen. Beachten Sie, dass Inhalte der Website in das permanente Dokumentarchiv kopiert werden können, auch wenn sie nicht dem Filter des eDiscovery-Satzes entsprechen, durch den das Archiv aktiviert wurde.If a user attempts to modify or delete content in a site that's on hold, SharePoint first checks whether the content has been modified since the hold was applied. If this is the first modification since the hold was applied, SharePoint copies the content to the preservation hold library, and then allows the user to modify or delete the original content. Note that any content in the site can be copied to the preservation hold library, even if the content doesn't match the filter of the eDiscovery set that initiated the hold.

Benutzer erhalten eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, eine Bibliothek, Liste oder Websitesammlung zu löschen, die in das Archiv gestellt wurde. Benutzer erhalten auch eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, einen Ordner mit einer Datei zu löschen, die in das Archiv gestellt wurde. Wenn Benutzer einen Ordner mit Dateien löschen möchten, die in das Archiv gestellt wurden, müssen sie diese Dateien löschen, bevor sie den Ordner löschen können.A user receives an error if they try to delete a library, list, or site collection that's on hold. Users also receive an error if they try to delete a folder that contains a file that's on hold. If users want to delete a folder that contains one or more files that are on hold, they have to delete those files before they can delete the folder.

Der Zeitgeberauftrag „Verarbeitung und Berichterstellung zurückhalten" generiert Berichte zu Elementen im Archiv und Elementen, die aus Dokumentarchiven entfernt wurden, deren Freigabe aussteht. Der Zeitgeberauftrag wird täglich ausgeführt und verarbeitet eDiscovery in SharePoint Server.The Hold Processing and Reporting timer job generates reports about items on hold and removed item from hold libraries that are pending release. The timer job runs daily and processes eDiscovery in SharePoint Server.

Berücksichtigen Sie bei der Planung von Compliance-Archiven Folgendes:Consider the following when planning for in-place holds:

  • Damit alle Versionen von Inhalten einer Website gespeichert werden, müssen Sie die für die Dokumentbibliotheken der Website die Dokumentversionsverwaltung aktivieren. Weitere Informationen zur Versionsverwaltung finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.To store all versions of content in a site, you have to enable document versioning for the document libraries in the site. For more information about versioning, see Enable and configure versioning for a list or library.

  • Wenn ein Dokument aus einer Website mit aktivierter Archivierung und Dokumentversionsverwaltung gelöscht wird, bleiben alle Versionen des gelöschten Dokuments erhalten.If a document is deleted from a site that's on hold and document versioning is enabled, all versions of the deleted document will be preserved.

  • Wenn, wie bereits erwähnt, die Archivierung für eine Website aktiviert wird, werden alle neuen Inhalte, die nach Aktivierung der Archivierung erstellt oder der Website hinzugefügt wurden, aufbewahrt.As previously mentioned, if a site is put on hold, any new content that's created or added to the site after it was put on hold will be preserved if it's deleted.

  • Wenn die Dokumentversionsverwaltung nicht aktiviert wurde und ein Element mehrfach im Archiv platziert wird, bewahrt SharePoint jeweils die Version auf, die zum Zeitpunkt der Platzierung im Archiv aktuell ist. Ist beispielsweise Version 27 eines Elements die neueste Version, wenn die Website zum ersten Mal im Compliance-Archiv platziert wird, und Version 51 ist die neueste Version, wenn die Website zum zweiten Mal im Compliance-Archiv platziert wird, werden die Versionen 27 und 51 aufbewahrt.If document versioning isn't enabled and an item is placed on hold multiple times, SharePoint preserves the version that's current at the time each hold is placed. For example, if version 27 of an item is the most recent when the site is placed on hold the first time, and version 51 is the most recent when the site is placed on hold the second time, versions 27 and 51 are preserved.

  • Die Verwendung des Speicherplatzes ist effizient. Die meisten Inhalte auf einer Website werden nicht geändert, und nicht geänderte Inhalte werden nicht in das permanente Dokumentarchiv kopiert.Storage space is used efficiently when an in-place hold is implemented. Most content in a site does not change, and content that's not changed is not copied to the preservation hold library.

Integration in ExchangeIntegration with Exchange

Sie können den Ermittlungsvorgang für Exchange Server 2013 und Exchange Server 2016 von einem SharePoint eDiscovery Center aus verwalten. Dabei können Sie folgende Aktionen ausführen:You can manage the discovery process for Exchange Server 2013 and Exchange Server 2016 from a SharePoint eDiscovery Center. You can do the following:

  • Hinzufügen von Exchange-Postfächern als Quellen zu einem eDiscovery-Satz oder einer Abfrage.Add Exchange mailboxes as sources to either an eDiscovery set or a query.

  • Anzeigen einer Vorschau für Inhalte, die in einem Exchange-Postfach ermittelt werden.Preview content that's discovered in an Exchange mailbox.

  • Aktivieren der Archivierung für ein Exchange-Postfach.Apply a hold to an Exchange mailbox.

  • Exportieren von Inhalten, die in einem Exchange-Postfach ermittelt werden.Export content that's discovered in an Exchange mailbox.

Zum Ermitteln von Inhalten in Exchange-Postfächern müssen Sie zunächst eine Vertrauensstellung zwischen SharePoint und Exchange einrichten. Zudem müssen Sie den Benutzern des eDiscovery Centers spezielle Exchange-Berechtigungen erteilen. Weitere Informationen zu diesen Aufgaben finden Sie unter Konfigurieren von eDiscovery in SharePoint Server.To discover content in Exchange mailboxes, you must first configure a trust relationship between SharePoint and Exchange. You must also grant specific Exchange permissions to the users of the eDiscovery Center. For more information about these tasks, see Configure eDiscovery in SharePoint Server.