Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Kopfzeilen in Exchange Online

In Exchange Online Organisationen oder eigenständigen Exchange Online Protection (EOP)-Organisationen ohne Exchange Online-Postfächer können Sie einen HTML- oder Nur-Text-Haftungsausschluss, eine Offenlegungserklärung, eine Signatur oder andere Informationen am oberen oder unteren Rand von E-Mail-Nachrichten hinzufügen, die Ihre Organisation betreten oder verlassen. Zu diesem Zweck können Sie eine Nachrichtenflussregel (auch als Transportregel bezeichnet) erstellen, mit der die erforderlichen Informationen zu E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden.

Hinweise:

  • Benutzer können Signaturen auf ihre eigenen ausgehenden Nachrichten in Outlook oder Outlook im Web (früher als "Outlook Web App" bekannt) anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Create and add an email signature in Outlook on the web.

  • Wenn Sie möchten, dass die Informationen nur an ausgehende Nachrichten angehängt werden, müssen Sie eine entsprechende Bedingungen hinzufügen (z. B. Empfänger außerhalb Ihrer Organisation). Standardmäßig werden Nachrichtenflussregeln auf eingehende und ausgehende Nachrichten angewendet.

  • Wenn Sie vermeiden möchten, dass einer E-Mail-Unterhaltung mehrere Haftungsausschlüsse hinzugefügt werden, fügen Sie eine Ausnahme hinzu, die nach eindeutigen Text im Haftungsausschluss sucht. So wird sichergestellt, dass der Haftungsausschluss nur zur Originalnachricht hinzugefügt wird.

  • Testen Sie den Haftungsausschluss. Wenn Sie die Nachrichtenflussregel erstellen, haben Sie die Möglichkeit, sofort mit ihrer Verwendung zu beginnen (Erzwingen) oder sie zuerst zu testen und die Ergebnisse im Nachrichtenprotokoll anzuzeigen. Es wird empfohlen, alle Nachrichtenflussregeln zu testen, bevor Sie sie auf Erzwingen setzen.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

Tipp

Liegt ein Problem vor? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.

  1. Öffnen Sie das EAC, und wechseln Sie zu Nachrichtenfluss > Regeln.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen  (Symbol) und dann auf Haftungsausschlüsse anwenden.

    Klicken Sie Exchange Admin Center auf Flussregeln hinzufügen, um > > eine Regel zu erstellen.

  3. Geben Sie im daraufhin angezeigten Fenster Neue Regel einen eindeutigen Namen für die Regel ein.

  4. Wählen Sie im Feld Diese Regel anwenden, wenn die Bedingungen zur Anzeige des Haftungsausschlusses aus. Wählen Sie z. B. die Bedingung Der Empfänger befindet sich und anschließend Außerhalb der Organisation aus. Wenn Sie diese Regel auf jede Nachricht anwenden möchten, die die Organisation verlässt oder von dieser empfangen wird, wählen Sie [Auf alle Nachrichten anwenden] aus.

  5. Klicken Sie neben dem Feld Gehen Sie wie folgt vor auf Text eingeben, um den Text Ihres Haftungsausschlusses einzugeben.

  6. Klicken Sie auf Auswählen, und wählen Sie eine der alternativen Optionen, wenn der Haftungsausschluss nicht hinzugefügt werden kann.

  7. Geben Sie den Überwachungsschweregrad an, um den Schweregrad zuzuordnen, der im Nachrichtenprotokoll erscheint.

  8. Wählen Sie den Modus für die Regel aus. Wählen Sie Erzwingen aus, um den Haftungsausschluss sofort zu aktivieren, oder wählen Sie Test ohne Richtlinientipps aus, um eine Nachricht in das Nachrichtenverfolgungsprotokoll zu verschieben, anstatt den Haftungsausschluss hinzuzufügen.

  9. Wenn Sie weitere Bedingungen oder Ausnahmen hinzufügen möchten, wählen Sie Weitere Optionen am unteren Rand der Seite aus; daraufhin werden weitere Einstellungen angezeigt. Um z. B. die Ausnahme hinzuzufügen, die verhindert, dass mehrere Haftungsausschlüsse in einer E-Mail-Unterhaltung hinzugefügt werden, wählen Sie Ausnahme hinzufügen und dann Betreff oder Nachrichtentext > Betreff oder Nachrichtentext entspricht diesen Textmustern aus, und geben Sie die Wörter oder Ausdrücke in Ihrem Haftungsausschluss ein. Um Ihren Haftungsausschluss am oberen statt am unteren Rand der E-Mail-Nachricht zu platzieren, wählen Sie unter Gehen Sie wie folgt vor die Option Haftungsausschluss auf die Nachricht anwenden > Haftungsausschluss voranstellen aus.

  10. Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Speichern.

Verwenden Sie das Cmdlet New-TransportRule zum Erstellen der Haftungsausschlussregel. Ausführliche Parameterinformationen finden Sie unter Mail flow rule conditions and exceptions (predicates) in Exchange Online.

In diesem Beispiel wird eine neue Nachrichtenflussregel erstellt, mit der ein Haftungsausschluss mit einem Bild am Ende aller E-Mail-Nachrichten eingefügt wird, die an Empfänger außerhalb der Organisation gesendet werden.

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

In diesem Beispiel wird eine neue Nachrichtenflussregel erstellt, mit der einen Monat lang eine Werbebotschaft am Anfang aller ausgehenden Nachrichten eingefügt wird.

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Um zu überprüfen, ob Sie erfolgreich einen Haftungsausschluss erstellt haben und ob der Haftungsausschluss wie erwartet funktioniert, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Senden Sie eine reine Text-E-Mail und eine HTML-E-Mail an sich selbst, die alle Bedingungen und Ausnahmen erfüllt, die Sie definiert haben, und prüfen Sie, ob der Text wie beabsichtigt erscheint.
  • Wenn Sie eine Ausnahme hinzugefügt haben, um zu vermeiden, dass der Haftungsausschluss in alle Nachrichten innerhalb einer Unterhaltung eingefügt wird, leiten Sie Ihre Textnachrichten an sich selbst weiter, um sicherzustellen, dass Sie den Haftungsausschluss nur einmal erhalten.
  • Senden Sie einige Nachrichten an sich selbst, die den Haftungsausschluss nicht enthalten sollen, und prüfen Sie, ob der Haftungsausschluss tatsächlich nicht enthalten ist.

Weitere Informationen

Nachdem Sie einen Haftungsausschluss oder eine E-Mail-Kopfzeile oder Fußzeile konfiguriert haben, finden Sie unter Verwalten von Nachrichtenflussregeln Informationen zum Anzeigen, Ändern, Aktivieren, Deaktivieren oder Entfernen einer Regel.