Einrichten von Dynamics 365 Field Service-Benutzern und -Sicherheitsprofilen

In der heutigen Arbeitswelt erfordert das Außendienstmanagement mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen, um einen Arbeitsauftrag auszuführen, darunter Administratoren, Disponenten und Außendienstmitarbeiter. In diesem Dokument finden Sie die Schritte zum Einrichten jeder Rolle für die erfolgreiche Verwendung von Dynamics 365 Field Service durch die verschiedenen Sicherheitsprofile – Sicherheitsrolle und Außendienstsicherheitsprofil.

Dynamics 365 Field Service-Rollen und -Definitionen

Definieren wir zunächst die Rollen für Ihre Mitarbeiter und verstehen wir, wie sie in Dynamics 365 Field Service bezeichnet werden.

Field Service – Ressource: Entwickelt für Außendienstmitarbeiter, die Arbeitsaufträge für Kunden hauptsächlich vor Ort über die mobile Dynamics 365 Field Service-Anwendung ausführen. Diese Rolle verfügt nur über Lese- und Aktualisierungsfunktionen für Arbeitsaufträge. Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter nur Informationen zu Arbeitsaufträgen anzeigen und aktualisieren, die ihnen zugewiesen sind.

Field Service – Administrator ist für Servicemanager und IT-Administratoren entworfen. Diese Rolle verfügt über Zugriff auf alle Außendienst-Service-Entitäten, einschließlich Arbeitsaufträge, Planung und Bestand. Außerdem verfügt diese Rolle über vollständige Funktionen zum Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen (CRUD) von Arbeitsaufträgen. Beispielsweise kann ein Field Service-Administrator neue Arbeitsauftragstypen für die Organisation erstellen.

Field Service – Disponent ist für Planer konzipiert, die für die Verwaltung und Zuweisung einer Gruppe von Arbeitsaufträgen an eine Gruppe von Außendienstmitarbeitern verantwortlich sind. Sie zeichnet sich durch begrenzte Lösch (CRUD)-Funktionen zur Planung verwandter Entitäten innerhalb ihrer Unternehmenseinheit aus. Beispielsweise können Disponenten Arbeitsaufträge für Außendienstmitarbeiter in Washington bearbeiten und planen.

Field Service°– Lagereinkauf ist für Lagerverwalter konzipiert, die für die Verwaltung von Lagerbeständen für LkW-Transport zuständig sind, für den Einkauf und die Neubestellung von Lagerbestand sowie für die Abwicklung von Produktrücksendungen. Diese Rolle hat begrenzte Lösch (CRUD)-Fähigkeiten für lagerbestandsverknüpfte Entitäten innerhalb ihrer Unternehmenseinheit. Zum Beispiel verarbeiten Lagerverwalter eine Produktrücksendung für einen oder mehrere Geschäftszweige. Diese Sicherheitsrolle sollte einem Benutzer zusätzlich zu den Sicherheitsrollen Field Service-Ressource oder Field Service-Dispatcher zugewiesen werden.

IoT – Administrator ist für IT-Administratoren or Servicemanager gedacht, die für die Geräteregistrierung und für Gerätedatenabrufe zuständig sind, bei denen es sich um IoT Hub-Vorgänge hinsichtlich Connected Field Service handelt. Dies Rolle wird über vollständige Lösch (CRUD)-Funktionen für IoT-verknüpfte Entitäten charakterisiert. Beispielsweise erhält ein Benutzer mit diesen Rollen Zugriff auf alle IoT-Warnungen und -Geräte.

IoT - Endpunkt-Benutzer wird von Microsoftverwendet, um eine Verbindung zwischen Dynamics 365 und IoT-Systemen herzustellen. Weitere Informationen zu CFS-Sicherheit finden Sie im Artikel zum Einrichten von Sicherheitsrollen für Connected Field Service.

Anforderungen

Schritt 1: Benutzer hinzufügen + Dynamics 365 Field Service-Lizenzen zuweisen

Nachdem der Administrator Test- oder kostenpflichtige Lizenzen für Dynamics 365 Field Service für seine Benutzer erworben hat, kann er sie nun hinzufügen und ihnen Lizenzen zuweisen.

Siehe das Thema zum Erstellen von Benutzern und Zuweisen von Sicherheitsrollen in Power Platform für mehr Details.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft 365-Administratorportal mit dem Administratorkonto Ihrer Organisation an.

  2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Benutzer > Aktive Benutzer aus.

  3. Wählen Sie Einen Benutzer hinzufügen aus, um einzelne Benutzer hinzuzufügen, oder wählen Sie Mehrere Benutzer hinzufügen aus, um mehrere Benutzer über eine CSV-Datei zu importieren. Weitere Informationen finden Sie im Microsoft 365-Artikel zu einzelnen Benutzern.

Screenshot des Hinzufügens von Benutzern im Admin Center.

  1. Wenn Sie einzelne Benutzer hinzufügen, geben Sie die grundlegenden Informationen Ihres Benutzers ein, einschließlich Vorname, Nachname, und Kennwort. Wenn Sie mehrere Benutzer hinzufügen, füllen Sie diese Informationen in einer CSV-Datei aus und laden Sie sie hoch.

  2. Weisen Sie Ihren Benutzern eine Produktlizenz zu. Wählen Sie insbesondere Dynamics 365 Field Service aus, um Ihren Benutzern diese Lizenz zuzuweisen.

  3. Füllen Sie die Einstellungen Ihrer Benutzer aus, z. B. Position, Mobiltelefonnummer und Adresse. Dies ist zwar optional, wird jedoch dringend empfohlen! Darüber hinaus können Sie bestimmten Benutzern in diesem Abschnitt auch die Administratorzugriffsfunktion gewähren.

  4. Überprüfen Sie alles und wählen Sie Hinzufügen beenden aus, um diese Benutzer hinzuzufügen und ihnen eine Dynamics 365 Field Service-Lizenz zuzuweisen.

Super, die Benutzer in Ihrer Organisation sind jetzt hinzugefügt und haben Field Service-Lizenzen zugewiesen bekommen!

Schritt 2: Weisen Sie Sicherheitsrollen und Außendienstsicherheitsprofile zu.

Nach dem Hinzufügen und Zuweisen von Dynamics 365 Field Service-Lizenzen an Ihre Benutzer können Sie ihnen jetzt bestimmte Field Service-Sicherheitsrollen und Außendienstsicherheitsprofile zuweisen. Durch das Festlegen von Sicherheitsrollen für Benutzer steuern Sie, auf welche Arten von Daten und Entitäten ein Benutzer zugreifen und welche er bearbeiten kann. Durch Festlegen von Außendienstsicherheitsprofilen steuern Sie, welche Felder ein Benutzer für eine Entität sieht. Beispielsweise kann ein Benutzer die Berechtigung haben, Konten anzuzeigen, jedoch bestimmte Felder für ein Konto nicht zu sehen. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Rolle Sie Ihren Benutzern zuweisen müssen. Lassen Sie sich die Rollen und Definitionen anzeigen.

Hinweis

Mit diesen Schritten können Sie einzelnen Benutzern Sicherheitsrollen und Außendienstsicherheitsprofile zuweisen statt mehreren Benutzern gleichzeitig.

  1. Melden Sie sich beim Power Platform Admin Center an.

  2. Wählen Sie Ihre Umgebung.

  3. Wählen Sie Einstellungen aus.

Screenshot der Einstellungsschaltfläche in Field Service.

  1. Wählen Sie Benutzer + Berechtigungen > Benutzer aus.

Screenshot der Auswahl von Benutzern in Field Service.

  1. Suchen Sie den Namen Ihres Benutzers und wählen Sie ihn aus. Sie gelangen auf eine neue Seite.

  2. Wählen Sie Rollen verwalten aus.

Screenshot des „Rollen verwalten“ in Field Service.

  1. Wählen Sie die entsprechende Rolle für Ihren Benutzer > OK. Lassen Sie sich die Rollen und Definitionen anzeigen, um zu erfahren, welche Sie auswählen müssen.

Screenshot vom Hinzufügen von Sicherheitsrollen in Field Service.

  1. Wähle Sie > neben dem Namen Ihres Benutzers aus und wählen Sie dann Außendienstsicherheitsprofile aus.

Screenshot vom Hinzufügen von Feldsicherheitsprofilen in Field Service.

  1. Wählen Sie Hinzufügen.

Screenshot der Hinzufügenschaltfläche in Field Service.

  1. Wählen Sie die entsprechende Rolle für Ihren Benutzer > Auswählen > Hinzufügen aus. Lassen Sie sich die Rollen und Definitionen anzeigen, um zu erfahren, welche Sie auswählen müssen.

Screenshot von der Auswahl von Feldsicherheitsprofilen in Field Service.

Super! Sie haben nun einem Benutzer eine Sicherheitsrolle und ein Außendienstsicherheitsprofil zugewiesen. Wiederholen Sie die obigen Schritte ab Schritt 5, um einen anderen Benutzer bereitzustellen.

Fragen und Antworten

  1. Was soll ich nach dem Hinzufügen und Zuweisen von Sicherheitsprofilen als Nächstes tun?

Als Administrator können Sie mit der restlichen Konfiguration von Dynamics 365 Field Service beginnen. Um Ihre Außendienstmitarbeiter vollständig bereitzustellen, müssen Sie sie einem Offline-Datenprofil zuweisen.

  1. Kann ich einer Sicherheitsrolle und/oder einem Außendienstsicherheitsprofil mehrere Personen hinzufügen?

Ja. Verwenden Sie die Teams-Funktion, um mehrere Benutzer zu gruppieren und sie dann einer Sicherheitsrolle und/oder einem Profil zuzuweisen.

  1. Kann ich eine Kopie der Sicherheitsrollen erstellen?

Hinweis

Neue Produktversionen können die Sicherheitsrollen des Außendienstes aktualisieren. Sie können entweder benutzerdefinierte Rollen oder Kopien vorhandener Rollen erstellen, um die Risiken zu verringern. Wenn Sie vorhaben zusätzliche Rechte hinzufüge, empfehlen wir, eine benutzerdefinierte Sicherheitsrolle mit den hinzugefügten Berechtigungen zu erstellen und sowohl die Field Service Sicherheitsrolle als auch die Add-On-Rolle zuzuweisen. Wenn Sie vorhaben, Rechte zu entfernen oder herabzustufen, empfehlen wir, eine Kopie der Field Service Sicherheitsrolle zu erstellen, Ihre Änderungen vorzunehmen und dem Benutzer die kopierte Sicherheitsrolle zuzuweisen. Wenn Sie eine Sicherheitsrolle kopieren, wechseln Sie zu Einstellungen > Sicherheit > Sicherheitsrollen, und wählen Sie einen Sicherheitsrollendatensatz aus. Wählen Sie anschließend Aktionen > Rolle kopieren aus. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Screenshot.

Ja. Hier ist ein Beispiel für das Kopieren der Field Service–– Disponent-Rolle:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Sicherheit > Sicherheitsrollen und kopieren Sie die Rolle Field Service – Disponent.

Screenshot einer kopierten Sicherheitsrolle.

  1. Wählen Sie einen Benutzer und dann Rollen verwalten aus.

Screenshot zum Zuweisen einer Sicherheitsrolle zu einem Benutzer.

  1. Weisen Sie die kopierte Rolle Field Service - Verteiler zu, um dem Benutzer Funktionen zur Planung, Verteilung und Arbeitsauftragsbearbeitung zu erlauben. Oder, wenn der Benutzern nicht nur für die Planung und Verteilung verantwortlich ist, erstellen Sie eine Kopie der Rolle Field Service – Administrator und weisen sie dem Benutzer zu.