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Generieren Sie Rechnungszeilen, wenn Sie Kreditorenrechnungen importieren

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Wichtig

Die hier genannten Funktionen sind alle oder teilweise im Rahmen einer Vorschauversion verfügbar. Inhalt und Funktionsweise unterliegen Änderungen. Weitere Informationen zu Vorschauversionen finden Sie unter Dienstupdateverfügbarkeit.

In diesem Artikel wird die Funktionalität zum automatischen Generieren von Rechnungszeilen auf Kreditorenrechnungen beschrieben, wenn Rechnungen importiert werden.

Manchmal enthalten Kreditorenrechnungen begrenzte Informationen, wie z. B. Empfängerinformationen und Zwischensummen. Sie enthalten jedoch keine Informationen zu Einzelposten. Wenn Sie Rechnungen importieren, werden die Rechnungszeilen automatisch generiert, basierend auf den Informationen der entsprechenden Bestellung.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die automatische Erstellung von Rechnungszeilen zu aktivieren.

  1. Wechseln Sie zu Kreditoren > Einstellung > Kreditorenparameter.

  2. Legen Sie auf der Registerkarte Automatisierung der Kreditorenrechnung unter Automatische Zeilenerstellung für importierte Rechnungendie Option Rechnungsposten automatisch erstellen auf Ja fest.

  3. Wählen Sie im Feld Standardmenge für die automatische Erstellung von Rechnungszeilen wählen die Menge, die für die automatische Erstellung von Rechnungszeilen verwendet werden soll:

    • Bestellte Menge – Die Zeilen werden aus den Zeilen der Bestellung generiert. Dieser Wert ist der Standardwert.
    • Produkteingangsmenge – Die Bestellnummer wird verwendet, um die entsprechenden Produktzugänge zu finden. Es verwendet dann die Produkteingangsmengen, um Rechnungszeilen zu generieren.

Datenentitätsänderungen

Um die in diesem Artikel beschriebene Funktionalität zu unterstützen, wurde die Datenentität Kopf der Kreditorenrechnung erweitert. Drei Felder wurden hinzugefügt:

  • HeaderOnlyImport - Dieses Feld muss auf Ja festgelegt werden, um Zeilen für Rechnungsköpfe zu generieren.
  • PurchIdRange – Die Liste der Bestellnummern. Die Rechnungsnummern können ein Bereich sein, z. B. PO0001..PO0009 (wobei Anfang und Ende des Bereichs durch zwei Punkte getrennt sind) oder diskrete Werte, wie PO0001,PO0003,PO0006. Alle Bestellungen müssen im Rechnungskopf zu demselben Kreditorenkonto gehören. Andernfalls erhalten Sie folgende Fehlermeldung: „Fehler beim Generieren von Rechnungsposten. Bestellungen haben unterschiedliche Lieferantenkonten.“
  • PackingslipRange – Die Liste der Produktzugangsnummern. Kreditorenrechnungszeilen können aus Produkteingängen erstellt werden. Produkteingangsnummern sind jedoch normalerweise nicht auf Kreditorenrechnungen enthalten. Geben Sie die Produkteingangsnummern nur in dieses Feld ein, wenn Sie eindeutig erkennen können, welche Produkteingänge für welche Rechnungen gelten. Rechnungszeilen können auf Grundlage von Produkteingängen generiert werden. Wenn dieses Feld verwendet wird, wird die Einstellung des Feldes Wählen Sie die Standardmenge für die automatische Erstellung von Rechnungszeilen auf der Seite Parameter für Debitorenrechnungen ignoriert.

Einschränkung: Wenn Sie mehrere Produkteingangsnummern eingeben, werden mehrere ausstehende Kreditorenrechnungen mit derselben Rechnungsnummer erstellt. Sie müssen diese manuell konsolidieren, bevor Sie die Rechnung weiterverarbeiten. In zukünftigen Versionen planen wir, die Rechnungen automatisch zu konsolidieren, sodass diese Einschränkung aufgehoben wird.

Alle Produkteingänge müssen im Rechnungskopf zu demselben Kreditorenkonto gehören.

Ergebnis

Wenn Zeilen erfolgreich erstellt werden, wird die folgende Nachricht im Verlauf der Automatisierung der Lieferantenrechnung protokolliert: „Automatisch Rechnungszeilen erstellen: Erfolgreich.“

Wenn die Zeilen nicht erstellt werden, wird die folgende Fehlermeldung protokolliert: „Automatisch Rechnungszeilen erstellen: Fehlgeschlagen.“

Vorauszahlungsrechnung importieren

Die Vorauszahlungsrechnung kann direkt über die Datenentität Kopfzeile der Kreditorenrechnung importiert werden, wenn der Parameter Rechnungspositionen automatisch erstellen aktiviert ist.

  • HeaderOnlyImport – Dieses Feld muss auf Ja festgelegt werden, um Zeilen für die Vorauszahlungsrechnung zu generieren.
  • PurchIdRange – Die Bestellnummer, die den Vorauszahlungsbetrag festlegt.
  • VENDORINVOICETYPE – Das ist „VendorAdvance“, um eine Vorauszahlungsrechnung anzugeben.
  • IMPORTEDAMOUNT – Der Betrag auf der Vorauszahlungsrechnung.

Der Import einer Vorauszahlungsrechnung wird nicht akzeptiert, wenn die Vorauszahlungsrechnung bereits ohne Abrechnung im Rahmen der Bestellung erstellt wurde.

Bestellnummer importieren

Wenn eine Kreditorenrechnung mit einer einzelnen Bestellung verknüpft ist, wird die Bestellnummer (PurchId) in der Entität des Kreditorenrechnungskopfs angegeben, um Folgendes zu unterstützen:

  • Ableitung und Prüfung des Währungscodes – Der Währungscode wird automatisch aus der Bestellung abgeleitet, wenn der Währungscode nicht in der Kopfzeile der Kreditorenrechnung angegeben ist. Der Prüfungsfehler wird ausgelöst, wenn die importierte Rechnung einen anderen Währungscode als den in der Bestellung angegebenen aufweist.

  • Standardmäßig für Finanzdimensionen – Die Finanzdimensionswerte des Rechnungskopfs werden aus dem Bestellkopf abgeleitet. Die entsprechende Finanzdimension in den Rechnungszeilen wird während des Importvorgangs der Rechnungszeilen aus dem Kopf der Kreditorenrechnung abgeleitet. Dadurch wird die Konsistenz zwischen der über DMF importierten Rechnung und der auf der Seite „Ausstehende Lieferantenrechnung“ erstellten Rechnung sichergestellt.

  • Workflow für Kreditorenrechnungen – Wenn die Rechnungsprüfung fehlschlägt, wird die Rechnung an den Bestellenden weitergeleitet, um eventuelle Unstimmigkeiten zu beheben. Die korrekte Bestellnummer stellt sicher, dass die Lieferantenrechnung während des Workflow-Prozesses an den richtigen Bestellenden weitergeleitet wird.