Einrichten von Genehmigungen für Finanzerfassungen
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In einigen Organisationen müssen Erfassungen von einem Benutzer genehmigt werden, bei dem es sich nicht um die Person handelt, von der die Erfassungsdaten eingegeben wurden. Für Finanzerfassungen stehen zwei Arten von Genehmigungen zur Verfügung: manuell und Workflow. Basierend auf den Journalen können Sie festlegen, ob eine manuelle Genehmigung, eine Genehmigung per Workflow oder keine Genehmigung erforderlich sein soll. Für ein Journal können nicht gleichzeitig das manuelle Genehmigungssystem und das workflowgestützte Genehmigungssystem verwendet werden.
Bei Verwendung der manuellen Genehmigung muss durch den Benutzer, von dem die Daten eingegeben werden, eine Fertigmeldung für die Erfassung erstellt werden. Daraufhin muss die Erfassung von einem autorisierten Benutzer im entsprechenden Formular vom Typ Journal genehmigt werden, damit die Erfassung gebucht werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigen einer Erfassung.
Bei Verwendung der Erfassungsgenehmigung per Workflow wird die Erfassung durch den Benutzer, von dem Buchungen in die Erfassung eingegeben wurden, zur Genehmigung an den Workflow gesendet. Im Workflow werden die entsprechenden Genehmigungen, Aufgaben und benutzerdefinierten Benachrichtigungen erstellt und gemäß den Einstellungen des Workflows den jeweiligen Benutzern und Rollen zugewiesen. Die Genehmigungsworkflows für Finanzerfassungen dienen zum Automatisieren des Genehmigungsprozesses und ermöglichen es Benutzern mit Genehmigungsrechten, eine Genehmigung direkt mittels einer Genehmigungsaufgabe vorzunehmen, ohne dazu auf die eigentliche Erfassung zuzugreifen. Weitere Informationen finden Sie unter Übermitteln eines Dokuments sowie unter Prüfen eines zur Genehmigung zugewiesenen Dokuments.
Einige Schaltflächen in den Formularen Journal und Alle Journale sind nicht verfügbar, wenn eine Erfassung zur Erfassungsgenehmigung per Workflow übermittelt wurde. Wenn die Erfassung genehmigt wurde, sind die Optionen unter der Schaltfläche Buchen verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder des Formulars nicht verfügbar sind. Durch die Bearbeitung von Positionen in einer genehmigten Erfassung wird der Workflowstatus zurückgesetzt, und die Optionen unter der Schaltfläche Buchen sind nicht verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder wieder verfügbar sind. Nach Vornehmen der Änderungen muss die Erfassung erneut zur Genehmigung übermittelt werden.
Einrichten der manuellen Erfassungsgenehmigung
Das Genehmigungssystem wird vom zuständigen Benutzer für alle Erfassungen eingerichtet, bei denen eine Genehmigung erforderlich ist. Die manuelle Erfassungsgenehmigung steht für alle Erfassungen in Microsoft Dynamics AX zur Verfügung.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Erfassungen > Journale.
Wählen Sie im linken Bereich die Erfassung aus, für die das Genehmigungssystem verwendet werden soll (beispielsweise eine Erfassung mit dem Erfassungstyp Täglich).
Aktivieren Sie in der Feldgruppe Genehmigung das Kontrollkästchen Aktiv, und wählen Sie anschließend im Feld Genehmigen eine Benutzergruppe aus. Dadurch können die Erfassungen durch die Benutzer, die dieser Benutzergruppe angehören, manuell genehmigt werden.
Einrichten der Erfassungsgenehmigung per Workflow
Das Genehmigungssystem wird vom zuständigen Benutzer für alle Erfassungen eingerichtet, bei denen eine Genehmigung erforderlich ist. Die workflowgestützte Erfassungsgenehmigung ist ausschließlich für ausgewählte Finanzerfassungen verfügbar. Vergewissern Sie sich zu Beginn, dass die Workflows für die Erfassungstypen eingerichtet wurden, für die die workflowgestützte Genehmigung verwendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Kreditorenworkflows, Einrichten von Debitorenworkflows, Einrichten von Anlagenworkflows sowie unter Einrichten von Hauptbuchworkflows.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Erfassungen > Journale.
Wählen Sie im linken Bereich die Erfassung aus, für die das Genehmigungssystem verwendet werden soll (beispielsweise eine Erfassung mit dem Erfassungstyp Täglich).
Aktivieren Sie in der Feldgruppe Genehmigungsworkflow das Kontrollkästchen Genehmigungsworkflow, und wählen Sie anschließend im Feld Workflow einen für den Erfassungstyp eingerichteten Workflow aus.