Planen verwalteter Metadaten in SharePoint Server

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Mit verwalteten Metadaten in SharePoint Server können Sie eine einheitliche Taxonomie von Begriffen erstellen, die Sie in Ihrer SharePoint-Farm verwenden können. In diesem Artikel werden Sie schrittweise durch die Konfigurationsentscheidungen geführt, die Sie treffen müssen, bevor Sie die Dienstanwendung für verwaltete Metadaten in SharePoint Server konfigurieren.

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten ist es wichtig, dass Sie verstehen, was verwaltete Metadaten sind und wie diese in SharePoint funktionieren. Lesen Sie vor diesem Artikel unbedingt diese Einführung in verwaltete Metadaten.

Übersicht über den Dienst für verwaltete Metadaten in SharePoint Server

In SharePoint Server werden verwaltete Metadaten über eine Dienstanwendung und den Verwalteten Metadatenwebdienst implementiert, der auf den Anwendungs- und Front-End-Serverrollen ausgeführt wird. Sie können mehrere Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten erstellen, wenn Sie separate Ausdruckssätze für spezielle Verwendungszwecke benötigen. Jede Dienstanwendung hat ihre eigene Datenbank, die den Ausdruckssatz, Begriffe, Schlüsselwörter usw. enthält.

Verbindungen zwischen der Dienstanwendung für verwaltete Metadaten und Ihren Webanwendungen werden von verwalteten Metadatenverbindungen verarbeitet. Mithilfe dieser Verbindungen können Sie bei Bedarf unterschiedliche Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten unterschiedlichen Webanwendungen zuordnen und Features um die Richtlinie der Schlüsselwort- und Ausdruckssatzerstellung herum konfigurieren.

Wenn Sie mehrere SharePoint Server-Farmen haben und einen Terminologiespeicher für verwaltete Metadaten zwischen diesen freigeben möchten, können Sie die Dienstanwendung in einer Farm veröffentlichen, und die anderen Farmen stellen eine Verbindung damit her. (Hierfür ist eine Vertrauensstellung zwischen den Farmen erforderlich.)

Die Dienstanwendung für verwaltete Metadaten bietet auch eine Veröffentlichungsfunktion für Inhaltstyp-Hubs, bei denen es sich um die Websitesammlungen handelt, in denen Sie standardmäßige Inhaltstypen erstellen und diese für andere Websitesammlungen freigeben können.

Sehen wir uns nun die Entscheidungen an, die Sie in diesen Bereichen treffen müssen, bevor Sie verwaltete Metadaten konfigurieren.

Isolieren verwalteter Metadatenausdruckssätze

In einem Terminologiespeicher können Sie viele verschiedene Ausdruckssätze erstellen. Diese Ausdruckssätze können in Gruppen organisiert werden. Gruppen bietet eine gewisse Sicherheitsisolierung, indem Sie angeben können, wer sie verwalten und dazu beitragen kann. Benutzer können jedoch im Allgemeinen selbst auf die Ausdrücke zugreifen und diese verwenden. Wenn Sie einen Ausdruckssatz auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern beschränken möchten, gibt es zwei Möglichkeiten.

Erstens: Sie können Benutzern erlauben, Ausdruckssätze zu erstellen, die sich lokal in einer Websitesammlung befinden. Diese Ausdruckssätze sind nicht in anderen Websitesammlungen verfügbar. (Im nächsten Abschnitt wird diese Option ausführlicher behandelt.)

Zweitens: Sie können eine noch größere Isoliert für einen Ausdruckssatz bereitstellen, indem Sie ihn in einer separaten Dienstanwendung für verwaltete Metadaten einschließen. Auf diese Weise erhalten Sie einen vollständig separaten Terminiologiespeicher in einer separaten Datenbank, die Sie auf eine bestimmte Benutzergruppe beschränken können.

Wenn es sensible Bereiche, wie z. B. die Rechts- oder Personalabteilung, gibt, in denen Sie einen Terminologiespeicher mit beschränktem Zugriff haben möchten, sollten Sie den zweiten Ansatz in Betracht ziehen. Benutzern dieses Terminologiespeichers kann auch Zugriff zu Ihrem Hauptterminologiespeicher gewährt werden.

Entscheidung

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten in SharePoint müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Dienstanwendungen für verwaltete Metadaten für separate Terminologiespeicher benötigen. (Sie können künftig bei Bedarf zusätzliche Dienstanwendungen hinzufügen.)

Verwenden lokaler Ausdruckssätze

Sie können über die globalen Ausdruckssätze hinaus, die über all Ihre Websitesammlungen verfügbar sind, lokale Ausdruckssätze für eine Websitesammlung erstellen. Wenn Benutzer einen Spalte für verwaltete Metadaten für eine SharePoint-Liste erstellen, können sie einen neuen Ausdruckssatz erstellen anstatt globale Ausdruckssätze zu verwenden.

Dies kann hilfreich sein, wenn Sie verwaltete Metadaten auf eine Art und Weise verwenden möchten, die nicht für die gesamte Organisation gelten, zum Beispiel Metadaten für ein bestimmtes Projekt oder Ereignis.

Durch Verwendung lokaler Ausdruckssätze können unterschiedliche Teams und Unternehmensgruppen ihre eigenen verwalteten Metadaten erstellen, ohne formale Updates an einem globalen Ausdruckssatz anfordern zu müssen, und Sie können die globalen Ausdruckssätze auf die Kernbereiche Ihres Unternehmens fokussieren.

Wenn Sie Benutzern das Erstellen eigener lokaler Ausdruckssätze für Websitesammlungen nicht gestatten möchten, können Sie dieses Feature beim Konfigurieren der Verbindung der verwalteten Metadaten deaktivieren.

Entscheidung

Bevor Sie verwaltete Metadaten in SharePoint konfigurieren, müssen Sie entscheiden, ob Sie das Erstellen lokaler Ausdruckssätze zulassen möchten. (Für jede erstellte Dienstanwendung ist eine andere Einstellung möglich.)

Schlüsselwörter für verwaltete Metadaten und Folksonomie

Wenn Sie eine Spalte für verwaltete Metadaten in einer SharePoint-Liste verwenden, müssen Benutzer, die diese Spalte ausfüllen, einen der verfügbaren Werte, die im Terminologiespeicher definiert sind, verwenden, mit dem die Spalte verbunden ist.

Verwaltete Metadaten in SharePoint unterstützen jedoch auch das Taggen von Funktionen, sodass Benutzer SharePoint-Elemente markieren können, z. B. Dokumente mit erstellten Schlüsselwörtern, die sich nicht in dem vorhandenen Terminologiespeicher befinden. Diese Schlüsselwörter werden in einer Liste im Terminologiespeicher gesammelt, und Sie können sie durch Konsolidieren und Hinzufügen zu vorhandenen oder neuen Ausdruckssätzen verwalten. Dies ermöglicht einen Folksonomieansatz, bei dem Benutzer bei Bedarf neue Schlüsselwörter erstellen können, ohne einen formalen Prozess des Aktualisierens eines bestimmten Ausdruckssatzes durchlaufen zu müssen.

Wenn Sie sich einen formelleren Ansatz für verwaltete Metadaten wünschen, können Sie dieses Feature beim Konfigurieren der verwalteten Metadatenverbindung deaktivieren. In diesem Fall müssen Benutzer eine Auswahl aus den vorhandenen Ausdrücken im Terminologiespeicher treffen und diese Werte zu speziellen Feldern hinzufügen, die Sie für diesen Zweck erstellen.

Entscheidung

Bevor Sie verwaltete Metadaten in SharePoint konfigurieren, müssen Sie entscheiden, ob Sie das Tagging von SharePoint-Elementen mit Schlüsselwörtern, die sich nicht im Terminologiespeicher befinden, zulassen möchten.

Veröffentlichen von Inhaltstypen von verwalteten Metadaten

Neben dem Freigaben von verwalteten Metadaten können Sie auch den verwalteten Metadatendienst verwenden, um Inhaltstypen freizugeben. Durch Angeben einer Websitesammlung als Inhaltstyp-Hub, wenn Sie die Dienstanwendung für die verwalteten Metadaten konfigurieren, können Sie alle Inhaltstypen im Inhaltstypkatalog der Websitesammlung freigeben, sodass sie für andere Websitesammlungen verfügbar sind.

Entscheidung

Vor dem Konfigurieren von verwalteten Metadaten in SharePoint müssen Sie entscheiden, ob Sie einen Inhaltstyp-Hub erstellen möchten. (Sie können auch später einen hinzufügen.)

Siehe auch

Die SharePoint in Microsoft 365 Version dieses Artikels finden Sie unter "Einführung in verwaltete Metadaten".