Exemplarische Vorgehensweise: Einkaufsgenehmigungsworkflows einrichten und verwenden

Artikel
03/11/2024

Sie können den Genehmigungsprozesses für neuen oder geänderten Datensätze, z. B. Dokumente, Buch.-Blattzeilen und Debitorenkarten automatisieren, indem Sie Workflows mit Schritten für die entsprechenden Genehmigungen erstellen.

Bevor Sie Genehmigungsworkflows erstellen, müssen Sie einen Genehmiger und einen Stellvertreter für jeden Genehmigungsbenutzer einrichten. Sie können außerdem die Grenzbeträge für die Genehmiger festlegen, um zu definieren, für welche Verkaufs- und Einkaufsdatensätze sie für eine Genehmigung qualifiziert sind. Genehmigungsanforderungen und andere Benachrichtigungen können als E-Mail oder interne Notiz gesendet werden. Für jede Genehmigungsbenutzereinrichtung können Sie angeben wann dieser Benachrichtigungen erhält.

Hinweis

Zusätzlich zur Workflowfunktionalität in Business Central ist die Power Automate-Integration möglich, um Workflows für Ereignisse in Business Central zu verwenden. Beachten Sie, dass, obwohl es zwei verschiedene Workflowsysteme sind, eine mit Power Automate erstellte Flow-Vorlage der Liste von Workflow-Vorlagen in Business Central hinzugefügt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Business Central in einem automatisierten Workflow nutzen.

Sie können Workflows festlegen und verwenden, die von verschiedenen Benutzern ausgeführte Geschäftsprozessaufgaben miteinander verbinden. Systemaufgaben, wie automatische Buchung, können als Schritte in Workflows berücksichtigt werden, vor oder nach Benutzeraufgaben. Die Anforderung oder Bewilligung von Genehmigungen zum Erstellen neuer Datensätze sind typische Workflowschritte. Erfahren Sie mehr unter Workflow.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

Diese exemplarische Vorgehensweise ist ein Szenario, das die folgenden Aufgaben veranschaulicht:

Einrichten von Genehmigungsbenutzern
Benachrichtigungen für Genehmigungsbenutzer einrichten
Genehmigungsworkflow ändern und aktivieren
Genehmigung einer Einkaufsbestellung anfordern (als Christine)
Empfangen einer Benachrichtigung und anschließende Genehmigung (als Stephan)

Hintergrund

Sean ist Superuser bei CRONUS und erstellt zwei Genehmigungsbenutzer. Der eine ist Christine, die einen Einkäufer darstellt. Der andere ist Sean selbst. Er ist der Genehmiger für Alicia. Sean gibt sich selbst unbegrenzten Rechte zur Genehmigung und legt fest, dass er Benachrichtigungen über eine interne Notiz bei einem entsprechendes Ereignis erhält. Als letztes erstellt erstellt Stephan den erforderlichen Genehmigungsworkflow als Kopie der vorhandenen Workflow-Vorlage Workflow Einkaufsbestellungsgenehmigung. Er übernimmt alle Ereignisbedingungen unverändert und aktiviert dann den Workflow.

Um den Genehmigungsworkflow zu testen, meldet sich Stefan zunächst bei Business Central als Christine an und beantragt dann die Genehmigung einer Bestellung. Sean meldet sich dann selbst an, sieht die Notiz auf seinem Rollencenter, folgt dem Link zur Genehmigungsanforderung für die Bestellung und genehmigt die Anforderung.

Benutzer

Bevor Sie Genehmigungsbenutzer und deren Benachrichtigungsmethode einrichten können, müssen Sie sicherstellen, dass zwei Benutzer in Business Central: vorhanden sind. Ein Benutzer stellt Christine dar. Die andere Benutzer, Sie, stellt Stephan dar. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer nach Lizenzen erstellen.

Genehmigungsbenutzer einrichten

Wenn Sie sich als Sie selbst angemeldet haben, richten Sie Alicia als Genehmigungsbenutzer ein, dessen Genehmigender Sie selbst sind. Richten Sie Ihre Genehmigungsrechte ein, und geben Sie an, wie und wann Sie über Genehmigungsanforderungen benachrichtigt werden.

So richten Sie sich selbst und Christine als Genehmigungsbenutzer ein

Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Genehmigungsbenutzereinrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie auf der Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung die Aktion Neu aus.

Hinweis

Sie müssen einen Genehmiger einrichten, bevor Sie Benutzer einrichten können, die die Genehmigung dieses Genehmigers benötigen. Sie müssen sich selbst einrichten, bevor Sie Christine einrichten.
Richten Sie zwei Genehmigungsbenutzer ein, indem Sie die Felder aus der folgenden Tabelle ausfüllen.

Benutzer ID Genehmiger-ID Unbegrenzte Einkaufsgenehmigung

SIE Ausgewählt

CHRISTINE SIE

Benutzer ID	Genehmiger-ID	Unbegrenzte Einkaufsgenehmigung
SIE		Ausgewählt
CHRISTINE	SIE

Benachrichtigungen einrichten

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird ein Benutzer über eine interne Notiz über die Genehmigung benachrichtigt. Die Genehmigungsbenachrichtigungen können auch per E-Mail gesendet werden, und Sie können einen Workflow-Antwortschritt hinzufügen, der den Absender benachrichtigt, wenn eine Anforderung genehmigt oder abgelehnt wird. Weitere Informationen erhalten Sie unter Festlegen, wann und wie Sie Workflow-Benachrichtigungen erhalten möchten.

So legen Sie fest, wie und wann Sie benachrichtigt werden

Auf der Seite Genehmigungsbenutzereinrichtung wählen Sie die Zeile für sich und dann die Benachrichtigungseinrichtung Aktion aus.
Auf der Seite Benachrichtigungseinrichtung im Feld Benachrichtigungstyp, wählen Sie Genehmigung aus.
Wählen Sie im Feld Benachrichtigungsmethode die Option Hinweis aus.
Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungseinrichtung die Aktion Benachrichtigungsplan aus.
Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungsplan im Feld Wiederholung Sofort.

Genehmigungsworkflow erstellen

Erstellen Sie den Bestellungsgenehmigungsworkflow, indem Sie die Schritte aus der Vorlage Bestellungsgenehmigungsworkflow kopieren. Lassen Sie die vorhandenen Workflowschritte unverändert, und aktivieren Sie dann den Workflow.

Tipp

Optional fügen Sie für Genehmigungsworkflows einen Workflow-Antwortschritt hinzu, um den Absender zu benachrichtigen, wenn die Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurde. Weitere Informationen erhalten Sie unter Festlegen, wann und wie Sie Workflow-Benachrichtigungen erhalten möchten.

So erstellen und aktivieren Sie einen Einkaufsbestellungs-Genehmigungsworkflow

Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Workflows ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
Wählen Sie auf der Seite Arbeitsabläufe die Option Aktionen, Neu und dann die Aktion Neuer Workflow aus Vorlage aus.
Wählen Sie auf der Seite Workflow-Vorlage die Worklow-Vorlage Einkaufsbestellung-Genehmigungsworkflow aus.

Die Seite Workflow wird für einen neuen Workflow geöffnet, der alle Informationen der ausgewählten Vorlage enthält. Der Wert im Feld Code wird mit -01 erweitert. Dies zeigt an, dass dies der erste Workflow ist, der aus der Vorlage Bestellungsgenehmigungsworkflow erstellt wurde.
Aktivieren Sie in der Kopfzeile der Seite Workflow das Kontrollkästchen Aktiviert.

Genehmigungsworkflow verwenden

Verwenden Sie den neuen Workflow zur Genehmigung von Bestellungen, indem Sie sich zuerst bei Business Central als Alicia anmelden, um die Genehmigung einer Bestellung zu beantragen. Melden Sie sich dann als Sie selbst an, lesen Sie die Notiz im Rollencenter, folgen Sie dem Link zur Genehmigungsanfrage und genehmigen Sie die Anfrage.

So genehmigen Sie eine Einkaufsbestellung als Christine

Melden Sie sich als Alicia an.
Wählen Sie die Symbol. Geben Sie Einkaufsbestellungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Wählen Sie die Zeile aus, um die Bestellung 106001 zu öffnen.
Wählen Sie auf der Seite Einkaufsbestellung die Option Aktionen, Genehmigungsanforderung und anschließend die Aktion Genehmigungsanforderung senden aus.

Beachten Sie, dass sich der Wert im Feld Status zu Genehmigung ausstehend ändert.

So genehmigen Sie die Einkaufsbestellung als Stephan

Melden Sie sich als Sean an.
Wählen Sie im Rollencenter im Bereich Self Service die Option Anfragen zur Genehmigung.
Markieren Sie auf der Seite Anfragen zur Genehmigung die Zeile über die Bestellung von Christine und wählen Sie dann die Aktion Genehmigen.

Der Wert im Feld Status auf der Einkaufsbestellung von Alicia ändert sich zu Freigegeben.

Sie haben jetzt einen einfachen Genehmigungsworkflow auf Grundlage die ersten beiden Schritte des Bestellungsgenehmigungs-Workflows eingerichtet und getestet. Sie können diesen Workflow sehr einfach erweitern, um Alicias Einkaufsbestellung automatisch zu buchen, wenn Sean sie genehmigt. Hierzu müssen Sie den Einkaufsrechnungs-Workflow aktivieren, sodass die Reaktion auf eine freigegebene Einkaufsrechnung darin besteht, diese zu buchen. Zuerst müssen Sie die Ereignisbedingung im ersten Workflowschritt aus (Einkauf ) Rechnung zu Auftrag ändern.

Die Basisversion von Business Central umfasst viele Workflowvorlagen für Szenarien, die durch den Anwendungscode unterstützt werden. Die meisten dieser Vorlagen sind Genehmigungsworkflows.

Sie definieren Workflowsvariationen, indem Sie die Felder in den Workflowzeilen über vordefinierte vom Anwendungscode unterstützten Listen mit Ereignissen und Reaktionen ausfüllen. Erfahren Sie mehr unter Workflows erstellen.