Erstellen von Nummernkreisen

Für jeden eingerichteten Mandanten müssen eindeutige Identifizierungscodes für Elemente wie Sachkonten, Debitor-/Kreditorkonten, Rechnungen und andere Belege zugeordnet werden. Die Nummerierung dient jedoch nicht nur zur Identifizierung. Ein durchdachtes Nummerierungssystem trägt zur einfacheren Verwaltung und besseren Analysierbarkeit des Mandanten bei, was eine Verringerung von Eingabefehlern zur Folge hat.

Wichtig

Standardmäßig sind Lücken in Zahlenreihen nicht zulässig, da der genaue Verlauf von Finanztransaktionen gesetzlich für die Prüfung verfügbar sein muss und daher eine ununterbrochene Reihenfolge ohne gelöschte Zahlen einhalten muss.

Wenn Sie Lücken in bestimmten Nummernserien zulassen möchten, wenden Sie sich zuerst an Ihren Wirtschaftsprüfer oder Buchhaltungsleiter, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Land/Ihrer Region einhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Lücken in Nummernkreisen.

Hinweis

Es ist empfehlenswert, dass Sie dieselben Nummernseriencodes verwenden, die Sie auf der Seite Nummernserienübersicht im CRONUS-Demomandanten sehen. Codes wie P-INV+ ergeben möglicherweis nicht sofort einen Sinn, aber Business Central hat eine einige Standardeinstellungen, die von diesen Nummernseriencodes abhängen.

Ein Nummerierungssystem wird durch Einrichten mindestens eines Codes für die einzelnen Arten von Masterdaten oder Belegen eingerichtet. So können Sie beispielsweise einen Code für die Nummerierung von Debitoren, einen weiteren Code für die Nummerierung von Verkaufsrechnungen und einen weiteren Code für die Nummerierung von Belegen in Fibu Buch.-Blättern einrichten. Nachdem Sie einen Code eingerichtet haben, müssen Sie mindestens eine Nummernserienzeile einrichten. Die Nummernserienzeile enthält Informationen wie die erste und die letzte Nummer der Serie sowie das Startdatum. Pro Nummernseriencode lassen sich mehrere Nummernserienzeilen mit unterschiedlichem Startdatum einrichten. Die Serie wird fortlaufend verwendet, wobei jede Serie zum entsprechenden Startdatum beginnt.

Hinweis

Die maximale Länge einer Zahl in einer Zahlenreihe beträgt 20 Zeichen. Es gibt einige Situationen, in denen Business Central eine Nummer mit einer vom System generierten ID hinzufügt. Wenn beispielsweise Dokumente wie Rechnungen zum Anwenden von Transaktionen wie Zahlungen verwendet werden, generiert Business Central Bezeichner für die angewendeten Transaktionen. Die Kennung besteht aus einer Nummer aus einer Nummernreihe und einer vom System zugewiesenen sechsstelligen ID, z. B. „-12345“. Wenn Sie erwarten, mehr als 9999 Dokumente in Bank‑ oder GIRO-Journalen oder Kassenbelegen zu verarbeiten, richten Sie Nummernserien für diese Dokumenttypen mit weniger als 14 Zeichen ein.

Sie legen in der Regel die Nummernserie fest, um automatisch die nächste fortlaufende Nummer auf neuen Karten oder Dokumente einzusetzen, die Sie erstellen. Sie können eine Nummernserie festlegen, bei der Sie manuell die neue Nummer eingeben können. Sie definieren dies mit dem Kontrollkästchen Manuelle Nr.

Verwenden Sie Nummernserienbeziehungen, wenn Sie für eine Masterdatenart mehrere Nummernseriencodes verwenden möchten – beispielsweise, um für unterschiedliche Artikelkategorien unterschiedliche Nummernserien zu verwenden.

Lücken in Nummernserien

Nicht alle Datensätze, die Sie in Business Central erstellen sind Finanztransaktionen, die fortlaufend nummeriert werden müssen. Debitorenkarten, Verkaufsangebote und Lageraktivitäten sind Beispiele für Datensätze, denen eine Nummer aus einer Nummernreihe zugewiesen wurde, die jedoch keiner Finanzprüfung unterliegen und/oder die gelöscht werden können. Für solche Nummernserien können Sie das Kontrollkästchen Lücken in Nr. zulassen auf der Seite Serienlinien auswählen. Diese Einstellung kann auch nach dem Erstellen der Nummernserie geändert werden. Weitere Informationen zum Erstellen einer Vorlage finden Sie unter Eine neue Nummernserie erstellen.

Verhalten des Nr.- Felds auf Belegen und Karten

In den Feldern „Vertrieb“, „Einkauf“ und „Übergangsbelege“ und auf allen Karten kann die Nr. automatisch aus einer Nummernserie oder manuell ausgefüllt und so eingerichtet werden, dass es unsichtbar ist.

Das Feld Nr. Feld kann auf drei Arten ausgefüllt werden:

  1. Wenn nur eine Nummernserie für die Art des Belegs oder der Karte vorhanden ist, wo das Kontrollkästchen Standardnr. aktiviert und das Kontrollkästchen Manuelle Nr. nicht aktiviert ist, wird das Feld automatisch mit der nächsten Nummer der Serie ausgefüllt, und das Nr.- Feld ist nicht sichtbar.

    Hinweis

    Wenn die Nummernserie nicht funktioniert, z. B. weil keine Nummern mehr vorhanden sind, dann ist das Nr.- Feld wird sichtbar und Sie können eine Nummer manuell eingeben oder die Probleme auf der Seite Nummernserienübersicht lösen.

  2. Wenn mehr als eine Nummernserie für die Art des Belegs oder der Karte vorhanden ist und das Kontrollkästchen Standardnr. nicht für die Nummernserie aktiviert ist, die gerade zugewiesen ist, ist das Nr.- Feld sichtbar und Sie können auf der Seite Nummernserienübersicht nachschauen und dann die Nummernserie auswählen, die Sie verwenden möchten. Dann wird die nächste Nummer der Serie in das Nr.- Feld eingetragen.

  3. Wenn Sie keine Nummernserie für diese Art von Beleg oder Karte eingerichtet haben oder das Feld Manuelle Nr. ausgewählt ist, ist das Nr.- Feld sichtbar und Sie müssen eine Nummer manuell eingeben. Sie können maximal 20 Zeichen, sowohl Zahlen als auch Buchstaben, eingeben.

Wenn Sie einen neuen Beleg oder eine Karte öffnen, für den bzw. die eine Nummernserie vorhanden ist, dann wird die relevante Seite Einrichtung Verkaufsnummernserien geöffnet, damit Sie eine Nummernserie für diese Art des Belegs oder der Karte einrichten können, bevor Sie andere Daten eingeben.

Hinweis

Wenn Sie eine manuelle Nummerierung z. b. für neue Artikelkarten aktivieren müssen, die mit einem Datenmigrationsvorgang erstellt wurden, bei dem die Nr. standardmäßig ausgeblendet wird, gehen Sie zur Seite Lagereinrichtung und wählen Sie das Feld Artikelnummern aus, um alle zugehörigen Nummernserien zu öffnen und auf Manuelle Nr. festzulegen.

Erstellen von Nummernserien

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Nummernserie ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie die Aktion Neu.
  3. Auf der neuen Zeile füllen Sie die Felder wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
  4. Wählen Sie die Aktion Zeilen aus.
  5. Auf der Seite Serienlinien füllen Sie die Felder aus, um die tatsächliche Verwendung und den Inhalt der in Schritt 2 erstellten Nummernserie zu definieren.
  6. Wiederholen Sie Schritt 5 für beliebig viele Verwendungen der von Ihnen benötigten Nummernserie. Das Feld Startdatum legt fest, welche Nummernserienzeile aktiv ist.

Einrichten, ob eine Nummernserie verwendet wird

Der folgende Ablauf zeigt, wie Nummernserien für den Verkaufsbereich eingerichtet werden. Die Schritte sind gleich wie bei anderen Bereichen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Verkäufe & Debitoren ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Auf der Seite Debitoren & Verkauf im Inforegister Nummernserie, wählen Sie die gewünschte Serie für jede Verkaufs- Karte oder jeden Beleg aus.

Die ausgewählten Anzahl wird nun verwendet, um Nr. auszufüllen Feld auf der fraglichen Karte oder auf dem fraglichen Dokument entsprechend den Einstellungen, die Sie in der Nummernserie erstellt haben.

Verbindungen zwischen Nummernserien herstellen:

Wenn Sie mehr als einen Nummernseriencode für dieselbe Art von grundlegenden Daten oder Geschäftsvorfällen eingerichtet haben, können Sie Verbindungen zwischen diesen Codes herstellen. Dann können Sie zwischen den verschiedenen Codes auswählen, wenn Sie eine Nummer verwenden wollen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. Symbol. Geben Sie Nummernserie ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie die Zeile mit der Nummernserie, für die Sie Verbindungen herstellen wollen und wählen Sie Beziehungen.
  3. Geben Sie im Feld Seriencode den Code für die Nummernserie ein, für die Sie eine Verbindung mit der in Schritt 2 ausgewählten Nummernserie herstellen möchten.
  4. Fügen Sie für jeden Code, für den eine Verbindung mit der ausgewählten Nummernserie hergestellt werden soll, eine neue Zeile hinzu.
  5. Schließen Sie die Seite.

Wenn Sie jetzt etwas einrichten, was eine Nummer benötigt, können Sie die von Ihnen erzeugten Verbindungen verwenden, um zwischen den verbundenen Nummernserien auszuwählen.

Siehe auch

Einrichten Business Central
Arbeiten mit Business Central