Planen verwalteter Metadaten in SharePoint ServerPlan for managed metadata in SharePoint Server

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Mit verwalteten Metadaten in SharePoint Server können Sie eine einheitliche Taxonomie von Begriffen erstellen, die Sie in Ihrer SharePoint-Farm verwenden können. In diesem Artikel werden Sie schrittweise durch die Konfigurationsentscheidungen geführt, die Sie treffen müssen, bevor Sie die Dienstanwendung für verwaltete Metadaten in SharePoint Server konfigurieren.With managed metadata in SharePoint Server, you can create a unified taxonomy of terms that you can use throughout your SharePoint farm. In this article, we walk through the configuration decisions that you need to make before you configure the managed metadata service application in SharePoint Server.

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten ist es wichtig, dass Sie verstehen, was verwaltete Metadaten sind und wie diese in SharePoint funktionieren. Lesen Sie vor diesem Artikel unbedingt diese Einführung in verwaltete Metadaten.Before you configure managed metadata, it's important to understand what managed metadata is and how it works in SharePoint. Before you read this article, be sure to read Introduction to managed metadata.

Übersicht über den Dienst für verwaltete Metadaten in SharePoint ServerOverview of the managed metadata service in SharePoint Server

In SharePoint Server werden verwaltete Metadaten über eine Dienstanwendung und den Verwalteten Metadatenwebdienst implementiert, der auf den Anwendungs- und Front-End-Serverrollen ausgeführt wird. Sie können mehrere Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten erstellen, wenn Sie separate Ausdruckssätze für spezielle Verwendungszwecke benötigen. Jede Dienstanwendung hat ihre eigene Datenbank, die den Ausdruckssatz, Begriffe, Schlüsselwörter usw. enthält.In SharePoint Server, managed metadata is implemented through a service application and the Managed Metadata Web Service which runs on the Application and Front-end server roles. You can create multiple managed metadata service applications if you need separate term sets for specialized use. Each service application has its own database containing the term set, terms, keywords, and so on.

Verbindungen zwischen der Dienstanwendung für verwaltete Metadaten und Ihren Webanwendungen werden von verwalteten Metadatenverbindungen verarbeitet. Mithilfe dieser Verbindungen können Sie bei Bedarf unterschiedliche Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten unterschiedlichen Webanwendungen zuordnen und Features um die Richtlinie der Schlüsselwort- und Ausdruckssatzerstellung herum konfigurieren.Connections between the managed metadata service application and your web applications are handled by managed metadata connections. Using these connections, you can map different managed metadata service applications to different web applications if needed, and configure features around keyword and term set creation policy.

Wenn Sie mehrere SharePoint Server-Farmen haben und einen Terminologiespeicher für verwaltete Metadaten zwischen diesen freigeben möchten, können Sie die Dienstanwendung in einer Farm veröffentlichen, und die anderen Farmen stellen eine Verbindung damit her. (Hierfür ist eine Vertrauensstellung zwischen den Farmen erforderlich.)If you have multiple SharePoint Server farms and you want to share a managed metadata term store between them, you can publish the service application in one farm and the others can connect to it. (This requires a trust relationship between the farms.)

Die Dienstanwendung für verwaltete Metadaten bietet auch eine Veröffentlichungsfunktion für Inhaltstyp-Hubs, bei denen es sich um die Websitesammlungen handelt, in denen Sie standardmäßige Inhaltstypen erstellen und diese für andere Websitesammlungen freigeben können.The managed metadata service application also provides publishing functionality for content type hubs, which are site collections where you can create standard content types and share them among other site collections.

Sehen wir uns nun die Entscheidungen an, die Sie in diesen Bereichen treffen müssen, bevor Sie verwaltete Metadaten konfigurieren.Let's look at the decisions you need to make in these areas before you configure managed metadata.

Isolieren verwalteter MetadatenausdruckssätzeIsolating managed metadata term sets

In einem Terminologiespeicher können Sie viele verschiedene Ausdruckssätze erstellen. Diese Ausdruckssätze können in Gruppen organisiert werden. Gruppen bietet eine gewisse Sicherheitsisolierung, indem Sie angeben können, wer sie verwalten und dazu beitragen kann. Benutzer können jedoch im Allgemeinen selbst auf die Ausdrücke zugreifen und diese verwenden. Wenn Sie einen Ausdruckssatz auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern beschränken möchten, gibt es zwei Möglichkeiten.Within a term store, you can create a variety of different term sets. These term sets can be organized in groups. Groups offer some security isolation by allowing you to specify who can manage or contribute to them. However, users in general can access and use the terms themselves. If you want to restrict a term set to a specific group of users, there are two options.

Erstens: Sie können Benutzern erlauben, Ausdruckssätze zu erstellen, die sich lokal in einer Websitesammlung befinden. Diese Ausdruckssätze sind nicht in anderen Websitesammlungen verfügbar. (Im nächsten Abschnitt wird diese Option ausführlicher behandelt.)First, you can allow users to create term sets that are local to a site collection. These term sets are not available in other site collections. (We talk more about this option in the next section.)

Zweitens: Sie können eine noch größere Isoliert für einen Ausdruckssatz bereitstellen, indem Sie ihn in einer separaten Dienstanwendung für verwaltete Metadaten einschließen. Auf diese Weise erhalten Sie einen vollständig separaten Terminiologiespeicher in einer separaten Datenbank, die Sie auf eine bestimmte Benutzergruppe beschränken können.Second, you can provide even greater isolation for a term set by housing it in a separate managed metadata service application. This gives you a completely separate term store in a separate database which you can restrict to a particular set of users.

Wenn es sensible Bereiche, wie z. B. die Rechts- oder Personalabteilung, gibt, in denen Sie einen Terminologiespeicher mit beschränktem Zugriff haben möchten, sollten Sie den zweiten Ansatz in Betracht ziehen. Benutzern dieses Terminologiespeichers kann auch Zugriff zu Ihrem Hauptterminologiespeicher gewährt werden.If you have sensitive areas such as legal or human resources where you want a term store with limited access, consider this second approach. Users of this term store can also be granted access to your main term store.

EntscheidungDecision

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten in SharePoint müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten für separate Terminologiespeicher benötigen. (Sie können künftig bei Bedarf zusätzliche Dienstanwendungen hinzufügen.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you need more than one managed metadata service application for separate term stores. (You can add additional service applications in the future if needed.)

Verwenden lokaler AusdruckssätzeUsing local term sets

Sie können über die globalen Ausdruckssätze hinaus, die über all Ihre Websitesammlungen verfügbar sind, lokale Ausdruckssätze für eine Websitesammlung erstellen. Wenn Benutzer einen Spalte für verwaltete Metadaten für eine SharePoint-Liste erstellen, können sie einen neuen Ausdruckssatz erstellen anstatt globale Ausdruckssätze zu verwenden.Beyond the global term sets that are available across all of your site collections, you can create term sets that are local to a site collection. When users create a managed metadata column for a SharePoint list, they have the option of creating a new term set rather than using global term sets.

Dies kann hilfreich sein, wenn Sie verwaltete Metadaten auf eine Art und Weise verwenden möchten, die nicht für die gesamte Organisation gelten, zum Beispiel Metadaten für ein bestimmtes Projekt oder Ereignis.This can be useful if you want to use managed metadata in ways that don't apply to the entire organization, such as metadata for a particular project or event.

Durch Verwendung lokaler Ausdruckssätze können unterschiedliche Teams und Unternehmensgruppen ihre eigenen verwalteten Metadaten erstellen, ohne formale Updates an einem globalen Ausdruckssatz anfordern zu müssen, und Sie können die globalen Ausdruckssätze auf die Kernbereiche Ihres Unternehmens fokussieren.By using local term sets, different teams and business groups can create their own managed metadata without needing to request formal updates to a global term set, and you can keep the global term sets focused on core areas of your business.

Wenn Sie Benutzern das Erstellen eigener lokaler Ausdruckssätze für Websitesammlungen nicht gestatten möchten, können Sie dieses Feature beim Konfigurieren der Verbindung der verwalteten Metadaten deaktivieren.If you don't want to allow users to create their own term sets that are local to site collections, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection.

EntscheidungDecision

Bevor Sie verwaltete Metadaten in SharePoint konfigurieren, müssen Sie entscheiden, ob Sie das Erstellen lokaler Ausdruckssätze zulassen möchten. (Für jede erstellte Dienstanwendung ist eine andere Einstellung möglich.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow local term sets to be created. (You can have different setting for each service application that you create.)

Schlüsselwörter für verwaltete Metadaten und FolksonomieManaged metadata keywords and folksonomy

Wenn Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten in einer SharePoint-Liste verwenden, müssen Benutzer, die diese Spalte ausfüllen, einen der verfügbaren Werte, die im Terminologiespeicher definiert sind, verwenden, mit dem die Spalte verbunden ist.When you use a managed metadata column in a SharePoint list, users who fill out that column have to use one of the available values defined in the term store that the column is connected to. This is one of the primary advantages of managed metadata - you're certain the value was chosen from a predefined list.

Verwaltete Metadaten in SharePoint unterstützen jedoch auch das Taggen von Funktionen, sodass Benutzer SharePoint-Elemente markieren können, z. B. Dokumente mit erstellten Schlüsselwörtern, die sich nicht in dem vorhandenen Terminologiespeicher befinden. Diese Schlüsselwörter werden in einer Liste im Terminologiespeicher gesammelt, und Sie können sie durch Konsolidieren und Hinzufügen zu vorhandenen oder neuen Ausdruckssätzen verwalten. Dies ermöglicht einen Folksonomieansatz, bei dem Benutzer bei Bedarf neue Schlüsselwörter erstellen können, ohne einen formalen Prozess des Aktualisierens eines bestimmten Ausdruckssatzes durchlaufen zu müssen.However, SharePoint managed metadata also supports tagging functionality where users can tag SharePoint items such as documents with keywords that they create that aren't in the existing term store. These keywords accumulate in a list in the term store, and you can manage them by consolidating them and adding them to existing or new term sets as needed. This allows a folksonomy approach where users can create new keywords as needed without having to go through a formal process to update a particular term set.

Wenn Sie sich einen formelleren Ansatz für verwaltete Metadaten wünschen, können Sie dieses Feature beim Konfigurieren der verwalteten Metadatenverbindung deaktivieren. In diesem Fall müssen Benutzer eine Auswahl aus den vorhandenen Ausdrücken im Terminologiespeicher treffen und diese Werte zu speziellen Feldern hinzufügen, die Sie für diesen Zweck erstellen.If you want to take a more formal approach to managed metadata, you can disable this feature when you configure the managed metadata connection. In this case, users will have to pick from the existing terms in the term store and add those values to specific fields that you create for that purpose.

EntscheidungDecision

Bevor Sie verwaltete Metadaten in SharePoint konfigurieren, müssen Sie entscheiden, ob Sie das Tagging von SharePoint-Elementen mit Schlüsselwörtern, die sich nicht im Terminologiespeicher befinden, zulassen möchten.Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to allow tagging of SharePoint items with keywords that are not in the term store.

Veröffentlichen von Inhaltstypen von verwalteten MetadatenPublishing managed metadata content types

Neben dem Freigaben von verwalteten Metadaten können Sie auch den verwalteten Metadatendienst verwenden, um Inhaltstypen freizugeben. Durch Angeben einer Websitesammlung als Inhaltstyp-Hub, wenn Sie die Dienstanwendung für die verwalteten Metadaten konfigurieren, können Sie alle Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog der Websitesammlung freigeben, sodass sie für andere Websitesammlungen verfügbar sind.In addition to sharing managed metadata, you can also use the managed metadata service to share content types. By specifying a site collection as the content type hub when you configure the managed metadata service application, you can share all content types in the site collection's content type gallery, making them available to other site collections.

EntscheidungDecision

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten in SharePoint müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Inhaltstyp-Hub erstellen möchten. (Sie können auch später einen hinzufügen.)Before you configure managed metadata in SharePoint, decide if you want to create a content type hub. (You can also add one later.)