Arbeitsbereich für die Kreditor-Rechnungsautomatisierung

Wichtig

Die hier genannten Funktionen sind alle oder teilweise im Rahmen einer Vorschauversion verfügbar. Inhalt und Funktionsweise unterliegen Änderungen. Weitere Informationen zu Vorschauversionen finden Sie unter Dienstupdateverfügbarkeit.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie den Arbeitsbereich einrichten, der sich auf Lieferantenrechnungen bezieht und die Informationen anzeigt, die über Microsoft Power BI verfügbar sind. Die Lieferantenrechnungsinformationen in diesem Arbeitsbereich werden nach bestimmten Benutzern gefiltert und in einem grafischen Format angezeigt.

Übersicht

Der Arbeitsbereich Automatisierung von Lieferantenrechnungen zeigt Informationen an, die sich auf die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen beziehen. Der Arbeitsbereich umfasst eine Ansicht Meine Arbeit und eine Seite Analyse - Alle Unternehmen. Die Ansicht Meine Arbeit zeigt zusammenfassende Kacheln, Lieferantentransaktionsrater und zugehörige Kreditoreninformationen. Die Seite Analyse - Alle Unternehmen verwendet die Funktionen von Microsoft Power BI, um grafische Elemente hinsichtlich der Lieferantenrechnungen anzuzeigen.

Richten Sie den anzuzeigenden Arbeitsbereich ein, um Power BI Inhalt anzuzeigen

Sie müssen dieses Einrichten abschließen, bevor Daten in Power BI-Visualisierungen im Arbeitsbereich Lieferantenrechnungsautomatisierung angezeigt werden können.

1. In dem Funktionsverwaltung Arbeitsbereich filtern Sie die Liste, um die Funktion Automatisierung von Lieferantenrechnungen zu suchen.
2. Wählen Sie Jetzt aktivieren.
3. Richten Sie einen Workflow für Lieferantenrechnungen ein, um sicherzustellen, dass Rechnungen von Anfang bis Ende verarbeitet werden können, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Um einen Workflow einzurichten gehen Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenworkflows.
4. Gehen Sie zu Kreditorenkonten > Konfiguration > Kreditorenkontenparameter und wählen Sie die Registerkarte Automatisierung von Lieferantenrechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtungs-Optionen für die Automatisierung von Lieferantenrechnungen.
5. Legen Sie Option Senden Sie importierte Rechnungen automatisch an das Workflowsystem auf Ja fest.
6. Wenn Produktbelege automatisch abgeglichen werden sollen, legen Sie die Option Ordnen Sie Produktbelege automatisch Rechnungsrechnungen zu auf Ja fest.
7. Überprüfen Sie die verbleibenden optionalen Einstellungen und konfigurieren Sie sie gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens.
8. Wechseln Sie zu Systemverwaltung> Einrichtung > Systemparameter und legen Sie die Felder Systemwährung und Systemwechselkurs fest.
9. Wechseln Sie zu Hauptbuch> Einrichtung > Sachkonto und legen Sie die Buchhaltungswährung und den Wechselkurstyp fest.
10. Gehen Sie zu Hauptbuch > Währungen > Wechselkurse und geben Sie die Wechselkurse zwischen der Transaktionswährung und der Buchhaltungswährung sowie zwischen der Buchhaltungswährung und der Systemwährung ein.
11. Gehen Sie zu Systemadministration > Konfiguration > Entitätsstore und suchen Sie nach Automatisierungsmaßnahme für Lieferantenrechnungen. Wählen Sie Aktualisieren aus.

Um die im Arbeitsbereich angezeigten Informationen anzuzeigen, müssen Sie über die Sicherheitsrolle Kreditorenbuchhalter-Manager oder Kreditorenbuchhalter verfügen.

Ansicht "Meine Arbeit"

Unternehmensauswahl

Wenn die Funktion Automatisierung von Kreditor-Rechnungen eingeschaltet ist, erscheint oben im Arbeitsbereich ein Feld Firma. Die Auswahl im Feld Unternehmen wirkt sich auf alle im Arbeitsbereich angezeigten Informationen aus. Standardmäßig werden in der Ansicht Informationen zu dem Unternehmen angezeigt, bei dem Sie sich angemeldet haben. Durch Auswahl eines anderen Unternehmens im Feld Unternehmen können Sie Informationen für dieses Unternehmen im Arbeitsbereich anzeigen. Sie können dann eine Kachel im Arbeitsbereich auswählen, um zur zugehörigen Seite in der ausgewählten Firma zu gelangen.

Zusammenfassungskacheln

Die Kacheln im Abschnitt Zusammenfassung ausstehender Rechnungen in der Ansicht Meine Arbeit geben einen Überblick über den Status Ihrer Lieferantenrechnungen. Sie können noch nicht gebuchte Journale und gesperrte Rechnungen sehen. Darüber hinaus gibt es die vier Kacheln, die der Automatisierungsfunktion für Lieferantenrechnungen zugeordnet sind:

• Manuelle Zugangsübereinstimmung erforderlich
• Übereinstimmungsprüfung nicht erfolgreich
• Rechnungen wurden nicht an Workflow übermittelt
• Rechnungen wurden nicht importiert.

(Für diese vier Kacheln muss die Funktion zur Automatisierung von Kreditorenrechnungen in der Funktionsverwaltung aktiviert sein.)

Um die Kachel Kreditorenrechnungen wiederherstellen zu verwenden, muss die Funktion in den Kreditorenparametern aktiviert sein. Gehen Sie zu Kreditorenkonten > Kreditorenkontenparameter und legen dann auf der Registerkarte Rechnung die Option Zulassen der Wiederherstellung von Lieferantenrechnungen auf Ja fest.

Wenn die Funktion aktiviert ist, werden auch drei Kacheln im Arbeitsbereich namens Erfassungen zusammengefasst. Die Kacheln sind betitelt mit Erfassungen, Erfassungen – Mir zugewiesen, und Rechnungspool.

Die Informationen im Abschnitt Zusammenfassung ausstehender Rechnungen bezieht sich auf die Firma, die als Standardfirma für Ihre Anmeldung festgelegt ist.

Neue Einträge erstellen

Wählen Sie zum Erstellen eines neuen Rechnungsdatensatzes Neu und wählen Sie dann einen der folgenden Datensatztypen in der Liste aus:

• Kreditorenrechnung
• Rechnungserfassung
• Globale Rechnungserfassung
• Rechnungsregister
• Rechnungsgenehmigung

Beachten Sie, dass der von Ihnen erstellte Datensatz auf dem Firmenfilter basiert und nicht auf der Firma, bei der Sie angemeldet sind. Sie sind beispielsweise bei der UMSF Firma angemeldet, aber der Firmenfilter ist auf GBSI gesetzt. In diesem Fall, wenn Sie Neu auswählen und dann einen Datensatztyp in der Liste auswählen wird der Datensatz in der GBSI-Firma erstellt.

Dokumente nicht in Rechnung gestellte Raster

Der Abschnitt Dokumente nicht in Rechnung gestellt enthält Raster, in denen Dokumente angezeigt werden, die auf Lieferantenrechnungen warten.

Der Raster Bestellungen öffnen zeigt alle Bestellungen an, die noch nicht vollständig in Rechnung gestellt wurden. Sie können die Schaltfläche Rechnung jetzt verwenden, um eine Lieferantenrechnung für eine Bestellung zu erstellen. Sie können die Schaltfläche Vorauszahlungsrechnung jetzt verwenden, um eine Vorauszahlungsrechnung für eine Bestellung zu erstellen.

Der Raster Produktzugänge zeigt alle Bestellungen an, die noch nicht vollständig in Rechnung gestellt wurden. Sie können die Schaltfläche Rechnung jetzt verwenden, um eine Lieferantenrechnung für eine Bestellung zu erstellen.

Der Raster Ausstehende Lieferantenrechnungen zeigt alle Lieferantenrechnungen an, die nicht an das Workflow-System gesendet wurden. Sie können das Feld Suche und/oder den Firmenfilter verwenden, um nach einer bestimmten Lieferantenrechnung zu suchen. Sie können die Schaltfläche Bearbeiten zum Bearbeiten einer Transaktion verwenden, die im Raster angezeigt wird.

Auf dem Raster Bestellung finden können Sie das Feld Suche verwenden, um nach einer bestimmten Bestellung zu suchen.

Zugehörige Informationen

Sie können Informationen zu gebuchten Rechnungen anzeigen, indem Sie die Links auf der rechten Seite des Arbeitsbereichs verwenden. Diese Links enthalten Öffnen Sie Lieferantenrechnungen, Rechnungserfassung, und Rechnungsverlauf und übereinstimmende Details. In dem Abschnitt Anbieter können Sie auf eine gefilterte Liste zugreifen, in der alle Anbieter angezeigt werden, die sich in der Warteschleife befinden, oder Sie können die Verknüpfung Alle Anbieter verwenden. Alle Bestellungen und Offene Vorauszahlungen Links sind ebenfalls verfügbar.

Analyse – Seite alle Unternehmen

Wenn die Option Importierte Rechnungen automatisch an den Workflow senden auf Ja gesetzt wird auf der Seite Kreditorenparameter können Sie Automatisierungsanalysen anzeigen. Die Seite Analytics – Alle Unternehmen enthält wichtige Kennzahlen, z. B. Lieferantenrechnungen, die vom Genehmigenden und vom Unternehmen genehmigt werden. Diese Seite enthält fünf Berichtsseiten. Eine Seite enthält einen Überblick und die anderen Seiten enthalten Details zu Kreditorenkontenautomation.

Die folgende Tabelle enthält die Visualisierungen, die für jede Berichtsseite verfügbar ist.

Berichtsseiten	Visualisierung
Kreditorenrechnungen Übersicht	Ausstehende Lieferantenrechnungen in der Automatisierung in Systemwährung Rechnungen, die nicht importiert werden konnten Rechnungen im Workflow Berührungslose Rechnungen dauern 30 Tage Die gesamten automatisierten Rechnungen dauern 30 Tage Saldo offener Rechnungen in Systemwährung Gründe für Ausfälle, letzte 30 Tage Prozent der gebuchten Rechnungen, die automatisch verarbeitet wurden Tage, um eine Rechnung zu bearbeiten
Automatisierungsstatus	Berührungslose Rechnungen dauern 30 Tage Berührungslose Rechnungen dauern 30 Tage nach Unternehmen Berührungslose Rechnungen dauern 30 Tage nach Kreditorengruppe Prozent der gebuchten Rechnungen, die automatisch verarbeitet wurden Tage, um eine Rechnung zu bearbeiten
Rechnungen, die nicht importiert werden konnten	Rechnungen, die nicht importiert werden konnten Rechnungen, die nicht importiert werden konnten nach Unternehmen
Gründe für einen Automatisierungsfehler	Rechnungen fehlgeschlagen Rechnungen von Unternehmen fehlgeschlagen Rechnungen nach Lieferantengruppe fehlgeschlagen
Workflowstatus	Rechnungen im Workflow Kreditorenrechnungsworkflowinstanzen Zuordnung pro Genehmiger Workflow der Lieferantenrechnung pro Unternehmen Durchschnittliche Tage im Arbeitsplan nach Genehmiger