Importieren von Belegen mithilfe der Entität der allgemeinen Erfassung

Wichtig

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Dieser Artikel enthält Tipps zum Importieren von Daten für die Entität der allgemeinen Erfassung in die Entität der allgemeinen Erfassung. Technische Informationen zur Entität finden Sie unter Entität der allgemeinen Erfassung.

Sie können die Entität der allgemeinen Erfassung zum Import von Belegen nutzen, die den Konto- oder Gegenkontotyp Sachkonto, Kunde, Lieferant oder Bank haben. Der Beleg kann als eine Position eingegeben werden, und zwar mithilfe des Felds Konto oder des Felds Gegenkonto oder als mehrzeiliger Beleg, wobei nur das Feld Konto verwendet wird (das Gegenkonto bleibt bei den einzelnen Positionen leer). Die Entität der allgemeinen Erfassung unterstützt nicht jede Kontenart. Stattdessen gibt es für Szenarien, in denen verschiedene Kombinationen von Kontenarten erforderlich sind, andere Entitäten. Um beispielsweise eine Projektbuchung zu importieren, verwenden Sie die Entität der Projektausgabenerfassung. Jede Entität unterstützt bestimmte Szenarien. Das bedeutet, dass in Entitäten für diese Szenarien möglicherweise andere Felder verfügbar sind. In Entitäten für verschiedene Szenarien sind jedoch möglicherweise keine anderen Felder verfügbar.

Einstellung

Bevor Sie mit der Entität der allgemeinen Erfassung einen Import durchführen, prüfen Sie die folgenden Einstellungen:

Nummernkreiseinrichtung für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung

  • Standardmäßig verwendet die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung beim Importieren über die Entität der allgemeinen Erfassung den Nummernkreis, der in den Hauptbuchparametern definiert ist.
  • Wenn Sie den Nummernkreis für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Manuell festgelegt haben, wird keine Standardnummer angewendet. Diese Einrichtung wird nicht unterstützt.

Finanzdimensionskonfiguration

  • Jede Organisation muss die Reihenfolge der Finanzdimensionen definieren, nach der Entitäten für Importbuchungen genutzt werden.
  • Die Reihenfolge für das Sachkontendimensionenintegration-Format:
    • Sachkonto>Kontenplan>Dimensionen>Finanzdimensionskonfiguration für Integrationsanwendungen>Datenentitäten auswählen.
  • Die Segmente des importierten Sachkontos müssen dieselbe Reihenfolge haben. Andernfalls tritt während des Imports ein Fehler auf.

Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung

Zwei Einstellungen im Datenmanagement beeinflussen die Anwendungen der standardmäßigen Erfassungschargennummer oder Belegnummer:

  • Auf Sätzen basierende Verarbeitung (auf der Datenintität)
  • Automatisch generiert (im Feld "Zuordnung")

Die folgenden Abschnitte beschreiben die Auswirkung dieser Einstellung und erklären, wie das System Batchnummern für Erfassungen und Belegnummern generiert.

Lfd. Nummer

  • Die Auf Sätzen basierende Verarbeitung-Einstellung für die Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung beeinflusst die Erstellung von Nummern der Stapelverarbeitungserfassung nicht.

  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird für jede importiert Position eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung erstellt. Dies Verhalten wird nicht empfohlen. Die Automatisch generieren-Einstellung finden Sie im Importprojekt unter Zuordnung anzeigen auf der Zuordnungsdetails-Registerkarte.

  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung nicht auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wie folgt erstellt:

    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei einer nicht gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in die vorhandene Erfassung gebucht. Positionen werden nie in eine Nummer der Stapelverarbeitungserfassung importiert. Stattdessen wird eine neue Nummer erstellt.
    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei nicht einer vorhandenen gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit der gleichen Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in eine neue Erfassung gebucht. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung von 1 werden z. B. in eine neue Erfassung importiert. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung 2 werden in eine zweite neue Erfassung importiert. Die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wird über den Nummernkreis erstellt, der in den Hauptbuchparametern definiert ist.

Belegnummer

  • Wenn Sie die Einstellungen Auf Sätzen basierende Verarbeitung für die Entität der allgemeinen Erfassung verwenden, muss die Belegnummer in der importierten Datei bereitgestellt werden. Jede Buchung in der allgemeinen Erfassung erhält die Belegnummer, die in der importierten Datei bereitgestellt wird (auch, wenn der Beleg nicht ausgeglichen ist). Beachen Sie folgende Punkte, wenn Sie neben der satzbasierten Verarbeitung auch den Nummernkreis verwenden möchten, der für Belegnummern definiert ist.

    • Um diese Funktionalität zu aktivieren legen Sie Nummernzuordnung bei der Buchung im für die Importe verwendeten Erfassungsnamen auf Ja fest.
    • Eine Belegnummer muss weiterhin in der importierten Datei definiert werden. Wenn die Erfassung gebucht wird, überschreibt sie die temporäre Nummer mit der Belegnummer. Achten Sie darauf, dass Sie die Positionen der Erfassung korrekt nach der temporären Belegnummer gruppieren. Beispielsweise werden während der Buchung drei Positionen mit einer temporären Belegnummer von 1 gefunden. Die nächste Nummer im Nummernkreis überschreibt die vorübergehende Belegnummer für alle drei Positionen. Wenn diese drei Zeilen keine ausgeglichenen Posten sind, wird der Beleg nicht gebucht. Wenn Positionen eine temporäre Belegnummer 2 haben, überschreibt das System diese Nummer mit der nächsten Belegnummer im Nummernkreis.
  • Wenn Sie die Einstellung Auf Sätzen basierende Verarbeitung verwenden, müssen Sie keine Belegnummer in der importierten Datei bereitstellen. Die Belegnummern werden während des Imports auf der Basis der Einrichtung des Erfassungsnamens erstellt (Nur ein Beleg, In Verbindung mit dem Saldo usw.). Wenn beispielsweise der Erfassungsname als In Verbindung mit Saldo definiert ist, erhält die erste Position eine neue Standard-Belegnummer. Das System evaluiert dann die Position, um zu bestimmten, ob Soll und Haben übereinstimmen. Existiert ein Gegenkonto für die Position, erhält die nächste importierte Position eine neue Belegnummer. Existiert kein Gegenkonto, evaluiert das System bei jeder neuen importierten Position, ob Soll und Haben ausgeglichen sind.

  • Wenn das Feld Belegnummer auf Automatisch generieren festgelegt ist, schlägt der Import fehl. Die Einstellung Automatisch generieren wird für die das Feld Belegnummer nicht unterstützt.

Standardmäßig nutzt die Entität der allgemeinen Erfassung die satzbasierte Verarbeitung. Nach dem Auswerten der Geschäftserfordernissen für Ihre Organisation können Sie die Satzbasierte Verarbeitung-Einstellung festlegen, indem Sie Datenentitäten im Verwaltung-Arbeitsbereich auswählen. Die satzbasierte Verarbeitung wird verwendet, um den Importvorgang zu beschleunigen. Wenn Sie die satzbasierte Verarbeitung nicht verwenden, ist der Import von der Entität der allgemeinen Erfassung langsamer.