Übersicht über die Budgetierung

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Fast jedes Unternehmen, das Finanzfunktionen in Microsoft Dynamics 365 Finance verwendet, muss Berichte erstellen können, die das Budget und den Ist-Status aufzeigen. Dieser Artikel erklärt die Mindestkonfiguration, die erforderlich ist, um Budgets in Finanzen und Betrieb zu erstellen oder von einem Programm eines Drittanbieters zu laden.

Übersicht

Das genehmigte Budget für eine juristische Person wird in einem Dokument verwaltet, das als Budgetregistereintrag bekannt ist. Die Positionen in einem Budgetregistereintragsdokument wird als Budgetkontobezeichnet und enthält Finanzdimensionsinformationen, Datumsangaben und Beträge der genehmigten Budgets. Das Budgetregistereintragsdokument wird mit grundlegenden Finanzberichten und Abfragenseiten ergänzt, in dem die tatsächlichen Beträge des Sachkontos mit den Budgetbeträgen verglichen werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Erstellen von Budgetregistereinträgen:

  • Geben Sie die Dokumentinformationen auf der Seite Budgeterfassungseinträge manuell ein.
  • Verwenden Sie die Microsoft Excel-Vorlage, die geöffnet werden kann, indem Sie auf der Seite Budgeterfassungseinträge auf die Schaltfläche In Excel öffnen klicken.
  • Verwenden Sie die Budgetkontoeinträge Datenentität in der Datenverwaltung, um Budgetregistereinträge zu importieren. Sie sollten die Verwendung dieser Methode und die Aktivierung des Parameters Satzbasierte Verarbeitung erwägen, wenn Sie viele Budgetkontoeinträge importieren müssen.
  • Wenn das Unternehmen Planungsfunktionen plant, um Budgetdaten vorzubereiten, können Sie den periodischen Prozess Budgetregistereintrag erstellen verwenden.

Der Budgetregistereintrag wird als abgeschlossen betrachtet, wenn die Budgetsalden aktualisiert wurden. Auf der Seite Budgeterfassungseinträge klicken Sie auf Budgetsalden aktualisieren, um ausgewählte Budgeteinträge oder Mehrfacheinträge zu machen. Nachdem Sie die Budgetsalden aktualisiert haben, wird der Status des Budgetregistereintrags auf Abgeschlossen gesetzt. Ein abgeschlossener Budgetregistereintrag kann nicht erneut zum Bearbeiten geöffnet werden. Wenn die Budgetdaten angepasst werden müssen, müssen Sie einen neuen Budgetregistereintrag erstellen, anstatt die Daten im abgeschlossenen Budgetregistereintrag zu korrigieren.

Konfiguration

Wenn Sie die Budgetierung konfigurieren, beginnen Sie auf der Seite Budgetierungsparameter. Auf dieser Seite müssen Sie die Budgeterfassung, die Zahlenfolge für die Budgetregistereinträge und das Standardverhalten in den Arbeitsbereichen definieren.

Auf der Seite Budgetierungsparameter sind die folgenden Felder verfügbar:

  • Zuordnungsschlüssel – Dieses Feld bestimmt, wie der Betrag für einen Budgetkontoeintrag in einer Cashflow-Prognose zugewiesen wird.
  • Regeln für Budgetübertragungen verwenden – Wählen Sie diese Option aus, um Budgetübertragungen zu aktivieren.
  • Anfrage zur alten Budgetanalyse anzeigen – Wählen Sie diese Option aus, um die Anfrage zur alten Budgetanalyse anzuzeigen.
  • Standardkontostruktur – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Kontostruktur basierend auf dem Hauptkonto automatisch im Budgetregister auszufüllen. Dieses Kontrollkästchen ist verfügbar, wenn die Funktion Kontenstruktur im Budgetregistereintrag standardmäßig festlegen in der Funktionsverwaltung aktiviert ist.
  • Budgetjournal – Wählen Sie einen Journalnamen für Budgetzuweisungen aus. Dieses Feld ist verfügbar, wenn das Feld Budgetzuweisung aktivieren auf der Seite Hauptbuchparameter ausgewählt ist.

Wenn es Richtlinien gibt, die die Genehmigung von Budgetregistereinträgen basierend auf dem Budgettyp regeln (beispielsweise Übertragungen oder Überarbeitungen), müssen Sie Budgetregistereintrags-Workflows auf der Seite Budgetierungs-Workflows erstellen. Sind Szenarien vorhanden, bei denen Übertragungen ohne Workflowgenehmigung zulässig sind, können Sie Budgetübertragungsregeln definieren, die diese Szenarien unterstützen.

Wählen Sie auf der Seite Budgetierungsdimensionen Finanzdimensionen, die für die Budgetierung basierend auf den im Kontenplan verwendeten Dimensionen verwendet werden. Sie können für die Budgetierung alle Finanzdimensionen oder eine Auswahl davon auswählen.

Definieren Sie ein Budgetmodell, das allen oder einigen der Budgets entspricht. Sie können ein einziges Budgetmodell für alle Budgetregistereinträge verwenden. Alternativ können Sie separate Modelle erstellen, die auf dem Budgettyp, dem geografischen Standort oder einen beliebigen anderen Methode, mit der ein Budget klassifiziert werden kann, basiert.

Notiz

Wenn die Budgetsteuerung verwendet wird, können Sie nur ein Budgetmodell einer bestimmten Zeitspanne für den Budgetzyklus zuordnen.

Erstellen Sie Budgetcodes, die den Typ der zu erfassenden Budgettransaktionen und die damit im Zusammenhang stehende Workflows identifizieren. Budgetcodes können die folgende Budgettypen unterstützen:

  • Ursprüngliches Budget
  • Umlagerung
  • Überarbeitung
  • Belastung
  • Vorabbelastung
  • Vortragsbudget

Budgetcodes geben Ihnen einen Audit-Trail mit den im Verlauf des Budgetzyklus genehmigten Budgetänderungen. Wenn ein Workflow einem Budgetcode zugeordnet ist, wird der Workflow aktiviert für alle Budgetregistereinträge, die diesen Budgetcode verwenden, und Workflowschritte müssen ausgeführt werden, bevor dem Budgetregistereintrag Phase Abgeschlossen eingeben kann.

Sie können optional auch Budgetübertragungsregeln festlegen. Wenn Sie Budgetübertragungsregeln verwenden, wählen Sie Regeln für Budgetübertragungen auf der Seite Budgetparameter aus. Wenn Budgetübertragungsregeln verwendet werden, wenn ein Benutzer ein Dokument mithilfe des Budgetcodes vom Typ Übertragen erstellt, werden Budgetsalden nicht aktualisiert, wenn die Budgetübertragungsregeln verletzt werden. Sie können beispielsweise Budgetübertragungsdokumente zulassen, wenn das Ausgabenbudget zwischen den Hauptkonten für die Vertriebs- und Marketingabteilung übertragen werden, kann jedoch verhindern, dass Budget von dieser Abteilung oder zu dieser übertragen wird, sofern keine Workflowgenehmigung für diesen Typ von Budgetkontoeinträgen gewährt wurde.

Bei Funktionen, die in Microsoft Dynamics 365 Finance Version 10.0.7 (Januar 2020) eingeführt wurden, wurden mehr Möglichkeiten und Flexibilität für Budgetregistereinträge hinzugefügt. Um diese Erweiterungen von aktivieren, gehen Sie zum Funktionsverwaltung-Arbeitsbereich und wählen Sie Nur Budgetregistereinträge für Menge und/oder Budgetregistereintrags-Standardwerte für den Betragstyp aus.

Mit der Funktion Nur Budgetregistereinträge für Menge können Sie einen Budgetregistereintrag mit ausschließlich mengenbezogenen Beträgen buchen. Sie können beispielsweise einen Budgeteintrag mit einer Menge von 32 und einen Preis von Null buchen, was den Betrag von Null ergibt. Sie können dann diese Menge im Kontext einem Finanzberichts verwenden, um einem Preis pro Menge zu bestimmen. Beachten Sie, dass keine Abfragen oder Berichte als Teil dieser Funktion aktualisiert wurden; mit der Funktion können Sie momentan nur eine Menge von Null buchen.

Die Funktion Budgetregistereintrags-Standardwerte für den Betragstyp ermöglicht, dass der Standardbetragstyp innerhalb eines Budgetregistereintrags ein Betragstyp sein kann, der nicht Ausgaben entspricht. Die Eintragszeile des Budgetregisters wird jetzt standardmäßig auf Aufwand gesetzt, wenn die Hauptkontenart Aufwand ist; sie wird standardmäßig auf Umsatz gesetzt, wenn die Hauptkontenart Umsatz ist; und sie wird standardmäßig auf Aufwand für alle anderen Kontenarten gesetzt.

Verwenden der Arbeitsbereiche und Anfragenseiten, um des Budgets im Vergleich zum Istwert zu verfolgen

Der Budget-Manager kann den aktuellen Status eines Budgets im Arbeitsbereich Sachkontobudgets und Planungen überprüfen. Die Registerkarten Ausgaben über Budget und Umsatzerlös unter Budget geben einen raschen Überblick über die Finanzdimensionskombinationen, wenn Budgetziele nicht erfüllt werden oder sich dem Schwellenwert nähern. Sie können den Budgetschwellenwertprozentsatz und die Finanzdimensionssätze, die in diesen Registerkarten verwendet werden, personalisieren, indem Sie den Meinen Arbeitsbereich konfigurieren anklicken. Sie können auf Einheiten-Manager klicken, um die Arbeitskräfte anzuzeigen, die für bestimmte Finanzdimensionskombinationen, die auf diesen Registerkarten ausgewählt werden, verantwortlich sind. Wenn Sie beispielsweise sehen, dass das Ausgabenbudget der Betriebsabteilung den Budgetschwellenwert überschreitet, können Sie den Betriebsabteilungsmanager einfach auffinden, um das Problem zu diskutieren.

Notiz

Das Feld Abteilungsleiter auf der Seite Organisationseinheiten bestimmt, welche Manager bestimmte Finanzdimensionskombinationen unterstützen. Klicken Sie Mehr am unteren Rand der Registerkarte, um die Abfrageseite Budget im Vergleich zum Istwert zu öffnen, um weitere Details zu Budgetbeträge im Vergleich zu den aktuellen Beträgen zu erhalten.

Auf der Abfrageseite Istwert verglichen mit Budget können Sie zu den Details des Budgets im Vergleich zu den Istwerten blättern. Wählen Sie eine Position auf der Abfrageseite aus und klicken Sie dann Periodensaldi an, um das Budget und die Istwerte im Finanzzeitraum anzusehen. Die Seite Budgetkontoeinträge enthält Drillthroughs zu den Details des Budgetbetrags im Budgetregistereintrag. Die Seite Allgemeine Erfassungseinträge öffnet die Sachkontobuchungen, die im berechneten Betrag Istwerte enthalten sind.

Ein Unternehmen, das Budgetplanungsfunktionen verwendet, kann im Arbeitsbereich unter Sachkontenbudget und Planung. Budgetplanung verwenden.