Mahnschreiben verarbeiten

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abholbriefe erstellen, drucken und versenden. Für diese Aufgabe wird das Demo-Unternehmen USMF verwendet.

Richten Sie eine Mahnschreibensequenz zum Buchungsprofil ein.

  1. Wechseln Sie zu "Kredit und Inkasso > Einstellungen > Debitorenbuchungsprofile.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  3. Wählen Sie eine Mahnschreibensequenz aus der Dropdownliste aus. Wenn Sie kein Mahnschreiben für Buchungen dieses Buchungsprofils erstellen wollen, lassen Sie das Feld leer.
  4. Erweitern Sie die Registerkarte Tabellenbeschränkungen, um die Verarbeitung von Sammelbriefen zu ändern. Wenn dieses Feld auf Ja festgelegt ist, werden Mahnschreiben für dieses Buchungsprofil erstellt.

Mahnschreiben erstellen

  1. Wechseln Sie zu Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Erstellen von Mahnschreiben.

  2. Sie müssen die Buchungsarten auswählen, die Sie anmahnen wollen. Alle offenen Transaktionen für diese Typen werden in die Berechnung einbezogen.

  3. Wählen Sie im Feld Mahnschreiben eine Mahnschreibenoption aus.

  4. Geben Sie im Feld Inkassoschreiben Datum das Datum des Inkassoschreibens ein.

  5. Wählen Sie ein Buchungsprofil aus, wenn Sie Verwenden des Buchungsprofils aus in Auswählen geändert haben. Es gibt zwei Arten von Buchungsoptionen:

    • Konto – Dient zum Verwenden des Buchungsprofils, das dem Debitorenkonto für die einzelnen Zinsrechnungen zugewiesen ist.
    • Auswählen – Dient zum Verwenden des im Feld Buchungsprofil ausgewählten Buchungsprofils.

  6. Erweitern Sie den Abschnitt Einzuschließende Datensätze.

  7. Wählen Sie Filter aus.

  8. Geben Sie im Feld Kriterien eine Kunden-ID ein. Geben Sie beispielsweise "US-001" ein.

  9. Wählen Sie OK aus.

  10. Wählen Sie OK aus.

  1. Wechseln Sie zu Kredit und Inkasso > "Mahnschreiben" > "Mahnschreiben prüfen und verarbeiten.

  2. Wählen Sie im Feld Status die Option Erstellt aus.

  3. Wählen Sie im Feld Gedruckt die Option Nicht gedruckt aus.

  4. Wählen Sie Drucken.

  5. Wählen Sie Abholbrief Notiz.

  6. Geben Sie im Abschnitt Parameter das Stichtagsdatum für Buchungen ein.

  7. Erweitern Sie den Abschnitt Sätze um den Abschnitt und geben Sie die Details des Inkassoschreibens ein.

  8. Wählen Sie OK, um den Inkassoschreiben zu drucken.

  9. Mahnschreiben buchen.

    1. Wählen Sie Buchen aus.
    2. Geben Sie ein Buchungsdatum für die Mahnung ein.
    3. Erweitern Sie den Abschnitt Einzuschließende Datensätze.
    4. Wählen Sie OK.
    5. Wählen Sie im Feld Status die Option Gebucht aus.
    6. Wählen Sie im Feld Gedruckt eine Option aus.

Steuermahnschreiben auf Debitorenebene

Wenn Abholbriefe auf Transaktionsebene eingerichtet werden, werden möglicherweise mehrere Briefe für einen Kunden generiert, basierend auf der Fälligkeit der Transaktionen. Wenn Transaktionen in unterschiedlichen Buchstabenfolgen angezeigt werden, werden für jede Gruppe überfälliger Transaktionen für den Kunden separate Inkassobriefe generiert. Daher kann ein einzelner Kunde beispielsweise einen Inkassobrief für Transaktionen erhalten, die 60 Tage überfällig sind, und einen weiteren Inkassobrief für Transaktionen, die 90 Tage überfällig sind.

Jeder Sammelbrief ist auch einem Sammelbriefcode zugeordnet. Der Abholbriefcode ist einzelnen Transaktionen zugeordnet und wird verwendet, um zu bestimmen, wann der nächste Abholbrief für jede Transaktion generiert werden soll. Wenn eine Transaktion beispielsweise mehr als 30 Tage überfällig ist, bestimmt der Abholbriefcode, dass der nächste Abholbrief gesendet wird, wenn die Transaktion 60 Tage überfällig ist, wenn sie nicht vorher bezahlt wurde.

Abholbriefe können auch auf Kundenebene eingerichtet werden. In diesem Fall wird der Mahnschreibencode für jede Buchung erfasst ist, aber das Mahnschreibenverarbeiten basiert auf einer einzelne Mahnschreibenebene, die für den Debitor gespeichert wird. Das jeweilige Mahnschreiben enthält sämtliche Buchungen, die für den Debitor überfällig sind. Da die Schontage nun auf der Debitorenebene nachverfolgt werden, wird das nächste Mahnschreiben nicht übermittelt, bis die Anzahl der Schontagen für das nächste Mahnschreiben im Nummernkreis abgelaufen ist, obwohl Buchungen überfällig werden, nachdem das letzte Mahnschreiben gesendet wurde. Diese Option hilft, die Anzahl der Mahnschreiben zu reduzieren, die Sie pro Debitor übermitteln müssen.

Kunden einrichten, um Steuermahnschreiben auf Debitorenebene zu steuern

  1. Gehen Sie zu Kredit und Inkasso > Einrichten > Debitorenparameter und klicken Sie auf die Registerkarte Inkassi.
  2. Ändern Sie den Wert von Erstellen Sie Mahnschreiben pro zu Debitor.
  3. Wechseln Sie zu Kredit und Inkasso > "Mahnschreiben" > "Mahnschreiben prüfen und verarbeiten. Es wird ein Mahnschreiben für einen Debitor mit allen überfälligen Buchungen generiert.

Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren

Wenn Sie Zahlungen und Gutschriften in den Buchungen erfassen, die im Mahnschreiben integriert werden, haben Sie möglicherweise Zahlungen oder Gutschriften, für die ein Mahnschreiben gestartet wird. Sie können auch steuern, wie Zahlungen und Gutschriften den Mahnschreibencode steuern, indem Sie den Wert des Parameters Ignorieren Sie Zahlungen und Gutschriften, wenn Sie den Mahnschreibencode berechnen ändern.

Um Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes zu ignorieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Gehen Sie zu Kredit und Inkasso > einrichten > Debitorenparameter und klicken Sie auf die Registerkarte Inkassi.
  2. Wählen Sie im Feld Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorierenJa aus.