Budgetplanung

Das Ziel dieser Übungseinheit ist es, eine Übersicht über aktualisierten Funktionen in der Enterprise- Edition des Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations-Budgetplanbereichs bereitzustellen. Ziel dieser Übungseinheit ist es, ein schnelles Konfigurationsbeispiel für das Budgetplanungsmodul zu illustrieren und zu zeigen, wie die Budgetplanung mithilfe dieser Konfiguration erstellt werden kann. Diese Übungseinheit bezieht sich speziell auf die folgenden Geschäftsprozesse oder Aufgaben: - Organisationshierarchie für Budgetplanung erstellen und Benutzersicherheit konfigurieren - Haushaltsplanszenarien, Haushaltsplanspalten, Layouts und Excel-Vorlagen definieren - Budgetplanungsprozess erstellen und aktivieren - Budgetplandokumente mithilfe von aktuellen Daten aus dem Hauptbuch erstellen - mithilfe der Zuweisungen Budgetplandokumentdaten anpassen - Budgetplandokumentdaten in Excel bearbeiten.

Voraussetzungen

Für dieses Lernprogramm müssen Sie auf die Finance and Operations-Umgebung mit Contoso-Demodaten zugreifen und werden als Administrator auf der Instanz bereitgestellt. Verwenden Sie für diese Übungseinheit nicht den privaten Browsermodus - melden Sie sich falls erforderlich von einem anderen Konto ab und mit den Administrator-Anmeldeinformationen wieder bei Finance and Operations an. Wenn Sie sich bei Finance and Operations anmelden, MÜSSEN Sie das Kontrollkästchen "Angemeldet bleiben" aktivieren. Dadurch wird ein persistentes Cookie erstellt, das die Excel-App derzeit benötigt. Wenn Sie sich bei Finance and Operations nicht mithilfe eines IE-Browsers anmelden, werden Sie aufgefordert, sich mit der Excel-App anzumelden. Beim Sie auf "Anmelden" in der Excel-App klicken, wird im IE ein Popup- Fenster geöffnet und Sie MÜSSEN das Kontrollkästchen "Angemeldet bleiben" aktivieren. Wenn Sie in der Excel-App auf "Anmelden" klicken, und nichts passiert, leeren Sie den Cookie-Zwischenspeicher des IE.

Szenarioüberblick

Julia arbeitet als Finanzmanager in Contoso Entertainment Systems in Deutschland (DEMF). Mit dem sich nähernden GJ 2016 muss sie an der Einrichtung des Unternehmensbudgets für das kommende jahr arbeiten. Budgetvorbereitung sieht wie folgt aus:

  1. Julia verwendet Istwerte des Vorjahres als Ausgangspunkt, um das Budget zu erstellen.
  2. Auf Grundlage der Istwerte des Vorjahres erstellt sie Vorkalkulationen für 12 Monate im kommenden Jahr
  3. Julia überprüft das Budget mit dem Leiter der Finanzabteilung. Sobald sie fertig ist, nimmt sie die erforderlichen Regulierungen für den Budgetplan vor und schließt die Budgetausarbeitung ab.

Das Budgetplanungs-Konfigurationsschema für das Szenario sieht wie folgt aus:

Budgetplanungskonfigurations-Schema

Julia wird folgende Excel Tabelle erstellen, um das Budget vorzubereiten:

Excel-Vorlage

Übung 1: Konfiguration

Aufgabe 1: Organisationshierarchie erstellen

Da der ganze Budgetierungsprozess in der Finanzabteilung geschieht, muss Julia eine sehr einfache Organisationshierarchie erstellen, die nur aus der Finanzabteilung besteht. 1.1. Navigieren Sie zu den Organisationshierarchien (Organisationsverwaltung >Organisationen >Organisationshierarchien) und klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu"

Hierarchie

1.2. Geben Sie den Namen für die Organisationshierarchie ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zweck zuweisen"

Name

1.3. Wählen Sie den Budgetplanungszweck aus, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" und weisen Sie eine neu erstellte Organisationshierarchie zu:

Zweck zuweisen

1.4. Wiederholen Sie den obigen Schritt für den Zweck der Organisationssicherheit. Schließen Sie das Formular, wenn Sie fertig sind.

Sicherheitsorganisation

1.5. In der Organisationshierarchieformularklicken-Schaltfläche Ansicht. Klicken Sie im Hierarchie-Designer auf "Bearbeiten", und erstellen Sie eine Hierarchie, indem Sie auf die Schaltfläche "Einfügen" klicken.

Einfügen

1.6. Wählen Sie die Finanzabteilung für die Budgethierarchie aus.

Finanzen

1.7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen und schließen". Wählen Sie 1/1/2015 als Gültigkeitsdatum für die Hierarchieveröffentlichung aus.

Gültigkeitsdatum

Aufgabe 2: Benutzersicherheit konfigurieren

Budgetplanung verwendet spezielle Sicherheitsrichtlinien, um den Zugriff auf die Budgetpläne zu konfigurieren. Julia muss den Zugriff auf die Finanzbudgetpläne selbst erteilen.

2.1. Wechseln Sie zum Kontext DEMF juristischen Person.

DEMF

2.2. Navigieren Sie zu Budgetierung > Einrichtung > Budgetplanung> Budgetplanungskonfiguration. In der Registerkarte Parameter legen Sie den Sicherheitsmodellwert basierend auf der Sicherheitsorganisationen fest

Parameter

2.3. Navigieren Sie zu Systemverwaltung > Benutzer > Benutzer. Geben Sie dem Benutzer Admin (Julia Funderburk) die Budget-Manager-Rolle.

Budget-Manager

2.4. Wählen Sie die Benutzerrolle aus und klicken Sie auf Organisation zuweisen

Organisationsstruktur zuweisen

2.5. Wählen Sie "Zugriff individuell auf spezifische Organisationen erteilen" aus. Wählen Sie die im ersten Schritt erstellte Organisationshierarchie aus. Wählen Sie den Finanzknoten aus, und klicken Sie Erteilen mit untergeordnenten Elementen

Wichtig! Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Kontext DEMF Juristische Person befinden, wenn Sie diese Aufgabe ausführen, da die Organisationssicherheit pro juristische Person angewendet wird.

Zugriff gewähren

Abgabe 3: Szenarien erstellen

3.1. Navigieren Sie zu Budgetierung > Einrichtung > Budgetplanung> Budgetplanung konfigurieren. Beachten Sie auf der Szenarioseite die Szenarien, die wir später in dieser Übungseinheit verwenden werden: Vorjahres-Istwerte und Budgetiert.

Hinweis: Sie können neue Szenarien für diese Übung erstellen, wenn sie wünschen, und stattdessen diese verwenden.

Neu Szenarien

Hinweis: Da Julia nicht dem formalen Genehmigungsprozess für die Budgetausarbeitung folgt, überspringen wir Workflows, Phasen und Workflowphaseneinrichtung in dieser Übungseinheit und verwenden die vorhandenen Einstellungen für den Workflow Automatisch genehmigt. Vgl. dazu Anhang zur Konfiguration von diesem Workflow.

Abgabe 4: Budgetplanspalten erstellen

Budgetplanspalten sind entweder monitär- oder mengenbasierte Spalten, die im Budgetplan-Dokumentenlayout verwendet werden können. In unserem Beispiel müssen wir eine Spalte für Vorjahres-Istwerte und 12 Spalten für jeden Monat in einem budgetierten Jahr erstellen. Spalten können entweder erstellt werden, indem Sie einfach auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken und die Werte eintragen, oder mithilfe der "Datenentität". In dieser Übungseinheit verwenden wir "Datenentität", um die Werte einzutragen.

4.1. Öffnen Sie in Budgetplanungskonfiguration die Spaltenseite >Einrichten > Budgetplanung >. Klicken Sie auf die Schaltfläche Office in der rechten oberen Ecke das Formulars, und wählen Sie Spalten (ungefiltert) aus

Spalten ungefiltert

4.2. Das System öffnet die Excel-Arbeitsmappe, die zum Ausfüllen der Werten verwendet wird. Bei Aufforderung klicken Sie Bearbeitung aktivieren und dieser App vertrauen

Bearbeitung aktivieren

Anwendungskonfigurationstool dieser App

4.3. Es müssen mehrere Spalten vorhanden sein, um Werte einzugeben. Klicken Sie auf Entwurf im rechten Bereich, um die Spalten im Raster hinzuzufügen:

Gestaltung

4.4. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem kleinen Bleistift neben PlanColumns, um die verfügbaren Spalten zu anzuzeigen, die dem Raster hinzugefügt werden können

Bearbeiten

4.5. Doppelklicken Sie auf jedes verfügbaren Feld, um es zu Ausgewählte Felder hinzuzufügen und klicken Sie auf Aktualisieren

Buchen](./media/screenshot21.png)

4.6. Fügen Sie in der Excel-Tabelle alle Spalten hinzu, die erstellt werden müssen. Verwenden Sie die AutoFill-Funktion in Excel, um die Positionen schnell hinzuzufügen. Stellen Sie sicher, dass die Positionen als Teil der Tabelle hinzugefügt werden (wenn Sie den vertikalen Bildlauf verwenden, sollten Sie die Spaltenüberschriften über dem Raster sehen können)

Autofill

4.7. Kehren Sie zu Finance and Operations zurück und aktualisieren Sie die Seite. Veröffentlichte Werte werden in Finance and Operations angezeigt.

Aktualisieren

Abgabe 5:Budgetplan-Dokumentenlayouts und - vorlagen erstellen

Layout definiert, wie das Raster der Budgetsplan-Dokumentenpositionen aussieht, wenn ein Benutzer das Budgetplandokument öffnet. Es ist auch möglich, das Layout des Budgetplandokuments zu wechseln, um dieselben Daten aus verschiedenen Winkeln anzuzeigen. Jetzt, da sie die Spalten definiert hat, die in unserem Budgetplandokument verwendet werden, muss Julia ein Budgetsplan-Dokumentenlayout erstellen, das der Excel-Tabelle ähnlich sieht, das sie verwendet, um Budgetdaten zu erstellen (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Szenarioüberblick in dieser Übungseinheit)

5.1. Öffnen Sie in Budgetierung> >Einstellungen>Budgetplanung>Budgetplanungskonfiguration die Seite "Layouts". Erstellen Sie ein neues Layout für den Monatsbudgeteintrag:

  • Wählen Sie den MA+BU-Dimensionssatz, um dem Layout Hauptkonten und Unternehmenseinheiten hinzuzufügen.
  • Führen Sie alle Budgetplanspalten auf, die im vorherigen Schritt im Elementabschnitt erstellt wurden. Machen Sie alle Istwerte aus denen des Vorjahres bearbeitbar.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Beschreibungen", um auszuwählen, welche Finanzdimensionen Beschreibungen im Raster anzeigen sollten.

Beschreibungen

Auf Grundlage der Budgetplan-Layoutdefinition können wir eine Excel-Vorlage erstellen, die als alternative Methode zur Bearbeitung der Budgetdaten verwendet werden kann. Da die Excel-Vorlage mit der Budgetplan-Layoutdefinition übereinstimmen muss, sind keine Änderungen am Budgetplanlayout mehr möglich, nachdem Sie die Excel-Vorlage generiert haben. Daher sollte diese Aufgabe erfolgen, nachdem alle Layoutkomponenten definiert sind.

5.2. Für die Layouts, die unter 5,1 erstellt wurden. Schritt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage > generieren. Bestätigen Sie die Warnmeldung. Klicken Sie auf "Vorlage >Ansicht.

Hinweis Stellen Sie sicher, Speichern auszuwählen und den Ort auszuwählen, an dem die Vorlage gespeichert werden soll, um diese zu bearbeiten. Wenn Benutzer Öffnen im Dialogfeld auswählen, ohne Speichern, werden die Änderungen, die in die Datei geleisteten, nicht beibehalten, wenn die Datei geschlossen wird Vorlagenansicht

5.3. <Optionaler Schritt> Ändern Sie die Excel-Vorlage, um sie benutzerfreundlicher zu machen - fügen Sie Addierformeln, Überschriftenfelder, Formatierung usw. hinzu. Speichern Sie die Änderungen, und laden Sie die Datei zum Budgetplanlayout hoch, indem Sie auf Layout> Hochladen klicken

Aufgabe 6: Budgetplanungsprozess erstellen

Julia muss einen neuen Budgetplanungsprozess erstellen und aktivieren, der sämtliche oben genannten Einstellungen kombiniert, um mit der Eingabe von Budgetplänen zu beginnen. Der Budgetplanungsprozess definiert, welche Budgetplanungsorganisationen, Workflows, Layouts und Vorlagen zum Erstellen von Budgetplänen verwendet werden.

6.1. Navigieren Sie zu Budgetierung >Einstellungen> Budgetplanung > Budgetplanungsprozess, und erstellen Sie einen neuen Datensatz.

  • Budgetplanungsprozess – DEMF-Budgetierung GJ2016
  • Budgetzyklus – GJ2016
  • Sachkonto – DEMF
  • Standardkontostruktur – Herstellungs-GuV
  • Organisationshierarchie – wählen Sie die Hierarchie, die am Anfang der Übungseinheit erstellt wurde aus
  • Budgetplanungsworkflow – weisen Sie den Workflow für automatische Zuweisung für die Finanzabteilung aus
  • Wählen Sie in den hasenregeln und - vorlagen für die Budgetplanung für jede Workflow-Budgetplanungsphase aus, ob das Hinzufügen und das Ändern von Positionen zulässig ist und welches Layout standardmäßig verwendet werden soll

Hinweis: Sie können zusätzliche Dokumentlayouts erstellen, und sie zuzuordnen, damit sie in der Budgetplanungs-Workflowphase zur Verfügung stehen, indem Sie auf die Schaltfläche "Alternative Layouts" klicken.

Alternative Layouts

6.2. Wählen Sie Aktionen >Aktivieren aus, um diesen Budgetplanungsworkflow zu aktivieren

Aktivieren

Übung 2: Prozesssimulation

Aufgabe 7: Anfängliche Daten für den Budgetplan aus dem Hauptbuch generieren

7.1. Navigieren Sie zu Budgetierung >Periodisch > Budgetplan aus dem Hauptbuch generieren. Füllen Sie die periodischen Prozessparameter aus, klicken Sie auf die Schaltfläche "Generieren".

Generieren

7.2. Navigieren Sie zu Budgetierung >Budgetpläne, um einen Budgetplan zu finden, der durch den Generate-Prozess erstellt wurde.

Budgetplan

7.3. Öffnen Sie Dokumentdetails, indem Sie den Dokumentnummerhyperlink klicken. Der Budgetplan wird im Layout, das während dieser Übungseinheit erstellt wurde, als definiert angezeigt

Budgetplandokumente anzeigen

Aufgabe 8: Budget des aktuellen Jahres auf Grundlage der Vorjahres-Istwerte erstellen

Zuordnungsmethoden können im Budegetplan verwendet werden, um Informationen für Budgetpläne einfach von einem Szenario zu einem anderen zu kopieren/sie über Perioden zu verteilen/Dimensionen zuweisen. Wir verwenden Zuweisungen, um das Budget des aktuellen Jahres aus den Vorjahres-Istwerten zu erstellen.

8.1. Wählen Sie alle Positionen im Budgetplan-Dokumentenraster, und klicken Sie auf die Schaltfläche Budget zuteilen

Alle Positionen

8.2. Wählen Sie, Zuordnungsmethode Periodenschlüssel, Quelle und Zielszenarien aus und klicken "Zuweisen"

Zuordnen

Die tatsächlichen Beträge das vorherige Jahr werden in das Budget des aktuellen Jahres sowie diese periodenübergreifend mithilfe von Verkaufskurvenperiodenschlüsseln zugewiesen.

Vertriebskurve

Abgabe 9: Das Budgetplandokument mithilfe von Excel anpassen und das Dokument fertig stellen

9.1. Klicken Sie auf die Schaltflächen "Arbeitsblatt", um Dokumentinhalte in Excel zu öffnen

Excel

9.2. Wenn die Excel-Arbeitsmappe geöffnet wird, passen Sie die Nummern im Budgetplandokument an, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen".

Veröffentlichen

9.3. Kehren Sie zum Budgetplandokument in Finance and Operations zurück. Klicken Sie auf Workflow> übermitteln, um das Dokument automatisch zu genehmigen

Automatisch genehmigt

Wenn der Workflow abgeschlossen ist, wird die Budgetplandokumentphase als "Genehmigt" angezeigt. Genehmigt

Anhang

Workflowkonfiguration für automatische Genehmigung

A. Budgetierung > Einrichten > Budgetplan > Budgetworkflow Erstellt einen neuen Workflows mithilfe der Vorlage Budget-Planungsworkflow:

Erstellen eines neuen Workflows.

Dieser Workflow enthält nur eine Aufgabe – Phasenübergangsbudgetplan

Phasenübergang für Budgetplan

Speichern und Aktivieren des Workflows.

B. Navigieren Sie zu Budgetierung > Einrichtung > Budgetplanung> Budgetplanungskonfiguration. In der Phasenregisterkarte erstellen Sie 2 Phasen – Ursprünglich und Übermittelt

Erstmalig und gesendet

C. Navigieren Sie zu Budgetierung > Einrichtung > Budgetplanung> Budgetplanungskonfiguration. Ordnen Sie in der Registerkarte "Workflowphasen" den Workflow "Automatisch genehmigen", der in Schritt A erstellt wurde, den Phasen "Ursprünglich" und "Übermittelt" zu

Budgetierung und Budgetplanung