In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren

Wichtig

  • Informationen zu Exchange Sicherheits- und Compliancefeatures finden Sie im Microsoft 365 Security Center und im Microsoft 365 Compliance Center. Sie sind im neuen Exchange Admin Centernicht mehr verfügbar.
  • Da wir weiterhin auf unterschiedliche Weise in die Aufbewahrung von Postfachinhalten investieren, kündigen wir die Einstellung von In-Place Haltebereichen im Exchange Admin Center (EAC) in Exchange Online an. Ab dem 1. Juli 2020 können Sie keine neuen In-Place-Haltebereiche erstellen. Sie können jedoch weiterhin In-Place Haltebereiche im EAC oder mithilfe des Cmdlets "Set-MailboxSearch" in Exchange Online PowerShell verwalten. Ab dem 1. Oktober 2020 können Sie jedoch In-Place Haltebereiche nicht mehr verwalten. Sie können sie nur im Exchange-Verwaltungskonsole (EAC) oder mithilfe des Cmdlets "Remove-MailboxSearch" entfernen. Die Verwendung von In-Place Haltebereichen in Exchange Server und Exchange Hybridbereitstellungen wird weiterhin unterstützt. Sie können postfächer auch weiterhin in die Beweissicherung für juristische Zwecke setzen. Weitere Informationen zum Ausmustern von In-Place Haltebereichen in Exchange Online finden Sie unter "Ausmustern von eDiscovery-Tools der Vorversion".

Wenn Rechtsstreitigkeiten zu erwarten sind, sind Organisationen dazu verpflichtet, die für den Fall relevanten elektronisch gespeicherten Informationen einschließlich E-Mail aufzubewahren. Diese Erwartung ist häufig vorhanden, bevor die Details des Falls bekannt werden, und die Menge der aufzubewahrenden Daten ist häufig groß. Organisationen müssen möglicherweise alle E-Mails im Zusammenhang mit einem bestimmten Artikel oder alle E-Mails für bestimmte Personen aufbewahren. Abhängig von den eDiscovery-Verfahren der jeweiligen Organisation können folgende Maßnahmen zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet werden:

  • Endbenutzer werden gebeten, E-Mails aufzubewahren und keine Nachrichten zu löschen. Allerdings können Benutzer E-Mails dennoch bewusst oder versehentlich löschen.

  • Automatische Löschmechanismen wie Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) können angehalten werden. Dies kann dazu führen, dass große Mengen an E-Mails das Benutzerpostfach füllen und so die Produktivität des Benutzers beeinträchtigen. Durch das Anhalten des automatischen Löschvorgangs kann außerdem nicht verhindert werden, dass die Benutzer E-Mails manuell löschen.

  • Einige Organisationen kopieren oder verschieben E-Mails in ein Archiv, um sicherzustellen, dass sie nicht gelöscht, verändert oder manipuliert werden. Dies erhöht die Kosten aufgrund des manuellen Aufwands, der zum Kopieren oder Verschieben von Nachrichten in ein Archiv erforderlich ist, oder von Produkten von Drittanbietern, die zum Sammeln und Speichern von E-Mails außerhalb Exchange verwendet werden.

Fehler bei der Aufbewahrung von E-Mails können für eine Organisation rechtliche und finanzielle Folgen haben, beispielsweise die Prüfung der Aufbewahrungs- und Offenlegungsverfahren für Datensätze in der Organisation, nachteilige Gerichtsurteile, Strafmaßnahmen oder Bußgelder.

Sie können In-Place Aufbewahrung oder Beweissicherung verwenden, um die folgenden Ziele zu erreichen:

  • Platzieren von Benutzerpostfächern in Archiven und Beibehalten von Postfachelementen in unveränderbarer Form

  • Postfachelemente, die von Benutzern gelöscht wurden, oder automatische Löschvorgänge wie MRM beibehalten.

  • Verwenden Sie abfragebasierte In-Place Aufbewahrung, um elemente zu suchen und beizubehalten, die den angegebenen Kriterien entsprechen.

  • Beibehalten von Elementen auf unbestimmte Zeit oder über einen bestimmten Zeitraum

  • Platzieren von Benutzerpostfächern in verschiedenen Archiven für verschiedene Fälle oder Untersuchungen

  • Das Halten für den Benutzer transparent halten, ohne MRM anhalten zu müssen

  • Aktivieren Sie In-Place eDiscovery-Suchvorgänge von Elementen, die in der Warteschleife platziert wurden.

Szenarien mit In-Place Haltebereich

In früheren Versionen von Exchange besteht der Begriff "gesetzliche Aufbewahrungspflicht" darin, alle Postfachdaten für einen Benutzer auf unbestimmte Zeit oder bis zum Entfernen der Aufbewahrung aufzubewahren. In Exchange Online enthält In-Place Haltebereich ein neues Modell, mit dem Sie die folgenden Parameter angeben können:

  • Aufbewahrung: Sie können angeben, welche Elemente aufbewahrt werden sollen, indem Sie Abfrageparameter wie Schlüsselwörter, Absender und Empfänger, Start- und Enddaten sowie die Nachrichtentypen wie E-Mail-Nachrichten oder Kalenderelemente angeben, die Sie in die Warteschleife setzen möchten.

  • Dauer der Aufbewahrung: Sie können eine Aufbewahrungsdauer für Elemente angeben.

Mit diesem neuen Modell können Sie mit In-Place Haltebereich granulare Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um Postfachelemente in den folgenden Szenarien beizubehalten:

  • Aufbewahrung auf unbestimmte Zeit: Das Szenario für die aufbewahrung für unbestimmte Zeit ähnelt dem Beweissicherungsverfahren. Postfachelemente sollen beibehalten werden, damit Sie eDiscovery-Anforderungen erfüllen können. Während des Zeitraums des Rechtsstreitigkeitens oder der Untersuchung werden Elemente nie gelöscht. Die Dauer ist im Voraus nicht bekannt, daher ist kein Enddatum konfiguriert. Um alle E-Mail-Elemente unbegrenzt zu speichern, geben Sie beim Erstellen eines In-Place Haltebereichs keine Abfrageparameter oder eine Dauer an.

    Wichtig

    Wenn ein Postfach auf unbestimmte Zeit aufbewahrt wird, bedeutet dies, dass E-Mail-Elemente, die die Aufbewahrungsanforderungen erfüllen, nie aus dem Postfach entfernt werden. Dies kann dazu führen, dass das Postfach das Kontingent für wiederherstellbare Elementeüberschreitet, wodurch das Postfach unbrauchbar wird. Microsoft empfiehlt die Aktivierung eines Archivs für das Postfach sowie die Funktion zum automatischen Erweitern des Archivs. Weitere Informationen finden Sie unter "Haltebereiche und Postfachkontingente".

  • Abfragebasiertes Anhalten: Wenn Ihre Organisation Elemente basierend auf angegebenen Abfrageparametern aufbewahrt, können Sie ein abfragebasiertes In-Place Hold verwenden. Sie können Abfrageparameter wie Schlüsselwörter, Start- und Enddaten, Absender- und Empfängeradressen sowie Nachrichtentypen angeben. Nach dem Erstellen eines abfragebasierten In-Situ-Speichers werden alle vorhandenen und zukünftig erstellten Postfachelemente, die der Abfrage entsprechen, beibehalten (einschließlich der Nachrichten, die nach einem in der Abfrage angegebenen Datum empfangen werden).

    Wichtig

    Elemente, die als nicht durchsuchbar gekennzeichnet sind, in der Regel aufgrund eines Fehlers beim Indizieren einer Anlage, werden ebenfalls beibehalten, da nicht bestimmt werden kann, ob sie Abfrageparametern entsprechen. Weitere Informationen zu teilweise indizierten Elementen finden Sie unter teilweise indizierte Elemente in der Inhaltssuche.

  • Zeitbasiertes Sperren: Sowohl In-Place Als auch die Aufbewahrung für juristische Zwecke ermöglichen es Ihnen, eine Dauer anzugeben, für die Elemente aufbewahrt werden sollen. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde.

    Wenn Ihre Organisation erfordert, dass alle Postfachelemente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, z. B. 7 Jahre, können Sie eine zeitbasierte Aufbewahrung erstellen, sodass elemente im Haltebereich für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Angenommen, ein Postfach, für das eine zeitbasierte In-Place Aufbewahrungspflicht gilt und für das ein Aufbewahrungszeitraum von 365 Tagen festgelegt ist. Wenn ein Element in diesem Postfach nach 300 Tagen ab dem Empfangsdatum gelöscht wird, wird es für weitere 65 Tage aufbewahrt, bevor es endgültig gelöscht wird. Sie können eine zeitbasierte In-Place Aufbewahrung zusammen mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um sicherzustellen, dass Elemente für die angegebene Dauer beibehalten und nach diesem Zeitraum dauerhaft entfernt werden.

Sie können In-Situ-Speicher dazu verwenden, Benutzerpostfächer in mehreren Speichern zu platzieren. Wenn ein Benutzer in mehreren In-Situ-Speichern platziert wird, werden die Suchabfragen von einem abfragebasierten Archiv kombiniert (mit OR -Operatoren). In diesem Fall beträgt die maximale Anzahl von Stichwörtern in allen abfragebasierten Archiven für ein Postfach 500. Bei mehr als 500 Stichwörtern werden sämtliche Inhalte des Postfachs archiviert (nicht bloß die Inhalte, die mit den Suchkriterien übereinstimmen). Alle Inhalte werden archiviert, bis die Gesamtzahl von Stichwörtern auf 500 oder weniger verringert wird.

In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren

Das Beweissicherungsverfahren verwendet die LitigationHoldEnabled-Eigenschaft eines Postfachs, um Postfachinhalte in die Warteschleife zu setzen. Während In-Place Haltebereich eine granulare Aufbewahrungsfunktion basierend auf Abfrageparametern und die Möglichkeit, mehrere Haltebereiche zu platzieren, bietet ihnen die Beweissicherung nur die Möglichkeit, alle Elemente in den Haltebereich zu setzen. Sie können auch einen Zeitraum angeben, in dem Elemente aufbewahrt werden sollen, wenn ein Postfach in die Beweissicherung für juristische Zwecke versetzt wird. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Wenn keine Dauer festgelegt ist, werden die Elemente entweder unbegrenzt aufbewahrt oder bis die Aufbewahrung entfernt wird.

Wenn ein Postfach gleichzeitig in einem oder mehreren In-Place und einem Beweissicherungsverfahren (ohne Dauer) platziert wird, werden alle Elemente unbegrenzt oder bis zum Entfernen der Aufbewahrungszeiträume aufbewahrt. Wenn Sie die Beweissicherung für juristische Zwecke entfernen und der Benutzer weiterhin in einem oder mehreren In-Place Haltebereichen platziert wird, werden Elemente, die den Kriterien für In-Place Aufbewahrung entsprechen, für den in den Aufbewahrungseinstellungen angegebenen Zeitraum aufbewahrt.

Hinweis

Wenn Sie ein Postfach in In-Place Aufbewahrungs- oder Beweissicherungsverfahren setzen, wird die Aufbewahrung sowohl für das primäre als auch für das Archivpostfach aktiviert. Wenn Sie ein lokales primäres Postfach in einer Exchange Hybridbereitstellung in den Haltebereich setzen, wird das cloudbasierte Archivpostfach (sofern aktiviert) ebenfalls in die Warteschleife eingecheckt.

Platzieren eines Postfachs in In-Place Haltebereich

Autorisierte Benutzer, die der Rollengruppe für die rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) für die Discoveryverwaltung hinzugefügt wurden oder denen die Verwaltungsrollen "Gesetzliche Aufbewahrungspflicht" und "Postfachsuche" zugewiesen wurden, können Postfächer in In-Place Sperren verwalten oder entfernen. Sie können die Aufgabe an Datensatzverwalter, Compliance-Beauftragte oder Anwälte in der Rechtsabteilung Ihrer Organisation delegieren, während Sie die geringsten Berechtigungen zuweisen. Weitere Informationen zum Zuweisen der Rollengruppe "Discoveryverwaltung" finden Sie unter Zuweisen von eDiscovery-Berechtigungen in Exchange.

Sie können den Assistenten zum In-Situ-eDiscovery-&-Archiv im Exchange Admin Center (EAC) oder die New-MailboxSearch und verwandte Cmdlets in Exchange Online PowerShell verwenden, um ein Postfach im In-Place Haltebereich zu entfernen. Weitere Informationen zum Entfernen eines Postfachs in In-Place Haltebereich finden Sie unter Entfernen eines In-Place Haltebereichs.

Viele Organisationen erfordern, dass Benutzer informiert werden, wenn sie in die Warteschleife versetzt werden. Darüber hinaus müssen alle Aufbewahrungsrichtlinien, die für den Postfachbenutzer gelten, nicht angehalten werden, wenn ein Postfach gesperrt ist. Da Nachrichten weiterhin wie erwartet gelöscht werden, bemerken Benutzer möglicherweise nicht, dass sie in der Warteschleife sind. Wenn Ihre Organisation erfordert, dass Benutzer über die Aufbewahrung informiert werden, können Sie der RetentionComment-Eigenschaft des Postfachbenutzers eine Benachrichtigung hinzufügen und die RetentionUrl-Eigenschaft verwenden, um eine Verknüpfung mit einer Webseite für weitere Informationen zu erhalten. Outlook 2010 und höher zeigt die Benachrichtigung und die URL im Backstage-Bereich an. Sie müssen Exchange Online PowerShell verwenden, um diese Eigenschaften für ein Postfach hinzuzufügen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Set-Mailbox.

Platzieren von öffentlichen Ordnern in den Haltebereich

In Exchange Online können Sie öffentliche Ordner mithilfe eines In-Place Haltebereichs in den Haltebereich setzen. Die Verwendung von Beweissicherungsverfahren für öffentliche Ordner wird nicht unterstützt. Wenn Sie ein In-Place Archiv erstellen, besteht die einzige Option darin, einen Haltebereich für alle öffentlichen Ordner in Ihrer Organisation zu platzieren. Das Ergebnis ist, dass ein In-Place Haltebereich für alle Postfächer für öffentliche Ordner platziert wird.

Wenn Sie öffentliche Ordner außerdem in In-Place Haltebereich platzieren, bleiben auch E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit dem Synchronisierungsprozess der Hierarchie öffentlicher Ordner erhalten. Auf diese Weise können Tausende von E-Mail-Elementen im Zusammenhang mit der Hierarchiesynchronisierung gespeichert werden. Diese Nachrichten können das Speicherkontingent für den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ für Postfächer für Öffentlicher Ordner auffüllen. Um dies zu verhindern, können Sie ein abfragebasiertes In-Place Hold erstellen und der Suchabfrage das folgende property:value Paar hinzufügen:

NOT(subject:HierarchySync*)

Das Ergebnis ist, dass alle Nachrichten (im Zusammenhang mit der Synchronisierung der Hierarchie der öffentlichen Ordner), die den Ausdruck“HierarchySync“ in der Betreffzeile aufweisen, nicht im Archiv platziert werden.

Archive und der Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

In-Place Aufbewahrungs- und Beweissicherungsverfahren verwendet den Ordner "Wiederherstellbare Elemente", um Elemente beizubehalten. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" ersetzt das Feature, das in früheren Versionen von Exchange formell als Dumpster bezeichnet wurde. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" ist in der Standardansicht von Outlook, Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) und anderen E-Mail-Clients ausgeblendet. Weitere Informationen zum Ordner "Wiederherstellbare Elemente" finden Sie im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Online.

Standardmäßig wird eine Nachricht, die von einem Benutzer aus einem anderen Ordner als dem Ordner „Gelöschte Elemente" gelöscht wird, in den Ordner „Gelöschte Elemente" verschoben. Dies wird als Verschiebung bezeichnet. Wenn ein Benutzer ein Element vorläufig löscht (durch Drücken der TASTEN UMSCHALTTASTE und ENTF) oder ein Element aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" löscht, wird die Nachricht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben, wodurch sie aus der Ansicht des Benutzers nicht mehr angezeigt wird.

Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" werden für den Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente aufbewahrt, der für das Postfach des Benutzers konfiguriert ist. Standardmäßig beträgt der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente 14 Tage für Exchange Online Postfächer. Sie können auch ein Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" konfigurieren. Dadurch wird die Organisation vor einem potenziellen Denial-of-Service(DoS)-Angriff aufgrund des schnellen Wachstums des Ordners "Wiederherstellbare Elemente" geschützt. Wenn ein Postfach nicht in In-Place Aufbewahrungs- oder Beweissicherungsverfahren gesetzt wird, werden Elemente dauerhaft aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" auf der Ersten in- und der ersten Ausgabebasis gelöscht, wenn das Warnkontingent für wiederherstellbare Elemente überschritten wird, oder das Element befindet sich länger als der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente im Ordner.

Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" enthält die folgenden Unterordner, die verwendet werden, um gelöschte Elemente auf verschiedenen Websites zu speichern und In-Place Aufbewahrung und Beweissicherungsverfahren zu vereinfachen:

  • Löschungen – Elemente, die aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" oder "Vorläufig gelöscht" aus anderen Ordnern entfernt wurden, werden in den Unterordner "Löschvorgänge" verschoben und sind für den Benutzer sichtbar, wenn sie das Feature "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook und Outlook im Web verwenden. Standardmäßig befinden sich Elemente in diesem Ordner, bis der für das Postfach konfigurierte Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente abläuft.

  • Löschen – Wenn ein Benutzer ein Element aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" löscht (mithilfe des Tools "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook und Outlook im Web, wird das Element in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Elemente, die den für das Postfach konfigurierten Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente überschreiten, werden ebenfalls in den Ordner "Löschvorgänge" verschoben. Elemente in diesem Ordner werden Benutzern, die das Tool zur Wiederherstellung gelöschter Elemente verwenden, nicht angezeigt. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach verarbeitet, werden Elemente im Ordner "Löschvorgänge" aus dem Postfach gelöscht. Wenn Sie den Postfachbenutzer in die Beweissicherung für juristische Zwecke setzen, löscht der Assistent für verwaltete Ordner keine Elemente in diesem Ordner.

  • DiscoveryHold : Wenn ein Benutzer in ein In-Place Haltebereich gesetzt wird, werden gelöschte Elemente in diesen Ordner verschoben. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach verarbeitet, werden Nachrichten in diesem Ordner ausgewertet. Elemente, die der In-Place Hold-Abfrage entsprechen, werden bis zum in der Abfrage angegebenen Aufbewahrungszeitraum beibehalten. Wenn kein Aufbewahrungszeitraum angegeben wurde, werden Elemente dauerhaft oder so lange aufbewahrt, bis das Benutzerpostfach aus dem Speicher entfernt wird.

  • Versionen – Wenn ein Benutzer In-Place Haltebereich oder Beweissicherungsverfahren aktiviert hat, müssen Postfachelemente vor Manipulationen oder Änderungen durch den Benutzer oder einen Prozess geschützt werden. Dies erfolgt mithilfe eines Kopie-bei-Schreibvorgangs. Wenn ein Benutzer oder ein Prozess bestimmte Eigenschaften eines Postfachelements ändert, wird eine Kopie des ursprünglichen Elements im Ordner „Versionen" gespeichert, bevor die Änderung durchgeführt wird. Der Vorgang wird bei nachfolgenden Änderungen wiederholt. Im Ordner "Versionen" erfasste Elemente werden ebenfalls indiziert und in eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben. Nachdem die Archivierung oder das Beweissicherungsverfahren beendet wurde, werden die Kopien im Ordner Versions durch den Assistenten für verwaltete Ordner entfernt.

  • SubstrateHolds – Wenn In-Place Aufbewahrungspflicht, Beweissicherung für juristische Zwecke oder eine Aufbewahrungsrichtlinie für Microsoft 365 oder Office 365 Teams Chat aktiviert ist, enthält dieser Unterordner die originale Kopie der Teams Nachricht, wenn die Nachricht geändert oder gelöscht wurde. Eine Kopie des Elements, bevor die Änderung gespeichert wird. Dieser Ordner ist für Endbenutzer nicht sichtbar.

Eigenschaften, die eine Kopie bei Schreibvorgang auslösen

Elementtyp Eigenschaften, die eine Kopie bei Schreibvorgang auslösen
Nachrichten (IPM.Note*)
Beiträge (IPM.Post*)
Betreff
Text
Anlagen
Absender/Empfänger
Sende-/Empfangsdatum
Andere Elemente als Nachrichten und Beiträge Jede Änderung an einer sichtbaren Eigenschaft mit folgenden Ausnahmen:
Speicherort des Elements (wenn ein Element zwischen Ordnern verschoben wird)
Statusänderung des Elements (gelesen oder ungelesen)
Änderungen an dem einem Element zugewiesenen Aufbewahrungstag
Items in the default folder Drafts Keine (Elemente im Ordner "Entwürfe" sind von der Kopie bei Schreibvorgang ausgenommen)

Wichtig

Die Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion ist für Kalenderelemente im Postfach des Organisators deaktiviert, wenn Besprechungsantworten von Teilnehmern empfangen werden und die Nachverfolgungsinformationen für die Besprechung aktualisiert werden. Für Kalenderelemente und Elemente mit Erinnerungseinstellungen ist die Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion für die Eigenschaften „ReminderTime" und „ReminderSignalTime" deaktiviert. Änderungen an diesen Eigenschaften werden nicht von der Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion erfasst. Änderungen an RSS-Feeds werden nicht von der Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion erfasst.

Obwohl die Ordner "DiscoveryHold", "Löschvorgänge" und "Versionen" für den Benutzer nicht sichtbar sind, werden alle Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" durch Exchange Suche indiziert und können mit In-Place eDiscovery ermittelt werden. Nachdem ein Postfachbenutzer aus In-Place Aufbewahrungs- oder Beweissicherungsverfahren entfernt wurde, werden Elemente in den Ordnern "DiscoveryHold", "Löschvorgänge" und "Versionen" vom Assistenten für verwaltete Ordner gelöscht.

Archive und Postfachkontingente

Items in the Recoverable Items folder aren't calculated toward the user's mailbox quota. In Exchange Online verfügt der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" über ein eigenes Kontingent. Für Exchange werden die Standardwerte für die Postfacheigenschaften RecoverableItemsWarningQuota und RecoverableItemsQuota auf 20 GB bzw. 30 GB festgelegt. In Exchange Online wird das Kontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" (im primären Postfach des Benutzers) automatisch auf 100 GB erhöht, wenn Sie ein Postfach in das Beweissicherungsverfahren oder In-Place sperren. Wenn das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach eines Postfachs, für das die Aufbewahrung aktiviert ist, kurz vor dem Erreichen seines Grenzwerts liegt, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Aktivieren Sie das Archivpostfach, und aktivieren Sie die automatisch erweiternde Archivierung . Sie können eine unbegrenzte Speicherkapazität für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aktivieren, indem Sie einfach das Archivpostfach aktivieren und dann die Funktion für die automatisch erweiternde Archivierung in Exchange Online aktivieren. Dies führt zu 110 GB für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach und zu einer unbegrenzten Speicherkapazität für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archiv des Benutzers. Erfahren Sie, wie: Archivpostfächer im Compliance Center aktivieren und unbegrenzte Archivierung aktivieren – Administratorhilfe.

    Hinweis

    • Nachdem Sie das Archiv für ein Postfach aktiviert haben, das dem Überschreiten des Speicherkontingents für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" nähert, sollten Sie den Assistenten für verwaltete Ordner ausführen, um manuell die Verarbeitung des Postfachs durch den Assistenten auszulösen, sodass abgelaufene Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in das Archivpostfach verschoben werden. Anweisungen finden Sie in Schritt 4 unter "Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente" für Postfächer, die in der Warteschleife sind.

    • Beachten Sie, dass andere Elemente im Postfach des Benutzers möglicherweise in das neue Archivpostfach verschoben werden. Erwägen Sie, dem Benutzer mitzuteilen, dass dies nach dem Aktivieren des Archivpostfachs passieren kann.

  • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer im Haltebereich. Zusätzlich zum Aktivieren des Archivpostfachs und der automatischen Erweiterung der Archivierung für Postfächer mit Beweissicherung oder In-Place Aufbewahrung sollten Sie auch eine benutzerdefinierte MRM-Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online für Postfächer erstellen, für die die Aufbewahrung aktiviert ist. Auf diese Weise wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer an, die sich von der Standard-MRM-Richtlinie unterscheiden, die auf Postfächer angewendet wird, die nicht in der Warteschleife sind. Auf diese Weise können Sie Aufbewahrungstags anwenden, die speziell für Postfächer entwickelt wurden, die sich in der Aufbewahrung befinden. Dazu gehört das Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

Weitere Informationen finden Sie unter Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente für Postfächer, die im Haltebereich sind.

Aufbewahrung und E-Mail-Weiterleitung

Benutzer können Outlook und Outlook im Web verwenden, um die E-Mail-Weiterleitung für ihr Postfach einzurichten. Bei der E-Mail-Weiterleitung können Benutzer ein Postfach so konfigurieren, sodass an dieses Postfach gesendete E-Mail-Nachrichten an das Postfach eines anderen Benutzers innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation weitergeleitet werden. Die E-Mail-Weiterleitung kann so konfiguriert werden, dass alle an das ursprüngliche Postfach gesendeten Nachrichten nicht in dieses Postfach kopiert und nur an die Weiterleitungsadresse gesendet werden.

Wenn die E-Mail-Weiterleitung für ein Postfach eingerichtet ist und Nachrichten nicht in das ursprüngliche Postfach kopiert werden, was geschieht, wenn das Postfach in der Warteschleife ist? Die Aufbewahrungseinstellungen für das Postfach werden während des Übermittlungsprozesses überprüft. Wenn die Nachricht den Aufbewahrungskriterien für das Postfach entspricht, wird eine Kopie der Nachricht im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" gespeichert. Das bedeutet, dass Sie eDiscovery-Tools verwenden können, um das ursprüngliche Postfach zu durchsuchen, um nach Nachrichten zu suchen, die an ein anderes Postfach weitergeleitet wurden.

Löschen eines aufzubewahrenden Postfachs

Wenn Sie das entsprechende Microsoft 365- oder Office 365 konto für ein Postfach löschen, für das die Aufbewahrung für juristische Zwecke oder In-Place aufgehoben wurde, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert, das eine Art vorläufig gelöschtes Postfach ist. Inaktive Postfächer werden verwendet, um den Inhalt des Postfachs eines Benutzers beizubehalten, nachdem sie Ihre Organisation verlassen haben. Elemente in einem inaktiven Postfach bleiben während der Aufbewahrung erhalten, die für das Postfach platziert wurde, bevor es inaktiv wurde. Auf diese Weise können Administratoren, Compliance Officer oder Datensatzverwalter das Tool für die Inhaltssuche im Microsoft 365 Compliance Center verwenden, um auf die Inhalte eines inaktiven Postfachs zuzugreifen und diese zu durchsuchen. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen nicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über inaktive Postfächer.