Hinzufügen, Blockieren oder Entfernen eines Viva Engage Benutzers

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Als überprüfter Oder Netzwerkadministrator können Sie Viva Engage Benutzer hinzufügen, blockieren oder entfernen und definieren, welche Felder in ihre Profile eingeschlossen werden sollen.

So rufen Sie das Viva Engage Admin Center auf, um Benutzer zu verwalten:

  • Wechseln Sie in Microsoft 365 zu Admin>Viva Engage.

  • Oder wählen Sie in Viva Engage das Symbol Viva Engage Einstellungen und dann Netzwerkeinstellungen bearbeiten Admin aus.

Einladen von Benutzern zum Viva Engage

Verwenden Sie dieses Verfahren nur, um Mitarbeiter mit einer Unternehmens-E-Mail zu Viva Engage einzuladen.

  • Wenn Sie die Microsoft 365-Identität in Ihrem Netzwerk erzwingen, werden alle Microsoft 365-Benutzer mit einer Viva Engage-Lizenz als ausstehende Benutzer in Viva Engage erstellt.
  • Wenn Sie die Microsoft 365-Identität nicht erzwingen, müssen Benutzer die Kachel Viva Engage von Microsoft 365 auswählen oder sich bei Viva Engage anmelden, um dem Netzwerk beizutreten.
  • Wenn Sie einen Benutzer zu einer Gruppe einladen, die über keine Viva Engage Lizenz verfügt, wird dieser Benutzer in Viva Engage angehalten und aus der Gruppenmitgliedsliste entfernt. Sie erhalten keine Ankündigungs-E-Mails.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk im einheitlichen Modus befindet, müssen Sie diese Aktion im verwaltungsportal für Microsoft Entra Benutzer ausführen.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk nicht im einheitlichen Modus befindet, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie Viva Engage das Einstellungssymbol und dann Netzwerkadministratoreinstellungen bearbeiten aus. Durch diese Auswahl wird das Yammer Admin Center geöffnet.

  2. Wählen Sie im Yammer Admin Center Benutzer>einladen aus.

  3. Geben Sie einzelne E-Mail-Adressen ein, und wählen Sie dann Einladen aus.

  4. Darüber hinaus können Sie ein Adressbuch importieren und eine CSV-Datei importieren, die aus einer E-Mail-Anwendung wie Outlook oder Apple Mail exportiert wurde. Die CSV-Datei sollte eine einzelne E-Mail-Adresse in jeder Zeile enthalten.

Hinweis

Wenn Ihr organization mehr als eine Internetdomäne für E-Mail-Adressen verwendet und Sie Ihrem Netzwerk Benutzer aus anderen Domänen hinzufügen möchten, sollten Sie eine Viva Engage Netzwerkkonsolidierung in Erwägung ziehen. Weitere Informationen findest du unter Netzwerkmigration: Konsolidieren mehrerer Viva Engage-Netzwerke.

Verwalten ausstehender Benutzer

Ein ausstehender Benutzer ist eine Person, die zu einem Viva Engage Netzwerk eingeladen wurde, sich aber noch nicht angemeldet hat. Ausstehende Benutzer können zu Communitys hinzugefügt werden und erhalten Ankündigungsbenachrichtigungs-E-Mails von Communityadministratoren. Wie bei allen Office-Produkten sind ausstehende Benutzer in der Community-Mitgliederliste sichtbar.

Um keine Ankündigungen von einer bestimmten Community mehr zu erhalten, können sich Benutzer bei Viva Engage anmelden und die Community verlassen. Alternativ können sie dem Link zum Abmelden in der E-Mail folgen, um sich von allen Viva Engage E-Mails abzumelden.

Einladen von Gästen

Laden Sie externe Kontakte mit E-Mail-Adressen außerhalb Ihrer Domäne ein (z. B. Berater, Auftragnehmer oder Partner). Gast-E-Mail-Domänen werden der Liste der autorisierten Domänen für Ihr Netzwerk nicht hinzugefügt.

  1. Wählen Sie Viva Engage das Einstellungssymbol und dann Netzwerkadministratoreinstellungen bearbeiten aus, um zum Yammer Admin Center zu wechseln.

  2. Wählen Sie im Yammer Admin Center Benutzer>Gäste einladen aus.

  3. Geben Sie einzelne E-Mail-Adressen ein. Gastbenutzer, einschließlich aktiver und ausstehender Benutzer, werden auf dieser Seite aufgeführt.

    Screenshot der Liste der ausstehenden Gäste.

Wie bei anderen Benutzern bleiben die Namen und Profile von Gastbenutzern leer, bis sie die Einladung angenommen und die Registrierung abgeschlossen haben. Gastbenutzerkonten können jederzeit gelöscht werden, ihre Beiträge zum Netzwerk bleiben jedoch erhalten.

Weitere Informationen zu Gästen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zu externem Messaging.

Entfernen von Benutzern

Sie können aktive Benutzer, ausstehende Benutzer und Gäste deaktivieren oder endgültig entfernen.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk im einheitlichen Modus befindet, verwenden Sie nur die Seite Benutzer entfernen im Admin-Portal, um einen Antrag einer betroffenen Person für die DSGVO zu bearbeiten. Bevor Sie fortfahren, überprüfen Sie DSGVO-Anforderungen oder DSGVO-Anforderungen für alle Office 365. Um einen Benutzer aus Ihrem Viva Engage Network zu entfernen, wechseln Sie zum verwaltungsportal für Microsoft Entra Benutzer.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk nicht im einheitlichen Modus befindet, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Wählen Sie Viva Engage das Einstellungssymbol und dann Netzwerkadministratoreinstellungen bearbeiten aus, um zum Yammer Admin Center zu wechseln.

  2. Wählen Sie im Yammer Admin Center Benutzer>entfernen aus.

  3. Geben Sie den Namen eines vorhandenen Benutzers ein.

  4. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

    • Diesen Benutzer deaktivieren:

      • Wenn der Benutzer über keine Microsoft Entra Anmeldeinformationen verfügt, wird durch diese Option die Anmeldung des Benutzers blockiert, bis der Benutzer seine E-Mail-Adresse erneut überprüft. Ohne Zugriff auf ihr verifiziertes E-Mail-Konto können sie sich nicht wieder bei Viva Engage anmelden. Benutzerprofilinformationen, Nachrichten und Dateiuploads bleiben bestehen. Dies kann eine nützliche Option für ausscheidende Vertragsmitarbeiter sein, da sie nach ihrer Rückkehr verlängert werden können. Deaktivierte Benutzer können ihr Konto innerhalb von 90 Tagen reaktivieren, indem sie ihr E-Mail-Konto aktivieren und sich bei Viva Engage anmelden, wo sie eine E-Mail mit Links zum Reaktivieren erhalten. Nach 90 Tagen wird das Konto dauerhaft gelöscht.

      • Wenn der Benutzer über Microsoft Entra Anmeldeinformationen verfügt, verwenden Sie zunächst diese Aktion, um den Benutzer zu deaktivieren, und befolgen Sie dann die Anweisungen unter Benutzer blockieren.

    • Entfernen Sie diesen Benutzer dauerhaft, und behalten Sie Nachrichten bei: Mit dieser Option können Sie den Benutzer entfernen und die von ihnen geposteten Nachrichten und Inhalte beibehalten.

    • Entfernen Sie diesen Benutzer und die Meldungen dauerhaft: Mit dieser Option können Sie den Benutzer und alle gesendeten Nachrichten entfernen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

    • Löschen Sie diesen Benutzer. Löschen Sie ihren Namen und ihre persönlichen Informationen, aber lassen Sie ihre Nachrichten. (Kann nach 14 Tagen nicht rückgängig werden): Diese Option deaktiviert den Benutzer für 14 Tage, damit der Administrator Dateien und Nachrichten auswerten kann, bevor der Benutzer endgültig gelöscht wird.

    Alle Löschoptionen löschen die folgenden Daten:

    • Wem die Person folgt, welchen Unterhaltungen und Artikeln sie folgt und wer ihnen folgt

    • Lesezeichen, Spracheinstellungen, Benachrichtigungseinstellungen und Kontoaktivität

    • Das Profil des Benutzers

    • Gruppenmitgliedschaften

    • Organigramm

    • Die Liste der Netzwerke, bei denen der Benutzer Mitglied war

    Die ersten drei Löschoptionen behalten den Namen des Benutzers in Viva Engage gespeicherten Daten und listen deaktivierte Benutzer auf der Seite Benutzer entfernen auf, aus der Sie einen Benutzer reaktivieren oder löschen können. Nur die Option Diesen Benutzer löschen entfernt den Namen des Benutzers.

    Screenshot der deaktivierten Benutzerliste.

Blockieren von Benutzern

Ein Benutzer mit einer blockierten E-Mail-Adresse kann nicht ihrem Viva Engage Netzwerk beitreten, es sei denn, ein Administrator hebt die Blockierung der Adresse auf.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk im einheitlichen Modus befindet, müssen Sie Benutzer aus dem verwaltungsportal für Microsoft Entra Benutzer blockieren.

Wenn sich Ihr Viva Engage Netzwerk nicht im einheitlichen Modus befindet, blockieren Sie Benutzer mithilfe einer der folgenden Optionen:

  • Blockieren Sie den Benutzer im Yammer Admin Center:

    1. Wählen Sie Viva Engage das Einstellungssymbol und dann Netzwerkadministratoreinstellungen bearbeiten aus, um zum Yammer Admin Center zu wechseln.

    2. Wählen Sie im Yammer Admin Center Benutzer>blockieren aus.

    3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des zu blockierenden Benutzers ein. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen eingeben, trennen Sie diese durch Kommas oder Zeilenumbrüche.

    Wenn sich der ausgewählte Benutzer in Viva Engage in einem angehaltenen Zustand befindet, versetzt das Blockieren dieser E-Mail-Adresse den Benutzer in einen gelöschten Zustand.

    Tipp

    Da Viva Engage am effektivsten ist, wenn jeder Beitrag von einem einzelnen Benutzer stammt, können Sie erwägen, Gruppen-E-Mail-Adressen zu blockieren.

  • Blockieren Sie den Benutzer, indem Sie seine Lizenz und seinen Serviceplan entfernen und die kachel Viva Engage aus Office 365 entfernen:

Verwalten von Communitymitgliedern in Viva Engage

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