Moderierter Empfänger in Exchange Online

Manchmal ist es sinnvoll, eine Nachricht von einer zweiten Person überprüfen zu lassen (Vier-Augen-Prinzip), bevor sie zugestellt wird. Als Exchange Online-Administrator können Sie dies einrichten. Das Anfordern einer Genehmigung vor der Übermittlung einer Nachricht wird als Moderation bezeichnet, und die genehmigende Person der Nachricht wird als Moderator bezeichnet.

Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, den nachrichtenfluss in Exchange Online zu moderieren:

  • Fordern Sie die Genehmigung eines Moderators für Nachrichten an, die an einen bestimmten Empfänger gesendet werden: Sie können Gruppen für die Moderation im Exchange Admin Center (EAC) konfigurieren. Für andere Empfängertypen müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden. Anweisungen finden Sie unter Konfigurieren moderierter Empfänger in Exchange Online

  • Genehmigung für Nachrichten erforderlich, die bestimmten Kriterien entsprechen: Sie verwenden Nachrichtenflussregeln (auch als Transportregel bezeichnet), um die Nachrichtenkriterien (z. B. Nachrichteninhalt, Nachrichtensender oder Nachrichtenempfänger) anzugeben und anzugeben, wer die Nachricht für die Zustellung genehmigen muss (was mehrere Genehmigungsebenen umfassen kann). Anweisungen finden Sie unter Verwenden von Nachrichtenflussregeln für Nachrichtengenehmigungsszenarien in Exchange Online.

Der Rest dieses Artikels beschreibt die Funktionsweise der Moderation in Exchange Online.

Funktionsweise des Nachrichtengenehmigungsprozesses

Wenn Sie eine Nachricht an einen moderierten Empfänger in Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) senden, werden Sie benachrichtigt, dass Ihre Nachricht möglicherweise verzögert wird, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

Meldung mit Benachrichtigung zur Nachrichtengenehmigung.

Der Moderator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um die Zustellung der Nachricht zu genehmigen oder abzulehnen. Der Text der Benachrichtigung enthält Schaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen der Nachricht, und die Anlage enthält die ursprüngliche zu überprüfende Nachricht.

Genehmigungsanforderungsnachricht, einschließlich Anlage.

Eine Nachricht, die auf die Genehmigung wartet, wird vorübergehend in einem Systempostfach gespeichert, das als Vermittlungspostfach bezeichnet wird. Die ursprüngliche Nachricht wird im Vermittlungspostfach gespeichert, bis ein Moderator eine Aktion für die Nachricht ausführt. Der Moderator kann eine der folgenden Aktionen ausführen:

  • Genehmigen: Die Nachricht wird an die ursprünglichen vorgesehenen Empfänger gesendet. Der ursprüngliche Absender wird nicht benachrichtigt.

  • Ablehnen: Eine Ablehnungsnachricht wird an den Absender gesendet. Der Moderator kann eine Erklärung hinzufügen, wie im folgenden Screenshot dargestellt:

    Ablehnungshinweis mit Kommentaren des Moderators.

  • Ignorieren oder Löschen der Genehmigungsnachricht Eine Ablaufnachricht wird an den Absender gesendet. In Exchange Online läuft die Genehmigungsanforderung nach zwei Tagen ab.

    Hinweis

    Die Verarbeitung abgelaufener moderierter Nachrichten wird alle sieben Tage ausgeführt. Dies bedeutet, dass eine moderierte Nachricht in einem Zeitraum von zwei bis neun Tagen jederzeit ablaufen kann.

Der Nachrichtenfluss und das Ergebnis der Aktionen eines Moderators werden im folgenden Diagramm beschrieben:

Workflow mit Optionen zum Genehmigen einer Nachricht.

Häufig gestellte Fragen zu moderierten Empfängern

F: Was ist der Unterschied zwischen einem Gruppenmoderator und einem Gruppenbesitzer?

A: Der Besitzer einer Verteilergruppe ist für die Verwaltung der Mitgliedschaft der Gruppe verantwortlich. Beispielsweise kann ein IT-Administrator der Besitzer der Verteilergruppe "Alle Mitarbeiter" sein, aber der Personalleiter kann als Moderator eingerichtet sein, der für die Genehmigung von Nachrichten zuständig ist, die an die Gruppe gesendet werden.

Außerdem müssen Nachrichten, die der Besitzer an die Verteilergruppe sendet, nicht von einem Moderator genehmigt werden.

F: Was geschieht, wenn der Moderator eine Nachricht an die Verteilergruppe sendet?

A: Die Nachricht wird direkt an die Gruppe geleitet, wobei der Genehmigungsprozess umgangen wird.

F: Was geschieht, wenn nur eine Teilmenge der Empfänger genehmigt werden muss?

A: Stellen Sie sich eine Nachricht vor, die an 12 Empfänger gesendet wird, von denen einer eine moderierte Verteilergruppe ist. Die Nachricht wird automatisch in zwei Kopien aufgeteilt. Eine Nachricht wird sofort an die 11 Empfänger gesendet, für die keine Genehmigung erforderlich ist, während die zweite Nachricht an den Genehmigungsvorgang für die moderierte Verteilergruppe übermittelt wird.

Ist eine Nachricht für mehrere moderierte Empfänger vorgesehen, wird automatisch eine separate Kopie der Nachricht für jeden moderierten Empfänger erstellt, und jede Kopie durchläuft den entsprechenden Genehmigungsvorgang.

F: Was geschieht, wenn eine Verteilergruppe moderierte Empfänger enthält, für die eine Genehmigung erforderlich ist?

Antwort: Eine Verteilergruppe kann moderierte Empfänger enthalten, die ebenfalls genehmigt werden müssen. In diesem Fall wird nach der Genehmigung der Nachricht an die Verteilergruppe ein separater Genehmigungsvorgang für jeden moderierten Empfänger durchgeführt, der Mitglied der Verteilergruppe ist. Sie können jedoch auch die automatische Genehmigung für die Mitglieder der Verteilergruppe im Anschluss an die Genehmigung der Nachricht an die moderierte Verteilergruppe aktivieren. Dazu verwenden Sie den Parameter BypassNestedModerationEnabled im Cmdlet "Set-DistributionGroup".

F: Unterscheidet sich dieser Prozess, wenn wir über eigene Exchange Server verfügen?

A: Standardmäßig wird für jede lokale Exchange Organisation ein Vermittlungspostfach verwendet. Wenn Sie über eigene Exchange-Server verfügen und weitere Vermittlungspostfächer für den Lastenausgleich benötigen, befolgen Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Vermittlungspostfächern in "Neuzuweisen" und entfernen Sie Vermittlungspostfächer, die für moderierte Empfänger verwendet werden. Vermittlungspostfächer sind Systempostfächer, für die keine Exchange-Lizenz erforderlich ist.