Dynamics 365 (online) einrichten, um SharePoint Online zu verwenden

Gilt für Dynamics 365 (online), Version 9.x
Gilt für Dynamics 365 (online), Version 8.x

Wenn Sie SharePoint Online mit Microsoft Dynamics 365 (online) verwenden, können Sie:

  • In SharePoint gespeicherte Dokumente aus Dynamics 365 erstellen, hochladen, anzeigen und löschen.

  • Die SharePoint-Dokumentenverwaltungsfunktionen in Dynamics 365 verwenden, wie etwa Ein- und Auschecken von Dokumenten, Anzeige des Versionsverlaufs oder Ändern der Dokumenteneigenschaften.

  • Nicht-Dynamics 365-Benutzern, wie etwa Kunden, die kein Angebot prüfen möchten, den direkten Zugriff auf dieSharePoint-Dokumente ermöglichen, vorausgesetzt, sie verfügen über die entsprechenden Berechtigungen.

Wichtig

Dieses Thema ist für Organisationen, die zum ersten Mal eine Bereitstellung durchführen oder zur serverbasierten SharePoint-Integration aktualisieren möchten. Nachdem Sie serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, können Sie die vorherige clientbasierten Authentifizierungsmethode nicht wiederherstellen.

Bei einigen Organisationen kann die Verwendung der Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente-Lösung die bessere Wahl sein. Weitere Informationen: Konfiguration der SharePoint -Integration mithilfe der Listenkomponente.

Tipp

Videosymbol Sehen Sie sich folgendes Video an: Dynamics 365 mit SharePoint Online verbinden

Gehen Sie zur Einrichtung von Dynamics 365 (online) zur Verwendung von SharePoint Online wie folgt vor.

Weisen Sie dem Benutzer Berechtigungen für die Team-SharePoint-Website zu

Ihre Microsoft Dynamics 365 (online)- und Office 365 haben nicht automatisch Zugriff auf Ihre SharePoint-Websites. Sie müssen innerhalb der SharePoint-Website arbeiten, um einzelnen Benutzern oder Gruppen bestimmte Berechtigungen zuzuweisen.

Weisen Sie der Teamwebsite Benutzer zu

  1. Rufen Sie das Office 365-Administratorcenter auf, und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen des globalen Office 365-Administrators an.

  2. Öffnen Sie den Office 365-App-Startprogramm und wählen Sie dann SharePoint.

    1. Klicken Sie im linken Menü auf Team-Site.
  3. Klicken Sie auf der Homepage auf FREIGEBEN (rechte obere Ecke).

    SharePoint Share Settings

  4. Um die Standardberechtigungen für die Teamwebsite anzuzeigen, wählen Sie Viele Personen.

    Share Team-Site

  5. Standardmäßig können alle Benutzer in der Office 365-Organisation Dokumente auf der Team-SharePointWebsite hinzufügen oder bearbeiten. Um andere einzuladen, wählen Sie Personen einladen und fügen Sie externe Benutzer zur Organisation hinzu, um Dokumente freizugeben.

Weitere Informationen zu SharePoint-Berechtigungen finden Sie unter Einleitung: Benutzerzugriff über Berechtigungen steuern

Konfigurieren von Dynamics 365 (online) für die SharePoint-Dokumentenverwaltung

Für Dynamics 365 (online)-Organisationen bietet Dynamics CRM Online Frühjahr 2014 eine neue serverbasierte (Server-zu-Server-Authentifizierung) SharePoint-Integration, die es überflüssig macht, die Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente-Lösung zu installieren oder weiterzuverwenden.

Wenn Sie eine neue Organisation sind und die Dokumentenverwaltung noch nicht bereitgestellt haben, vgl. Konfiguration einer neuen Organisation.

Falls Ihre Organisation bereits die Dokumentenverwaltung mit Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente verwendet, können Sie zur serverbasierten SharePoint-Integration wechseln. Weitere Informationen: Wechseln von der Listenkomponente oder Ändern der Bereitstellung

Wichtig

Microsoft Dynamics CRM-Listenkomponente erstellt die SharePoint-Bibliothek mithilfe des internen Namens der Dokument-aktivierten Entität in Dynamics 365. Serverbasierte SharePoint-Integration verwendet den Anzeigenamen der Entität. Wenn Sie auf serverbasierte SharePoint-Integration aktualisieren, müssen Sie überprüfen, ob die Anzeigenamen in der Dokumentbibliothek in SharePoint mit den Anzeigenamen in Dynamics 365 übereinstimmen. Weitere Informationen: "Überprüfungsfehler", wenn Sie versuchen, serverbasierte SharePoint-Integration für Microsoft Dynamics CRM Online und SharePoint Online zu konfigurieren.

SharePoint-Bibliotheksname und -Anzeigename der Entität

Die Namen müssen übereinstimmen.

Konfiguration einer neuen Organisation

Wenn Ihre Dynamics 365-Organisation die Dokumentenverwaltung nicht bereitgestellt hat, wird bei Anmeldung eines Dynamics 365-Systemadministrators eine Warnmeldung angezeigt, um die serverbasierte SharePoint-Integration zu aktivieren.

Meldung "Serverbasierte SharePoint-Integration aktivieren"

Hinweis

Wenn Sie die Warnmeldung nicht sehen und nicht bereits die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, löschen Sie Ihren Browsercache, oder öffnen Sie Dynamics 365 mithilfe von Internet Explorer mit InPrivate-Browsing, um die Warnmeldung erneut anzuzeigen. Sobald Sie die serverbasierte Integration konfiguriert haben, wird die Warnmeldung nicht mehr angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Meldung "Serverbasierte SharePoint-Integration aktivieren" auf Weiter.

  2. Wählen Sie Online für Ihre SharePoint-Websites und dann Weiter aus.

    Online als SharePoint-Websitesspeicherort auswählen

  3. Wenn Ihr Microsoft Dynamics 365 (online) nicht mit einer SharePointOnline-Website verbunden ist, geben Sie die URL Ihrer SharePoint-Website ein (z. B. https://contoso.sharepoint.com), die Sie für die automatische Ordnererstellung verwenden, und wählen Sie dann Weiter.

    Tipp

    Um Ihre SharePoint-Websitesammlungen in Office 365 Admin Center, anzuzeigen, klicken Sie auf Admin Centers > SharePoint und dann auf Websitesammlungen.

    Geben Sie die URL der SharePoint-Website ein

  4. Die URL wird darauf geprüft, ob es sich um eine gültige SharePoint-Online-Website handelt, sowie darauf, ob Sie sich im gleichen Office 365-Tenant wie Ihre Dynamics 365-Organisation befindet. Nachdem Sie die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert haben, können Sie nicht mehr zur vorherigen clientseitigen Integration wechseln. Wählen Sie Aktivieren aus.

Nachdem Sie die serverbasierteSharePoint installiert haben, werden die Optionen zur Installation der Listenkomponenten und zur Aktivierung der serverbasierten Integration in der Dokumentenverwaltung nicht mehr angezeigt.

Sobald die serverbasierte SharePoint-Integration aktiviert ist, müssen Sie die erforderlichen Entitäten aktivieren, die für die Dokumentenverwaltungsintegration verfügbar sein sollen. Weitere Informationen:Aktivieren der Dokumentenverwaltung in Entitäten

Verwenden von Dokumentverwaltung

Nun können Sie die Dokumentenspeicherpfade den Entitäten hinzufügen, die Sie oben aktiviert haben, und mit der Verwaltung von Dokumenten beginnen. Beginnen Sie mit dem Öffnen eines für die Dokumentenverwaltung aktivierten Datensatzes (z. B. Kontakt).

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Microsoft Dynamics 365 (online)-Webanwendung.

  2. Wählen Sie eine Firma, wie etwa die Beispielfirma Adventure Works.

  3. Wählen Sie auf der Navigationsleiste den Abwärtspfeil neben dem Kontonamen, und wählen Sie dann Dokumente.

    Dokumente für eine Firma auswählen

  4. Wählen Sie Hochladen und navigieren Sie dann zu einem Dokument, das in den neuen Ordner auf Ihrer Office 365-Teamwebsite SharePoint Online hochgeladen werden soll.

    Ein Dokument hinzufügen

  5. Wählen Sie einen Dynamics 365 Ordnerstandort und klicken Sie Ok.

  6. Damit Sie das Dokument in der Office 365SharePoint Online Teamsite sehen können, klicken Sie links vom Dokumentnamen (Sie sehen ein Häkchen) und klicken Sie dann Speicherort öffnen.

Freigegebenes Office 365 Team Site-Dokument

  1. Wählen Sie Site Contents, um alle Dokumentbibliotheken anzuzeigen, die für die verwalteten Entitäten erstellt wurden, die Sie ausgewählt haben.

    Die Entitäten, die Sie für die Verwaltung durch die Dokumentenverwaltung ausgewählt haben, werden als Dokumentbibliotheken angezeigt (z. B. Konto, Artikel, Fall, Lead, Geschäftschance, Produkt, Angebot und Vertriebsliteratur).

    Office 365 Team Site alle Bibliotheken

Siehe auch

Verwalten Ihrer Dokumente mit SharePoint
SharePoint Online für IT-Experten
Buch: SharePoint und CRM