Websitepostfächer in Exchange Server

E-Mails und Dokumente werden herkömmlicherweise in zwei voneinander getrennten Datenrepositorys gespeichert. Die meisten Organisationen arbeiten über beide Medien zusammen. Die Herausforderung liegt darin, dass auf E-Mails und Dokumente mit unterschiedlichen Clients zugegriffen wird. Dies reduziert üblicherweise sowohl die Benutzerfreundlichkeit als auch die Benutzerproduktivität.

Das Websitepostfach, das in Exchange 2013 eingeführt wurde, ist eine Lösung für dieses Problem. Websitepostfächer verbessern die Zusammenarbeit und Benutzerproduktivität, indem sie den Zugriff auf Microsoft SharePoint Dokumente und Exchange E-Mails über die gleiche Clientschnittstelle ermöglichen. Ein Websitepostfach besteht funktional aus SharePoint Websitemitgliedschaft (Besitzer und Mitglieder), gemeinsamem Speicher über ein Exchange 2016- oder Exchange 2019-Postfach für E-Mail-Nachrichten und einer SharePoint-Website für Dokumente sowie einer Verwaltungsschnittstelle, die bereitstellungs- und lebenszyklusbezogene Anforderungen erfüllt.

Websitepostfächer erfordern Exchange 2016 oder höher und SharePoint Server 2013 oder höher. Weitere Informationen zum Konfigurieren Ihrer Exchange Server Organisation für die Zusammenarbeit mit Ihrer SharePoint Organisation finden Sie in den folgenden Themen:

Weitere Informationen zu Features für die Zusammenarbeit in Exchange Server finden Sie unter Zusammenarbeit.

Wie funktionieren Websitepostfächer?

Wenn ein Mitglied einer Projektgruppe E-Mails oder Dokumente im Websitepostfach speichert, kann jedes andere Mitglied der Projektgruppe auf diese Inhalte zugreifen. Websitepostfächer sind in Outlook 2013 und höher sichtbar und ermöglichen Benutzern den einfachen Zugriff auf E-Mails und Dokumente zu den Projekten, die sie bearbeiten. Außerdem kann auf diese Inhalte direkt über die SharePoint-Website zugegriffen werden. In Websitepostfächern wird der Inhalt an der richtigen Stelle gespeichert. Exchange speichert die E-Mail, sodass Benutzer dieselbe Nachrichtenansicht für E-Mail-Unterhaltungen angezeigt wird, die sie tagtäglich für ihre eigenen Postfächer verwenden. SharePoint speichert die Dokumente und ermöglicht eine gemeinsame Dokumenterstellung sowie Versionsverwaltung. Exchange synchronisiert genügend Metadaten aus SharePoint, um die Dokumentansicht in Outlook zu erstellen (z. B. Dokumenttitel, Datum der letzten Änderung, Autor der letzten Änderung, Größe).

Speicher- und Verwendungsdiagramm für Websitepostfächer.

Bereitstellungsrichtlinien für Websitepostfächer

Mithilfe des Cmdlets SiteMailboxProvisioningPolicy in der Exchange-Verwaltungsshell können Kontingente für Websitepostfächer festgelegt werden. Die Bereitstellungsrichtlinien für Websitepostfächer gelten für nur E-Mails, die an das Websitepostfach und von dem Websitepostfach gesendet werden, sowie für die Größe des Websitepostfachs auf dem Exchange-Server. Die Einstellungen für das Dokumentrepository werden in SharePoint konfiguriert. Wenngleich Sie mithilfe des Cmdlets New-SiteMailboxProvisioningPolicy mehrere Bereitstellungsrichtlinien für Websitepostfächer erstellen können, wird nur die standardmäßige Bereitstellungsrichtlinie auf alle Websitepostfächer angewendet. Sie können nicht mehrere Richtlinien in Ihrem Unternehmen anwenden. Mithilfe von Bereitstellungsrichtlinien können Sie die folgenden Kontingente festlegen:

Kontingent Beschreibung Standardeinstellung
IssueWarningQuota Der Parameter IssueWarningQuota gibt die Größe des Websitepostfachs an, das eine Warnmeldung an das Websitepostfach auslöst. 4,5 GB
MaxReceiveSize Der Parameter MaxReceiveSize gibt die maximale Größe von E-Mail-Nachrichten an, die vom Websitepostfach empfangen werden können. 36 MB
ProhibitSendReceiveQuota Der Parameter ProhibitSendReceiveQuota gibt die Größe an, in der das Websitepostfach keine Nachrichten mehr senden oder empfangen kann. 5 GB

Weitere Informationen dazu, wie Sie die Bereitstellungsrichtlinien für ein Websitepostfach konfigurieren, finden Sie unter Verwalten von Bereitstellungsrichtlinien für Websitepostfächer.

Lebenszyklusrichtlinien und Aufbewahrung

Der Lebenszyklus eines Websitepostfachs wird über SharePoint verwaltet. Über diese SharePoint-Website sollten Sie alle Aufgaben in Bezug auf Websitepostfächer verwalten, wie z. B. die Erstellung und Entfernung eines Websitepostfachs. Darüber hinaus können Sie in der SharePoint-Website eine Lebenszyklusrichtlinie erstellen, um den Lebenszyklus eines Websitepostfachs zu verwalten. Sie können z. B. in SharePoint eine Lebenszyklusrichtlinie erstellen, die alle Websitepostfächer automatisch nach 6 Monaten schließt. Wenn ein Benutzer ein solches Websitepostfach weiterhin nutzen möchten, kann er das Postfach über SharePoint erneut aktivieren. Es empfiehlt sich, die Lebenszyklusanwendung in der Farm zu verwenden. Durch manuelles Löschen aktiver Websitepostfächer aus Exchange entstehen verwaiste Websitepostfächer.

Wenn eine Lebenszyklusanwendung in SharePoint ein Websitepostfach schließt, wird dieses Postfach so lange im geschlossenen Status beibehalten, wie in der Lebenszyklusrichtlinie angegeben. Das Postfach kann dann von einem Endbenutzer oder von einem Administrator von SharePoint reaktiviert werden. Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums wird dem Namen des Exchange-Websitepostfachs, das in der Postfachdatenbank gespeichert ist, die Zeichenfolge MDEL: vorangestellt: um anzugeben, dass es zum Löschen markiert wurde. Sie müssen diese Websitepostfächer manuell aus der Postfachdatenbank entfernen, um den Speicherplatz und den Aliasnamen freizugeben. Wenn Sie keine SharePoint-Lebenszyklusrichtlinie eingerichtet haben, können Sie nicht bestimmen, welche Websitepostfächer zum Löschen markiert sind. Sofern das Websitepostfach nicht durch einen Administrator entfernt wurde, lässt sich der Postfachinhalt weiterhin wiederherstellen.

Mit folgendem Befehl können Sie nach Websitepostfächern suchen, die zum Löschen markiert wurden, und diese entfernen.

Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Websitepostfächer unterstützen keine Aufbewahrung auf Elementebene. Die Aufbewahrung für Websitepostfächer funktioniert auf Projektebene, wenn also das gesamte Websitepostfach gelöscht wird, werden auch die aufbewahrten Elemente gelöscht.

Compliance

Wenn Sie die eDiscovery-Konsole in SharePoint verwenden, können Sie Websitepostfächer in die Compliance-eDiscovery einschließen und Schlüsselwortsuchläufe in Benutzer- oder Websitepostfächern durchführen. Darüber hinaus können Sie ein Websitepostfach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterwerfen. Weitere Informationen finden Sie unter In-Situ-eDiscovery in Exchange Server.

Sichern und Wiederherstellen

Für die Sicherung und Wiederherstellung der auf dem Postfachserver gespeicherten Exchange-Websitepostfächer werden die gleichen Sicherungs- und Wiederherstellungsmethoden verwendet wie für alle Exchange-Postfächer. Weitere Informationen finden Sie unter Datenbankverfügbarkeitsgruppen.

Für SharePoint Dokumente sollten Sie das Sichern und Wiederherstellen an derselben Stelle ausführen. Wenn Sie Ihre SharePoint Inhalte auf dieselben URLs wiederherstellen, funktioniert das Websitepostfach weiterhin, und es ist keine weitere Konfiguration erforderlich. Wenn Sie eine andere URL wiederherstellen, müssen Sie das Cmdlet "Set-SiteMailbox" ausführen, um die SharePointURL-Eigenschaft zu aktualisieren. Es empfiehlt sich, SharePoint nicht in einer neuen Gesamtstruktur wiederherzustellen.