Eingeben von Lohnanfangssalden

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In diesem Thema werden die Schritte zum Eingeben für Anfangssalden für Einkommenscodes, Abzüge, Vergütungen und Steuern beschrieben. Diese Informationen sind für Partner hilfreich, die Daten für eine neue Lohnimplementierung von einem anderen System transferieren. Zur Vorbereitung auf die Eingabe anfänglicher Lohnsalden werden folgende Informationen überprüft:

  • Mitarbeiterdatensätze wurden eingegeben und sind im System verfügbar
  • Die folgenden Daten wurden eingerichtet und den Mitarbeitern zugewiesen:
  • Lohnzyklen und Lohnperioden
  • Einkommenscodes
  • Steuern
  • Vergütungen und Abzüge
  • Das Unternehmen sollte ein Datum ausgewählt haben, an dem die Anfangssalden für Löhne festgelegt werden.

  • Informationen wurden zu allen Einnahmen, Vergütungen/Abzüge, Vorteilsbeiträge, Mitarbeitersteuern und Arbeitgebersteuern und deren Beträge seit Jahresbeginn aus dem alten System erfasst.

Wenn Sie planen, Anfangssalden einzugeben, überlegen Sie, wie genau die Daten sein müssen. Die meisten Unternehmen geben einen einzelnen, konsolidierten Betrag seit Jahresbeginn ein. Wenn detailliertere Informationen erforderlich sein, können Salden in vierteljährliche Stufen eingegeben werden. Die festgelegte benötigte Detailebene gibt vor, wie viele manuelle Zahlungsaufstellungen für jede Arbeitskraft erstellt werden müssen. Für einen einzelnen Betrag seit Jahresbeginn ist nur eine manuelle Aufstellung pro Mitarbeiter erforderlich. Verwenden Sie dazu die Beträge seit Jahresbeginn von der letzten Zahlungsaufstellung aus dem alten System, und geben Sie diesen Betrag in das neue Lohnsystem ein.

Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Lohnanfangssalden von Mitarbeitern einschließlich Einkommenscodes, Vergütungen(Vorteile)/Abzüge und Steuern eingeben. In der Realität hätten Sie eine Position für jeden Einkommenscode, Vergütungsabzug, Vergütungsbeitrag, für die Mitarbeitersteuer und die Arbeitgebersteuer, wobei der eingegebene Betrag der Betrag seit Jahresbeginn wäre. Führen Sie mit dieser Liste von Codes und Beträgen die Schritte zum Erstellen einer manuellen Lohnabrechnung und Zahlungsaufstellung, bei der die Buchhaltung deaktiviert ist, um Anfangssalden für Lohnzwecke zu übertragen, aus. Sie deaktivieren die Buchhaltung, da Sie diese Zahlungsaufstellung der Anfangssalden nicht im Hauptbuch buchen möchten. Dies wurde im vorherigen System ausgeführt und wird ins neue System übertragen, wenn Sie die Anfangssalden im Hauptbuch einrichten.

Hinweis

Wenn Sie die unten stehenden Schritte wiederholen möchten, verwenden Sie die Demodaten. Die Demodaten können von der PartnerSource heruntergeladen werden.

A. Einrichten von Einkommenscodes für Lohnanfangssalden

Wenn Sie Lohnanfangssalden eingeben, müssen Sie sich vergewissern, dass die Einkommenscodes, die Sie verwenden, bei aktivierter Option „Die Bearbeitung von Lohnabrechnungssätzen zulassen“ konfiguriert werden. Dadurch können Sie den Betrag manuell aus dem vorherigen System erfassen.

B. Erstellen einer Lohnabrechnung für einen Mitarbeiter, damit ein Anfangssaldo vorhanden ist.

Dieser Schritt erstellt manuell eine Lohnabrechnung für jede einzelne Arbeitskraft für die letzte Lohnperiode des alten System, welches die Lohnabrechnungspositionen im neuen Lohnsystem erstellt. Geben Sie eine Position pro Einkommenscode, den Betrag seit Jahresbeginn und die Stunden ein. Die Beispielschritte sind nachfolgend aufgeführt.

  1. Öffnen Sie die Seite Alle Lohnabrechnungen und klicken Sie Neu.

Geben Sie den Folgendes ein:

Feld Wert
Arbeitskraft Michael Redmond
Lohnzyklus sm
Lohnperiode 6/16/2017 - 6/30/2017
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Lohnabrechnungsposition Folgendes ein:

Position 1: Lohnabrechnungsposition-Registerkarte

Feld Wert
Einkommenscode Regulärer Lohn
Leistung 1,00
Satz 30.000
Positionsdetails-Registerkarte
Manuell (markiert)

Position 2: Lohnabrechnungsposition-Registerkarte

Feld Wert
Einkommenscode Bonus
Leistung 1.0000
Satz 4250.00
Positionsdetails-Registerkarte
Manuell (markiert)

Position 3: Lohnabrechnungsposition-Registerkarte

Feld Wert
Einkommenscode Provision
Leistung 1.0000
Satz !,299,00
Satz 1,299.00
Positionsdetails-Registerkarte
Manuell (markiert)
Hinweis

Das manuelle Markieren der Kontrollkästcheneinstellung auf der Registerkarte Positionsdetails für jede einzelne Lohnabrechnungsposition ist wichtig, damit Lohnanfangssalden für jede Arbeitskraft verfügbar sind.

  1. Wählen Sie im Bereich Aktivität Lohnabrechnung freigeben aus USA-FED-ER-FICA.

  2. Klicken Sie im Bereich Aktivität auf Zahlungsaufstellung, um die Seite Zahlungsaufstellungen generieren zu öffnen und Folgendes festzulegen:

Feld Wert
Zahlungsdatum 6/30/2017
Zahlungslauftyp Manuell
Buchhaltung deaktivieren (markiert)
Hinweis

Dies ist nur verfügbar, wenn der Zahlungslauftyp manuell ist und wenn der Benutzer die Buchhaltung für die Zahlungsausführung deaktivieren möchte.

Klicken Sie auf OK, und schließen Sie Infolog.

Warum muss das Kontrollkästchen „Buchhaltung deaktivieren“ aktiviert sein, wenn Zahlungsaufstellungen erstellt werden?

Dadurch wird verhindert, dass Positionen aus der Zahlungsaufstellung verteilt und im Hauptbuch gebucht werden. Sie möchte diese Zahlungsaufstellung der Anfangssalden nicht buchen, da die Werte bereits durch das alter System im Hauptbuch enthalten sind. Dieses Saldoladen wird nur für die Berichterstattung und begrenzte Zwecke verwendet.

C. Erstellen von Zahlungsaufstellungen für Mitarbeiter

Nachdem Sie Zahlungsaufstellungen generiert haben, die Anfangssalden haben, müssen Sie überprüfen, ob die Zahlungsaufstellungen die Lohndaten korrekt widerspiegeln. Sie müssen zudem die Vergütungen und Steuerinformationen manuell aktualisieren, damit sie mit den Werten aus dem alten Lohnsystem übereinstimmen. Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Beträge aus dem vorherigen Lohnsystem mit den Beträgen der aktuellen Zahlungsaufstellungen übereinstimmen, müssen Sie die Zahlungsaufstellungen abschließen.

  1. Öffnen Sie die Seite Alle Zahlungsaufstellungen.

  2. Markieren der letzten Zahlungsaufstellung für Michael Redmond

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Seite Zahlungsaufstellung zu öffnen.

  4. Öffnen Sie die Registerkarte Vergütungsabzüge und geben Sie Folgendes ein:

Feld Wert
Vergütung Abzugsbetrag
401K Teilnehmen
Zahnbehandlungs-Zusatzversicherung SubSp
Dep. Pflegeausgaben/// Teilnehmen
Vision SupSp
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Vergütungsabzüge Folgendes ein:
Feld Wert
Vergütung Abzugsbetrag
401K Teilnehmen
Zahnbehandlungs-Zusatzversicherung SubSp
Betreuungskosten Teilnehmen
Vision SupSp
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Vergütungsbeiträge Folgendes ein:
Feld Wert
Vergütung Beitragsbetrag
401K Teilnehmen
Zahnbehandlungs-Zusatzversicherung SubSp
Vision SubSp
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Steuerabzüge Folgendes ein:
Feld Wert
Steuercode Abzugsbetrag
USA-FED-ER-FICA 1600.00
USA-FED-ER-MEDI 825.75
  1. Geben Sie auf der Registerkarte Steuerbeiträge Folgendes ein:

  2. Klicken Sie auf Berechnen.

    Wichtig

    Stellen Sie sicher, dass die Summen der Zahlungsaufstellung mit dem Betrag seit Jahresanfang des alten Systems für die Arbeitskraft übereinstimmen. Sie möchten im nächsten Schritt möglicherweise das Abschließen aufschieben, um eine allgemeine Validierung der Zahlungsaufstellungen im Aggregat durchzuführen. Gehen Sie nach der Validierung die einzelnen Zahlungsaufstellungen durch, und schließen Sie sie ab.

Der gleiche Vorgang kann in den Viertelschritten für alle vorherigen Quartale in den einzelnen Jahren durchgeführt werden. Dies ist nur erforderlich, wenn der Debitor die Daten nach Quartal anzeigen muss, ohne auf das alte System zurückzugreifen.

Fehler bei der Eingabe von Anfangssalden für einen Mitarbeiter

Es ist möglich, Buchungen zu stornieren und erneut eingeben. Um die Buchung zu stornieren, müssen Sie die folgenden Schritte auf der Seite Alle Zahlungsaufstellungen abschließen.

  1. Klicken Sie auf Stornieren.

  2. Klicken Sie auf Ja, wenn die Nachricht „Wenn Sie diese Zahlungsaufstellung zurücksetzen, wird eine Rückbuchungszahlungsaufstellung zum Ausgleichen dieser Zahlungsaufstellung erstellt. Keine der Zahlungsaufstellungen kann bearbeitet werden. Möchten Sie diese Zahlungsaufstellung zurücksetzen?“ angezeigt wird.

Nachdem Sie die Zahlungsaufstellung storniert haben, können Sie eine neue für die Arbeitskraft anhand der Lohnabrechnung erstellen, die Sie zuvor bei der Prozedur „Erstellen von Lohnabrechnungen und Zahlungsaufstellungen, die Anfangssalden haben“ erstellt haben. Stellen Sie sicher, dass alle fehlerhaften Positionen auf der Lohnabrechnung korrigiert wurden, ehe Sie eine neue Zahlungsaufstellung erstellen. Wiederholen Sie dann die Prozedur „Aktualisieren von Zahlungsaufstellungen, die Anfangssalden für Vergütungen und Steuern haben“ in diesem Thema.