Kontakte einrichten

Beim Erstellen von Kontakten können Sie spezifische Informationen wie die Branche, der der Kontakt angehört, oder die Geschäftsbeziehung, die mit den Kontakten besteht, eingeben.

Vor dem Erstellen von Kontakten und dem Erfassen von Details zur jeweiligen Geschäftsbeziehung müssen unterschiedliche Codes eingerichtet werden, mit deren Hilfe die Informationen den Kontaktunternehmen und -personen zugeordnet werden. Codes können für Verteiler, Branchen, Geschäftsbeziehungen, Internetfavoriten, Positionen und Verantwortlichkeiten eingerichtet werden. Sie können diese einrichten, indem Sie die Aktion Neu auswählen, wenn Sie nach den Listen von der Kontaktkarte suchen.

Sind diese Informationen eingerichtet, gestaltet sich das Erstellen von Kontakten wesentlich organisierter. Dank der Möglichkeit, alle Kontakte auf der Grundlage einer Gruppe zu suchen, wird die Arbeit deutlich effizienter. Die Informationen stehen allen Gruppen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, was eine erfolgreichere Kommunikation mit den Kontakten ermöglicht.

Um einem Kontakt eine Branche zuzuordnen:

Branchen werden verwendet, um die Branche anzugeben, zu der Ihre Kontakte gehören z. B. die Einzelhandelsbranche und die Automobilbranche.

Hinweis

Dies ist nur für Kontakte des Typs Unternehmen möglich.

Der Branchencode definiert die Art oder die Kategorie der Gruppe, z. B. WERBUNG für Werbung oder PRESSE für TV und Radio. Sie können mehrere Branchencodes haben. Um die Branchen zu definieren, verwenden Sie die Branchen-Seite.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie die Aktion Unternehmen und dann die Branchen-Aktion aus. Die Seite Kontakt Branchen wird geöffnet.
  3. Wählen Sie im Feld Branchencode die Branchen aus, die Sie zuordnen möchten.

Wiederholen Sie diese Schritte, um beliebig viele Branchen einzurichten. Sie können in dem Fenster Kontaktübersicht ebenfalls Branchen zuordnen, indem Sie denselben Schritten folgen.

Die Anzahl der Branchen, die Sie dem Kontakt zugeordnet haben, wird im Feld Anzahl Branchen im Inforegister Segmentierung auf der Seite Kontaktkarte angezeigt.

Nachdem Sie Ihren Kontakten Branchen zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Kontakte für Ihre Segmente auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten.

Um einem Kontakt einen Verteiler zuzuordnen:

Verteiler werden verwendet, um Kontaktgruppen zu identifizieren, die dieselben Informationen erhalten sollen. Sie können z. B. einen Verteiler für die Kontakte erstellen, denen Sie eine Benachrichtigung über einen Büroumzug schicken möchten.

Der Verteilercode definiert die Art oder die Kategorie der Gruppe, z. B. UMZUG für einen Büroumzug, oder GESCHENK für ein Geburtstagsgeschenk. Sie können mehrere Branchencodes haben. Um die Branchen zu definieren, verwenden Sie die Verteiler-Seite.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie die Verteiler-Aktion aus. Die Seite Kontakt Verteiler wird geöffnet.
  3. Wählen Sie im Feld Verteilercode den Verteiler aus, den Sie zuordnen möchten.

Wiederholen Sie diese Schritte, um beliebig viele Verteiler einzurichten. Außerdem können Sie Verteiler auf die gleiche Art in dem Fenster Kontaktübersicht zuordnen.

Die Anzahl der dem Kontakt zugeordneten Verteiler wird im Feld Anzahl Verteiler im Abschnitt Segmentierung auf der Seite Kontaktkarte angezeigt.

Sobald Sie Ihren Kontakten Verteiler zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Kontakte für Ihre Segmente auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten.

So definieren Sie die alternative Adresse eines Kontakts

Sie können alternative Adressen zuordnen, zu denen Ihren Kontakten manchmal E-Mails und Informationen gesendet werden z. B. an ihr Ferienhaus. Sie können jeder alternativen Adresse einen oder mehrere Datumsbereiche zuordnen, um festzulegen, wann diese Adresse gültig ist.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.

  2. Wählen Sie die Alternative Adresse-Aktion aus, und wählen Sie dann die Aktion Karte.

    Um festzulegen, dass die alternative Adresse in einer bestimmten Periode gültig ist, wählen Sie stattdessen die Aktion Gültigkeiten.

  3. Geben Sie auf der Seite Alt. Kontaktadressenübersicht eine neue alternative Adresse ein, und füllen Sie die Felder auf der Seite Kontakt Alternative Adresse aus.

Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere alternative Adressen einzurichten. Für jede alternative Adresse können Sie eine oder mehrere Gültigkeiten einrichten.

So ordnen Sie einem Kontakt Verantwortlichkeiten zu

Sie können Informationen zu den Verantwortlichkeiten von Kontaktpersonen hinzufügen, um anzuzeigen, wofür eine Kontaktperson innerhalb ihres Unternehmens zuständig ist z. B. IT, Management oder Produktion. Sie können diese Informationen nutzen, wenn Sie Informationen über Ihre Kontakte eingeben.

Hinweis

Dies ist nur für Kontakte des Typs Person möglich.

Der Verantwortlichkeitscode definiert die Art oder die Kategorie des Projekts (z. B. MARKETING oder EINKAUFS). Sie können mehrere Verantwortlichkeitscodes haben. Um die Verantwortlichkeit zu definieren, verwenden Sie die Verantwortlichkeiten-Seite.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie die Person-Aktion aus, und wählen Sie dann die Verantwortlichkeiten-Aktion aus. Die Seite Kontakt Verantwortlichkeiten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie im Feld Verantwortlichkeitscode die Verantwortlichkeit aus, die Sie zuordnen möchten.

Wiederholen Sie diese Schritte, um beliebig viele Verantwortlichkeiten zuzuordnen. Außerdem können Sie Verantwortlichkeiten auf die gleiche Art in der Kontaktübersicht zuordnen.

Die Anzahl der Verantwortlichkeiten, die Sie dem Kontakt zugeordnet haben, wird im Feld Anzahl Verantwortlichkeit im Inforegister Segmentierung auf der Seite Kontakt angezeigt.

Sobald Sie Ihren Kontakten Verantwortlichkeiten zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Kontakte für Ihre Segmente auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten.

So weisen Sie einem Kontakt Organisationsstufen zu

Sie können Ihren Kontakten Positionen zuordnen, um zu bestimmen, welche Position sie innerhalb ihres Unternehmens innehaben (beispielsweise Topmanagement). Sie können diese Informationen nutzen, wenn Sie Informationen über Ihre Kontakte eingeben.

Hinweis

Dies ist nur für Kontakte des Typs Person möglich.

Der Positionscode definiert die Art oder die Kategorie der Position (z. B. CEO oder CFO). Sie können mehrere Positionscodes haben. Um die Position zu definieren, verwenden Sie die Positionen-Seite.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie im Feld Positionen den Code aus, den Sie zuordnen möchten.

Nachdem Sie Ihren Kontakten Positionen zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Segmente zu erstellen.

Sobald Sie Ihren Kontakten Verantwortlichkeiten zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Kontakte für Ihre Segmente auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten.

So weisen Sie einem Kontakt Internetfavoriten zu

Sie können Ihren Kontakten Internetfavoriten (z. B. Suchmaschinen und Websites) zuordnen, um anzuzeigen, wo Sie im Internet nach Informationen über die Kontakte suchen möchten. Wenn Sie Internetfavoriten zuordnen, legen Sie fest, welche Suchmaschine und welchen Suchbegriff die Anwendung bei der Suche nach der gewünschten Information verwendet.

Hinweis

Dies ist nur für Kontakte des Typs Unternehmen möglich.

Wenn Sie Internetfavoriten zuordnen, legen Sie fest, welche Suchmaschine und welchen Suchbegriff die Anwendung bei der Suche nach der gewünschten Information verwendet.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie die Aktion Unternehmen und dann die Internetfavoriten-Aktion aus. Die Seite Kontakt Internetfavoriten wird geöffnet.
  3. Wählen Sie im Feld Internetfavoritencode den Internetfavoriten aus, den Sie zuordnen möchten.
  4. Geben Sie im Feld Suchbegriff den Suchbegriff ein, der bei der Suche nach der Information verwendet werden soll.

Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Internetfavoriten zuzuordnen.

Um Kontakten Geschäftsbeziehungen zuzuordnen:

Sie können Geschäftsbeziehungen verwenden, um die Geschäftsbeziehung anzuzeigen, die Sie mit Ihren Kontakten haben wie z. B. Interessent, Bank, Berater und Dienstleister usw. pflegen.

Hinweis

Dies ist nur für Kontakte des Typs Unternehmen möglich.

  1. Öffnen Sie die relevante Kontaktkarte.
  2. Wählen Sie die Aktion Unternehmen und dann die Geschäftsbeziehungen-Aktion aus.
  3. Wählen Sie auf der Seite Kontakt Geschäftsbeziehungen im Feld Geschäftsbeziehungscode die Geschäftsbeziehung aus, die Sie zuordnen möchten.

Wiederholen Sie diese Schritte, um beliebig viele Geschäftsbeziehungen zuzuordnen.

Die Anzahl der Geschäftsbeziehungen, die Sie dem Kontakt auf der Kontaktkarte zugeordnet haben, wird im Feld Anzahl Geschäftsbeziehungen im Abschnitt Segmentierung auf der Seite Kontakt angezeigt.

Nachdem Sie Ihren Kontakten Geschäftsbeziehungen zugeordnet haben, können Sie diese Informationen verwenden, um Kontakte für Ihre Segmente auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten.

Automatisches Kopieren bestimmter Informationen aus den Kontaktunternehmen zu den Kontaktpersonen

Einige Informationen über die Kontaktunternehmen stimmen mit denen über die Kontaktpersonen bei diesen Unternehmen überein, wie z. B. die Adresse. Auf dem Inforegister Übernahme auf der Seite Marketingeinrichtung können Sie angeben, welche Felder der Kontaktkarte eines Unternehmens in die Kontaktpersonenkarte kopiert werden, wenn Sie eine Kontaktperson für das Kontaktunternehmen erstellen.

Wenn Sie eines dieser Felder auf der Kontaktunternehmenskarte ändern, werden die gleichen Felder auf der Kontaktpersonenkarte aktualisiert, es sei denn, Sie haben das Feld auf der Kontaktpersonenkarte manuell geändert.

Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte erstellen.

Vordefinierte Standards für neue Kontakte nutzen

Sie können festlegen, dass jedem neuen Kontakt bei seiner Erstellung automatisch ein bestimmter Sprachcode, Gebietscode, Verkäufercode und Länder-/Regionscode als Vorgabe zugeordnet wird. Außerdem können Sie einen Vorgabewert für einen Verkaufsprozesscode eingeben, dem die Anwendung automatisch jede Verkaufschance zuweist, die Sie erstellen. Sie können dies auf dem Inforegister Standard auf der Seite Marketingeinrichtung festlegen.

Durch die Übernahme von Feldern werden die Vorgabewerte überschrieben, die Sie eingerichtet haben. Wenn Sie z. B. Englisch als Vorgabesprache eingerichtet haben, die Sprache des Kontaktunternehmens jedoch Deutsch ist, wird den Kontaktpersonen dieses Unternehmens automatisch die Sprache Deutsch von der Anwendung zugewiesen.

Synchronisieren von Kontakten mit Debitoren, Kreditoren und Bankkonten

Um die Kontaktkarte mit einer verknüpften Debitoren-, Kreditoren- oder Bankkontokarte zu synchronisieren, müssen Sie das entsprechende Feld im Abschnitt Geschäftsbeziehungscode für auf dem Inforegister Aktivitäten auf der Seite Marketingeinrichtung ausfüllen.

Weitere Informationen finden Sie unter Kontakte mit Debitoren, Kreditoren und Bankkonten synchronisieren.

Suchen nach doppelten Kontakten

Sie können einrichten, dass jede Anwendung automatisch nach Dubletten sucht, wenn Sie ein neues Kontaktunternehmen erstellen, oder Sie können dies manuell vornehmen, nachdem Sie die Kontakte erstellt haben. Sie können auch einstellen, dass die Anwendung bei jeder Veränderung der Informationen über den Kontakt oder bei seiner Erstellung automatisch die Suchtexte aktualisiert. Sie können den Prozentsatz der Übereinstimmung festlegen, d. h., den Prozentsatz der Suchtexte, der zwischen den beiden Kontakten identisch sein muss, damit sie von der Anwendung als Dubletten erkannt werden. Sie können dies auf dem Inforegister Duplikate auf der Seite Marketingeinrichtung festlegen.

Wenn Sie den doppelten Kontakt gefunden haben, können Sie die Seite Doppelte zusammenführen verwenden, um sie in einen vorhandenen Kontaktdatensatz zusammenzuführen, den Sie erfassen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Doppelte Datensätze zusammenführen.

Siehe auch

Kontakte verwalten
Kontakt erstellen
Verkaufschancen verwalten
Arbeiten mit Business Central