Überblick über Vorschussinhaber

Artikel
11/13/2023

Ein Vorschussinhaber ist ein Mitarbeitender eines Unternehmens, der für einen von der Organisation bereitgestellten Ausgabenbetrag verantwortlich ist. Nur die Arbeitskraft eines Unternehmens kann Vorschussinhaber sein. Bei einer Beschaffung meldet ein Vorschussinhaber dem Unternehmen die angefallenen Aufwendungen. Das Unternehmen erstattet dem Mitarbeitenden die Ausgaben. Ein Unternehmen kontrolliert einen Saldo für jeden Vorschussinhaber. Benutzende juristischer Personen in Estland, Lettland, Litauen, Polen, der Tschechischen Republik, Ungarn und Russland können bestimmte zum Betrieb gehörende Transaktionen mit den Mitarbeitenden des Unternehmens abbilden, die für den von der Organisation bereitgestellten Ausgabenbetrag verantwortlich sind.

Einen Vorschussinhaber einrichten

Führen Sie die folgenden Aufgaben aus, um einen Vorschussinhaber einzurichten. Führen Sie diese Aufgaben unbedingt in der folgenden Reihenfolge aus.

Vorschussinhabergruppen erstellen.
Mitarbeiterbuchungsprofil einrichten.
Kreditorenparameter einrichten.
Spezifische Zahlungsbedingungen für den Vorschussinhaber erstellen.
Spezifische Zahlungsbedingungen für den Vorschussinhaber erstellen.
Vorschussinhaber erstellen.

Vorschussinhabergruppen

Verwenden Sie die Seite Vorschussinhabergruppen, um eine Vorschussinhabergruppe zu erstellen. Sie können den Namen, die Beschreibung und das Gegenkonto für die Vorschussinhabergruppe angeben.

Mitarbeiterbuchungsprofil

Verwenden Sie die Seite Mitarbeiterbuchungsprofile, um ein Profil für Vorschussinhabertransaktionen zu erstellen. Sie können die folgenden Informationen für das Mitarbeiterbuchungsprofil angeben.

Feld	Description
Buchungsprofil	Geben Sie den Identifikationscode des Buchungsprofils für den Vorschussinhaber ein.
Beschreibung	Geben Sie eine kurze Beschreibung des Buchungsprofils ein.
Gültig für	Wählen Sie eine der folgenden Optionen für die Gruppierungsebene zum Einrichten des Buchungsprofils: Tabelle: Mit dieser Option wird das Buchungsprofil für einen Vorschussinhaber eingerichtet. Sie müssen den Code des Vorschussinhabers im Feld Referenz angeben. Gruppe: Mit dieser Option wird das Buchungsprofil für eine Gruppe von Vorschussinhabern eingerichtet. Sie müssen den Gruppencode im Feld Referenz angeben. Alle: Mit dieser Option wird das Buchungsprofil für alle Vorschussinhaber eingerichtet.
Referenz	Wählen Sie den Vorschussinhabercode aus, falls im Feld Gültig für die Option Tabelle ausgewählt ist, oder wählen Sie die Vorschussinhabergruppe aus, wenn im Feld Gültig für die Option Gruppe ausgewählt ist.
Sammelkonto	Wählen Sie das Zusammenfassungskonto für die Buchung der Transaktionen aus.

Kreditorenparameter

Um die Transaktionen des Vorschussinhabers abzubilden, müssen Sie auf der Seite Kreditorenparameter im Abschnitt Vorschussinhaber die folgenden Felder einrichten.

Feld	Description
Buchungsprofil	Wählen Sie das Standardprofil aus, um Transaktionen für Vorschussinhaber abzuschließen.
Vorschussinhabersortierung	Wenn diese Option ausgewählt ist, werden Vorschussinhaber am Anfang der Liste auf der Seite Vorschussinhaber angezeigt.
Bei offenem Saldo ausgeben	Wenn diese Option ausgewählt ist, darf ein Barvorschuss an einen Vorschussinhaber mit einem offenen positiven Saldo ausgegeben werden.
Saldoabschluss über die Bargeldfeldgruppe: Name	Wählen Sie den Journalcode des Kassenbelegs aus. Dieser Journalcode wird verwendet, um Barauszahlungsbelege und Bargeldrückerstattungsbelege zu erstellen, wenn die Salden eines Vorschussinhabers bar geschlossen werden.
Bargeld	Wählen Sie das Bargeldkonto aus, um die Belege festzulegen, die zum Schließen der Salden für den Vorschussinhaber verwendet werden.
Saldoabschluss über die Bankfeldgruppe: Name	Wählen Sie den Journalcode für Transaktionen aus, um die Salden über eine Bank zu schließen.
Kontoart	Wählen Sie eine Bank aus, um die Salden für einen Vorschussinhaber über eine Bank zu schließen.
Hauptkonto	Wählen Sie einen Bankkontocode aus, um die Salden für einen Vorschussinhaber über eine Bank zu schließen.

Zahlungsbedingungen für Vorschussinhaber

Um eine Bestellung über einen Vorschussinhaber korrekt zu registrieren und zu buchen, müssen Sie eine Zahlungsbedingung verwenden, bei der die Option Von Vorschussinhaber auf True eingestellt ist.

Vorschussinhaber erstellen

Bevor Sie einen Vorschussinhaber erstellen können, müssen Sie Arbeitskräfte eingerichtet haben. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitskraftinformationen eingeben (Aufgabenleitfaden).

Wechseln Sie zu Kreditorenkonten>Vorschussinhaber>Vorschussinhaber.

Schein

Auf der Seite Vorschussinhaber können Sie keine Mitarbeitenden hinzufügen oder löschen. Mitarbeitende müssen zunächst im Modul Personalverwaltung eingerichtet werden. Auf der Seite Mitarbeiterbuchungsprofile können Sie das Mitarbeiterbuchungsprofil einrichten, das zum Buchen der Vorschussinhabersalden verwendet wird.
Wählen Sie einen Mitarbeitenden aus und wählen Sie dann Bearbeiten.
Setzen Sie im Inforegister Allgemein die Option Vorschussinhaber auf Ja, um anzugeben, dass der Mitarbeitende ein Vorschussinhaber ist.
Wählen Sie im Feld Gruppe die Vorschussinhabergruppe aus, zu welcher der Mitarbeitende gehört.
Geben Sie unter Identitätsdokument die Details eines Identitätsdokuments an.
- Serie: Geben Sie die Serie des Dokuments ein, das zur Überprüfung der Identität des Vorschussinhabers verwendet wird.
- Nummer: Geben Sie die Nummer des Dokuments ein, das zur Überprüfung der Identität des Vorschussinhabers verwendet wird.
- Ausstellungsdatum: Wählen Sie das Ausstellungsdatum des Dokuments aus bzw. geben Sie es ein.
- Ausgestellt von: Geben Sie die Daten der Behörde oder Person ein, die das Dokument ausgestellt hat.
Wählen Sie Speichern aus oder schließen Sie die Seite.

Schein

Wenn die Option Vorschussinhabergruppierung auf der Seite Kreditorenparameter auf Ja eingestellt ist, werden Vorschussinhaber oben im Raster auf der Seite Vorschussinhaber angezeigt.

Vorschussinhaber – Abfragen und Berichte

Abfragen zu Vorschussinhaberbuchungen

Wählen Sie, um eine Liste der Transaktionen für einen Vorschussinhaber anzuzeigen, auf der Seite Vorschussinhaber die Option Transaktionen aus. Um Transaktionen für alle Vorschussinhaber anzuzeigen oder eine spezifische Anfrage basierend auf den Transaktionen der Vorschussinhaber zu erstellen, gehen Sie zu Kreditorenkonten>Anfragen und Berichte>Vorschussinhaber – Abfragen und Berichte>Transaktionen. Wählen Sie Beleg aus, um die Seite Belegbuchungen zu öffnen.

Anfrage zum Vorschussinhabersaldo

Um den Saldo eines Vorschussinhabers anzuzeigen, verwenden Sie die Seite Vorschussinhaber. Um die Salden für alle Vorschussinhaber anzuzeigen oder eine spezifische Anfrage basierend auf den Konten der Vorschussinhaber zu erstellen, gehen Sie auf Kreditorenkonten>Anfragen und Berichte>Vorschussinhaber – Abfragen und Berichte>Saldo.

Bericht 'Vorschussinhabersaldo'

Um einen Bericht basierend auf den Informationen über den Saldo des Vorschussinhabers in der Vorschau anzuzeigen oder auszudrucken, gehen Sie auf Kreditorenkonten>Anfragen und Berichte>Vorschussinhaber – Abfragen und Berichte>Bericht „Vorschussinhabersaldo“.

Bericht 'Vorschussinhaberbuchungen'

Um einen Bericht basierend auf den Informationen über Transaktionen des Vorschussinhabers in der Vorschau anzuzeigen oder auszudrucken, gehen Sie auf Kreditorenkonten>Anfragen und Berichte>Vorschussinhaber – Abfragen und Berichte>Bericht „Vorschussinhabertransaktionen“.

Vorauszahlungstransaktionen

Transaktionen für Arbeitskräfte, die Vorschussinhaber sind, können mithilfe von Vorschussinhaberkonten gebucht werden. Die für jeden Vorschussinhaber angegebene Arbeitskraftkennung kann zur Verfolgung aller Vorschussinhabertransaktionen verwendet werden. Diese Nummer wird als Kontonummer für Vorschussinhabertransaktionen auf den Seiten Allgemeine Journale und Vorschussinhabertransaktionen abgerufen.

Eine Bestellung mit Angaben zum Vorschussinhaber erstellen und buchen

Weitere allgemeine Informationen über Bestellungen finden Sie unter Übersicht über Bestellungen. Wenn eine Kreditorenrechnung erstellt und mit Angaben zum Vorschussinhaber gebucht wird, werden die Salden des Vorschussinhabers auf das Mitarbeitersaldokonto und nicht auf das Kreditorensaldokonto gebucht. Gehen Sie wie folgt vor, um einer Bestellung Angaben zum Vorschussinhaber hinzuzufügen:

Wählen Sie im Feld Zahlungsbedingungen im Abschnitt Preis und Rabatt die Zahlungsbedingung aus. Weitere Informationen zu Zahlungsbedingungen finden Sie unter Kreditorenzahlungsbedingungen definieren.
Wählen Sie eine Zahlungsbedingung aus, bei der auf der Seite Zahlungsbedingungen die Option Vom Vorschussinhaber ausgewählt ist.
Wählen Sie im Inforegister Preis und Rabatt im Feld Vorschussinhaber den Vorschussinhaber für die Bestellung aus.

Bei der Buchung einer Bestellung werden zwei Kreditorentransaktionen mit gegensätzlichen Beträgen und eine Vorschussinhabertransaktion erstellt. Ohne Angaben zum Vorschussinhaber wird nur eine Kreditorentransaktion erstellt.

Vorschussinhabersalden über die Bank ausgleichen

Wenn Sie Vorschussinhabersalden über die Bank ausgleichen, werden Journaleinträge zum Schließen der Salden der Vorschussinhaber im Hauptbuch erstellt. Sie können den Code für das Journal und die Bank im Abschnitt Vorschussinhaber auf der Seite Kreditorenparameter einrichten.

Um einen Vorschussinhabersaldo über die Bank zu schließen, gehen Sie zu Kreditorenkonten>Vorschussinhaber>Vorschussinhaber.
Wählen Sie im Aktionsbereich Saldo>Über Bank schließen aus.

Geben Sie auf der Seite Über Bank schließen die folgenden Informationen ein.

Feld	Description
Zahlungsdatum	Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlung gebucht werden sollte.
Umzubuchender Betrag	Geben Sie beim Schließen den Saldobetrag ein. Standardmäßig wird der Betrag angezeigt, der im Feld Betrag auf der Seite Saldo angezeigt wird.
Automatisch	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch, um automatisch ein Journal zu erstellen und zu buchen, das auf der Seite Kreditorenparameter voreingestellt ist.

Vorschussinhabersalden über Bargeld ausgleichen

Wenn Sie Vorschussinhabersalden über Bargeld ausgleichen, werden Journaleinträge zum Schließen der Salden der Vorschussinhaber in einer Belegerfassung erstellt. Sie können den Code für das Journal und Bargeld in der Registerkarte Vorschussinhaber auf der Seite Kreditorenparameter einrichten.

Um einen Vorschussinhabersaldo über Bargeld zu schließen, gehen Sie zu Kreditorenkonten>Vorschussinhaber>Vorschussinhaber.
Wählen Sie im Aktionsbereich Saldo>Über Bargeld schließen aus.

Geben Sie auf der Seite Über Bargeld schließen die folgenden Informationen ein.

Feld	Description
Zahlungsdatum	Geben Sie das Datum ein, an dem die Zahlung gebucht werden sollte.
Umzubuchender Betrag	Geben Sie beim Schließen den Saldobetrag ein. Standardmäßig wird der Betrag angezeigt, der im Feld Betrag auf der Seite Saldo angezeigt wird.
Automatisch	Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch, um automatisch ein Journal zu erstellen und zu buchen, das auf der Seite Kreditorenparameter voreingestellt ist.

Wenn nach der Verarbeitung der Belegerfassung der Betrag im Feld Umzubuchender Betrag negativ war, wird beim Schließen der Salden ein Barauszahlungsbeleg für den Vorschussinhaber erstellt. Wenn der Betrag im Feld Umzubuchender Betrag positiv war, wird ein Rückerstattungsbeleg generiert.