Journale in Exchange OnlineJournaling in Exchange Online

Mithilfe der Aufzeichnung eingehender und ausgehender E-Mail-Kommunikation in Journalen kann Ihre Organisation rechtlichen, regulatorischen und organisatorischen Auflagen genügen.Journaling can help your organization respond to legal, regulatory, and organizational compliance requirements by recording inbound and outbound email communications. Bei der Planung der Beibehaltung und Compliance von Nachrichten ist es wichtig, dass Sie das Journaling verstehen, wie es in die Konformitätsrichtlinien Ihrer Organisation passt und wie Exchange Online Sie bei der Sicherung von Journalnachrichten unterstützt.When planning for messaging retention and compliance, it's important to understand journaling, how it fits in your organization's compliance policies, and how Exchange Online helps you secure journaled messages.

Warum sind Journale wichtig?Why journaling is important

Zunächst ist es wichtig, den Unterschied zwischen Journaling und einer Datenarchivierungsstrategie zu verstehen:First, it's important to understand the difference between journaling and a data archiving strategy:

  • Journale bedeuten die Fähigkeit, alle Kommunikationsvorgänge in einer Organisation, einschließlich der E-Mail-Kommunikation, aufzuzeichnen, um sie im Rahmen der Aufbewahrungs- oder der Archivstrategie einer Organisation verwenden zu können.Journaling is the ability to record all communications, including email communications, in an organization for use in the organization's email retention or archival strategy. Um eine zunehmende Anzahl behördlicher Auflagen und Anforderungen zur Einhaltung von Vorschriften erfüllen zu können, müssen viele Organisationen die Kommunikationsdatensätze aufbewahren, die beim Ausführen täglicher geschäftlicher Aufgaben durch Mitarbeiter erstellt werden.To meet an increasing number of regulatory and compliance requirements, many organizations must maintain records of communications that occur when employees perform daily business tasks.

  • Die Datenarchivierung bezieht sich auf die Sicherung der Daten, die Entfernung aus der systemeigenen Umgebung und die Speicherung an anderer Stelle, wodurch die Belastung der Datenspeicherung verringert wird.Data archiving refers to backing up the data, removing it from its native environment, and storing it elsewhere, therefore reducing the strain of data storage. Sie können Exchange-Journaling als Tool für Ihre E-Mail-Aufbewahrungs- oder Archivstrategien verwenden.You can use Exchange journaling as a tool in your email retention or archival strategy.

Obwohl es keine spezielle Vorschriften gibt, die Journale zwingend erfordert, können bestimmte Bedingungen durch die Aufzeichnung in Journalen erfüllt werden. In einigen Finanzsektoren können Führungskräfte beispielsweise für die Forderungen ihrer Mitarbeiter an ihre Kunden haftbar gemacht werden. Ein Vorstandsmitglied kann sich daher entscheiden, ein System einzurichten, bei dem Manager einen Teil der Kommunikation von Mitarbeitern mit Kunden auf regelmäßiger Basis überprüfen. Jedes Quartal überprüfen die Manager die Einhaltung der Vorschriften und genehmigen das Verhalten ihrer Mitarbeiter. Nachdem alle Manager dem Vorstandsmitglied Bericht erstattet haben, meldet dieser der Aufsichtsbehörde die Einhaltung der Vorschriften seitens des Unternehmens. In diesem Beispiel können E-Mails eine Form der Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden sein, die Manager überprüfen müssen. Deshalb können Journale verwendet werden, um sämtliche E-Mails von Mitarbeitern mit Kundenkontakt zu erfassen. Zu den weiteren Verfahren der Kundenkommunikation können Faxe und Telefongespräche gehören, die ebenfalls den Bestimmungen unterliegen. Die Fähigkeit, alle Kategorien von Daten in einem Unternehmen in Journalen zu erfassen, ist eine wertvolle Funktion der IT-Architektur.Although journaling may not be required by a specific regulation, compliance may be achieved through journaling under certain regulations. For example, corporate officers in some financial sectors may be held liable for the claims made by their employees to their customers. To verify that the claims are accurate, a corporate officer may set up a system where managers review some part of employee-to-client communications regularly. Every quarter, the managers verify compliance and approve their employees' conduct. After all managers report approval to the corporate officer, the corporate officer reports compliance, on behalf of the company, to the regulating body. In this example, email messages might be one type of the employee-to-client communications that managers must review; therefore, journaling can be used to collect all email messages sent by client-facing employees. Other client communication mechanisms may include faxes and telephone conversations, which may also be subject to regulation. The ability to journal all classes of data in an enterprise is a valuable functionality of the IT architecture.

Die folgende Liste enthält einige der bekannteren US-amerikanischen und internationalen Bestimmungen, bei denen Journale Bestandteil der Strategien für die Einhaltung von Vorschriften sein können:The following list shows some of the more well-known U.S. and international regulations where journaling may help form part of your compliance strategies:

  • Sarbanes-Oxley Act von 2002 (SOX)Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX)

  • Security Exchange Commission Rule 17a-4 (SEC Rule 17 A-4)Security Exchange Commission Rule 17a-4 (SEC Rule 17 A-4)

  • National Association of Securities Dealers 3010 & 3110 (NASD 3010 & 3110)National Association of Securities Dealers 3010 & 3110 (NASD 3010 & 3110)

  • Gramm-Leach-Bliley Act (Financial Modernization Act)Gramm-Leach-Bliley Act (Financial Modernization Act)

  • Financial Institution Privacy Protection Act von 2001Financial Institution Privacy Protection Act of 2001

  • Financial Institution Privacy Protection Act von 2003Financial Institution Privacy Protection Act of 2003

  • Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996 (HIPAA)Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA)

  • Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act von 2001 (Patriot Act)Uniting and Strengthening America by Providing Appropriate Tools Required to Intercept and Obstruct Terrorism Act of 2001 (Patriot Act)

  • Datenschutzrichtlinie der EU (European Union Data Protection Directive, EUDPD)European Union Data Protection Directive (EUDPD)

  • Personal Information Protection Act (Japan)Japan's Personal Information Protection Act

JournalregelnJournal rules

Folgende sind wichtige Aspekte von Journalregeln:The following are key aspects of journal rules:

  • Journalregel Bereich: definiert, welche Nachrichten vom Journal-Agent in einem Journal erfasst werden.Journal rule scope: Defines which messages are journaled by the Journaling agent.

  • Journalempfänger: gibt die SMTP-Adresse des Empfängers an, für den ein Journal erstellt werden soll.Journal recipient: Specifies the SMTP address of the recipient you want to journal.

  • Journalpostfach: gibt ein oder mehrere Postfächer an, die zum Sammeln von Journalberichten verwendet werden.Journaling mailbox: Specifies one or more mailboxes used for collecting journal reports.

In Exchange Online gibt es einen Grenzwert für die Anzahl der Journalregeln, die Sie erstellen können.In Exchange Online, there's a limit to the number of journal rules that you can create. Ausführliche Informationen finden Sie unter Journal-, Transport-und Posteingangsregel Beschränkungen.For details, see Journal, Transport, and Inbox rule limits.

JournalregelbereichJournal rule scope

Mithilfe von Journalregeln können Sie nur interne, nur externe oder sowohl interne als auch externe Nachrichten in einem Journal erfassen.You can use a journal rule to journal only internal messages, only external messages, or both. In der folgenden Liste sind diese Bereiche beschrieben:The following list describes these scopes:

  • Nur interne Nachrichten: Journalregeln mit dem Bereich für die Erfassung interner Nachrichten, die zwischen den Empfängern innerhalb Ihrer Exchange-Organisation gesendet werden.Internal messages only: Journal rules with the scope set to journal internal messages sent between the recipients inside your Exchange organization.

  • Nur externe Nachrichten: Journalregeln mit dem Bereich für Journal externe Nachrichten, die an Empfänger gesendet oder von Absendern außerhalb Ihrer Exchange-Organisation empfangen werden.External messages only: Journal rules with the scope set to journal external messages sent to recipients or received from senders outside your Exchange organization.

  • Alle Nachrichten: Journalregeln mit dem Bereich für das Journal aller Nachrichten, die Ihre Organisation unabhängig vom Ursprung oder Ziel durchlaufen.All messages: Journal rules with the scope set to journal all messages that pass through your organization regardless of origin or destination. Dies umfasst Nachrichten, die möglicherweise bereits von Journalregeln in den internen und externen Bereichen verarbeitet wurden.These include messages that may have already been processed by journal rules in the Internal and External scopes.

JournalempfängerJournal recipient

Durch Angabe der SMTP-Adresse des Empfängers, der im Journal erfasst werden soll, können Sie zielgerichtete Journalregeln implementieren.You can implement targeted journaling rules by specifying the SMTP address of the recipient you want to journal. Der Empfänger kann ein Postfach, eine Verteilergruppe, ein e-Mail-Benutzer oder ein Kontakt sein.The recipient can be a mailbox, distribution group, mail user, or contact. Diese Empfänger unterliegen möglicherweise besonderen rechtlichen Bestimmungen oder sind in juristische Verfahren involviert, bei denen E-Mails und andere Kommunikationsmittel als Beweismittel erfasst werden.These recipients may be subject to regulatory requirements, or they may be involved in legal proceedings where email messages or other communications are collected as evidence. Durch gezielte Auswahl bestimmter Empfänger oder Empfängergruppen können Sie auf einfache Weise eine Journalerfassungsumgebung konfigurieren, die den Prozessen Ihrer Organisation entspricht und rechtliche Bestimmungen und Vorschriften erfüllt.By targeting specific recipients or groups of recipients, you can easily configure a journaling environment that matches your organization's processes and meets regulatory and legal requirements. Indem Sie nur bestimmte Empfänger auswählen, deren Nachrichten in einem Journal erfasst werden müssen, können Sie auch den erforderlichen Speicherplatz sowie andere Kosten in Zusammenhang mit der Aufbewahrung großer Datenmengen reduzieren.Targeting only the specific recipients that need to be journaled also minimizes storage and other costs associated with retention of large amounts of data.

Alle Nachrichten, die von den in einer Journalregel angegebenen Empfängern gesendet oder empfangen werden, werden im Journal erfasst. Wenn Sie eine Verteilergruppe als Journalempfänger angeben, werden alle Nachrichten in einem Journal erfasst, die an die Mitglieder oder von den Mitgliedern der Verteilergruppe gesendet werden. Wenn Sie keinen Empfänger angeben, werden alle Nachrichten, die zwischen Empfängern und Absendern ausgetauscht werden, die dem Journalregelbereich entsprechen, im Journal erfasst.All messages sent to or from the journaling recipients you specify in a journaling rule are journaled. If you specify a distribution group as the journaling recipient, all messages sent to or from members of the distribution group are journaled. If you don't specify a journaling recipient, all messages sent to or from recipients that match the journal rule scope are journaled.

JournalpostfachJournaling mailbox

Das Journalingpostfach dient zum Erfassen von Journalberichten. Wie das Journalingpostfach konfiguriert wird, hängt von den Richtlinien in Ihrer Organisation sowie den behördlichen und gesetzlichen Bestimmungen ab. Sie können ein Journalpostfach zum Erfassen der Nachrichten von allen in der Organisation konfigurierten Journalregeln angeben oder verschiedene Journalpostfächer für unterschiedliche Journalregeln oder Journalregelgruppen verwenden.The journaling mailbox is used to collect journal reports. How you configure the journaling mailbox depends on your organization's policies, regulatory requirements, and legal requirements. You can specify one journaling mailbox to collect messages for all the journal rules configured in the organization, or you can use different journaling mailboxes for different journal rules or sets of journal rules.

Sie können kein Exchange Online Postfach als Journalpostfach festlegen.You can't designate an Exchange Online mailbox as a journaling mailbox. Sie können Journalberichte an ein lokales Archivierungssystem oder den Archivierungsdienst eines Drittanbieters senden.You can deliver journal reports to an on-premises archiving system or a third-party archiving service. Wenn Sie eine Exchange-hybridbereitstellung mit Postfächern unterteilen, die zwischen lokalen Servern und Exchange Online aufgeteilt sind, können Sie ein lokales Postfach als Journalpostfach für Ihre Exchange Online und lokalen Postfächer festlegen.If you're running an Exchange hybrid deployment with your mailboxes split between on-premises servers and Exchange Online, you can designate an on-premises mailbox as the journaling mailbox for your Exchange Online and on-premises mailboxes.

Journalpostfächer enthalten sehr sensible Informationen. Journalpostfächer müssen geschützt werden, da in ihnen Nachrichten gesammelt werden, die von Empfängern und an Empfänger in Ihrer Organisation gesendet werden. Diese Nachrichten werden möglicherweise in juristischen Verfahren benötigt oder unterliegen gesetzlichen Bestimmungen. Verschiedene Gesetze schreiben vor, dass Nachrichten nicht verändert werden dürfen, bevor sie an eine Untersuchungsbehörde übergeben werden. Es wird empfohlen, dass Sie Richtlinien erstellen, die regeln, wer in der Organisation auf die Journalpostfächer zugreifen kann und dass Sie den Zugriff nur auf die Personen beschränken, die unmittelbaren Bedarf für den Zugriff haben. Beraten Sie sich mit den Rechtsberatern Ihrer Organisation, um sicherzustellen, dass Ihre Journallösung allen Gesetzen und Bestimmungen entspricht, denen die Organisation unterliegt.Journaling mailboxes contain very sensitive information. You must secure journaling mailboxes because they collect messages that are sent to and from recipients in your organization. These messages may be part of legal proceedings or may be subject to regulatory requirements. Various laws require that messages remain tamper-free before they're submitted to an investigatory authority. We recommend that you create policies that govern who can access the journaling mailboxes in your organization, limiting access to only those individuals who have a direct need to access them. Speak with your legal representatives to make sure that your journaling solution complies with all the laws and regulations that apply to your organization.

Wichtig

Wenn Sie eine Journalregel konfiguriert haben, durch die Journalberichte an ein Journalingpostfach gesendet werden, das ist nicht vorhanden ist oder ein ungültiges Ziel darstellt, bleibt der Journalbericht in der Transportwarteschlange auf Microsoft-Rechenzentrumsservern.If you've configured a journaling rule to send the journal reports to a journaling mailbox that doesn't exist or is an invalid destination, the journal report remains in the transport queue on Microsoft datacenter servers. Wenn dies der Fall ist, wenden sich Microsoft-Rechenzentrumsmitarbeiter an Ihre Organisation und bitten Sie, das Problem zu beheben, damit die Journalberichte an ein Journalingpostfach übermittelt werden können.If this happens, Microsoft datacenter personnel will attempt to contact your organization and ask you to fix the problem so that the journal reports can be successfully delivered to a journaling mailbox. Wenn Sie anschließend das Problem nicht innerhalb von zwei Tagen gelöst haben, wird die problematische Journalregel von Microsoft deaktiviert.If you haven't resolved the issue after two days of being contacted, Microsoft will disable the problematic journaling rule.

Alternatives JournalpostfachAlternate journaling mailbox

Wenn das Journalpostfach nicht verfügbar ist, möchten Sie möglicherweise nichtzustellbare Journalberichte in e-Mail-Warteschlangen auf Postfachservern sammeln.When the journaling mailbox is unavailable, you may not want the undeliverable journal reports to collect in mail queues on Mailbox servers. Stattdessen können Sie ein alternatives Journalpostfach zum Speichern dieser Journalberichte konfigurieren.Instead, you can configure an alternate journaling mailbox to store those journal reports. Das alternative Journalpostfach empfängt die Journalberichte als Anlagen in den Unzustellbarkeitsberichten, die generiert werden, wenn das Journalpostfach oder der Server, auf dem es sich befindet, keine Zustellung des Journalberichts oder wird nicht mehr verfügbar.The alternate journaling mailbox receives the journal reports as attachments in the non-delivery reports (also known as NDRs or bounce messages) generated when the journaling mailbox or the server on which it's located refuses delivery of the journal report or becomes unavailable.

Wenn das Journalpostfach wieder verfügbar ist, können Sie das Feature zum erneuten Senden von OfficeOutlook verwenden, um Journalberichte zur Zustellung an das Journalpostfach zu senden.When the journaling mailbox becomes available again, you can use the Send Again feature of OfficeOutlook to submit journal reports for delivery to the journaling mailbox.

Wenn Sie ein alternatives Journalpostfach konfigurieren, werden alle Journalberichte, die abgelehnt werden oder nicht über die gesamte Exchange-Organisation hinweg zugestellt werden können, an das alternative Journalpostfach übermittelt.When you configure an alternate journaling mailbox, all the journal reports that are rejected or can't be delivered across your entire Exchange organization are delivered to the alternate journaling mailbox. Sie müssen deshalb sicherstellen, dass das alternative Journalpostfach und der Postfachserver, auf dem es sich befindet, zahlreiche Journalberichte unterstützen können.Therefore, it's important to make sure that the alternate journaling mailbox and the Mailbox server where it's located can support many journal reports.

Achtung

Wenn Sie ein alternatives Journalpostfach konfigurieren, müssen Sie das Postfach überwachen, um sicherzustellen, dass Postfach und Journalpostfächer nicht gleichzeitig nicht verfügbar sind. Wenn das alternative Journalpostfach nicht verfügbar ist oder gleichzeitig Journalberichte zurückweist, gehen die zurückgewiesenen Journalberichte verloren und können nicht abgerufen werden.If you configure an alternate journaling mailbox, you must monitor the mailbox to make sure that it doesn't become unavailable at the same time as the journal mailboxes. If the alternate journaling mailbox also becomes unavailable or rejects journal reports at the same time, the rejected journal reports are lost and can't be retrieved.

Da das alternative Journalpostfach alle abgelehnten Journalberichte für die gesamte Exchange Online Organisation sammelt, müssen Sie sicherstellen, dass dadurch keine Gesetze oder Vorschriften verletzt werden, die für Ihre Organisation gelten.Because the alternate journaling mailbox collects all the rejected journal reports for the entire Exchange Online organization, you must make sure that this doesn't violate any laws or regulations that apply to your organization. Wenn durch Gesetze oder Verordnungen verhindert werden kann, dass Journalberichte, die an andere Journalpostfächer gesendet werden, in demselben alternativen Journalpostfach gespeichert werden, können Sie möglicherweise ein alternatives Journalpostfach nicht konfigurieren.If laws or regulations prohibit your organization from allowing journal reports sent to different journaling mailboxes from being stored in the same alternate journaling mailbox, you may be unable to configure an alternate journaling mailbox. Besprechen Sie dies mit ihren gesetzlichen Vertretern, um festzustellen, ob Sie ein alternatives Journalpostfach verwenden können.Discuss this with your legal representatives to determine whether you can use an alternate journaling mailbox.

Beim Konfigurieren des alternativen Journalpostfachs müssen dieselben Kriterien wie beim Konfigurieren des Journalpostfachs beachtet werden.When you configure an alternate journaling mailbox, you should use the same criteria that you used when you configured the journaling mailbox.

Wichtig

Die alternativen Journalingpostfächer sollten als ein spezielles dediziertes Postfach behandelt werden.The alternate journaling mailbox should be treated as a special dedicated mailbox. Alle Nachrichten, die direkt an das alternative Journalpostfach adressiert werden, werden nicht in einem Journal erfasst.Any messages addressed directly to the alternate journaling mailbox aren't journaled.

JournalberichteJournal reports

Ein Journalbericht ist die Mitteilung, die der Journal-Agent generiert, wenn eine Nachricht einer Journalregel entspricht und an das Journalpostfach übermittelt werden soll.A journal report is the message that the Journaling agent generates when a message matches a journal rule and is to be submitted to the journaling mailbox. Die Originalnachricht, die der Journalregel entspricht, wird unverändert als Anlage in den Journalbericht aufgenommen.The original message that matches the journal rule is included unaltered as an attachment to the journal report. Der Text eines Journalberichts enthält Informationen aus der ursprünglichen Nachricht wie die E-Mail-Adresse des Absenders, den Betreff der Nachricht, die Nachrichten-ID und die E-Mail-Adressen der Empfänger.The body of a journal report contains information from the original message such as the sender email address, message subject, message-ID, and recipient email addresses. Dies wird auch als Anlagejournaling bezeichnet und ist die einzige Journalingmethode, die von Office 365 unterstützt wird.This is also referred to as envelope journaling, and is the only journaling method supported by Office 365.

Journalberichte und IRM-geschützte NachrichtenJournal reports and IRM-protected messages

Bei der Implementierung von Journaling müssen Sie Journalberichte und IRM-geschützte Nachrichten berücksichtigen. IRM-geschützte Nachrichten wirken sich auf die Such- und Discoveryfunktionen von Drittanbietersystemen für die Archivierung aus, die nicht über integrierte RMS-Unterstützung verfügen. In Office 365 können Sie die Journalberichtentschlüsselung konfigurieren, um eine unverschlüsselte Kopie einer Nachricht in einem Journalbericht zu speichern.When implementing journaling, you must consider journaling reports and IRM-protected messages. IRM-protected messages will affect the search and discovery capabilities of third-party archiving systems that don't have RMS support built-in. In Office 365, you can configure Journal Report Decryption to save a clear-text copy of the message in a journal report.

Wichtig

Das Journal Report Entschlüsselungs Feature unterstützt derzeit nicht die Verwendung von benutzerdefinierten OM-Vorlagen.The Journal Report Decryption feature currently does not support the use of custom OME templates. Wenn Sie eine benutzerdefinierte OM-Vorlage verwenden, enthält der Journal Bericht keine entschlüsselte Kopie der Nachricht.If you utilize a custom OME template, the Journal report will not contain a decrypted copy of the message. Die Journal Bericht Entschlüsselung funktioniert derzeit nur mit den von Exchange Online bereitgestellten Standard-OM-Vorlagen (verschlüsseln und nicht weiterleiten).Journal Report Decryption currently only works with the default OME templates provided by Exchange Online (Encrypt and Do Not Forward).

ProblembehandlungTroubleshooting

Wenn eine Nachricht mit dem Umfang mehrerer Journalregeln übereinstimmt, werden alle Übereinstimmungsregeln ausgelöst.When a message matches the scope of multiple journal rules, all matching rules will be triggered.

  • Wenn die Übereinstimmungsregeln mit unterschiedlichen Journalpostfächern konfiguriert sind, wird ein Journalbericht an jedes Journalpostfach gesendet.If the matching rules are configured with different journal mailboxes, a journal report will be sent to each journal mailbox.

  • Wenn alle Übereinstimmungsregeln mit demselben Journalpostfach konfiguriert sind, wird nur ein Journalbericht an das Journalpostfach gesendet.If the matching rules are all configured with the same journal mailbox, only one journal report is sent to the journal mailbox.

In Journalen werden Nachrichten immer als intern identifiziert, wenn sich die e-Mail-Adresse im SMTP -Mail -Befehl in einer Domäne befindet, die in Exchange Online als akzeptierte Domäne konfiguriert ist.Journaling always identifies messages as internal if the email address in the SMTP MAIL FROM command is in a domain that's configured as an accepted domain in Exchange Online. Dies umfasst gefälschte Nachrichten von externen Quellen (Nachrichten, bei denen der Headerwert X-MS-Exchange-Organization-auths ebenfalls anonym ist).This includes spoofed messages from external sources (messages where the X-MS-Exchange-Organization-AuthAs header value is also Anonymous). Daher werden Journalregeln, die auf externe Nachrichten beschränkt sind, nicht von gefälschten Nachrichten mit SMTP-e- Mail -Adressen in akzeptierten Domänen ausgelöst.Therefore, journal rules that are scoped to external messages won't be triggered by spoofed messages with SMTP MAIL FROM email addresses in accepted domains.

Liegt ein Problem vor?Having problems? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe.Ask for help in the Exchange forums. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.Visit the forums at Exchange Online or Exchange Online Protection.

Wenn Sie Probleme mit dem JournalingReportDNRTo-Postfach haben, finden Sie weitere Informationen unter Transport- und Postfachregeln in Exchange Online funktionieren nicht wie erwartet.If you're having trouble with the JournalingReportDNRTo mailbox, see Transport and Mailbox Rules in Exchange Online don't work as expected.