Einrichten und Verarbeiten von Serienrechnungen

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Serienrechnungen eingerichtet und verarbeitet werden. Sie können Serienrechnungen verwenden, wenn Sie Debitoren regelmäßig für den gleichen Betrag eine Rechnung stellen müssen.

Erstellen einer Vorlage für Freitext-Serienrechnungen

Um Debitoren regelmäßig dieselben Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, müssen Sie eine Freitext-Rechnungsvorlage definieren, die immer wieder zum Ausstellen der Rechnungen verwendet werden kann. Diese Vorlage enthält folgende Informationen:

  • Kopfzeileninformationen, wie Steuergruppen, Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethode
  • Positionsinformationen, wie eine Beschreibung der Dienstleistung, Umsatzerlöskonten, Preis je Einheit und Rechnungsbetrag
  • Zuschläge für Versand- oder Bearbeitungskosten
  • Buchhaltungsverteilungen zusammen mit Finanzdimensionsinformationen, wie Kostenstellen und Unternehmenseinheiten

Im Prinzip erstellen Sie eine komplette Rechnung und speichern diese als Vorlage. Sie können die Vorlagen unter Verwendung der Seite Serienrechnungen einrichten.

Zuweisen einer Freitextrechnungsvorlage zu einem Debitor und Eingabe von Seriendetails

Nachdem die Vorlage erstellt wurde, müssen Sie die Vorlage den Debitoren zuordnen, für die Rechnungen erstellt werden sollen. Darüber hinaus müssen Sie angeben, wann und wie häufig die Rechnung verwendet wird. Sie können die Vorlagen auf der Registerkarte Rechnung der Seite Debitoren zuweisen. Fügen Sie die Vorlage der Liste hinzu, und aktualisieren Sie die folgenden Informationen:

  • Das Startdatum und (optional) das Enddatum für die Serienrechnung
  • Die Häufigkeit der Serienrechnung (beispielsweise täglich oder einmal im Monat)
  • Den maximalen Abrechnungsbetrag (wenn diese Angabe erforderlich ist)

Für einen Debitor können mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Zahlungshäufigkeiten erstellt werden.

Generieren der Serienrechnungen

Auf der Seite Serienrechnungengibt es eine Aufgabe zum Verarbeiten von Serienrechnungsvorlagen. Sie geben das Rechnungsdatum und die Vorlage zum Generieren der Rechnungen an. Die Rechnungen werden generiert, und jeder Gruppe von verarbeiteten Rechnungen wird eine individuelle Serienkennung zugewiesen.

Buchen von Freitext-Serienrechnungen

Nachdem Serienrechnungen generiert wurden, werden die Serienkennungen in einer Buchungsaufgabe auf der Seite Serienrechnungenangezeigt. Sie können alle Rechnungen für eine Serienkennung anzeigen, indem Sie auf den Link klicken. Beim Überprüfen der Rechnungen für eine Serienkennung können Sie einzelne Rechnungen löschen. Die Wiederholungseinstellungen für den Debitor werden für diese Vorlage zurückgesetzt und können später neu generiert werden. Sie können eine, mehrere oder alle Rechnungen für eine Serienkennung buchen. Wenn Workflows aktiviert sind, müssen Sie auf Senden klicken, bevor Sie die Rechnungen buchen können.

Drucken von Freitext-Serienrechnungen

Nach dem Buchen von Serienrechnungen können Sie die Rechnungen auf der Seite mit der Liste mit Freitextrechnungen drucken. Sie können die ausgewählten Rechnungen drucken oder einen Bereich von Rechnungen auswählen und drucken.