2. Phase: Einführen
In dieser Phase der Einführung arbeiten Sie gemeinsam mit den wichtigsten Beteiligten an der Entwicklung und Umsetzung des Einführungsplans. Sie bereiten Ihre Umgebung vor und testen Ihren Einführungsansatz mit Erstnutzern. Sie nehmen vor dem Einsatz im gesamten Unternehmen Anpassungen vor, die dem erhaltenen Feedback entsprechen.
Die wichtigsten Schritte in der Phase „Einführen“ sind:
- Entwickeln eines Einführungsplans
- Testen mit Erstnutzern
- Anpassen des Plans
Entwickeln eines Einführungsplans
Beginnen Sie damit, die Bekanntheit durch Interaktion mit Endbenutzern zu steigern. Die für den Erfolg verantwortlichen Personen tragen zur Umsetzung der Geschäftsziele bei, indem sie die Mitarbeiter darin unterstützen, das Potenzial der neuen Lösung von Dynamics 365 voll auszuschöpfen. Steigern Sie die Bekanntheit mithilfe der folgenden Methoden:
Kommunikation
- Identifizieren und probieren Sie eine Vielzahl von Taktiken.
- Konzentrieren Sie sich auf den individuellen Nutzen.
- Passen Sie den Plan an das Unternehmen und die Umgebung an.
- Senden Sie Mitteilungen.
Beteiligungsevents
- Beziehen Sie die leitenden Sponsoren zur Einführung ein.
- Organisieren Sie Personalveranstaltungen mit IT-Experten und Befürwortern.
- Verteilen Sie Banner und Flugblätter.
- Bauen Sie Stände zu Demonstrationszwecken im Foyer/in der Cafeteria auf.
- Halten Sie Onlineveranstaltungen für Remote-Büros ab.
Dem Unternehmen anhand von Anwendungsfällen einen Mehrwert vermitteln
Erfolgsgeschichten heranziehen
Wenn es darum geht, das Potenzial von Dynamics 365 aufzuzeigen, sind Erfolgsgeschichten oft genauso wertvoll wie quantitative Messungen. Während des gesamten Rollouts sollten Projektteammitglieder und Befürworter Beispiele für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit festhalten und teilen (z. B. in Yammer oder Teams). Führen Sie diese Beispiele in Ihren Mitteilungen an, um die Benutzer zu begeistern und die Wirkung von Dynamics 365 zu demonstrieren.
Identifizieren einer guten Erfolgsgeschichte
- Zeit. Die Geschichte sollte mit einer Zeitmarkierung beginnen, damit die Leser wissen, wann es passiert ist.
- Charaktere. Die Geschichte sollte Namen enthalten, damit die Leser wissen, wer beteiligt war.
- Events. Die Geschichte sollte die Ereignisse erzählen, die stattgefunden haben.
- Anschauungsmaterial. Die Zielgruppe soll sich das Geschehene vorstellen können.
Organisieren von Einführungsveranstaltungen
Im Folgenden finden Sie einige Ressourcen, Ideen und Taktiken, die zu einer effektiven Einführung der Dynamics 365-Lösung beitragen:
- Das Planungsteam und die Befürworter tragen T-Shirts mit dem Namen der Dynamics 365-Lösung.
- Verteilen Sie Banner, Plakate und Flugblätter zur Dynamics 365-Lösung in den Büros.
- Bauen Sie Stände zu Demonstrationszwecken im Foyer/in der Cafeteria auf, damit Benutzer die Tools und Funktionen der Dynamics 365-Lösung hautnah erleben können.
Auswählen Ihrer Einführungsveranstaltungen:
- Berücksichtigen Sie Ihre Ziele für die Verwendung von Dynamics 365. Inwiefern unterstützt Ihre Einführungsveranstaltung Ihre Geschäftsziele?
- Denken Sie an Ihre Unternehmenskultur. Welche Arten von Aktivitäten werden am besten bei der Geschäftsführung und Ihren Mitarbeitern ankommen?
- Denken Sie an Ihre Zeit und Ihre Ressourcen. Können Sie die Aktivitäten so zusammenstellen, dass sie sich sowohl mit Ihren Anforderungen als auch mit Ihrem Zeitplan vereinen lassen?
- Denken Sie an bestehende Unternehmensevents. Ist eine Firmenveranstaltung nahe zum Zeitpunkt des Rollouts von Dynamics 365 geplant, bei der auch die Einführung thematisiert werden könnte?
Entwickeln der Kommunikationsstrategie
Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie, die vor der Einführung Aufmerksamkeit und Begeisterung weckt und nach der Einführung vom Nutzungserfolg berichtet. Berücksichtigen Sie beim Entwickeln Ihres Ansatzes folgende bewährte Vorgehensweisen:
- Auch die Mitarbeiter müssen beim Erstellen der Mitteilung berücksichtigt werden, damit sie den individuellen Nutzen der Lösung erkennen.
- Wählen Sie eine Mischung aus Aktivitäten wie E-Mails, Poster und physische Veranstaltungen, und verteilen Sie sie auf der Projektzeitachse.
- Planen Sie Veranstaltungen, bei denen die Mitarbeiter die Produkte hautnah erleben und Fragen dazu stellen können.
- Passen Sie Aktivitäten zur Bekanntheitssteigerung an das Unternehmen und die Umgebung an.
- Eine Führungskraft kann durch die Ankündigung von Dynamics 365, eine Einführungsveranstaltung oder die Nennung der Vorteile während eines Meetings einen großen Beitrag dazu leisten, die Wichtigkeit von Dynamics 365 aufzuzeigen und alle zur Annahme der neuen Technologie zu bewegen.
Führen Sie die Kommunikationsbewertung durch, und nutzen Sie die Planungsvorlage in der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung.
Erstellen Ihrer Schulungsstrategie
Konzentrieren Sie sich auf die Gründe. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, warum die Änderungen stattfinden, welche Vorteile sie davon haben und warum von ihnen verlangt wird, dass sie etwas ändern müssen.
Nutzen Sie reale Arbeitsszenarien. Verwenden Sie Ihrer Zielgruppe vertraute Aufgaben oder Geschäftsprozesse, um den Umgang mit der neuen Technologie zu erleichtern.
Nutzen Sie mehrere Formate. Die Schulung der Endnutzer sollte auf unterschiedliche Arten stattfinden, damit verschiedene Lernstile, geografische Barrieren und Ressourcenbeschränkungen berücksichtigt werden können.
Verstärken Sie den Lerneffekt. Verfestigen Sie das Gelernte mit Optionen wie Schulungen auf Abruf, Lernen beim Mittagessen und Schulungsmöglichkeiten für neue Mitarbeiter.
Berücksichtigen bewährter Vorgehensweisen bei Schulungen
Beim Erstellen Ihres Schulungsprogramms müssen Sie Folgendes berücksichtigen:
- Die derzeit verwendeten Produktivitätstools. Wenn bei Ihnen bereits ein Produktivitätssystem vorhanden ist, müssen Sie unter Umständen aufwendigere Schulungen durchführen, da Ihre Benutzer dann in diesen ihre Verhaltensweisen ändern müssen.
- Die Technologiekompetenz der Mitarbeiter. Wenn Sie Ihr Schulungsprogramm planen, müssen Sie ebenfalls an die Technikkompetenz Ihres Personals denken. So können Sie bestimmen, wie schnell diese die neue Arbeitsweise annehmen.
- Die aktuellen Änderungsprogramme. Sie müssen über die anderen in Ihrem Unternehmen durchgeführten Programme Bescheid wissen und dürfen Ihre Mitarbeiter nicht überfordern.
- Schulungsvorlieben Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen den geeignetsten Weg kennen, um Schulungen in Ihrem Unternehmen durchzuführen, sei es persönlich, durch Onlinetutorials (mit oder ohne Unterstützung) oder andere Methoden.
Abstimmung der Schulungsstrategie auf den Einführungsplan
Entwickeln Sie Ihre Schulungsstrategie so, dass sie Ihrer Einführung entspricht. Bevor Sie die Lösung im gesamten Unternehmen einführen, beginnen Sie bei den Befürwortern von Dynamics 365, und bereiten Sie anschließend die IT-Abteilung vor.
Mit der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung können Sie herausfinden, welche Schulungen es im Unternehmen braucht und wie die diesbezügliche Strategie aussehen soll.
Zugreifen auf Schulungen und Ressourcen
Greifen Sie auf kostenlose Onlineschulungsressourcen zu, um die Einführung Ihrer Dynamics 365-Lösung zu erleichtern. Microsoft Learn bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Lernen nach Aufgabenbereich und Produkt, einschließlich Videos, Tutorials und praktischen Lernressourcen. Tauschen Sie sich in der Microsoft Dynamics-Community mit Experten und Kollegen aus. Verschaffen Sie sich Antworten, indem Sie in den Foren Fragen stellen, Blog- und Anleitungsartikel lesen und sich Videos ansehen.
Microsoft Learn-Schulung: Die zentrale Anlaufstelle für Informationen zu Dynamics 365 mit kostenlosen Videos, Tutorials und praktischen Schulungsangeboten.
Webinare zu Dynamics 365: Produktspezifische Schulungen, in denen Benutzer lernen, Dienste und Apps effizient zu nutzen.
Dynamics 365-Tutorials: Versehen mit den grundlegenden Informationen können Sie umgehend loslegen und produktiv sein.
YouTube-Kanal zu Dynamics 365: Erfahren Sie, wie Dynamics 365 dem Unternehmen zu mehr Wachstum verhilft.
Eine verlässliche Community aus Befürwortern aufbauen
Die für den Erfolg verantwortlichen Personen tragen zur Umsetzung der Geschäftsziele bei, indem sie die Mitarbeiter darin unterstützen, das Potenzial der neuen Lösung von Dynamics 365 voll auszuschöpfen.
Befürworter:
- Sollten formelle Schulungen erhalten, die ihr Wissen weiter ausbauen.
- Sollten ermutigt und befähigt werden, ihre Kollegen anzuleiten und ihnen etwas beizubringen.
- Benötigen kontinuierliches positives Feedback, das den Effekt Ihrer Bemühungen bestätigt.
- Benötigen einen klaren Plan, dem sie folgen können.
Befürworter-Community in den Einführungsplan einbinden
Strategie zum Erstnutzerprogramm entwerfen und einführen
Mit einem Erstnutzerprogramm erhält das Unternehmen frühzeitig Erkenntnisse, die bei der Einführung von Dynamics 365 für alle Benutzer hilfreich sein können. Betrachten Sie es als einen Trockenversuch in einer repräsentativen Gruppe, der Ihnen die Einführung im gesamten Unternehmen erleichtert. Dank der Zusammenarbeit mit Erstnutzern können Sie Ihre Ideen testen und Feedback sammeln, und Ihr Projektteam kann bei der unternehmensweiten Einführung glänzen.
Deshalb ist dieses Programm wichtig:
- Erkennen Sie Fallstricke. Sammeln Sie erstes Feedback, und identifizieren Sie potenzielle Stolpersteine, um Ihren endgültigen Einführungsplan zu erstellen.
- Sammeln Sie Feedback. Erhalten Sie Feedback von Benutzern zu den identifizierten Zielen und Szenarien für Ihre Dynamics 365-Implementierung.
- Lösen Sie Probleme. Beheben Sie potenzielle Probleme vor einer unternehmensweiten Einführung mit einer kleineren Gruppe von Benutzern.
- Stellen Sie Befürworter ein. Schaffen Sie eine Gruppe potenzieller Enthusiasten, aus denen Sie auswählen können. Diese Personen werden Kollegen bei der Einführung von Dynamics 365 unterstützen, sobald der unternehmensweite Rollout stattfindet.
Verwenden des Feedbacks von Erstnutzern zum Anpassen Ihres Einführungsansatzes
Nutzen Sie das Feedback von Erstnutzern, um Ihre Kommunikations-, Trainings- und Feedbackpläne zu überdenken. Passen Sie Ihren Gesamtansatz auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks an. Erwägen Sie, die Erstnutzer in die Gruppe der Dynamics 365-Befürworter aufzunehmen, damit sie ihre Kollegen auch während des Übergangs unterstützen können.