Kreditorenrechnungsabgleich

Beim Kreditorenrechnungsabgleich handelt es sich um den Prozess zum Abgleich der Informationen aus der Kreditorenrechnung, der Bestellung und des Produktzugangs.

Beim Abgleich von Dokumenten werden Unterschiede zwischen diesen Dokumenten als Abgleichsabweichung bezeichnet. Abgleichsabweichungen werden mit den angegebenen Toleranzen verglichen. Übersteigt die Abgleichsabweichung den Toleranzprozentsatz oder -betrag, werden auf der Seite "Kreditorenrechnung" und auf er Seite "Details zum Rechnungsabgleich" Abweichungssymbole angezeigt.

Angenommen, Sie geben eine Bestellung mit einem Positionsartikel (1.000 Batterien) zu einem Preis von jeweils 1,00 EUR ein. Die Bestellung wird genehmigt und an den Kreditor übermittelt. Der Kreditor liefert 1.000 Batterien, und Sie geben einen Produktzugang für 1.000 Batterien zu einem Preis von jeweils 1,00 EUR ein. Die Lagerkosten für die Batterien werden mit diesen Preis aktualisiert.

Eine Rechnung über 1.000 Batterien zu einem Preis von jeweils 1,10 EUR geht ein. Gemäß der Richtlinie für die juristische Person ist bei dieser Artikelkategorie eine Nettostückpreis-Toleranz von 5 Prozent zulässig. Ein Preis von 1,05 EUR wäre also in Ordnung, 1,10 EUR sind jedoch zu viel. Bei der Eingabe der Rechnungsinformationen wird eine Preisabweichung erkannt, und die Rechnung kann gespeichert werden, bis die Abweichung behoben ist.

Die folgenden Arten von Kreditorenrechnungsabgleich können verwendet werden:

  • Rechnungssummenabgleich – Die Gesamtbeträge der Rechnung werden mit den Gesamtbeträgen der Bestellung abgeglichen. Bei dieser Art von Rechnungsabgleich werden die wenigsten Details einbezogen. Deshalb können Sie mit dieser Option Steuerfunktionen zur Minimierung der Arbeitszeit einrichten, die für die Prüfung der Informationen aus dem Abgleich erforderlich ist.
  • Zweiseitiger Abgleich – Die Preisinformationen der Rechnung werden mit den Preisinformationen der Bestellung abgeglichen.
  • Dreiseitiger Abgleich – Die Preisinformationen der Rechnung werden mit den Preisinformationen der Bestellung abgeglichen. Zudem werden die Mengeninformationen der Rechnung mit den Mengeninformationen der Produktzugänge abgeglichen, die für die Rechnung ausgewählt sind.
  • Abgleich für Zuschläge – Die Informationen zu Zuschlägen (Beträge) der Rechnung werden mit den Informationen zu Zuschlägen (Beträge) der Bestellung abgeglichen.
Hinweis

Mithilfe von Kreditorenrechnungsrichtlinien können weitere Formen der Rechnungsprüfung vorgenommen werden.

Beim zweiseitigen und beim dreiseitigen Abgleich werden Preisinformationen stets nach dem Einheitspreis abgeglichen. Sie können diese Abgleichsrichtlinien für einen Abgleich der Preisinformationen nach dem Preissumme konfigurieren.

  • Nettostückpreis-Abgleich – Die Preisinformationen beim zweiseitigen oder dreiseitigen Abgleich werden durch einen Vergleich des Nettostückpreises jeder Rechnungsposition mit dem entsprechenden Nettostückpreis der Bestellung abgeglichen. Der Nettostückpreis ergibt sich aus der folgenden Formel: Nettobetrag der Position / die Menge der Position.
  • Preissummenabgleich – Die Preisinformationen beim zweiseitigen oder dreiseitigen Abgleich werden durch einen Vergleich des Nettobetrags (Preissumme) jeder Rechnungsposition mit dem entsprechenden Nettobetrag der Bestellung abgeglichen. Der Nettobetrag ergibt sich aus der folgenden Formel: (Einheitspreis * Positionsmenge) + Positionszuschläge - Positionsrabatte.

Rechnungsabgleichsberechnungen werden in der Regel ausgeführt, wenn Kreditorenrechnungen auf der Seite "Kreditorenrechnung" bearbeitet werden. Alternativ kann der Rechnungsabgleich bei Bedarf ausgeführt werden, falls erforderlich. Rechnungsabgleich wird bei Bedarf für die juristische Person mit dem automatisch aktualisierten Rechnungskopfstatus auf der Kreditorparameterseite auf der Rechnungsprüfungsregisterkarte gesteuert. Der Rechnungsabgleich kann auch im Rahmen eines Rechnungsprüfungsprozesses erfolgen. Sie können die Ergebnisse eines Rechnungsabgleichs auf der Seite "Kreditorenrechnung" und den zugehörigen Rechnungsabgleichseiten anzeigen.

Rechnungssummenabgleich

Mit dem Rechnungssummenabgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung der Gesamtbeträge in Rechnungen von den erwarteten Beträgen in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sechs Summen werden auf der Seite "Detailabgleich für Rechnungssummen" verglichen (siehe folgende Tabelle). Wenn die zulässige Toleranz für den Rechnungssummenabgleich bei 20 % liegt, wird der Abweichungsprozentsatz von 100 % für den Gesamtrabattbetrag als Abgleichsabweichung angesehen.

Summenfeld Tatsächliche Rechnungssumme Erwartete Rechnungssumme Abweichung in Prozent Status des Abgleichs
Gesamtbetrag 495,00 495,00 0 % Erfolgreich
Rechnungsrabatt 0,00 9,90 100 % Fehlgeschlagen
Gebühren 64,90 64,90 0 % Erfolgreich
Mehrwertsteuer 139,98 137,50 2 % Erfolgreich
Rundung 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Rechnungsbetrag 699,88 687,50 2 % Erfolgreich

Der Rechnungssummenabgleich wird für die juristischen Person über die Option "Rechnungssummen abgleichen" auf der Kreditorenparameterseite gesteuert. Der Abgleich wird basierend auf den erwarteten Rechnungssummen und den tatsächlichen Summen ausgeführt. Die Berechnung der erwarteten Rechnungssummen erfolgt basierend auf den Preisen, Zuschlägen und Mehrwertsteuerinformationen aus der Bestellung und auf den Mengen aus der Rechnung.

Zweiseitiger Preissummenabgleich

Mit dem zweiseitigen Abgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen auf der Bestellung und den Rechnungen in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sie können die Preisinformationen für den Nettobetrag der einzelnen Rechnungspositionen sowie alle ausstehenden und bereits gebuchten Rechnungspositionen mit den Nettobetrag der entsprechenden Bestellposition vergleichen. Dieser Vorgang wird Preissummenabgleich genannt.

Der Preissummenabgleich kann auf einem Prozentsatz, einem Betrag oder auf einem Prozentsatz und Betrag basieren.

Wenn der Toleranzprozentsatz einer Einkaufspreissumme angegeben wird, werden fünf Felder verglichen (siehe folgende Tabelle). Da der Toleranzprozentsatz der Einkaufspreissumme bei 10 % liegt, stellt der Prozentsatz der Preissummenabweichung von 50 % ein Abgleichsabweichung dar.

Status des Abgleichs Nettobetrag der Rechnung Erwarteter Nettobetrag Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme (Abweichungsbetrag) Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Prozent (Abweichung in Prozent) Toleranz für die Einkaufspreissumme in Prozent
Erfolgreich 105,00 100,00 5,00 5 % 10 %
Fehlgeschlagen 150,00 100,00 50,00 50 % 10 %

Wenn der Toleranzbetrag einer Einkaufspreissumme angegeben wird, werden fünf Felder verglichen (siehe folgende Tabelle). Da der Toleranzbetrag der Einkaufspreissumme bei 100,00 EUR liegt, stellt der Betrag der Preissummenabweichung von 105,00 EUR ein Abgleichsabweichung dar.

Status des Abgleichs Nettobetrag der Rechnung Erwarteter Nettobetrag Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme (Abweichungsbetrag) Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Buchhaltungswährung (Abweichungsbetrag) Toleranz für die Einkaufspreissumme
Erfolgreich 150,00 100,00 50,00 50,00 100,00
Fehlgeschlagen 205,00 100,00 105,00 105,00 100,00

Wenn der Preissummenabgleich mit einen Toleranzprozentsatz und einem Toleranzbetrag (auch als nicht zu überschreitender Betrag bezeichnet) eingerichtet ist, werden beide Toleranzen bei der Auswertung, ob bei der Position eine Abgleichsabweichung vorliegt, berücksichtigt. Überschreitet der Prozentsatz oder der Betrag den Toleranzwert, weist die Position eine Abgleichsabweichung auf, wie an den Positionen 150,00 und 205,00 in der folgenden Tabelle zu sehen ist.

Status des Abgleichs Nettobetrag der Rechnung Erwarteter Nettobetrag Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Prozent (Abweichung in Prozent) Toleranz für die Einkaufspreissumme in Prozent Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Buchhaltungswährung (Abweichungsbetrag) Toleranz für die Einkaufspreissumme
Erfolgreich 105,00 100,00 5 % 10 % 5,00 100,00
Fehlgeschlagen 150,00 100,00 50 % 10 % 50,00 100,00
Fehlgeschlagen 205,00 100,00 105 % 10 % 105,00 100,00

Der zweiseitige Rechnungssummenabgleich wird für die juristische Person gesteuert, die im Feld Positionsabgleichsrichtlinien der Seite Kreditorenparameter angegeben ist. Abhängig von der Auswahl im Feld "Überschreiben der Abgleichsrichtlinie zulassen" können Sie einen zweiseitigen Abgleich für einen bestimmten Kreditor, Artikel oder eine Kombination aus Artikel und Kreditor auf der Seite "Abgleichsrichtlinie" und für eine bestimmte Bestellung auf der Seite "Bestellung" auswählen.

Der Preissummenabgleich wird für die juristischen Person über die Option "Preissummen abgleichen" auf der Kreditorenparameterseite gesteuert. Der Toleranzprozentsatz einer Einkaufspreissumme und der Toleranzbetrag (nicht zu überschreitender Betrag) werden ebenfalls auf dieser Seite angegeben.

Zweiseitiger Nettostückpreis-Abgleich

Mit dem zweiseitigen Abgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen auf der Bestellung und der Rechnung in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sie können die Preisinformationen für den Nettostückpreis der einzelnen Artikel in der Rechnung vergleichen. Dieser Vorgang ist der Nettostückpreis-Abgleich.

Neun Positionsbeträge werden auf der Seite "Details zum Rechnungsabgleich" verglichen (siehe folgende Tabelle). Wenn die zulässige Preistoleranz für den Nettostückpreis-Abgleich bei 10 % liegt, wird der Abweichungsprozentsatz von 22,61 % für den Nettostückpreis als Abgleichsabweichung angesehen.

Positionsfeld Rechnungswert Wert der Erstbestellung Abweichung in Prozent Status des Abgleichs
Preis je Einheit 55,40 55,38 0 % Erfolgreich
Preiseinheit 1,00 1,00 0 % Erfolgreich
Belastungen für Einkäufe 50,00 0,00 100 % Fehlgeschlagen
Rabatt 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Rabatt in Prozent 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Sammelrabatt 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Sammelrabatt (Prozentsatz) 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Nettobetrag 271,60 221,52 22,61 % Fehlgeschlagen
Nettostückpreis 67,9000 55,3800 22,61 % Fehlgeschlagen

Der zweiseitige Rechnungssummenabgleich wird für die juristische Person gesteuert, die im Feld Positionsabgleichsrichtlinien der Seite Kreditorenparameter angegeben ist. Abhängig von der Auswahl im Feld "Überschreiben der Abgleichsrichtlinie zulassen" können Sie einen zweiseitigen Abgleich für einen bestimmten Kreditor, Artikel oder eine Kombination aus Artikel und Kreditor auf der Seite "Abgleichsrichtlinie" und für eine bestimmte Bestellung auf der Seite "Bestellung" auswählen.

Der Nettostückpreisabgleich wird für die juristischen Person über die Option "Rechnungsabgleichüberprüfung aktivieren" auf der Kreditorenparameterseite gesteuert. Die Toleranzprozentsätze für Nettostückpreise können auf der Seite "Preistoleranzen" für Artikel, Artikelgruppen, Kreditoren, Kreditorengruppen, Kombinationen aus Artikel und Kreditor oder für eine juristische Person konfiguriert werden.

Zweiseitiger Preissummenabgleich und Nettostückpreis-Abgleich

Preissummenabgleich und Nettostückpreis-Abgleich können zusammen verwendet werden. Das folgende Beispiel basiert auf folgender Konfiguration:

  • Die Nettostückpreis-Toleranz für den Artikel "USB-Laufwerk" liegt bei 10 %.
  • Die Preissummenabgleich-Toleranz für die juristische Person liegt bei 15 % oder 500,00 EUR.

Die Bestellung enthält die folgende Position:

Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag
USB-Laufwerk 1.000 10,00 10.000,00

Drei Rechnungen werden wie in der folgenden Tabelle dargestellt eingegeben. Rechnung 3 stellt eine Abweichung beim Rechnungsabgleich dar, da die Abweichung von 1.800,00 EUR den Toleranzbetrag der Einkaufspreissumme von 500,00 EUR übersteigt. Beim Preissummenabgleich schließt der Rechnungsnettobetrag alle bereits gebuchten Rechnungen zusätzlich zur aktuell bearbeiteten Rechnung ein.

Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag Preisabgleich Preissummenabgleich
Rechnung 1: USB-Laufwerk 800 10,80 8.640,00 Erfolgreich Erfolgreich
Rechnung 2: USB-Laufwerk 100 10,80 1.080,00 Erfolgreich Erfolgreich
Rechnung 3: USB-Laufwerk 200 10,80 2.160,00 Erfolgreich Fehlgeschlagen
Summe 11.880,00

Dreiseitiger Abgleich

Verwenden Sie den dreiseitigen Abgleich, um sicherzustellen dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen der Bestellung und der Rechnung in einem akzeptablen Rahmen liegt. Außerdem können Sie damit sicherstellen, dass die Menge in der Rechnung mit der Menge in den entsprechenden Produktzugängen übereinstimmt.

Auf der Seite "Details zum Rechnungsabgleich" werden dieselben Positionsbeträge verglichen wie für den zweiseitigen Abgleich. Zudem wird die Menge in der Rechnung mit den erhaltenen Mengen in den Produktzugängen abgeglichen. Weicht die Rechnungsmenge von der abgeglichene Produktzugangsmenge ab, liegt ein Fehler beim Mengenabgleich vor.

Positionsfeld Rechnungswert Wert der Erstbestellung Abweichung in Prozent Status des Abgleichs
Preis je Einheit 55,40 55,38 0 % Erfolgreich
Preiseinheit 1,00 1,00 0 % Erfolgreich
Belastungen für Einkäufe 50,00 0,00 100 % Fehlgeschlagen
Rabatt 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Rabatt in Prozent 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Sammelrabatt 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Sammelrabatt (Prozentsatz) 0,00 0,00 0 % Erfolgreich
Nettobetrag 271,60 221,52 22,61 % Fehlgeschlagen
Nettostückpreis 67,9000 55,3800 22,61 % Fehlgeschlagen
Positionsfeld Rechnungswert Status des Abgleichs
Rechnungsmenge 4,00
Gesamtanzahl abgeglichener Produktzugänge 0,00 Fehlgeschlagen

Der dreiseitige Rechnungssummenabgleich wird für die juristische Person gesteuert, die im Feld Positionsabgleichsrichtlinien der Seite Kreditorenparameter angegeben ist. Abhängig von der Auswahl im Feld "Überschreiben der Abgleichsrichtlinie zulassen" können Sie einen dreiseitigen Abgleich für einen bestimmten Kreditor, Artikel oder eine Kombination aus Artikel und Kreditor auf der Seite "Abgleichsrichtlinie" und für eine bestimmte Bestellung auf der Seite "Bestellung" auswählen.

Abgleich von Belastungen

Mit dem Abgleich für Zuschläge können Sie sicherstellen, dass die Abweichung der Zuschlagsbeträge von den erwarteten Beträgen in einem akzeptablen Prozentrahmen bleibt. Die Gesamtbeträge der einzelnen Zuschlagscodes, die für die Rechnung und die Bestellung gelten, werden auf der Seite "Werte für Belastungen vergleichen - Rechnung: Seite, wie in der folgenden Tabelle dargestellt. Wenn die zulässige Toleranz für den Zuschlagscode bei 25 % liegt, wird der Abweichungsprozentsatz von 99.999.999.999,99 % für den Zuschlagscode "Lizenz" als Abgleichsabweichung angesehen.

Hinweis

Ein Abweichungsprozentsatz von 99.999.999.999,99 % bedeutet, dass der auf der Bestellung basierende erwartete Betrag null und der tatsächliche Betrag der Rechnung ein positiver Wert ist.

Status des Abgleichs von Belastungen Code für Belastungen (Rechnung) Tatsächlicher berechneter Gesamtwert Erwarteter berechneter Gesamtwert Abweichungsbetrag Abweichung in Prozent Toleranzprozentsatz
Fehlgeschlagen Lizenz 25 0 25 99.999.999.999,99 % 25 %
Erfolgreich Fracht 200 200 0 0 % 25 %
Fehlgeschlagen Eillieferung 4 2 2 100 % 25 %

Der Abgleich von Belastungen wird für die juristischen Person über die Option "Belastungen abgleichen" auf der Kreditorenparameterseite gesteuert. Sie können Toleranzprozentsätze für Abweichungen bei Zuschlägen auf der Seite "Toleranzen für Belastungen" einrichten.

Hinweis

Der Abgleich für Zuschläge wird nur bei Zuschlägen ausgeführt, für die die Option "Bestellungs- und Rechnungswerte vergleichen" auf der Belastungscodeseite aktiviert ist.

Zugehörige Funktionen

Kreditorenrechnungen basieren häufig auf Produktzugängen, die für die tatsächlichen Lieferungen stehen, und weniger auf Bestellungen. In manchen Fällen stimmen die fakturierten Beträge nicht mit den Beträgen der Bestellung überein, in anderen liegt eine Diskrepanz zwischen der Liefermenge und der fakturierten Menge vor. Sie haben folgende Möglichkeiten, um die Verwaltung dieser Informationen zu vereinfachen:

  • Erstellen einer Kreditorenrechnung basierend auf den Produktzugängen. Produktzugänge werden für Rechnungen automatisch vorgeschlagen, und Sie können den zu verwendenden Produktzugang auswählen. Sie können ggf. auch bestimmte Positionsartikel in Produktzugängen aus mehreren Bestellungen auswählen.
  • Anzeigen und Genehmigen von Mengenabweichungen zwischen der fakturierten Menge (Rechnung) und der Eingangsmenge (Produktzugang). Liegt eine Differenz vor, kann die Rechnung gespeichert und später mit einem anderen Produktzugang abgeglichen werden. Alternativ kann auch die Rechnungsmenge der Eingangsmenge angepasst werden.
  • Eingeben von Rechnungsbeträgen, die nicht Teil der ursprünglichen Bestellung waren, um die Rechnungsinformationen mit der vom Kreditor erhaltenen Rechnung abzugleichen. Die Zuschläge für Bestellungen können mit den Zuschlägen für Rechnungen verglichen werden. Sie haben auch die Möglichkeit, Rechnungen Zuschläge hinzuzufügen und diese den Rechnungspositionen zuzuweisen.
  • Anzeigen und Genehmigen von Preisabweichungen zwischen dem Nettostückpreis der Rechnung und dem Nettostückpreis der Bestellung. Sie haben die Möglichkeit zum Einrichten von Preistoleranz-Prozentwerten für juristische Personen, Kreditoren und Artikel. Liegt der Preis in einer Position der Kreditorenrechnung nicht innerhalb der zulässigen Preistoleranz, kann die Rechnung gespeichert werden, bis entweder die Buchung genehmigt wird oder eine Korrektur vom Kreditor eingeht.

Weitere Informationen finden Sie unter Dreifach abgeglichene Richtlinien