Beheben von Abweichungen beim Abgleich von Rechnungssummen

Ein Typ der Rechnungsabgleichüberprüfung ist der Rechnungssummenabgleich. Um anzugeben, dass das System einen Rechnungssummenabgleich ausführen soll, legen Sie auf der Seite Kreditorenkontenparameter auf der Registerkarte Rechnungsprüfung die Rechnungssummen abgleichen-Option auf Ja fest.

Mit dem Rechnungssummenabgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung der Gesamtbeträge in Rechnungen von den erwarteten Beträgen in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sechs Summen werden auf der Seite Detailabgleich für Rechnungssummen verglichen. Weicht irgendeine der Summen von der erwarteten entsprechenden Bestellungssumme ab, wird eine Abgleichsabweichung markiert.

Um die Rechnung zu prüfen, die die Summenabgleichsabweichungen aufweist, klicken Sie im Arbeitsbereich, Kreditorenrechnungseintrag auf die Kachel Ausstehende Rechnungen. Klicken Sie dann im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Prüfen auf Detailabgleich. Wenn Abgleichsabweichungen erfasst wurden, werden Warnsymbole neben dem Rechnungsbetrag angezeigt. Sie können weitere Details zu den Summen anzeigen, indem Sie den Detailabgleich für Rechnungssummen anzeigen.

Sollten Sie nach Erkennung der Abweichung der Meinung sein, die Abweichung sei auf fehlerhafte Rechnungsinformationen zurückzuführen, müssen Sie sich möglicherweise mit dem Kreditor in Verbindung setzen. Abhängig von der Einigung mit dem Kreditor stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Akzeptieren der Preisabweichung und Buchen der Rechnung mit den Abgleichsabweichungen Ihr System kann auch so eingerichtet werden, dass eine Genehmigung vor dem Buchen erforderlich ist, wenn es Abgleichsabweichungen gibt. In diesem Fall müssen Sie die Abgleichsabweichung genehmigen und können einen Genehmigungskommentar optional eingeben. Sie können dann die Buchung der Rechnung auswählen.
  • Ändern des Rechnungsbetrags auf den erwarteten Betrag und Buchen der Rechnung
  • Anfordern einer Gutschrift über den vollen Betrag sowie einer neuen korrigierten Rechnung des Kreditors

Weitere Informationen finden Sie unter Erforschen oder Beheben von Ausnahmen.