Was ist Cloudbuchhaltung?What is cloud accounting?

Die Cloud verändert, wie die IT-Abteilung Kosten abrechnet, wie unter Erstellen eines Finanzmodells für die Cloudtransformation beschrieben.The cloud changes how IT accounts for costs, as is described in Create a financial model for cloud transformation. Verschiedene IT-Buchhaltungsmodelle werden aufgrund der Art der Abrechnungen von Cloudkosten erheblich vereinfacht.Various IT accounting models are much easier to support because of how the cloud allocates costs. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie die Cloudkosten abzurechnen sind, bevor die Cloudtransformation gestartet wird.So it's important to understand how to account for cloud costs before you begin a cloud transformation journey. In diesem Artikel werden die am häufigsten verwendeten Modelle für die Cloudbuchhaltung von IT-Ausgaben erläutert.This article outlines the most common cloud accounting models for IT.

Herkömmliche IT-Buchhaltung (Kostenstellenmodell)Traditional IT accounting (cost center model)

Es ist häufig korrekt, IT als Kostenstelle zu betrachten.It's often accurate to consider IT a cost center. Beim herkömmlichen Buchhaltungsmodell für die IT galt diese praktisch als Einkäufer für alle IT-Ressourcen.In the traditional IT accounting model, IT consolidates purchasing power for all IT assets. Wie im Artikel Finanzmodelle beschrieben, kann diese Zentralisierung des Einkaufs auch Softwarelizenzen, wiederkehrende Gebühren für CRM-Lizenzen, den Erwerb von Mitarbeitercomputern und andere große Ausgaben umfassen.As we pointed out in the financial models article, that purchasing power consolidation can include software licenses, recurring charges for CRM licensing, purchase of employee desktops, and other large costs.

Wenn die IT als Kostenstelle abgerechnet wird, erfolgt die Bewertung der IT häufig auch aus Sicht des Beschaffungsmanagements.When IT serves as a cost center, the perceived value of IT is largely viewed through a procurement management lens. Diese Sichtweise macht es für die Unternehmensleitung schwierig, den tatsächlichen Wert der IT-Abteilung zu beurteilen.This perception makes it difficult for the board or other executives to understand the true value that IT provides. Beschaffungskosten verzerren die Sicht auf die IT, da sie andere Werte überdecken, die der Organisation hinzugefügt werden.Procurement costs tend to skew the view of IT by outweighing any other value added by the organization. In dieser Ansicht wird beschrieben, warum der IT-Bereich häufig mit zum Verantwortungsbereich des Chief Financial Officer (CFO) oder Chief Operating Officer (COO) gehört.This view explains why IT is often lumped into the responsibilities of either the chief financial officer or the chief operating officer. Allerdings ist diese Sichtweise auf die IT sehr beschränkt und ggf. kurzsichtig.This perception of IT is limited and might be shortsighted.

Zentrale IT-Buchhaltung (Profitcentermodell)Central IT accounting (profit center model)

Um die weit verbreitete Ansicht zu überwinden, dass die IT eine reine Kostenstelle darstellt, nutzen einige CIOs ein zentrales IT-Modell für die Buchhaltung.To overcome the cost center view of IT, some CIOs opted for a centralized IT model of accounting. Bei diesem Modell wird die IT-Abteilung wie jede andere Geschäftseinheit behandelt und anhand der generierten Erlöse bewertet.In this type of model, IT is treated like a competing business unit and a peer to revenue-producing business units. In einigen Fällen ist dieses Modell auch logisch nachvollziehbar.In some cases, this model can be entirely logical. Einige Organisationen haben z. B. eine professionelle IT-Dienstleistungsabteilung, die Erlöse generiert.For example, some organizations have a professional IT services division that generates a revenue stream. In vielen Fällen generieren zentrale IT-Modelle keine signifikanten Umsätze, sodass es schwierig ist, das Modell zu rechtfertigen.Frequently, centralized IT models don't generate significant revenue, making it difficult to justify the model.

Unabhängig vom Umsatzmodell besteht die Besonderheit von zentralen IT-Buchhaltungsmodellen darin, wie die Kosten einer IT-Einheit abgerechnet werden.Regardless of the revenue model, centralized IT accounting models are unique because of how the IT unit accounts for costs. In einem herkömmlichen IT-Modell erfasst das IT-Team die Kosten und zahlt diese aus den gemeinsamen Geldmitteln (z. B. für Betrieb und Wartung) oder rechnet sie über ein dediziertes Gewinn-und-Verlust-Konto (GuV) ab.In a traditional IT model, the IT team records costs and pays those costs from shared funds like operations and maintenance (O&M) or a dedicated profit and loss (P&L) account.

In einem zentralen IT-Buchhaltungsmodell gibt die IT-Abteilung auch die bereitgestellten Dienste an, um den Aufwand, die Verwaltung und andere geschätzte Ausgaben gegenzurechnen.In a central IT accounting model, the IT team marks up the services provided to account for overhead, management, and other estimated expenses. Anschließend werden diese Kosten bei der jeweils angegebenen Geschäftseinheit in Rechnung gestellt.It then bills the competing business units for the marked-up services. In diesem Modell wird davon ausgegangen, dass der IT-Abteilungsleiter (CIO) die GuV im Zusammenhang mit dem Verkauf dieser Dienste verwaltet.In this model, the CIO is expected to manage the P&L associated with the sale of those services. Dies kann zu einem erheblichen Anstieg der IT-Kosten und zu Konflikten zwischen der zentralen IT-Abteilung und anderen Geschäftsbereichen führen, insbesondere dann, wenn die IT die Kosten senken muss oder vereinbarte SLAs nicht erfüllt.This can create inflated IT costs and contention between central IT and business units, especially when IT needs to cut costs or isn't meeting agreed-upon SLAs. Während Änderungen an Technologien oder Markten könnte jede neue Technologie eine Störung in der GuV der zentralen IT bedeuten und damit die Transformation schwieriger machen.During times of technology or market change, any new technology would cause a disruption to central IT's P&L, making transformation difficult.

Chargeback (verbrauchsbasierte Kostenzuteilung)Chargeback

Einen der allgemein ersten Schritte bei der Verbesserung der Reputation der IT-Abteilung als Kostenstelle stellt die Einführung eines Buchhaltungsmodells mit verbrauchsbasierter Kostenzuteilung dar.One of the common first steps in changing IT's reputation as a cost center is implementing a chargeback model of accounting. Dieses Modell gilt insbesondere in kleineren Unternehmen und hocheffizienten IT-Organisationen.This model is especially common in smaller enterprises or highly efficient IT organizations. Beim Modell mit verbrauchsbasierter Kostenzuteilung werden alle IT-Kosten, die einer bestimmten Geschäftseinheit zugeordnet sind, im Budget der Unternehmenseinheit wie Betriebsausgaben behandelt.In the chargeback model, any IT costs that are associated with a specific business unit are treated like an operating expense in that business unit's budget. Diese Praxis reduziert die kumulierten Kostenauswirkungen auf die IT, sodass Geschäftswerte deutlicher erkennbar sind.This practice reduces the cumulative cost effects on IT, allowing business values to show more clearly.

In einem traditionellen – lokalen – Modell ist eine verbrauchsbasierte Kostenzuteilung schwer umzusetzen, da jemand die großen Kapitalausgaben und Abschreibungen übernehmen muss.In a legacy on-premises model, chargeback is difficult to realize because someone still has to carry the large capital expenses and depreciation. Ein laufender Wechsel von Kapitalausgaben zu Betriebsausgaben nach Verbrauch ist für die Buchhaltung eine schwierige Aufgabe.The ongoing conversion from capital expenditures to operating expenses associated with usage is a difficult accounting exercise. Diese Schwierigkeit ist ein wichtiger Grund für das herkömmliche Buchhaltungsmodell für die IT und das Modell mit zentraler IT-Abrechnung.This difficulty is a major reason for the creation of the traditional IT accounting model and the central IT accounting model. Für eine effiziente Umsetzung eines Modells mit verbrauchsbasierter Kostenzuteilung ist fast zwangsläufig ein Modell mit Betriebsausgaben für die Abrechnung von Cloudkosten erforderlich.The operating expenses model of cloud cost accounting is almost required if you want to efficiently deliver a chargeback model.

Sie sollten dieses Modell jedoch nicht implementieren, ohne die Auswirkungen zu berücksichtigen.But you shouldn't implement this model without considering the implications. Hier finden Sie einige Auswirkungen, die nur das Modell mit verbrauchsbasierter Kostenzuteilung verursacht:Here are a few consequences that are unique to a chargeback model:

  • Die verbrauchsbasierte Kostenzuteilung führt zu einer enormen Verringerung des gesamten IT-Budgets.Chargeback results in a massive reduction of the overall IT budget. Für IT-Organisationen, die ineffizient sind oder bei Betrieb oder Wartung umfassende komplexe IT-Qualifikationen benötigen, können diese Ausgaben in diesem Modell fehlerhaft widergespiegelt werden.For IT organizations that are inefficient or require extensive complex technical skills in operations or maintenance, this model can expose those expenses in an unhealthy way.
  • Eine häufige Folge ist der Verlust der Kontrolle.Loss of control is a common consequence. In sehr politischen Umgebungen kann die verbrauchsbasierte Kostenzuteilung zu einem Verlust der Kontrolle und zur Versetzung von Mitarbeitern im Unternehmen führen.In highly political environments, chargeback can result in loss of control and staff being reallocated to the business. Dies kann erhebliche Einschränkungen verursachen und verhindern, dass die IT Projektanforderungen oder SLAs konsistent einhält.This could create significant inefficiencies and reduce IT's ability to consistently meet SLAs or project requirements.
  • Schwierigkeiten bei der Abrechnung gemeinsamer Dienste sind eine weitere häufige Folge.Difficulty accounting for shared services is another common consequence. Wenn die Organisation durch eine Übernahme gewachsen ist und aus diesem Grund technische Schulden hat, gibt es wahrscheinlich einen hohen Prozentsatz an gemeinsamen Diensten, die beibehalten werden müssen, damit alle Systeme effektiv zusammenarbeiten können.If the organization has grown through acquisition and is carrying technical debt as a result, it's likely that a high percentage of shared services must be maintained to keep all systems working together effectively.

Cloudtransformationen umfassen Lösungen für diese und andere Folgen des Modells zur verbrauchsbasierten Kostenzuteilung.Cloud transformations include solutions to these and other consequences associated with a chargeback model. Aber jede dieser Lösungen schließt Implementierungs- und Betriebskosten ein.But each of those solutions includes implementation and operating expenses. CIO und CFO sollten die Vor- und Nachteile eines Modells für die verbrauchsbasierte Kostenzuteilung abwägen, bevor dieses Modell in Betracht gezogen wird.The CIO and CFO should carefully weigh the pros and cons of a chargeback model before considering one.

Showback oder AwarenessbackShowback or awareness-back

Für größere Unternehmen ist ein Showbackmodell meist der sicherere erste Schritt beim Übergang von Kostenstellen zu Wertstellen.For larger enterprises, a showback or awareness-back model is a safer first step in the transition from cost center to value center. Dieses Modell wirkt sich nicht auf die Finanzbuchhaltung aus.This model doesn't affect financial accounting. Tatsächlich bleibt die GuV der meisten Organisationen unverändert.In fact, the P&Ls of each organization don't change. Die größte Umstellung erfolgt bei der Haltung und dem Bewusstsein.The biggest shift is in mindset and awareness. Beim Showbackmodell verwaltet die IT die zentralisierte und konsolidierte Beschaffung als Agent für das Unternehmen.In a showback or awareness-back model, IT manages the centralized, consolidated buying power as an agent for the business. In Berichten an die Geschäftsleitung ordnet die IT alle direkten Kosten den entsprechenden Geschäftseinheiten zu und senkt dadurch das für die IT-Abteilung wahrgenommene Budget.In reports back to the business, IT attributes any direct costs to the relevant business unit, which reduces the perceived budget directly consumed by IT. Außerdem plant die IT so auch Budgets nach den Anforderungen der zugeordneten Geschäftseinheiten, sodass die IT-Abteilung Kosten, die ausschließlich IT-Initiativen zugeordnet sind, genauer abrechnen kann.IT also plans budgets based on the needs of the associated business units, which allows IT to more accurately account for costs associated to purely IT initiatives.

Dieses Modell bietet eine Balance zwischen einem echten Modell mit verbrauchsbasierter Kostenzuteilung und herkömmlicheren Modellen für die IT-Buchhaltung.This model provides a balance between a true chargeback model and more traditional models of IT accounting.

Auswirkungen der Modelle für die CloudbuchhaltungImpact of cloud accounting models

Die Auswahl des Buchhaltungsmodells ist für den Systementwurf entscheidend.The choice of accounting models is crucial in system design. Das ausgewählte Buchhaltungsmodell kann sich auf Abonnementstrategien, Benennungsstandards, Kennzeichnungsstandards und die Entwürfe für Richtlinien und Blaupausen auswirken.The choice of accounting model can affect subscription strategies, naming standards, tagging standards, and policy and blueprint designs.

Nachdem Sie zusammen mit der Geschäftsführung Entscheidungen bezüglich des Cloudabrechnungsmodells und der globalen Märkte getroffen haben, verfügen Sie über genügend Informationen, um Ihr erstes Cloudeinführungsprojekt auszuwählen.After you've worked with the business to make decisions about a cloud accounting model and global markets, you have enough information to choose your first cloud adoption project.