Rechnungen beim Workflowsystem einreichen und Produktzugangspositionen abgleichen

In diesem Artikel wird erläutert, wie Lieferantenrechnungen an das Workflow-System gesendet und gebuchte Produktzugangspositionen automatisch mit Lieferantenrechnungen abgeglichen werden.

Senden importierter Lieferantenrechnungen an das Workflow-System und Abgleichen der gebuchten Produktzugangspositionen mit ausstehenden Lieferantenrechnungszeilen

Im Rahmen eines berührungslosen Rechnungsstellungsprozesses für Kreditorenkonten kann eine importierte Rechnung automatisch an das Workflowsystem gesendet werden. Sie können den Prozess zum Übermitteln importierter Rechnungen an das Workflow-System auf der Registerkarte Automatisierung von Lieferantenrechnungen der Seite Kreditorenkontoparameter (Kreditorenkonten > Setup > Kreditorenparameter) konfigurieren. Der Submit-to-Workflow-Prozess wird im Hintergrund mit einer von Ihnen angegebenen Häufigkeit (entweder stündlich oder täglich) ausgeführt.

Wenn Sie Rechnungen automatisch an das Workflow-System senden, müssen Sie mit einer importierten Rechnung beginnen. Um sicherzustellen, dass die Rechnung ohne manuellen Eingriff von Anfang bis Ende verarbeitet werden kann, müssen Sie eine automatisierte Buchungsaufgabe in die Workflow-Konfiguration aufnehmen. Rechnungen, die sich auf Bestellungen beziehen, sowie Rechnungen, die eine Beschaffungskategorie ohne Bestellung und nicht vorrätige Positionen enthalten, können automatisch an das Workflow-System gesendet werden. Manuell eingegebene Rechnungen müssen manuell an das Workflow-System gesendet werden.

Der Wert Eingereicht von im Workflow ist die Benutzer-ID, die für die Hintergrundaufgabe Kreditorenrechnungen an Workflow einreichen auf der Seite Prozessautomatisierung eingegeben wurde. Der Benutzer mit dieser Benutzer-ID kann die Rechnung nach Bedarf aus dem Workflow-System abrufen.

Abgleich gebuchter Produktzugänge mit Rechnungsposten, für die eine dreiseitige Abgleichsrichtlinie gilt

Im Rahmen eines berührungslosen Rechnungsstellungsprozesses für Kreditorenkonten können die Rechnungspositionen automatisch zugeordnet werden. Für diese Aufgabe muss eine dreiseitige Abgleichsrichtlinie definiert werden. Diese Funktion ist verfügbar, wenn die Funktion Automatisierung von Lieferantenrechnungen auf der Seite Funktionsverwaltung aktiviert wurde.

Der Abgleichsprozess wird ausgeführt, bis die abgeglichene Produktzugangsmenge der Rechnungsmenge entspricht. Wenn jedoch mehrere Produktzugänge für eine einzelne Rechnungsposition vorhanden sind, müssen Sie den Prozess mehrmals ausführen, um die vollständige Mengenübereinstimmung zu erzielen. Sie können für das System die maximale Anzahl der versuchten Abgleiche der Produktzugänge mit einer Rechnungsposition festlegen, bevor das System zu dem Schluss kommt, dass der Prozess fehlgeschlagen ist. Der Prozess wird entweder stündlich oder täglich im Hintergrund ausgeführt.

Sie können den automatisierten Abgleichprozess im Rahmen des Prozesses zum Senden von Rechnungen an das Workflowsystem ausführen. Alternativ können Sie den Prozess auch als eigenständigen Prozess ausführen. Die Einstellungen für den Abgleich von Produktzugängen mit Rechnungspositionen werden auf der Registerkarte Automatisierung von Kreditorenrechnungen der Seite Kreditorenkontenparameter konfiguriert (Kreditorenkonten > Setup > Kreditorenkontenparameter).

Rechnungsposten mit einer dreiseitige Abgleichsrichtlinie, bei der die abgeglichene Zugangsmenge geringer als die Rechnungsmenge ist, werden in den automatisierten Abgleich von Produkt zum Produktzugang einbezogen.

Zum Anzeigen des Status Letzter Abgleich für Rechnungen, die nicht Teil des automatisierten Submit-to-Workflow-Prozesses sind, öffnen Sie die Rechnung über die Seite Kreditorenrechnungen. Wenn Sie die Rechnung anzeigen, werden die abgeglichenen Validierungsinformationen aktualisiert. Der Status Letzter Abgleich kann mithilfe der Hintergrundanwendung Rechnungsabgleich überprüfen automatisch aktualisiert werden. Sie können den automatischen Aktualisierungsprozess des Status Letzter Abgleich auf der Registerkarte Hintergrundprozesse der Seite Prozessautomatisierung konfigurieren (Systemadministration> Einrichtung> Prozessautomatisierung).

Eine Rechnungsposition wird von der automatisierten Verarbeitung ausgeschlossen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Der Wert Status des automatisierten Zugangsabgleichs der Rechnungsposition ist Fehlgeschlagen.
• Die Rechnung wird verwendet.
• Die Rechnung befindet sich im Workflow-System.