Bewährte Verfahren zum Importieren von Belegen mit der Entität der allgemeinen Erfassung

Dieser Thema enthält Tipps zum Importieren von Daten in die allgemeine Erfassung über die Entität der allgemeinen Erfassung.

Sie können die Entität der allgemeinen Erfassung zum Import von Belegen nutzen, die den Konto- oder Gegenkontotyp Sachkonto, Kunde, Lieferant oder Bank haben. Der Beleg kann als eine Position eingegeben werden, und zwar mithilfe des Felds Konto oder des Felds Gegenkonto oder als mehrzeiliger Beleg, wobei nur das Feld Konto verwendet wird (das Gegenkonto bleibt bei den einzelnen Positionen leer). Die Entität der allgemeinen Erfassung unterstützt nicht jede Kontenart. Stattdessen gibt es für Szenarien, in denen verschiedene Kombinationen von Kontenarten erforderlich sind, andere Entitäten. Um beispielsweise eine Projektbuchung zu importieren, verwenden Sie die Entität der Projektausgabenerfassung. Jede Entität wurde so entworfen, dass bestimmte Szenarien unterstützt werden, d.h., dass zusätzliche Felder möglicherweise in Entitäten für diese Szenarios verfügbar sind, aber keine Entitäten für ein anderes Szenario.

Einstellung

Bevor Sie mit der Entität der allgemeinen Erfassung einen Import durchführen, prüfen Sie die folgenden Einstellungen:

  • Nummernkreiseinrichtung für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung – Standardmäßig verwendet die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung beim Importieren über die Entität der allgemeinen Erfassung den Nummernkreis, der in den Hauptbuchparametern definiert ist. Wenn Sie den Nummernkreis für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Manuell festgelegt haben, wird keine Standardnummer angewendet. Diese Einrichtung wird nicht unterstützt.
  • Finanzdimensionskonfiguration – Jede Organisation muss die Reihenfolge der Finanzdimensionen definieren, wenn Entitäten für Importbuchungen genutzt werden. Die Reihenfolge ist für das Sachkontendimensionenintegration-Format unter Hauptbuch > Kontenplan > Dimensionen > Finanzdimensionskonfiguration für Integrationsanwendungen > Ausgewählte Datenentitäten definiert. Die Segmente des importierten Sachkontos müssen dieselbe Reihenfolge haben. Andernfalls tritt während des Imports ein Fehler auf.

Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung

Zwei Einstellungen im Datenmanagement beeinflussen die Anwendungen der standardmäßigen Erfassungschargennummer oder Belegnummer:

  • Auf Sätzen basierende Verarbeitung (auf der Datenintität)
  • Automatisch generiert (im Feld "Zuordnung")

In den folgenden Abschnitten beschreiben die Auswirkung dieser Einstellung und auch erklären, wie Nummern der Stapelverarbeitungserfassung und Belegnummern generiert werden.

Erfassungschargennummer

  • Die Auf Sätzen basierende Verarbeitung-Einstellung für die Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung beeinflusst die Erstellung von Nummern der Stapelverarbeitungserfassung nicht.
  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird für jede importiert Position eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung erstellt. Dies Verhalten wird nicht empfohlen. Die Automatisch generieren-Einstellung finden Sie im Importprojekt unter Zuordnung anzeigen auf der Zuordnungsdetails-Registerkarte.
  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung nicht auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wie folgt erstellt:
    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei einer nicht gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in die vorhandene Erfassung gebucht. Positionen werden nie in eine Nummer der Stapelverarbeitungserfassung importiert. Stattdessen wird eine neue Nummer erstellt.
    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei nicht einer vorhandenen gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit der gleichen Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in eine neue Erfassung gebucht. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung von 1 werden z. B. in eine neue Erfassung importiert. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung 2 werden in eine zweite neue Erfassung importiert. Die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wird über den Nummernkreis erstellt, der in den Hauptbuchparametern definiert ist.

Belegnummer

  • Wenn Sie die Einstellungen Auf Sätzen basierende Verarbeitung für die Entität der allgemeinen Erfassung verwenden, muss die Belegnummer in der importierten Datei bereitgestellt werden. Jede Buchung in der allgemeinen Erfassung erhält die Belegnummer, die in der importierten Datei bereitgestellt wird (auch, wenn der Beleg nicht ausgeglichen ist). Wenn Sie die satzbasierte Verarbeitung verwenden möchten, aber auch den Nummernkreis verwenden möchten, der für Belegnummern definiert ist, steht dafür ab Februar 2016 ein Hotfix bereit. Die Hotfix-Nummer ist 3170316. Er steht über Lifecycle Services (LCS) zum Download bereit. Weitere Informationen finden Sie unter Downloaden von Hotfixes über LCS.
    • Um diese Funktionalität zu aktivieren legen Sie Nummernzuordnung bei der Buchung im für die Importe verwendeten Erfassungsnamen auf Ja fest.
    • Eine Belegnummer muss weiterhin in der importierten Datei definiert werden. Diese Nummer ist jedoch vorübergehend und wird bei der Buchung der Erfassung mit einer Belegnummer überschrieben. Sie müssen sicherstellen, dass die Positionen der Erfassung korrekt nach der temporären Belegnummer gruppiert werden. Beispielsweise werden während der Buchung drei Positionen mit einer temporären Belegnummer von 1 gefunden. Die vorübergehende Belegnummer für alle drei Positionen wird durch die nächste Nummer des Nummernkreises überschrieben. Wenn diese drei Zeilen keine ausgeglichenen Posten sind, wird der Beleg nicht gebucht. Wenn Positionen gefunden werden, die eine temporäre Belegnummer 2 haben, wird diese Nummer von der nächsten Belegnummer im Nummernkreis überschrieben, usw.
  • Wenn Sie die Einstellung Auf Sätzen basierende Verarbeitung verwenden, müssen Sie keine Belegnummer in der importierten Datei bereitstellen. Die Belegnummern werden während des Imports auf der Basis der Einrichtung des Erfassungsnamens erstellt (Nur ein Beleg, In Verbindung mit dem Saldo usw.). Wenn beispielsweise der Erfassungsname als In Verbindung mit Saldo definiert ist, erhält die erste Position eine neue Standard-Belegnummer. Das System evaluiert dann die Position, um zu bestimmten, ob Soll und Haben übereinstimmen. Existiert ein Gegenkonto für die Position, erhält die nächste importierte Position eine neue Belegnummer. Existiert kein Gegenkonto, evaluiert das System bei jeder neuen importierten Position, ob Soll und Haben ausgeglichen sind.
  • Wenn das Feld Belegnummer auf Automatisch generieren festgelegt ist, schlägt der Import fehl. Die Einstellung Automatisch generieren wird für die das Feld Belegnummer nicht unterstützt.

Standardmäßig nutzt die Entität der allgemeinen Erfassung die satzbasierte Verarbeitung. Nach dem Auswerten der Geschäftserfordernissen für Ihre Organisation können Sie die Satzbasierte Verarbeitung-Einstellung festlegen, indem Sie auf Datenentitäten im Verwaltung-Arbeitsbereich klicken. Die satzbasierte Verarbeitung wird verwendet, um den Importvorgang zu beschleunigen. Wenn Sie die satzbasierte Verarbeitung nicht verwenden, ist der Import von der Entität der allgemeinen Erfassung langsamer.